设计文字幻灯片
制作现场演示用的文字幻灯片时，需要强调一点——只有你这位演示者才是明星。听众们最感兴趣的不是幻灯片，而是你。幻灯片只不过是视觉上的辅助手段，其作用主要是让演示更加生动。因此，你所说的话和你在屏幕上演示的内容应该有明显区别。
清楚你要说的内容
下面举例说明实际讲稿（讲义）和文字幻灯片的差别，如图11-2所示。实际讲稿如下：
现状 杰克逊食品公司的未交付订货量一直非常高。在PMG业务领域，不能完全满足订单需求，将不可避免地导致市场份额下降。
- 生产问题是造成目前状况的原因之一。
- 供应链流程不连贯、管理不善，使生产问题更加复杂。
- 供应链和生产流程缺乏紧密配合，难以解决脱销问题，也不
能集中保证重点客户和重点产品。
文字幻灯片如下：
好的文字幻灯片总是尽可能直接简单地传递信息，不会把文字（或幻灯片）浪费在那些可以口头表达的转折性或介绍性语言上。当然，这就意味着，对没有参加现场演示的人来说，看幻灯片，不如看演讲稿那么清楚易懂。为了解决这个问题，一些人把幻灯片和讲稿糅合在一起——这是一种一举两得的方法。在这种情况下，讲稿应该写成大纲的形式，并略去过渡性的语句。另外，文字幻灯片最好只用于强调金字塔结构中的主要论点，如图11-3所示。
清楚了解你要演示的内容
关于一张文字幻灯片应当包含哪些内容，应牢记以下原则：
1. 每次只演示和说明一个论点。
除非你想先列出摘要或列表中的一组论点，其他论点在接下来的幻灯片中再完全展开。
2. 论点应使用完整的陈述句，而不是类似标题的语言。
你可以用一两个词或一个简短的陈述句提出观点。例如，“销售前景”和“看好销售前景”。显然后一种说法表达得更清楚，不会让听众误解。
3. 文字应尽量简短。
每张幻灯片最好不要超过6行或约30个单词。如果一张幻灯片不足以说清楚一个观点，可以使用多张幻灯片。
4. 使用简单的词语和数字。
一长串单词、技术术语或者复杂的词组会分散听众的注意力。数字也是越简单越好，490万美元就比4876987美元更容易让人记住。
5. 字号应足够大。
32是个非常有用的数字。用坐得最远的一位观众到屏幕的距离（英尺）除以32，得到的就是可以看清楚的最小字号（英寸）。所以，如果从16英尺[1]3远的地方看屏幕，屏幕上的字号至少应设置为1/2英寸（16÷32=0.5）。同样的道理，如果已知屏幕显示文字的字号（英寸），用它乘以32，就得到了可以看清楚屏幕上文字的最远距离。所以，如果站在24英尺以外，就无法看清楚字号为3/4英寸的文字（0.75×32=24）。当演示者为了说明某一状况的复杂性时，可以不必让观众看清楚幻灯片上的文字，这是唯一的例外。这时，演示者可以向听众承认自己是故意这么做的。不过，基恩先生不同意我的观点，他说：
我不愿意向听众承认自己故意使幻灯片上的文字看不清楚，我觉得那么做是在逃避。有必要在屏幕上演示的内容，就有必要让观众看清楚。而且把复杂性与幻灯片无法辨认等同起来，不是说明复杂性的高明方法。如果幻灯片文字清楚，则演示成功的可能性是98%。差2%可能是因为你不应该使用视觉演示。
6. 注意幻灯片的趣味性。
趣味性取决于构图、字号的选择和颜色的运用。基恩先生最有意思的方法之一是“让幻灯片动起来”。幻灯片外观雷同，堆放在一起难免令人感到乏味，但如果把文字幻灯片看成是文字的展示，就能通过呈现思想之间的相互关系制作出更加美观、赏心悦目的幻灯片。图11-4展示了基恩先生的方法。
7. 逐级展开，提高趣味性。
提高趣味性和降低复杂性的另一种方法是让幻灯片的各个部分逐一显示，这样可以一边演示一边解释，整张幻灯片不至于显得主次不分。
图11-4也可以用来说明这种方法，可以先只显示最左侧的圆圈，然后显示中间的3个圆圈，最后显示右侧的方框。
本书评论