金字塔原理：思考、表达和解决问题的逻辑

随着时间的推移，你会看到不同类型的文章序言。你也许会发现，这些序言具有某些共同的模式，还可能会发现，文章的目的通常是回答以下4类问题中的一种：

1. 我们应该做什么？
2. 我们应该如何做（将如何做／是如何做的）？
3. 我们是否应该这样做？
4. 为什么会发生这种情况？

大多数文章的目的是告诉人们在某种情况下应采取什么行动。更多人关注的是将采取哪些行动，而很少有人想知道为什么发生了某种情况，除非文章在报告分析过程早期阶段的发现。

你常用的序言模式取决于你的工作内容。下面我将逐一介绍商务文章中最常见的4种序言模式：

1. 发出指示式（针对“我们应该做什么”或“我们应该如何做”等问句）。
2. 请求支持式（针对“我们是否应该这样做”等问句）。
3. 解释做法式（针对“我们应该如何做”等问句）。
4. 比较选择式（针对“我们应该做什么”等问句）。

发出指示式

“指示”是所有商务文章中最常见的一种，其目的是要求或告诉某人做某事。作者通常不是要提醒读者想起某个问题，而是要告诉他们某个问题。

我们来举个例子，假设你准备召集公司的全体销售人员开会，教授他们一种在连锁商店中管理货架的新方法。为了收到更好的效果，需要每位销售人员从自己所在地区选一家存在问题的连锁店，提供相关信息。那么该如何组织会议的开场白呢？你可以以这种方式开场：

背景（S）=我们准备在销售人员会议上教授一种管理货架的新方法。

冲突（C）=为了收到更好的效果，需要你们从所在地区选取一家存在问题的连锁店，提供相关信息。

疑问（Q）=我们如何向你提供信息？

这种模式也可以以更简单的方式呈现：

背景（S）=我们打算做X。

冲突（C）=需要你们做Y。

疑问（Q）=我们如何做Y？

在这个例子中，读者的疑问可能不会挑明，是隐含式的，因为按照作者的思路，并不一定要明确提出该疑问。但是，在写开场白之前，你必须向自己明确提出疑问，否则就无法确定文章将要回答的问题。

在这里，读者的疑问是“如何提供信息”，而针对疑问词为“如何”的问句，回答必然是有关“步骤”。因此，文章的结构应该类似图4-5。还要注意的是，这里的“冲突”和“答案”基本上是相互对应、正好相反的，“冲突”是引出“疑问”的前提，“答案”则是采取措施后的效果，这些措施应当能够解决以上“疑问”。

再举一个例子。假设你所在的企业有一份工作流程手册，各部门都可以对其进行更新或增删，你希望各部门能以相同的方式更新手册：

背景（S）=我们有一个工作流程手册，任何违反工作流程手册的行为都可能损害公司利益。工作流程手册需要持续更新。

冲突（C）=为确保手册的兼容性，更新手册时必须遵循同一方式。

疑问（Q）=这个方式是什么？

在这里，读者的疑问仍然没有明确提出来，是隐含式的。以上模式还可用更简单的方式表示：

背景（S）=你要做X。

冲突（C）=必须按Y方式进行。

疑问（Q）=Y方式是什么？

请求支持式

另一类常见的商务文章是要求批准经费的申请。在此类文章中，读者的疑问是“我应该批准这一申请吗”，这类疑问通常也是隐含式的。

经费申请通常会采用以下结构：

背景（S）=我们遇到了一个问题。

冲突（C）=我们已经制订了解决方案，该方案需要＿＿美元的经费支持。

疑问（Q）=我应该批准吗？

如果需要更详细一点，可以这样表示：

背景（S）=正如您所了解的，在过去4年中，我们部门的业绩每年都有20%的增长。但是，根据总部的规定，我们部门的员工编制一直为14人。这使得员工必须超时工作、周末加班，但工作仍不断积压。

冲突（C）=目前我们部门积压的工作量已经达到22周，这对任何机构来说都是无法承受的，我们已经没有再增加工作时间的余地了。通过研究，我们认为，购买一台价格为＿＿美元的IBM＿＿＿，既可以减少积压的工作量，又可以减少超时工作的次数。

疑问（Q）=我应该同意吗？

回答（A）=我们请您尽快批准此申请。

为了使请求经费的申请得到支持，通常有3个（有时有4个）标准的理由：

您应当批准此申请，因为：

• 解决该问题刻不容缓。
• 此方案能够解决该问题（或者此方案是多种解决该问题的方案中最优的一种）。
• 采用该方案后节约的成本（或其他合理的财务方式）将超过此方案支出的成本。
• 我们还可以得到其他好处。

上面列出的第一要点详细说明了存在的问题，第二要点详细说明了解决方案，第三要点是常规的财务分析，第四要点有时可表示成“此方案还将创造新的业务机会”，但这一要点并不总是成立。不过，如果成立，就应该将这一要点包括在内。换句话说，你并不是出于这一原因而采用该方案，但在准备方案时，还是应当指出这一额外的好处。图4-6是这份申请基本的金字塔结构。

解释做法式

很多时候，尤其是在提供咨询时，你的写作目的，是告诉某人如何解决他所遇到的问题，即向读者解释解决问题的方法。这类文章的关键句要点是相关步骤，如图4-7所示：

你想告诉读者的是如何做他们以前没有做过的事，还是如何正确地做他们正在做的事，想要传达的信息不同，文章序言的结构也会略有不同。本书第37页列举的关于董事会作用的备忘录就是第一类的例子：

背景（S）=必须做X。

冲突（C）=还未做好做X的准备。

疑问（Q）=如何做好准备？

假设一家企业的市场预测系统做出了错误的预测，他们希望你告诉他们如何使该系统做出正确的预测。文章的结构应当是：

背景（S）=你们目前的系统是X。

冲突（C）=该系统不能正常工作。

疑问（Q）=如何改进，使其正常工作？

在这个例子中，文章应当先列出该企业目前采用的流程，然后列出你认为正确的流程，两个流程之间的差异会告诉你文章的关键句要点应该怎么写，如图4-8所示。

需要强调一下，开始写作之前，在纸上列出两个流程进行对比非常重要。也许你认为，你已经在这个领域工作了很长时间，完全了解问题出在哪儿，但是，如果你不将这两个流程列出来进行比较，那么遗漏某个重要因素的可能性就很大。

正因为我在这类文章中发现过许多考虑不周全的例子，所以才要在这里特别强调。本书的附录2对此还有更详细的说明。事实上，我们在第42页提到的关于饮料公司大客户的备忘录就是一个典型的考虑不周全的例子。

比较选择式

管理者们经常会要求下属就某一问题进行分析并提出相应的解决方案，他们还经常会加上一句：“再提几个替代方案。”严格地说，如果你对问题做出了正确的界定，那么根本不需要什么替代方案。你建议的方案要么能够解决该问题，要么不能解决该问题。从这个意义上说，不存在什么替代方案。在第8章我们将详细讨论问题的界定。

因此，管理者的意思实际上是“如果你无法提出能彻底解决我们所界定的问题的方案，那就给我们一些可以尝试的其他方案”。也就是说，在要求你写替代方案之前，读者已经对这些替代方案有所了解，可能这些替代方案还在企业内部讨论过。在这种情况下，文章的序言就很容易写了：

背景（S）=我们希望做X。

冲突（C）=我们有不同的执行方案。

疑问（Q）=哪一种方案最合理？

如果要更详细些，也可以这样表示：

背景（S）=正如您所知，最近的一项评估认为，5～105马力发动机在低温环境下进行采油作业的效率最高，我们最大的客户因此提出要放弃我们的10马力发动机，改用其他公司的7¾马力发动机。

冲突（C）=我们有3种可供选择的应对方案，可以解决当前的问题：

－ 将我们的10马力发动机的价格降至7½马力发动机的价格。

－ 改进7½马力发动机，使之达到7¾马力发动机的效能。

－专门设计5～105马力发动机。

疑问（Q）=哪一种方案最合理？

一旦选择了某个方案，通常可以用两种方法组织关键句要点，回答“为什么此方案优于其他方案”这个疑问。具体采用哪种方法取决于你的分析结果。最好也最简单的方法是围绕评估的标准来写关键句要点（如图4-9所示）：

但是，问题在于方案C不一定在所有3个标准上都优于方案A或方案B。这时，你只能通过说明所有可能的方案提出你的观点（如图4-10所示）：

也就是说，你需要说明选择方案C的主要原因，以及放弃方案A和方案B的主要原因。

如果任何一种方案都无法达到你的目标，或者在事先没有可选方案的情况下，你无法提出能够达到所有目标的建议，那么这时的“疑问”要么是“哪一个”，要么是“我们应该做什么”，回答则应该如图4-11所示：

注意，即使在这种情况下，你的文章也不是围绕解决问题的“替代方案”来写的，而是要围绕“替代目标”来写，这两者之间有很大的区别。