明确目的:高效讨论决定沟通结果
“本次会议的主要内容是什么?要确定什么事项?”不论是和同事还是与公司外部人员开会,我都会着重留意“目的”。一开始就明确需要确定的事项,取得共识,一般就能按计划得出结论。
我们的工作时间往往会被各种会议占据。将大型会议和小组碰头会全算在内,确实存在着许许多多的会议,但遗憾的是,其中很大一部分并没有明确的目的。大家聚在一起,磨磨蹭蹭地谈话,不管花费多少时间,工作都没有任何进展,会议本身也失去了意义。
想必你也经常听到有人抱怨:“成天开会,我都没时间做重要的工作了。”
每个人的时间都是有限的,没有哪个上班人士时常无所事事。我会尽量将会议时间缩减至最短,如果需要开会,就率先把会议的目的和要点提出来,明确“为什么开会”“想借此会议确定什么事项”。
一开始就明确会议要点,可以避免跑题的情况出现。
不论参加多么简短的会议,我都会记笔记。负责做会议纪要的人员应当尽快完成工作,当天对事项进行确认是召开会议的原则,如果等到第二天再做这件事,就没有意义了。
记录人员只需简洁地总结会议内容,并尽快将文件分享给同事,没必要把记录做得太过仔细。把会议纪要做成Word或Excel文件,用邮件群发给所有与会人员,做到这一点就可以了。
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