第4招 自问自答:现在打算做什么?——全面掌控主动、界线和自己
提醒自己,时间管理中最难的部分并不是制定计划,而是每天贯彻执行。要完成更多的事,得全神掌控所有让你分心的事。你必须:
主动出击——学会克服拖延、展开行动。
划清界线——不要因为别人的请求而分心。
管好自己——以更有价值的消遣来对抗各种打扰。
第一类的分心就是你明明知道需要做什么才对,但还是把时间浪费在无关紧要的事情上。这是一开始会遇到的挑战,那么要如何解决呢?
设计自己的空间,让它自然驱使你往目标前进——让它方便你做想做的事,不方便做不该做的事。例如,如果你想让人们互相沟通,就在每个人的电脑上安装Skype软体,并且在电脑上装好摄影头。这么一来,就不用再花时间去设置,而设备一直在那儿,也不可能视而不见。我们的行动受制于环境,比我们所知的更严重。打造一个环境,让事情做起来容易,自然高效率。
要知道你并不真的需要那么多的推力——想个只要几秒钟就能激励自己的有效方法。只要一开动,你会发现很容易继续下去,告诉自己,让自己试试,看看会发生什么事。提醒自己你稍后会评估这天的成果,如果需要做些改变,就去做吧。
找乐子——不妨把你正在做的事当作一个夺大奖的比赛,不一定要多昂贵不可,什么东西都行。事情有趣要比无趣,更让人想动手去做,因此找出方法把必须做的事变得有趣。实际上,乐趣比效率更有效,就发挥创意吧。
让恐惧促使改变——但要记住恐惧只有短期效用。一旦开始之后,你得把重心转移到事情进展所带来的乐趣。让恐惧促使你开始,然后强调你的选择带来的正面作用,继续做下去。
扪心自问:我是那种放下正事不做而去做些无关紧要之事的人吗?
——然后以埋首去做该做的事作为回答。自我形象很有推动作用。如果你对自己的认识是正确的,你就可以、也会去做正确的事。
别挡住自己——假装自己效率很高,直到真的做到为止。大脑很会制造自我实现的预言。专注提高效率,努力去做,你就会做到。不要在成就大事之际,变成自己最大的敌人。
大师观点:
“我们愈早开始善用我们的时间,生命就能过得更充实。不必一开始就大张旗鼓,我们可以创造环境,让它自然推动我们往目标前进。
一旦我们理解到这一点,下一秒就能展开行动,简单地克服自己拖延的毛病;或者我们可以把任务变得非常有趣,就完全不会感到迟疑;如果这还行不通,那么一点恐惧、一个好理由,或是有效地运用想象力,也会有所帮助。”
“如果你想减肥,在吃第一口冰淇淋前闭上眼睛想象几秒,如果你比现在重2倍,会变成什么样子。想想你有可能得到糖尿病,想象那个画面,甚至夸大一点更好。这就是对你的刺激,是发动改变引擎的火星塞。然后,几天后,你开始感到更加健康、更有活力,可以忘掉恐惧,去感受衣带渐宽的轻盈滋味。”
——彼得·布雷格曼
执行计划的第二种挑战,来自于他人。你可能朝着正确方向前进,但一片好意却不知道自己在做什么的人,却可能会让你偏离轨道。这些人没有恶意——他们只想借用你几分钟。
要让一个人不分心,几个点子值得一试:
■ 学会在适当时机说“好”——这样可以避免卷入各种不必要但又耗时的牵扯。只要在组织中工作,就会有各路人马来寻问你的观点或找你加入他们热衷的专案。这会让你受宠若惊,但可能很没有成效。抗拒说“好”的诱惑。反之,当有人提出请求时,问自己3个问题:
1. 我是适当人选吗?
2. 这个时机恰当吗?
3. 我能贡献足够资讯吗?
如果你的回答有一个或全部都是否定的,就不要做。让其他人去做,或是重新安排一个更好的时间,或等到你有更多的资讯再说。要放慢说“好”,你的个人成效将大幅飙升。
语气坚定地说“不”——千万别食言。要从中断中恢复过来很难,你的最好防御是一开始就不让它发生。如果有人一定要跟你聊聊,就预约时间,然后铁了心,务必请他们等到预约时间。当你决定说“不”,就要当真。
不要拖太久才提出问题——找人谈谈让你气馁的事。真正的铁律是,如果有人三度提出某个问题,与他们谈谈会有帮助。至少你不用烦恼跟他们谈值不值得,或是会带来更多麻烦。一直考虑要不要找人谈,或是何时放下无关紧要的小事,会耗掉很多可怕的时间。要坚持你的三振条款。
有的时候,想要提升效率,你就得多给些转换时间——花5到10分钟去想,怎样才能让会议更短、更快、更高效率。运气好的话,简短的休息可能刺激出一个点子,让你正在做的事省下30分钟或更长的时间。花时间转换来研究如何取得更大的成果,会有意想不到的效果。
事实上,你可以一开始就在日程表上安排5到10分钟的转换时间。或者,你可以提前10或15分钟结束会议,利用这段时间来准备下一个会议。
其他时候,减少转换时间来提高效率——例如面临重大变革时,最好立刻一头栽进去往前走,而不是试图拖延。如果有棘手的事,尽量一早就当首要之务处理完,不要让它影响你一整天。
度假时,安排几个固定时间可以找到你——然后其他时间完全拔掉插头。没有什么比休假时还一直挂念工作更糟糕的了。首先,这就违背休假的意义。与其坐立不安,不如告诉你的办公室同事,在哪些特定时间可以通过电话或邮件找到你。在这些时间打开电脑,了解状况,然后在其余时间彻底休息。你会惊讶地发现,没有你许多问题一样迎刃而解。
大师观点:
“知道何时说‘好’,如何说‘不’。知道何时面对他人以及如何划清界线,更多时候是跟自己划清界线。这能设下底线,控制眼前其他人对你造成的分心。”
“花点转换时间来研究如何取得更大的成果。需要让同事把工作当自己的事?想想要如何更开放地让他们参与、获得他们的想法、拉他们加入。吃个饭如何?想想如何能更有趣。要让它可行,我们需要安排时间——也就是把转换时间放进我们的日程表。”
——彼得·布雷格曼
大师观点:
“即使当我们独自工作,门也关上了,没人让我们分心;不知何故,总之,我们就是很有办法让自己分心。诱惑也许来自刚收到的一封电子邮件;或是追求完美的强大念头,让我们面对一个看起来丑陋的苦差事,无法坚持下去;即便工作卖力,但成效不彰,又苦思不出对策时,放弃的念头更是排山倒海而来。每当我们试着完成有意义并且是高标准的事情时,这些都是我们经历过常见的分心。”
——彼得·布雷格曼
当你想放弃时,什么方法最能让你坚守对高效率的承诺?有几个工具可以一试:
以毒攻毒——就是想出几个更有意义的消遣,对抗造成分心的干扰。
如果你分心了,干脆整个放下。读本书、看部电影,告诉自己不必去想现在该做什么,你会发现自己根本无法不去想。分心,有时可以是个大资产,当你是有意识的时候。
像躲瘟疫一般避免身兼多职——它行不通,而且你的工作效率还将大幅下降。多数人忙于数个任务间,让人觉得他能者多劳,但这是没用的。想避免一心多用,就要:
排除任何可能对你的干扰。
订出短到不切实际的期限。
砍半会议时间。
缩短完工时间。
让自己看起来一副很忙的样子。
记住自己并非完人,放轻松点。
不断自我提醒,只求完美得不到回报,只有高效率能得到奖励。
因此,准备面对失败。完美主义者常因为达不到完美而无法开始动工,也因为他们对自己的成果不满意而无法交货。为了避免这种情况:
预期犯一些错误,并从中学习。
设定明确的目标,并动手去做。
做感觉适合自己的事,即使别人不同意。
请记住,愈做会愈好。
要明白,够好就好了。
总之,完美没那么伟大。想要达到高效率的唯一途径就是一旦做了决定,就按部就班去做。就动手吧。
了解把事情做对一半的价值——除了攸关生死之外,大部分的情况都适用这个道理。要让新点子获得支持,告诉其他人,一开始你只预期他们做对一半就够了。坐下来找出办法让新点子对他们有用,即使一开始没做到最好。你会发现,这样做比起你一下子就列出一长串务必达到的要求,要少掉许多阻力。要让人们做点有价值的事,这是非常高明的手段。
要灵活——换句话说,别在足球场上打篮球。生命随时都在变化,贯彻一致被过度重视,实际上,表现出色的人并不会一成不变,这样才可以跟上经营环境的变化,随时准备修改作法来配合不断变化的情势。在决定做什么前,问:
我在追求什么?
还有谁跟这件事有关?
我能帮上什么忙?
当事情发生变化,暂停并解答这3个问题。厘清你能做些什么,把变化转换成对自己有利的资产,让你可以在未来运用并向前推进。
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