第3招 自问自答:今天打算做什么?——做好该做的事
即使设定了个人专注的重点,生活照样忙忙碌碌。日子还是充满各种不得不做的事,让你分心,无法专注于最重要的事。解决之道就要看阁下每天做什么——因为一年就是看你每天是怎么过的。每天花18分钟完成例行程序,帮助你专注做好该做的事。
决定明年你想专注的5个焦点,就已经迈出了一大步。大多数人日复一日过生活,从来没有这样做。眼前的挑战是要把你的如意算盘转换成每天的决策。唯一实现之道就是在一天的开始和结束时,使用一套简单扼要的系统。
大师观点:
“一段时间下来,我开发了一套系统,让自己专注于焦点领域,并且避开会分心的事。一日计划带给我莫大的帮助,也就是事先做出明确的决定,要把时间用在哪里、不用在哪里。其中包括一份待办事项清单——但不要列太多——以及一份真的代表我是谁、我想做什么的日程表。它是一种温和但持续的提醒,叫我不要偏离轨道。”
——彼得·布雷格曼
如果每天提前计划,你就更有机会持续朝目标前进。一个良好的规划系统必须够简单,以便每天使用,但也需要腾出足以管理的时间,让你把事情做好。它还得帮你解决眼前真正关键的问题,就是你要如何在时间冲突中做出决定。您需要一套系统不再让你力不从心。
解决之道是每天花18分钟保持清醒。这18分钟是拆成每天一开始用来计划的5分钟、工作中每小时快速检视的1分钟,和最后用来检讨和为明天做计划的5分钟。
要记住,决定不去做什么,是这套系统的特点。当今的世界瞬息万变,大量信息通过网路、手机及各种无线电波涌进你的生活。有这么多事情要想、要花时间,让现代人很容易分心。
想在今天聪明地善用时间,你得问几个不寻常的问题:
今天我愿意放弃什么以便未来可以更好?
什么不会让我快乐,或不会带给我长远的意义?
从更广的层面来看,什么事情并非真的那么重要?
就我所知,有哪些分心和浪费时间的事,让我无法更有成就?
很多人都有待办清单,但提高成效的一个聪明办法就是还要有份“搁置清单”。搁置清单可以概括所有你今天不想去做的事。只要你计划好每天要做什么、不做什么,自然而然你会更有所成。
准备着手开始时,诉诸文字可以让每天完成更多该做的事:
你每天要设法把做得到的事尽量排进日程表,并尽可能把浪费时间的事移到搁置清单。简言之,这就是你想看到的结果。
日程表是把追求高效率的努力放在第一位的有效工具,因为:
日程表是有限的——一天就只有几个小时。因此,你不得不做出一些取舍,因为不会有时间让你做完想做的一切。
如果你想用一点点时间应付太多事情,很快就会露出破绽。
你可以把最难但最重要的事安排为早上首要任务。你会感觉良好,也等于替成功加码。
你可以在日程表上安排时间给“其他5%”的事情。这可以帮你专注于其他优先事项,因为你知道自己已经分配时间去回应其他人的需要。
你可以动点脑筋,想想待办事项中有哪些要安排时间处理,哪些则可以移到搁置清单。
一旦不厌其烦完成各式表单后,你就可以开始每天照表操作。照表操作包括每天花18分钟管理一天的事,让工作持续、有系统、任务清楚地向目标迈进。这种操作十分简易,可以每天使用,但也够威力,让你全心以优先事项为重。
每天花18分钟的操作表单如下:
工作时,把手机、手表或电脑设好每小时的闹铃。一听到铃声,喘口气,同时快速评估接下来一个小时打算如何利用。
在一天当中,尽可能把可行的待办事项安排到日程表中。持续做这件事,使它成为这一整天的目标。
大师观点:
“这种操作模式的威力就于它的可预期性。如果你一遍又一遍做同样的事情,结果是可预见的。拿18分钟管理术来说,你会把该做的事做好。每天只要18分钟,可以省下好几个钟头。关键是要认真且明智地选出焦点,然后整天不断提醒自己这些焦点。”
——彼得·布雷格曼
另外,使用这套办法后,许多人仍会发现,待办事项上有很多项目无法放进日程表。对此,你得采用以下“3日规则”:
大师观点:
“适当的中断,可以帮你掌握时间和自己。每小时中断一次,让自己保持专心与安定。我们需要一些东西提醒自己到底是谁、我们想成为谁。对我而言,这个东西就是一个铃声。”
——彼得·布雷格曼
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