小强升职记

四、建立高效办公区

两周后的一个上午，王总将所有人召集在一起，宣布老付调任总部董事长助理的同时，也宣布了小强将接替老付的职务。在场的所有人无不张大了嘴巴，边鼓掌边纷纷交头接耳地议论着。

“祝贺你，小强！看到你这么快地成长，我很欣慰，希望以后再接再厉！”王总握着小强的手说。

“谢谢王总，我一定不辜负您的期望。”小强很淡定地笑着。他曾经很多次在入睡之前想着，当这一刻到来的时候，自己应该如何去迎接。是喜极而泣、手舞足蹈，还是手足无措？

从来没想过这一刻真正到来的时候自己竟然会如此平静。

原来不是所有的东西都要靠学习才会的，有些东西当你站在某个高度、某个角度的时候，自然就会了；当你成长到一定程度的时候，就自然地成熟了。

小强还记得他小的时候，特别崇拜自己的父亲，所以尽力模仿父亲的方方面面，比如低沉的音调、中等的语速、绅士的举止甚至抽烟的姿态……他的这些努力最后当然是以失败而告终，因为他没法模仿到父亲的内心、经历和经验。当然，这些当时他是理解不了的。

不管怎么样，这一刻永远地定格为小强人生的转折点，前面仍然有众多的问题需要他去面对：如何更好地实践和优化“衣柜整理法”？如何让同事们认同他这个“半路杀出的程咬金”？如何顺利完成角色的转换？如何化解更大的压力？如何协调各部门的关系？如何进行利益的平衡？

这些问题处理得当，就是上天堂；处理不当，就是下地狱。

“哦，对了，差点忘了，老付说在你有时间的时候帮他收拾一下办公室的东西。”王总在快要出门的时候突然转身说。

“好的，知道了，谢谢王总。”

王总走后，同事们一下子涌上来围住小强，非要他来个“吃”、“喝”、“玩”一条龙不可。小强想升职毕竟是喜事临门，况且这时候又需要从另一个角度重新建立与各个同事之间的关系，于是就笑着答应了同事们的要求。

有时候，当我们取得成功的时候很难说出成功的根源是什么，就拿小强这次的升职来说，是因为王总和老付对自己的认可吗？仅仅认可是不够的。是因为在老付的帮助下得到了快速的成长吗？老付选择自己是有理由的。是因为自己务实、坚定的性格吗？性格来自于长时间养成的习惯。是因为自己建立的良好习惯吗？习惯来自于自己的成长环境。

或许，身边的环境才是自己成功的根源。

花半小时彻底清理办公环境

第二天早晨，小强打开了老付办公室的门，发现办公室里的东西几乎没有任何变化：办公桌、书柜、电脑、一沓资料、笔盒、便笺，等等。现在小强要做的，就是将所有的东西过滤一遍，按照自己的方式重新摆放，之后就可以正式宣布自己是这个办公室的新主人了。

“OK，开工吧。”小强卷起了袖口，开始清理办公环境。他原来看过一项统计数据，说的是如果一个人的办公桌上任何时候都堆满了东西，那么他在一天的工作中就必定要拿出至少一个半小时的时间来翻找自己需要的东西。所以小强总是尽力保持自己办公环境的整洁，即使当天搞乱了，也必须要在下班之前收拾利索。

小强把所有抽屉里和柜子里的资料全部拿了出来，堆在一个角落，一份一份地过滤，这一方面是为了增进对资料摆放位置的了解，另一方面也可以熟悉一下老付移交给他的资料，争取尽快进入角色。

他先是快速浏览了一下文档内容，然后对它们进行分类，把相同类别的东西归在一起。忙活了5分钟之后，他看着自己的劳动成果心里想：“这不正是‘衣柜整理法’吗？老付这家伙，彻底给我洗脑啦。”

说的也是，小强下意识地就把所有的资料分成了4类：

1. 待处理：这些一般是老付前不久移交给他的部分资料，还有当前正在进行中的几个项目的资料。小强先把它们按照项目的不同，分别放在不同的文件夹里，然后在文件夹的侧面写上该项目的名称，随后把这些文件夹放在办公桌右上角触手可及的文件架里。

2. 委托他人处理：这是一些需要他人处理的资料或者等待批阅的文件。小强先把它们集中放在一起，打算清理完办公室之后立即将它们分派、处理掉。

3. 整理归档：一些往年的资料和合同文本就不用打开看了，只要给它们合理地编制索引就可以放在档案柜里了。对于这类物品，只要你能保证立即知道该到哪里去找就可以了。到底是按照字母顺序排列索引，还是按照项目类别排列索引，就看个人习惯了。

4. 扔进废纸篓：破旧的文件夹、草稿纸、过期的报纸杂志、失去作用的汇报材料，等等。确实有些人处理这些东西时不像小强这样干脆利落，总是担心这个以后万一能派上用场，或者担心那个以后万一需要。这样下去的话，你的办公室会被撑爆的。小强有自己的一个原则：在过去的6个月没有用过的东西，现在也不确定今后是否用得上，就直接扔掉。利用这个原则，小强让自己的办公室保持了干净、整洁。

但是事情往往没有我们想象的那么简单，我们总会遇到一些难处理的文件，如果严格按照上面提到的类别去进行归类，它们似乎可以在这一类，也可以在那一类，比如：本月的销售报表和财务报表，放在任何一个项目文件夹里都不合适，但是又不能把它们随便放在某个文件夹里，因此小强专门准备了一个抽屉来存放这些东西，他把这个抽屉叫做“David Wang（大胃王）”。

经过半个小时的整理，小强已经熟悉了这个办公室的资料、工具、办公用品、小玩意的摆放位置，但是这还只是完成了第一步。

跟着老付这么长时间以来养成的时间管理习惯，小强对“高效办公区的标准”有了自己的观点，他认为至少应该：

1. 干净整洁。没有人会否认，一个干净整洁的办公环境对自己的影响，在工作时保持高效的秘诀之一就是拥有良好的情绪和心态，一个乱糟糟的环境会带给你乱糟糟的情绪，一个干净整洁的环境会带给你干净整洁的情绪。有人会说：“我很忙，很多事情堆积在那里，办公环境能整洁得了吗？”其实这些都是借口，或者说他还没有使用“衣柜整理法”去解决工作中的问题。不管有多少任务，它们都可以被完整收集、分类处理，然后合理摆放。如果你觉得桌面凌乱，只能说明你缺少一个清晰的思路和处理方法。

2. 足够简单。一个高效的办公环境应该是足够简单的，简单到什么程度呢？简单到做任何一个动作都不会影响到你处理当前任务的思路。有些人的办公室设计得相当复杂，你需要从抽屉里找到一张卡片，卡片上写着你要寻找的资料的位置，然后再去该位置拿到资料的简介，真正的档案还需要到另一个房间去寻找。难道就没有更简单的方法？

3. 触手可及。所有常用工具的摆放都应该是触手可及的，比如笔、纸、胶水、订书机、清单、文件夹，等等。触手可及的位置很多，不用担心放不下，如桌面、左右两边的抽屉、办公桌旁边的档案柜等。

4. 功能完备。所谓功能完备指的是你的办公环境应该能够满足角色的要求。这一点可能不是一开始就能做到的，可以在你需要什么的时候，立刻想办法置办，然后给它们安排一个固定的位置。

“终于整理完了！”经过半小时的努力，小强可以停下来歇歇了，他一屁股坐在舒适的老板椅上，享受着他的劳动成果。

“这就是我的‘高效办公区’，从今天起，我就是这里的主人了！”小强满足地看着眼前的一切，忽然间百感交集。他想起了老付，想起了当初的自己，想起了这一年来自己走过的路。崭新的未来就要从这里开始，他感到心中充满了热情和力量。