老付的超级经验之谈三
五、如果你是一位“掌柜的”
“不知道下面这位‘掌柜的’你有没有兴趣?”老付问。
“‘掌柜的’我知道,就是‘拿事的’嘛!”
“没错,像《武林外传》里的佟湘玉就是一‘掌柜的’。这‘掌柜的’可不好当啊,既要协调团队关系,还要掌握收支平衡;既要勤看账本,又要保存各种字据。”
“呵呵,我曾经以为领导是最好当的。”小强不好意思地说。
“那是你对这个角色还不太了解。人生在世,没有一件事情是很容易就可以做到的。每个人的角色、地位、环境不同,面临的挑战也不同。就像小的时候玩游戏机,刚开始的时候碰到任何一个小怪都要使出浑身解数去对付,随着经验值的增长,打那些小怪已经可以一击毙命了,但这时候身边又冒出来另外一堆更难对付的老怪,仍然需要你使出浑身解数去消灭。记住,当你提升自己的能力时,你面临的困难也升级了。”
“嗯,‘掌柜的’用的清单系统和咱们的一样吗?”小强问。
“据我所知,略有不同。咱们还是照例分析一下‘掌柜的’这个角色的特点。
1. 纸质的资料较多。‘掌柜的’一般都只接受来自几个关键部门的管理层的报告,比如财务部、项目部、市场部、人力资源部,等等。在大部分情况下,这些部门的负责人不可能只给‘掌柜的’发一封E-mail,除非是像微软这样顶尖的高科技公司。财务部会将这个月的资产负债表、现金流量表上交给‘掌柜的’,项目部会将各个项目的进度以及需要定夺的方案上交给‘掌柜的’,市场部则不可避免地将销售表上交给‘掌柜的’,听听‘掌柜的’看法。因此,我们前面提到的所有清单系统都不太适合他,因为他接触到的80%的事务都是和纸质资料相关的。
2. 回顾的次数较多。‘掌柜的’做任何一个决定可不像咱们这样,他需要考虑得更长远一些,要从战略的角度去思考,而这绝不是仅凭直觉就可以决定的事情。比如,‘掌柜的’可能需要把现金流量表翻过来倒过去看上七八遍,才会决定要缩减商务开支,因此现金流量表会被‘掌柜的’放进去、拿出来很多次。
如果没有一个很好的系统去保存的话,‘掌柜的’办公室肯定会一团糟。不过,你见过几个‘掌柜的’办公室是一团糟的?能坐上那个位置,‘掌柜的’一定有自己的一整套方法。今天我给你介绍一种我见过的最常用到的文件管理系统:43个文件夹。”
“43个文件夹?需要那么多吗?”小强问。
“当然需要了,我给你算算啊。每月最多按31天算,如果每天一个文件夹这就是31个文件夹了,再加上12个月的文件夹,合起来不就是43个文件夹了?”
“哦,原来是这样啊。那对文件夹有什么要求吗?”小强又问。
“那倒没什么要求,只要你找一个足够大的抽屉,然后找43个能贴上标签的文件夹就行,重点是要:
1. 方便浏览标签。1号到31号,1月到12月,这些便签需要贴在文件夹上我们可以一眼看到的地方。你可以选择一些侧面能够插入小标签的文件夹,也可以买一些可粘贴的标签纸,贴在文件夹的侧面,贴的位置不要重复。
2. 方便取出和放入。一般情况下,所有的文件夹放入抽屉之后要宽松一些,取出和放入时能做到一次到位。”
“具体的使用方法是怎样的呢?”小强问。
“OK,现在假如你已经准备好了43个文件夹,然后就要这样做:
1. 其中31个文件作为每日文件夹,在它们的侧面分别贴上1—31的序列标签。剩下的12个文件夹作为每月文件夹,在它们的侧面分别贴上1—12月的标签。
2. 31个每日文件夹以当天的文件夹为首依次排列。比如,如果当天是10月5日,那第一个文件夹的编码应该是‘5’,1—4号则依次排在31号文件夹后面。
3. 12个每月文件夹以当月文件夹为首依次排列。比如,如果当月是10月,那第一个文件夹应该是贴着“10月”标签的文件夹,1一9月文件夹依次排在12月文件夹之后。
4. 每天取出当天文件夹里的事情放入工作篮进行处理,待文件夹中的事情处理完毕之后,就将此文件夹排列到其他每日文件夹的最后面,依此循环。
5. 同样的道理,当月文件夹里的事情处理完毕之后,就把此文件夹放在其他每月文件夹的最后面,依此循环。
“这个方法其实来自于时间管理大师大卫·艾伦。”
“听起来好像比较复杂啊,能举个例子说明一下吗?”小强问。
“行,那咱们先从‘掌柜的’某天早晨说起。11月2日大清早,‘掌柜的’推开办公室的门,助理抱着一堆文件跟了进来,告诉‘掌柜的’有这么几件事情需要他处理:
待处理事务
●上月的财务报表,包括现金流量表和资产负表●下周一需要出席一个论坛,发表一个演讲●人力资源部提出的岗位调整计划
●新项目的合同,需要今天签字
“‘掌柜的’让助理将资料放在办公桌上,自己不慌不忙地先坐到自己的老板椅上定定神,喝上一口助理泡好的茶。这时他先不去理会桌上的那些资料,而是先从‘43文件夹’中取出今天的文件夹看看里面有些什么,运气不错,里面空空如也。再看看‘11月’这个文件夹,也是一样。于是他开始将注意力集中在桌面上放置的一堆资料上。
“他先把所有的资料浏览一遍,哪些是重要的、哪些是紧急的心里有个数,然后把需要今天处理的紧急重要的事务取出来,是今天就要签字的新项目的合同。仔细地看过内容之后,他签上了自己的名字,然后放到一边,开始看下一个。他浏览了一下助理已经写好的演讲稿,觉得没什么问题,然后就打开‘43文件夹’将这份演讲稿放在了下周一的文件夹里。
“这时就再没有需要当天处理的事情了。于是他拿出重要的事情来看。‘人力资源部提出的岗位调整计划’是一个非常重要而且非常复杂的事情,深入思考一番之后,觉得现在还不是作决定的时候,得过两天再说,于是他把这份岗位调整计划放在了‘11月’这个文件夹里,这代表着这是一件需要在这个月内随时考虑的事情。
“然后‘掌柜的’又拿起上个月的财务报表仔细研究,但在这时一个电话打进来,他需要临时出去一下,于是他打算把这件事情放到明天去处理,于是他将‘上月的财务报表’放在了3号文件夹里,代表这是明天的事情。同时,他将已经处理过的重要事务,比如‘新项目合同’的复印件放在了11月的文件夹里准备日后归档。
“到了第二天,他拿出‘11月’和‘3号’这两个文件夹,将‘财务报表’和‘岗位调整计划’拿出来研究一下。‘岗位调整计划’仍然不成熟,继续放回‘11月’文件夹;‘财务报表’是可以今天看看的。在研读财务报表的过程中发现营销部最近的业绩不怎么样,于是他利用2分钟的时间立即在一张纸条上写下‘召开销售部会议,讨论销售业绩’,放到桌上的一堆文件上,继续看财务报表。看完之后开始挨个处理桌子上的文件,当他看到那张纸条时,给助理打电话,通知其组织这次会议。
“转眼间到了月底,这时候他会把整月收集来的文档资料加以整理,没有保留价值的就丢掉,需要保留的就集中起来放在‘11月’的文件夹里。如果这时候发现‘岗位调整计划’仍然没有落实,那就先把它转移到‘12月’文件夹里,这样做的目的是把‘1号’到‘31号’的所有文件夹都清空。当‘43文件夹’使用一年之后,就要将所有月份文件夹里的资料都整理出来,进行归档。
基本上‘43文件夹’就是这样使用的。明白了吗?”
“听明白了,呵呵,老付,你很会讲故事嘛。”小强笑着说。
“那你猜猜这位‘掌柜的’是谁?”老付问。
“这还用猜吗?”
“呵呵。咱俩已经对我们最好的助手——清单探讨得差不多了,这时你可能会有这样的疑问‘我从来没有使用过任何清单系统,但是我每天的工作仍然是井井有条的啊’,其实这说明你已经有了一个相当不错的清单系统了,只不过连你自己都没有发觉。希望你能将它提炼出来,咱们一起分享、一起成长。真是充实的一天啊。”老付边说边伸起了懒腰。
“是啊,呵呵,辛苦你了。你先休息会儿,我出去把刚学到的东西记下来。”小强站起来转身将椅子放好后走出了老付的办公室。
老付看着小强的背影微微地笑了,他仿佛从小强的身上看到了刚进公司的自己,那时候自己也是一样,谦虚地学习业务,努力地学习做人,踏踏实实地成长。不过有所不同的是,他当时年轻气盛,没有发现身边的良师益友,一个人辛辛苦苦地摸索,让自己浪费了不少大好时光……
“怎么搞的,开始怀旧起来了,我还没老呢。”老付在心里说。
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