职场精英:商务问题的终结者
根据最近的数据统计,英国人一生平均要花费12年在工作上。还有伦敦城市大学的研究者发现,在这12年中,平均有4年,人们都在打电话。《今日管理》的一项研究声称,公共领域的从业者可能花费近两年的工作时间在开会,而其中大约6个月都被浪费在无用的细枝末节和毫无意义的讨论上。
面对如此令人沮丧的事实,如何才能让我们的工作生涯更加高产和快乐?当然是用思维导图了!
无论是用思维导图处理研究工作还是项目管理,要以一种游戏的精神来使用,而不是把它当作令人讨厌的事,以确保得到有创意的双赢结果!
接下来,我将向读者介绍思维导图在商业环境中的一些主要应用,从时间管理到研究工作,再到撰写报告。第五章有关于思维导图在工作场所和其他地方更高级应用的讲解。
时间管理
思维导图是一项多任务工具,所以它是帮助你处理多任务的理想选择!我们已经学习了思维导图在做周计划方面的有效利用。你是否发现自己忙于完成日复一日的工作要求而没有机会去做计划和优化?在一周工作日前画一幅围绕工作的思维导图,或者在之前的工作结束之际画导图,是一种能让你暂停下来、重新评估工作重点的很好的方式。一幅关于时间管理的思维导图可以围绕每个工作日来构建,突出截止时间和重要事件,或者它的基本排序观点可以按照你手头的项目进行划分,用子分支来反映每个项目中要在接下来的一周内优先完成的事务。停下手头工作去画一幅思维导图,感觉有点儿违反常理,但从长远的角度来看,花时间去做时间管理会创造更多的时间。
研究一个课题
如果你在办公室里工作,有时候很可能要做一些研究工作——可能是研究销售业绩、开拓新市场,或者为正在进行的工作改进方法,节约成本。
当你要使用思维导图研究一个课题时,中心图要简洁正面地表达主题。在第一条主干上画你想采用的方法或角度,在第二条主干上列出你做研究需要的信息种类,如证据、观点、事实和其他已有的研究分析。
在第三条主干上画资料来源,在二级、三级分支上分别画主要资料来源和次要资料来源。第四条主干用来画评估材料的方法,第五条主干用来画如何最好地组织信息和结果。或许还有第六条主干,可以画如何最好地汇报研究成果,扩大影响。
子分支要更细化地探讨主干上的内容。当你填写子分支的时候,迸发出的观点会让你感到惊喜——也许你自己并未意识到。思维导图让你跳出固有的思维模式。你不用担心有时一些子分支上会空着,这样反而会激发你去创造性地思考答案,填充它们。
撰写年报
在第71页的例图中,你要面对的是撰写年度报告的艰巨任务。通过年报公布财务报表是一种法律义务,也是一次绝佳的机会来展示企业在过去一年的业务和成绩,从而吸引投资者和客户,让你所在的企业在市场中脱颖而出。
你可以画一幅代表公司愿景的缩略图作为中心图,让你时刻牢记。
假设你的公司是有机果汁生产商,你可以画一个时髦的瓶子,周围环绕着水果(如书中的例图)。
现在构思一下年报的结构,为每一部分内容画一条主干。在画图的过程中,你可能会想到一些创新性的方案和不寻常的方法。例如,在网页版的年报中可以创建一条公司总裁介绍企业时的影像链接。在导图的第一条主干上画产业概况、公司面临的最新机遇和挑战。第二条画年报的下一个部分:概述公司经营目标,要强调财务指标,在设计上引领市场和提供优质的客户服务。
下一步画成绩——这一条主干非常重要,所以在设计思维导图的时候一定要突出新意。再画一条主干提醒自己需要包含的财务细节,画另一条主干探讨可能的结论。最后,用一两条主干画年报的整体设计创意(尤其是如果你的工作属于创意或时尚产业),如果年报属于一个需要展示的项目,还要画成果展示。
如果你身处学术界或教育界,你可以使用年报式的思维导图做讲座、完成报告或撰写论文。
构建思维导图的规律
正如在斯里兰卡出生的迪利普·阿巴亚斯卡拉博士的故事中体现的那样,作为一款出色的计划和记忆工具,思维导图尤其适合被用在工作和教育领域,从而让我们的人生更有意义和乐趣。
如今,迪利普是一位受欢迎的专业演讲家、沟通训练师及作家,他的作品中有《精灵之路:探索你心愿的旅程》。他也曾任国际英文演讲协会主席,该协会是一家全球性的非营利教育机构,旨在训练个人成为高效的沟通者和领导者。但迪利普最开始的职业是科学家。一天在上班的路上,他听到了一段关于思维导图的磁带录音,并渴望更深入地学习。他讲述了自己的故事:
我开始做思维导图,并在第一次尝试中就发现了它的魔力。那时候我还是一位科学家。我在工作中运用思维导图,在实验室的笔记本上为研究报告列提纲、分析技术问题、发现样式、获得见解、整理数据。随着我逐渐用思维导图处理所有事务,我发现了思维导图潜在的应用可能性,这既令我兴奋,又让我解放了思维。我还发现,如果用思维导图来思考问题,思维会更加缜密!我对思维导图的力量感到非常兴奋,并把它教给我的妻子和两个孩子。
后来我换了工作,从一名科学家变成了一名演讲家、训练师、大学教授和牧师(这些都是我现在从事的职业)。我做的这些令人兴奋的工作都离不开的一项工具就是思维导图。我已经教会数百名职业人员和牧师使用思维导图了。
我曾是(现在也还是)国际英文演讲协会的一员,我非常热衷于演讲,所以我会很自然地用思维导图来准备我的讲话。那些埋头苦思、一句一行地写稿子的日子已经一去不复返了。我不仅感受到准备稿子的过程更加有趣、想法更多、更省时间,而且能把导图记在脑子里,演讲的时候都没必要参考笔记。我记得有一天要去演讲协会开会,车程需要一个小时,在车上,我让未满13岁的女儿用思维导图构思一篇讲稿。根据我女儿的思维导图,我做了当晚的演讲。
如果有人怀疑自己的能力,感觉自己的思考不够智慧、缺乏创意,觉得思考的过程枯燥,我有一个建议——不要再拖着沉重的思维步伐走在人生道路上,跳上思维导图的魔毯吧!这是一个解放思维的工具,你将开启快乐的发现之旅,去探索思维的无限潜力,创造性地使用常常被认为是理所当然的——思维!
在20分钟内让你的思维导图爆发,大脑要放松,思维要新鲜。
出色的项目管理
无论是组织大型会议、推出新的产品系列,还是推出校园演出,项目管理可能是一项复杂耗时的工作。它通常包含好几个阶段,从创意到计划、委托、分配资源,再到指导和产出结果。思维导图能够在项目管理的每个阶段提供有效的帮助。
为了确保思维导图有效,要用一张足够大的纸张包含需要采取的所有步骤,或者在需要的情况下使用迷你思维导图(见第四章)。在这个过程中,要时刻保持开放型思维,要考虑到每一处可能增加新的内容。
确保项目中每个重要的任务或考虑都配有自己的主干。如果有亟待处理的任务,要用荧光笔画出相关枝干和图文,加以强调。一旦完成这些任务,要在这些地方标注完成符号。
在项目管理方面,思维导图的高级应用见第82~83页的例子,这幅导图是波兰企业家马雷克·卡斯佩斯基给学生们画的,图中主干包括目标、计划、任务、重大事件、质量、预算、日程、报告、资源、跟踪和结项。你可以选择和采用适合你项目的基本排序观点。
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