正确的计划是省时的好工具
一天,一个时间管理专家为一群商学院学生讲课。他现场作的演示,给学生们留下了一生难以磨灭的印象。站在那些高智商高学历的学生前面,专家说,“我们作个小测验”,然后拿出一个广口瓶放在他面前的桌上。随后,他取出一堆鸡蛋大小的石块,仔细地一块块放进玻璃瓶里。直到石块高出瓶口,再也放不下了,他问道:“瓶子满了吗?”所有学生应道:“满了。”时间管理专家反问:“真的?”他伸手从桌下拿出一桶小石块,倒了一些进去,并敲击玻璃瓶壁使碎石填满下面石块的间隙。“现在瓶子满了吗?”他第二次问道。但这一次学生有些明白了。“可能还没有。”一位学生应道。“很好!”专家说。他伸手从桌下拿出一桶沙子,开始慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块和碎石的所有间隙。他又一次问学生:“瓶子满了吗?”“没满!”学生们大声说。
他再一次说:“很好。”然后他拿一壶水倒进玻璃瓶直到水面与瓶口平。
他抬头看着学生,问道:“这个例子说明什么?”一个心急的学生举手发言:“它告诉我们:无论你的时间表多么紧凑,如果你确实努力,你可以做更多的事!”“不!”专家说,“那不是我想讲的真正意思。这例子告诉我们:如果你不是先放大石块,那你就再也不能把它放进瓶子里。”
那么,什么是我们工作中的“大石块”呢?我们可以根据事情的重要程度将工作分为A、B、C三类,并制定工作优先顺序表。首先在纸上列下所有的工作,然后逐一评估各项工作,在最重要的工作前标上A,次重要的工作前标上B,最不重要的工作前标上C。其中A类工作最为重要,因此应先处理A类工作。当完成目标分类的工作后,再将A类中的工作依其重要性顺序排列,至于B、C类的工作则可以暂时搁置。A、B、C三类工作的优先性也可能改变,今天的A类可能是昨天的B类,今天的C类亦可能是明天的B类。
我们可以这么做:
(1)分析自己要做的工作 对每项工作逐次提出三个问题:能不能取消这项工作?能不能与其他工作合并?能不能用简单的东西代替?然后,再把那些必须做的工作分成A、B、C三类。
A类:占全部工作的20%~30%,具有本质上的重要性与时间上的迫切性,完成与否会产生影响全局的结果。
B类:占工作总量的:30%~40%,在重要性与迫切性上不如A类,无严重后果。
C类:占工作总量的40%~50%,无关紧要也不迫切,后果微小。一般地讲,处理A类工作应占全部工作时间的60%~80%。
(2)判断关键工作的方法 首先看有无“四性”,即有效性、关键性、重要性、迫切性。有效性
是指是否具备促进、限制工作效果的因素,关键性是对全局的影响程度, 重要性是对目标的贡献程度,迫切性是指时间上的刻不容缓。
只有同时具备这四性,才能列入A类工作。
(3)确定A、B、C类工作的进行顺序 若A类工作中有多件,则有个顺序问题。决定工作顺序有以下的原则:
首先,要摆脱领导意志、各部门的压力和事情先后顺序的干扰,客观地确定它们的重要性与迫切性。其次,是要摆脱昨天,而着重于今天。每做一件事时,都要问“这件事现在做还有价值吗”。再次,要看重机会,而非看重困难,成果最大的工作,往往是最困难的。最后,对采取的方法,应求其有效性和创造性,而不能仅求其安全性和简易性。
(4)实行A、B、C时间管理法的步骤 首先是分类。每天早上抽点时间,把全天工作分为特殊工作和日常工作两类。特殊工作按上述原则分为A、B、C三类,并确定实施顺序,填入 A、B、C工作分类表中。
其次是实施。全力以赴投入A类工作,直到完成或取得预期效果后,转入B类工作。C类工作不必去做,如有人催办,可列入B类。
最后是检查。每隔一到两周检查一下自己工作的记录,发现问题,及时解决。
时间是个变量,但很多时候我们并不知道自己的时间都浪费在哪些地方了。只觉得那些时间过得很无聊,的确,我也有同感。就像许多人一样,如果你有很多时间在不经意中流失了,那么,这项时间检视的工作就显得非常重要了。
无论你的学习任务有多么繁重,一天之中,我们还是有空闲时间的。在日常的学习中,许多学生把时间无谓地浪费在一些不起眼的小事上,比如每天“赖床”一下,在去学校的路上,无谓地让自己绕很远的路去专卖店买些巧克力来吃,还有许多学生总是喜欢坐在那儿想想下一步该去找哪些学习的资料、明天该不该去上物理老师的课,或是应该与谁在一起读书。其实这些都是非常无聊的事情,我们的时间也就是这样一分一秒地从身边溜走的,实在很可惜。其实,我们可以在边做家事的时候边听录音带——当然最好是自己喜欢的课文录音,也可以在往返学校的车上背记一些琐碎的知识点。甚至,你还可以在拖地板、擦桌子的时候想想考试的内容。还可以随身携带一些精美的小读物,在我们排队购物、车站等车、坐地铁等空当的时候拿出来欣赏。
相信这样打发时间的方法将会让我们获益匪浅。
人们需要计划,因为计划是实现目标的唯一手段。正确的计划还是省时的好工具。一个没有计划的人,做事往往没有方向,遇事则手忙脚乱。长时间下去,会打乱整个生活规律,可以说“百害而无一益”。
那么该如何制订时间计划呢?下面将告诉你如何制订计划:
(1)确定任务完成时间
做事情没有期限,想到哪做到哪,过一天算一天,这样只能虚度年华,再好的计划都不会有用。所以在我们做任何事情时一定要设计出完成期限。在具体实施时,一定要努力按照规定的时间完成任务。
(2)制订较详细的计划
不用担心计划清单太长,因为一旦列好了清单,下一步就是按它们的重要程度排列,把它们可以被完成的程度也考虑在内。有一些看起来似乎不错的目标,我们可能不得不把它们暂缓或抛弃,因为它超出了我们能迅速控制的范围而显得不实际。一旦目标依照次序排列出来,我们就应该决定哪些目标可以先开始执行。
(3)经常检验自己的计划
在计划实施时,要不断地检验自己的行动,看其是否偏离自己的目标,一旦偏离就要及时纠正。越是不断检验自己的计划,我们越会充满激情地去追求目标。
(4)留有计划外的时间
在计划时间上重要的一步是不要过分安排自己的事情。如果把一天的时间都安排得满满的,没有一点空闲,那么,一旦出现不可预料的危机或机遇该怎么办,是不是日程全部被打乱掉了?因此当我们在安排工作时,尤其在完成重要工作时,一定要给自己留下一定的缓冲时间。
日程安排本身不是一种结束,只是达到目的的一种方法,要允许自己有一定的灵活性,并在计划中体现出来。大多数有经验的人在制订计划时,只安排一天中80%的时间。时间计划新手应从一天70%的时间开始做起,慢慢地你会达到专业的水平。
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