小强升职记

三、脑袋里只装一件事

两个星期很快过去了，“时间管理特训”进行得并不如想象中的那么顺利。小强在快下班的时候敲响了老付办公室的门，听到里面传来一声“进来”，小强才走了进去。小强说：“老付，我在执行魔鬼特训的时候发现了一些问题。”

“哦？什么问题？说来听听。”老付放下手中的笔，将视线转移到小强身上，集中精力想听听小强说什么。

“我可以忠实地将自己的时间花费记录在时间日志上，我也可以根据自己的价值观将日常的事务评估之后放入四个象限，我还可以做到将自己的主要精力和时间投资在第二象限，虽然从时间流量表来看，成绩还不错，但是我自己感觉，在处理第二象限的事务时，我有些不知所措，常常不知道一项任务该如何下手。你能帮帮我吗？”

“最好你能举个例子。”老付说。

“拿‘制作产品销售策略’来说吧。这是一件重要但不紧急的事情，我打算在今天投入80%的精力去做这件事情，可是当我泡好茶、搜集完资料、调整好情绪之后却发现自己不知道该怎么下手。在发愣的时候就会被别人打扰，从而分散精力。虽然最后可以强迫自己去继续做这件事情，但是效果非常不好。那种感觉就像是自己憋足了劲，照着对方一阵拳打脚踢，结果对方纹丝不动，自己却气喘吁吁，于是很快就失去了冷静。老付，你说这是怎么回事？”

为什么只装一件事

“如果要我说，那就是你没有找到对方的‘命门’！”

“那怎样才能找到对方的‘命门’呢？”小强追问老付。

“先给你讲个故事吧。世界上最紧张的地方可能要数只有10平方米的纽约中央车站问询处。每天那里都是人潮涌动，赶路的旅客争着询问自己的问题，希望能够立即得到答案。对于问询处的服务人员来说，工作的紧张与压力可想而知，可柜台后面的那位服务人员看起来一点也不紧张。他身材瘦小，戴着眼镜，一副文弱的样子，显得轻松自如、镇定自若。他面前的旅客是一个矮胖的妇人，头上扎着一条丝巾，已被汗水湿透，充满了焦虑与不安。问询处的先生倾斜着上半身，以便能听到她的声音。‘是的，您要问什么？’他把头抬高，集中精神，透过厚镜片看着这位妇人，‘您要去哪里？’这时，有位穿着入时、提着皮箱、头上戴着昂贵帽子的男子，试图插话进来。但是，这位服务人员旁若无人，继续和这位妇人说话：‘您要去哪里？’‘春田。’‘是俄亥俄州的春田吗？’‘不，是马萨诸塞州的春田。’

“他根本不需要行车时刻表，立即就说：‘那班车是在10分钟之内，在第15号月台出车。您不用跑，时间还多得很。’‘您是说15号月台吗？’‘是的，太太。’女人转身离开，这位问询处的先生立即将注意力转移到下一位客人——戴着帽子的那位先生身上。但是，没多久，那位太太又回头来问月台号码。‘您刚才说的是15号月台？’

“这一次，这位服务人员集中精神在那位戴帽子的旅客身上，不再管这位头上扎丝巾的太太了。有人请教那位服务人员，他是如何在如此繁忙混乱的工作中保持清醒和冷静的。那个服务人员这样回答：‘我并不是同时和很多旅客打交道，我只是单纯处理一位旅客，忙完一位，才换下一位。在一整天之中，我一次只服务一位旅客。’这个故事就是这样。小强，告诉我，从这个故事里，你得到了什么启示？”

“嗯——从这个故事里我得到的启示是：脑袋里如果每次只装一件事，可以将我从周围嘈杂的环境和沉重的压力中解脱出来。我每天的工作总是要做不同的事情，就像蛇发女妖美杜莎的头发一样，互相纠缠在一起，不仅严重影响了我的心情，还让我感到压力重重。”

“这也就不难解释为什么我总是听见你摔客户的电话，并且做什么事情的时候都很着急，好像尾巴被烧着了一样。”老付插嘴说了一句。

“是啊，因为我在和人说这件事的时候，脑子里却装着那件事，所以我总想赶紧处理完这件事之后去处理另一件事。唉！

我现在总算知道为什么生活节奏特别快的地方会流行‘发泄屋’这样的东西了，我有时候真的想狠狠地给你一拳。”小强笑着说。

“为什么这一拳是给我的？”老付身子向后一仰，仿佛在躲那一拳。

“因为活儿是你派给我的！”

“可是压力是你自己给自己的啊！呵呵，既然你都这么说了，我再和你分享一个小故事，当做对你的补偿。

“查尔斯·史瓦（Charles Schwab）在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出一个问题：‘请告诉我如何能在办公时间内办妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。’李爱菲于是递了一张纸给他，并对他说：‘写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。然后重新检查你的办事次序，着手进行第二项重要的工作。即使着手进行的任何一项工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，就坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其他方法，你也同样无法完成，而且倘若不借助事件优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。’数星期后，史瓦寄了一张面额25000美元的支票给李爱菲，并附言说，李爱菲确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒钢铁公司后来跃升为世界上最大的独立钢铁制造者，据说也是受益于李爱菲说的那些话。小强，告诉我，从这个故事里你得到了什么启示？”

“老付，这不都是你教过我的东西么？！”小强兴奋地说。

“呵呵，是啊，写下第二象限优先级别最高的事，然后像巴菲特那样坚信自己的长期投资，只要认为这是有价值的，就集中精力去做。当你集中精力做完这件事以后，再去做下一件。

不过，其实这个故事给我最大的启示是最后那句话：‘将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。’时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎100%的干扰是来自于同事、上司。可以想象一下，每天与同事、上司的接触就像是搭积木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？

不能！除非你和同事都是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。”

“那说到底，脑袋里只装一件事到底有什么好处呢？”小强问。

“脑袋里只装一件事，也就是一时一事。至少有这么几个好处：

1. 专注。当我们集中注意力于某一件事的时候，我们会放下和忘记其他的事情，同时大脑会努力搜索和当前这件事相关的信息，这将大大提高我们的创造力。

2. 成就感。我一般都会把每天要做的事情写在一张纸上，标上优先级别，然后选择一个自己感兴趣的，或者已经准备得比较充分的来做。做完一件，在纸上划掉一件，做完一件，划掉一件……这样我总是能保持一个旺盛的斗志，因为我亲眼看着我的任务在一件一件地被消灭，我在不断地接近成功。伤其九指不如断其一指，与其每件事都做到一半，不如将每件事情完全做完，这样做起事来更开心，更有成就感。

3. 摆脱压力。压力都是自己给自己的，我们的压力来自于我们知道可能还有10件事在等着我们去做。那能不能想象一下，如果有个盒子，能让我们把所有的杂事都从脑袋里取出来放到盒子里面，然后每次从盒子里取出一件事，放到脑袋里去处理，做完之后就扔掉。然后拿出第二件事情，放到脑袋里处理，做完之后也扔掉。在这样的情况下，你还会有那么大的压力吗？

4. 更好的结果。相信大家都有这样的体验：当我们集中精力去做一件事情的时候就会觉得思维很活跃，因为脑电波在没有受到干扰的时候，可以很清晰、很有逻辑地去思考。所以，当我们排除了干扰，脑袋里只剩下一件事的时候，我们会有更好的逻辑思维和创造力，这样我们就不难得到更好的结果。”

“哇，放入盒子，清空大脑，取出一件事，处理，扔掉，再取出下一件事……多惬意的工作方式啊，真希望能早点学会这个本领！不过，老付，我应该取出哪一件事放在脑袋里呢？”

脑袋里只装哪一件事

“呵呵，这个问题问得好，脑袋里只装哪一件事呢？我认为应该是‘下一步行动’。”

“什么是‘下一步行动’？”小强问。

“你前面说过，你面对‘制定产品销售策略’这样一个第二象限的重要任务时手足无措，是吧？那你分析过原因吗？”

“原因？嗯……我想，大概是因为我没有制定这样一个销售策略的经验吧。”

“我觉得不应该是这样，我们一起讨论过这个策略很多遍，并且我也给了你一个范本，你应该可以很轻松地写下来。我能分析一下你当时的心理活动吗？”老付向小强投去询问的目光。

小强耸耸肩，算是许可了。

“摆好咖啡，打开电脑，先想想要干什么事。哦，对了，是制定销售策略。嗯，该怎么写呢……到底该怎么写呢……老付那里有一些资料，也不知道是否用得上，要不然在网上搜搜有没有什么用得上的。哦，差点忘了，今天早晨有火箭的比赛啊，打开文字转播看看比分吧……这个销售策略也够难写的，从哪里开始写呢……糟糕，40分钟都过去了，还一个字都没动呢，我的效率怎么这么低呢！我以后一定要想办法提高自己的效率……小王上线了，问问他关于昨天产品跟踪的事情吧……”老付边模仿着边说。

“老付，你不是在我桌上安了监视器吧？”小强简直惊呆了，瞪圆了眼睛看着老付。

“呵呵，造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把‘项目’当成了‘行动’！什么是项目？像‘制定产品销售策略’就是一个项目，为什么说它是项目？因为它并不是一个单一的行动，而是由若干个单一的行动所组成的，就像线是由点组成的、面是由线组成的、体是由面组成的一样。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。‘制定产品销售策略’是个项目，而‘找到产品的品牌定义’、‘找出产品特色’、‘用SWOT分析法进行简单的分析’、‘列出文档大纲’这就是单独的行动。

“你可以自己去体验一下，当你去思考‘如何制定产品销售策略’的时候，就会比较迷茫，感觉千头万绪，注意力始终集中不起来。但是当你思考的问题是‘找到产品的品牌定义’的时候，你会立刻从你的资料库中找到这个问题的答案。我说得对吗？”

“很有道理！”

“那咱们一起来做几道题，看看你能否分辨出什么是项目、什么是行动。”

以下10项中哪些属于“项目”，哪些属于“行动”:

1. 去挑选一支鱼竿

2. 计划周末旅行

3. 制作家庭理财计划

4. 准备周一的会议

5. 建立一个自己的博客

6. 建立研发小组的奖惩制度

7. 学习时间管理

8. 在家里开party

9. 准备研究生考试

10. 谈判

老付没有立刻去看小强的答案，而是继续往下说道：“我们刚刚明确‘行动’的定义，那么什么又是‘下一步行动’呢？它的定义是：任何已经确定的、需要2分钟以上才能解决的下一个单一行动。

“我每接手一个项目或者每当从第二象限取出一个项目的时候，我总会问自己一个问题：‘下一步行动是什么？’为了解答这个问题，我会在纸上先将项目分解成若干‘行动’，再去找到‘下一步行动’，然后去执行它。执行完以后，再去找下一个‘下一步行动’，就这样，整个项目就在‘下一步行动’的驱动下顺利完成了。我强烈建议你养成这个习惯：任何时候都问自己‘下一步行动是什么？’要知道，任何复杂的项目都是由简单的‘下一步行动’组成的。就像一个很大的毛线球，只要你找到它的线头，顺着线头，总会把毛线理顺的。可以这样说，‘下一步行动’驱动着你的生活。”

“你就是靠这个力量一点一点地完成了那么多枯燥、复杂的任务？”小强问。

“是的，这就是我的秘诀，也是我的力量源泉。其实我和你一样，看到那些项目头就大，不过我善于将他们化整为零，这样就可以分段实现大目标了。”老付笑着说。

如何找到“下一步行动”

“老付，那我将‘找到产品的品牌定义’当做‘下一步行动’可以吗？”小强问。

“不行，它只是一个普通的行动，虽然具有可执行性，但是还不是‘单一行动’。找出‘下一步行动’是有秘诀的：

“秘诀一：动词开头。一个好的‘下一步行动’应该是以动词开头的，比如‘打电话给某某’、‘准备会议资料’、‘回复E-mail’等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。如果在你的行动清单上写着‘电话’、‘资料’、‘E-mail’，我想你一定会把它们放到一边置之不理的。

“秘诀二：内容清晰。比如‘准备会议资料’，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，‘需要准备哪些资料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。所以说，这样的‘下一步行动’是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己‘擅自加工’。大脑‘擅自加工’的结果就是将相关、不相关的信息一股脑地揉在一起。

“秘诀三：描述结果。比如，‘早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划’，这已经算是一个不错的‘下一步行动’了，但是我一直强调对结果描述的重要性，也就是说，我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。如果你在这段话的后面加上‘说服与会者认同我的营销方案’，那会是什么效果呢？

“秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限。在设定了这三个和时间有关的属性之后，你就可以更加合理地安排自己的时间、把握行动的进度、照顾别人的时间。比如，会议的时间是‘9点开始，需要2小时’，那么你就可以做到在9点之前把自己的杂事都处理好，并且在9～11点这个时段不再安排其他事情。

与会的其他人，也可以根据这一点合理地规划自己的时间。我自从提倡会前明确会议时间之后，咱们这里会议的效率提高了很多，呵呵。

“还有最重要的一点，小强，你一定要切记。如果你为此有压力或者产生恐惧感，那么你是在怀疑你的执行力。如果这样的话，有3个解决方法：

1. 设定目标，或者设定奖励。比如，完成‘下一步行动’是为了获得更多的收入。

2. 如果不能全部完成，那就完成你能完成的部分吧，此时建立起信心更重要。

3. 找出最大的石头，搬走它。浏览一下你的‘下一步行动’，找出你认为最难完成的一件事，尽最大的努力去完成，之后，其他的事情就不在话下了。

“四个秘诀已经传授完了，还不知道你前面关于‘什么是项目，什么是行动’回答对不对呢。”老付拿起刚才那张纸对小强说。

“嗯……按照你这个标准，好像每一个都不符合啊。”

“Bingo！答对了。它们没有一个是可以行动的步骤。”老付打了一个响指说。

“老付好阴险啊，来这一招，呵呵。”小强轻轻捶了老付一拳。

“呵呵，没办法，要打破常规思维嘛，不喜欢做判断题的话，那咱们来做一道填空题。你能不能写出下面这些项目的‘下一步行动’是什么？”

“下一步行动”是如何工作的

“我已经掌握了‘下一步行动’的四个秘诀。老付，你能不能和我分享一下，你是如何利用‘下一步行动’进行工作的？我想知道你平时的工作流程是什么，可以吗？”

“当然可以，我把自己利用‘下一步行动’建立起来的事务处理流程和你分享一下。拿一张纸过来，我在上面画出流程图，咱们一起研究一下。”

（老付的事务处理流程图请见下页）

“我画的这个，就是我的事务处理流程图，觉得怎么样？”

“这个流程你已经实践那么长时间，应该是没什么问题了。

同时我注意到在这个流程里有个临时事件发生时的处理方法，我急需这方面的经验，我每天都在和临时突发事件打交道。”小强将关注的重点放到了临时突发事件的处理上。

“其实根据我的经验，临时突发事件并没有那么多，80%的临时突发事件都是因为提前没有一个很好的计划导致的。在这个图里牵扯到了两个以前没有明确提出的概念，我们虽然一直在使用它们，但是不知道它们的名字。

1. 行动清单。将项目分解成可执行的行动之后，我都会写入行动清单里。这个行动清单有两种写法，一种是将分解之后的所有可执行步骤都写在上面，完成一项，删除一项。另一种写法是只将‘下一步行动’写在清单上，这样可以帮助自己保持专注，每完成一项‘下一步行动’，问自己一次‘我的下一步行动是什么？’然后写入清单，再去完成。当你刚刚开始练习这个事务处理流程的时候，建议采取后一种方法。等已经熟练掌握之后，可以过渡到前一种方法。我给你这两种行动清单范本看看。

2. 如何处理临时突发事件。这是我们目前为止一直没有讨论的问题，很多人都被临时突发事件所折磨，但是为了阐述我们流程的方便，暂且将这个部分屏蔽掉，后面我会专门花时间和你讨论这个事情。”

“看来我也有必要制作自己的行动清单了。”小强说。

“其实最重要的，不是清单的样式，而是要养成一种习惯。

还记得查尔斯·史瓦的故事告诉我们什么吗？‘将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用’，这是关键。至于如何能更快、更好地养成习惯，咱们以后再说。今天时间不早了，回家吧。”老付说着，收拾东西就要走。

“别呀，老付，这不是存心吊我胃口吗？”小强有些意犹未尽。