意志力：关于专注、自控与效率的心理学

起初，上帝创造天地。

地是空虚混沌，渊面黑暗；上帝的灵运行在水面上。

——《创世记》开篇

起初，是清单。

正如《圣经》告诉我们的那样，创造并不是一项简单的工作，哪怕是对无所不能的上帝来说。这项工程要求“神的孵化”（divine brooding），它并非意味着上帝皱着眉头仔细沉思（brooding有“沉思”之意），而是意味着天地像鸡蛋一样要求一段孵化期。这项工程必须分解成一个个任务，第一天的任务是：

1. 制造光

2. 观察光

3. 确认光是好的

4. 把光、暗分开

5. 称光为“昼”

6. 称暗为“夜”

后人把这个第一天叫做星期一，把后面六天依次叫做星期二、星期三、星期四、星期五、星期六、星期日。星期二，上帝造出空气，把天和地分开。星期三，上帝造出陆地、海洋和植物。星期四，上帝造出太阳、月亮和星星。星期五，上帝造出鸟和鱼。星期六，上帝造出牲畜、野兽、昆虫和人类。以上任务最后在周末一起验收：“上帝看着所造的一切，认为甚好。”星期日，上帝累了，就休息了一天。

星期天休息，像不像你？乍一看，上帝创世纪使用的策略简直平常得不能再平常：设置一个目标，列出实现步骤。但是，有多少凡人能把自己每周清单上的任务都做完呢？清单越长，失败率越高。一般而言，不论什么时候，一个人都至少有150个不同任务要完成，而且要不断面临新的任务。我们如何决定清单上要列什么、下一步要做什么？好消息是，终于有些切合实际的策略了。但是，发现这些策略的过程十分曲折。在心理学家和神经科学家研究了几十年后，在经历了几百年的励志书、几千年的试误后，我们才认识到“创世纪”任务清单的要素。

自我控制的第一步是，设置清晰的目标。研究者用来指代自我控制的专业术语是“自我调节”，其中的“调节”突出了目标的重要性。调节意味着改变，但是特指有目的、有意义的改变。调节，就是向某个特定目标或其他标准看齐（其他标准是指，高速公路的最高限速、办公大楼的最大限高等）。没有特定目标或其他标准的自我控制，不过是漫无目的的改变，就像在不知道哪些食物会让人发胖的情况下努力节食。

但是，对我们大部分人而言，问题不是没有目标，而是目标太多。我们每天都列出很多任务，即使没有外界干扰，一天之内也完成不了这些任务，更何况外界干扰总是有的。到了周末，未完成的任务更是堆积如山，但是我们还是一再拖延，寄希望于某个时间能一下子把所有任务都搞定。正因为如此，工效专家才发现，经理人给星期一列的任务经常多到整个星期都做不完。

我们可以再不切实际一点，设置长期目标。伟大的励志先驱本杰明·富兰克林晚年写自传时调侃地回忆起他在二十几岁时给自己设置的目标：“与此同时，一个大胆而艰巨的计划在我头脑中形成了，我要让道德达到完美境界。我希望能在这个世界上生活却不犯任何一点过错。我将征服自己所有的缺点，不论是天性、习惯方面的缺点，还是从朋友那里沾染过来的缺点。”没过多久，他注意到一个问题。“当我小心谨慎防备着某一缺点时，却出乎意料地冒出另外一个缺点。习惯总会乘虚而入，习性往往强于理智。”

所以富兰克林采取“分而化之逐个击破”的策略。他列出一串美德，然后给每个美德定下一个小目标，比如“秩序：生活物品要放置有序，工作时间要合理安排”。除了秩序以外，他的清单上还有12个美德，分别是节制、缄默、决心、节俭、勤勉、真诚、正义、中庸、清洁、平静、贞节、谦逊。不过，他明白自己有极限。“我认为最好不要一下子都去尝试，这是很难办到的，”富兰克林解释说，“还是在一个时期内将注意力集中在其中一个美德上为好。”于是，他制定了一套课程。这套课程放在今天，可能会有一个抢眼的名字——“13周通向完美”。早在史蒂芬·柯维（Steven Covey）写出《高效能人士的七个习惯》（The Seven Habits Of Highly Effective People）之前，早在斯图尔特·斯莫利（Stuart Smalley）朗诵“每日必念自励口号”之前，富兰克林就设计了一套修身养性之道，其中包括一个“美德检查表”和一段祷告文。祷告文如下：

至高无上的天主，您就是生命与光明的创造者，您亲自给我教诲，开启我向善的眼睛。

引导我走出淫邪的欲求，摆脱愚蠢、虚荣和邪恶，让高尚的知识充满我的灵魂，使我得到清醒的宁静和纯洁的德行，还赐予我神圣、充足、永不止息的祝福。

富兰克林用白纸做了一本小册子，每页都画了美德检查表。每个检查表包括7列13行，每列代表星期几，每行代表美德（前面标上美德的首字母）。他每天检查自己的所作所为，发现违反了哪几项德行，就在相应格子做个标记。不过，他每周重点关注一个美德（这个美德位于第一行），避免出现任何违反这个美德的行为；一般关注其余美德，只是每天晚上就当天的错误做上标记。表格是用墨水画的红线，标记是用铅笔标的黑点。有一周，他重点关注“节制”，一般关注其他美德，那周的表格记录着：星期日“缄默”和“秩序”不够，星期二“秩序”和“勤勉”不足，星期五违反“决心”和“节俭”。但是，富兰克林实现了那周的目标：“节制”那行是空白的。这个进步大大鼓励了富兰克林，他下周转而重点关注另外一个美德，希望上一周修炼好的“节制”成为一种“习性”，即使不重点关注也能继续保持下去。富兰克林把自己比做园丁：把大片花园分成13小块，每天除去一小块的杂草，13天完成一轮；一轮一轮地重复，杂草每轮都会减少一些，最后完全消失。“我希望看到表格上面的黑点不断减少，因为这表明我在培养美德方面取得了进步，对我是一种鼓励。直到最后一轮课程，如果13周的每日检查表留下的只是一本空白小册子，那么我就满足了。”

进展没有那么顺利，黑点不断出现在表格上。实际上，随着他重复这个“课程”，反复擦去表格上的黑点，没过多久小册子就被擦得到处是洞。于是，他找了一本比较坚硬的小册子（中轴是用象牙做的，展开后就像风扇）。在这本小册子上，用墨水画出的红线，经久不消，用铅笔标记的黑点，只需一块湿海绵就能轻易擦掉。半个世纪后，他作为外交官在巴黎与女士们应酬时，仍然带着那本小册子并不时拿出来炫耀，惹来一个法国朋友惊叹着摩挲“这本珍贵的小册子”。

与后来的励志大师不一样——其中有一些借用他的名字搞了一个“富兰克林–柯维31日计划法”（FranklinCovey 31-Day Planner）——富兰克林从未想过在国际上推广他的修身养性之道。或许因为他忙着在巴黎为乔治·华盛顿的军队争取赞助，没有时间；或许因为他喜欢女人的陪伴，很难倡导“贞节”之类的美德。除了那些之外，富兰克林还很难让桌子上的文件保持“井然有序”，这意味着秩序一栏的黑点非常多。他在《穷查理年鉴》（Poor Richard’s Almanack）①中说：

大胆的好决定容易作出，但难以实施。

不管富兰克林多么努力，他从未做到让那本小册子没有一个黑点，因为有些目标在某些时候必然会相互冲突。年轻时做印刷工学徒时，为了修炼“秩序”，他制定了严格的每日工作表，结果不时被客户的一些意外要求打断，而“勤勉”则要求他忽略工作表、满足客户要求。如果他修炼“节俭（不浪费任何东西）”，总是亲手补衣做饭，那就没有多少时间在工作上、在副业上“勤勉”——这个副业是指，在雷雨天放风筝、编辑《独立宣言》等。如果他答应陪朋友一个晚上，但是陪朋友会耽误工作，那么他必须选择是违反“勤勉”还是违反“决心：

决定做的事一定要做到”。

然而，与现代人相比，富兰克林的各个目标还是相当一致的。他把焦点集中在那套古老的清教美德上：努力工作，不重享乐（至少在理论上如此）。他没有下决心在海滩漫步、在非营利团体做义工、在社区提倡废物回收、花更多时间好好陪伴孩子。他没有列出一长串想去旅游的地方，也没有梦想着退休之后去佛罗里达隐居。他没有下决心在《巴黎条约》谈判期间学会打高尔夫。今天的诱惑更多，其中一个诱惑就是——一下子拥有所有想要的。

研究者让人列出自己的目标时，大部分人能轻易想出至少15个目标。有些目标互相支持，比如戒烟和少花钱。但是工作方面的目标和生活方面的目标无疑会相互冲突。即使同是家庭方面的目标，“与配偶搞好关系”也可能与“照顾孩子”相互冲突——这一点也许有助于解释为什么婚姻满意度会在夫妻生下第一个孩子后下降、在最后一个孩子长大搬出之后回升。有些目标是自己与自己冲突，比如富兰克林的美德“中庸：避免任何极端倾向，尽量克制报复心理”。很多人在受到委屈时以“控制住脾气”为目标。如果受到不公平的对待，他们当时克制住自己不说任何话、不做任何事，事后却觉得难受，因为他们没有表达自己的观点、没有为自己挺身而出，或者因为他们最初的问题还是没有解决。修炼“中庸”，就会违反富兰克林的另外一个美德——“正义”。

相互冲突的目标带来的不是行动而是苦恼，正如心理学家罗伯特·埃蒙斯（Robert Emmons）和劳拉·金（Laura King）在一系列研究中证明的那样。他们让人列出15个主要目标，标出哪个与哪个相互冲突。

在一项研究中，被试者每天记录下自己的情绪症状和身体症状，一共记录了3个星期，还准许研究者查看他们前一年的健康记录。在另外一项研究中，研究人员白天不定时传呼带有BP机的被试者，让被试者报告自己当时在做什么、有何感受。被试者还在一年后回到实验室，进一步提供信息，报告自己上一年做过什么、健康状况有何变化。通过询问人们的目标并监控那些目标，研究者发现相互冲突的目标会造成三大后果：

第一，愁得多。相互竞争的要求越多，就会花越多时间去考虑。

你会陷入强迫性穷思竭虑（Obsessive Rumination）：一些想法反复出现，不由自主、造成痛苦。

第二，做得少。对目标考虑得越多的人，越有可能采取行动去实现目标，但是实际上他们用思考取代了行动。研究者发现，目标清晰且互不冲突的人，往往会采取行动、取得进展，但是其他人则忙着发愁、止步不前。

第三，身体健康和心理健康都变差。在研究中，目标相互冲突的人，报告的积极情绪较少、消极情绪较多，尤其是抑郁和焦虑的情绪。他们抱怨的身心症状也较多。连平常的身体疾病，也是目标相互冲突的人得的较多（用看医生的次数和自我报告的得病次数来衡量）。相互冲突的目标越多，越有可能止步不前，越有可能变得不高兴、不健康。

他们为“brooding”付出了太多代价。“Brooding”这个原是用来指代“孵卵”的古老词语，在18世纪竟然开始与心理疾病联系起来，这很可能是因为很多人都发现了后来心理学家所研究的同样的问题。母鸡可以安心地孵蛋，但是人们却因目标相互冲突、难于采取行动而发愁。而且，在他们决定哪种目标会给他们带来最大的好处之前，他们难以解决那些冲突。

哪些目标？

乔正在一家餐厅喝咖啡。他在想，当……的时间来临……假设你在做一个讲故事的练习，要把乔的故事补充完整，想怎么补充就怎么补充，请迅速想象乔的脑子可能在想什么。

现在尝试一个类似的练习。请以下面几句话作为开头，讲一个完整的故事：

醒来后，比尔开始考虑他的未来。大体上他期望……同样，你想怎么讲就怎么讲。把比尔的故事补充完整，不用深思熟虑，粗略想想就可以。

完成了吗？

现在看看你在故事中描述过的行动。在每个故事中，那些行动要多久之后才发生？

当然，这不是一个给想做小说家的人做的文字练习。这是精神病学家在佛蒙特州伯灵顿的一家治疗中心以海洛因成瘾者为被试者做实验时使用的一个练习。研究者还把这个练习给对照组做了。对照组在人口统计学变量上与成瘾者类似（没有大学学位，年收入少于2万美元等）。乔坐在咖啡馆想“当……的时间来临”，这个时间跨度在对照组故事里一般是一星期，而在成瘾者故事里一般只有一小时。为比尔描画“未来”时，对照组倾向于提到长远目标，比如升职或结婚，而成瘾者倾向于提到即将发生的事情，比如医生查房、亲人探望。对照组能看到未来4年半甚至更远，而成瘾者只能看未来9天。

这种短视，一次又一次地在各种各样的成瘾者身上得到了证实。

毒品成瘾者在实验室玩牌，更喜欢冒险的策略，也就是那些能迅速赢一大笔的策略，即使长远来看每次赢一小笔赢上好几次赚的钱会更多。如果面临一个选择“A今天获得375美元，B一年后获得1 000美元”，成瘾者更有可能选择A，酗酒者、吸烟者也是如此。在佛蒙特州伯灵顿研究过那些成瘾者后继续在阿肯色大学作研究的精神病学家沃伦·毕克尔（Warren Bickel）说，研究一次又一次发现，大量使用烟草、酒精或者毒品的人偏爱短期回报（唯一一个例外又是大麻。尽管大麻的致瘾性远远不及其他物质，但是人们好像不用特别短视就会吸大麻成瘾）。短视让你更可能上瘾，上瘾之后就偏爱短期回报，进而变得更加短视。如果你设法做到了完全或部分戒瘾，那么你的眼光可能会变长远一些，正如毕克尔及其同事在以吸烟者和吸大烟者为研究对象做实验时发现的那样。

就像在生活中一样，在实验室中，酗酒者、吸毒者和吸烟者是典型的短视受害者。不为长远考虑会对健康有害，不管是身体健康还是心理健康。在另外一个涉及乔和比尔故事练习的实验中，研究者发现，高收入者比低收入者看得更远。这个差异有一定的必然性：如果你还在为每月的房租奔波，那么你就用不着奢侈地比较各种退休金计划的优劣。然而，没有能力支付房租，可能也是短视造成的一个后果。有个伊索寓言说，与活在当下的蚱蜢相比，富有远见的蚂蚁过冬准备做得更好。

然而，伊索的话也不能作为目标设置的定论。几十年来，心理学家一直在争论，到底是近端目标（短期目标）好还是远端目标（长期目标）好。有个经典实验是这个领域的传奇人物艾伯特·班杜拉（Albert Bandura）做的。插一句，有人调查后得出结论说，他被引用的次数排在第4，仅次于弗洛伊德、斯金纳和皮亚杰。他和戴尔·申克（Dale Schunk）研究了一群7到10岁的孩子。这群孩子参加了一个以自我指导式学习为特色的课程，期间做了很多算术练习。他们让一些孩子设置近端目标：每节结束后都至少做6页题目。他们让另外一些孩子只设置一个远端目标：7节都结束后完成42页题目。这样，两组的总节奏是一样的。第三组没有设置目标，第四组连题目都没做。

课程结束后统一进行能力测验，结果发现，设置近端目标的那组，比其他所有组的成绩都好。表面上，他们之所以成功是因为他们每天都实现了目标，渐渐增强了自信和自我效能感。把焦点放在每节的具体目标上，他们比其他人学得更好、更快。尽管他们每节所花时间更少，但是他们每节所做题目更多，因此总进度更快。最后，面对难题时，他们坚持得更久，更不可能放弃。结果还发现，远端目标并不比完全没目标好。只有近端目标才能让学习有所进步、让自我效能感和成绩有所提高。

但是在这项研究结果发表在《人格与社会心理学杂志》（Journal of Personality and Social Psychology，是该领域最权威、最严谨的杂志）后不久，这一杂志又刊登了荷兰研究者的一篇论文，该论文表明远端目标更好，至少对研究中的高中男生来说如此。关心远端目标（找到感兴趣的职业，挣很多钱，家庭美满，获得较高社会地位）的男生，在学校里表现得更好；而相对不关心这类远端目标的男生，在学校里的表现则较差。关注远端目标似乎比关注近端目标（比如取得好成绩、赢得度假机会或挣个文凭）更有效。那些远端目标似乎也比当下目标（比如帮助他人或者获得知识）更有效。为什么远端目标在这些高中生身上有效，但是在前面研究中的算术课上无效？一个原因是，高中生可以清楚地看到日常任务与远端目标之间的联系。优等生不仅强调远端目标，而且比其他学生更可能把当前的努力学习看做实现那些目标的必要步骤。另外一个原因或许是，年纪大的孩子比年纪小的孩子更擅长思考未来。

不管那些男生后来是否实现了他们的远端目标，他们都看到了每日努力和遥远梦想之间的联系，于是愿意努力，以取得进步。而且，他们的辛苦应该有了回报，就像本杰明·富兰克林一样。富兰克林在晚年时承认，他从未实现让小册子干净一周的近端目标，更不用说道德完美的远端目标。但是，两种目标之间的联系激励着他一直向前走，而且，结果令他欣慰。“总体上，”富兰克林总结说，“虽然我从来没有达到我最初想要达到的完美境界，而且差得很远，但是我通过这些努力使自己得到了很多快乐，而且比没有做过这样尝试的我要完美一些。”

模糊对精确

为了实现目标，计划应该作得多具体？在一个严格控制的实验中，研究者监控了参加某课程的大学生，该课程的目标是提高学习技能。除了就如何有效利用时间给予一些常见指导外，研究者还把这些学生随机分配到三个小组。一个小组制订计划，详细到每天何时何地学些什么。另外一个小组也制订类似计划，只是不以天为单位，而以月为单位。第三组是对照组，没有制订计划。

研究者预测，很有可能是日计划最管用。但是，他们错了。月计划组表现最好，不管是在学习习惯上还是在学习态度上。对成绩较差的学生来说（尽管对较好的学生不是），与日计划者相比，月计划者的学习成绩提高得更多，让学习成绩在高位保持了更长时间，而且更有可能在课程结束后的学习中执行后续计划。课程结束一年后，月计划者的学习成绩仍然比日计划者好，后者之中大部分人在这个时候基本上放弃了作计划，不管是日计划还是其他什么计划。

为什么？日计划确实有个优点，即让人确切地知道自己每刻应该做什么。但是它的制定太耗时间，因为确定一个月每天要干什么与确定一个月总体要干什么相比，花费的时间要多很多。日计划的另外一个缺点是，缺乏灵活性。日计划让人没有机会边执行边调整，所以作计划的人觉得困在了一系列僵化而磨人的任务中。生活很少严格按计划来，所以只要你哪天落后于计划，士气就会大受打击。对比之下，使用月计划，你可以边执行边调整，哪天拖延了，你的计划仍然不受影响。

就计划是模糊好还是精确好这个主题而言，规模最大的实验是军事领袖在欧洲战场上做的非控制实验。拿破仑曾经这样总结自己的军事战略思想：“打吧，然后等着看情况吧。”密切关注敌人动向然后随机应变，他胜利了，让所带军队成为全欧洲嫉妒的对象（也是全欧洲苦难的根源）。北边的对手普鲁士人，与法国人交战每战必输。为了摆脱窘况，他们绞尽脑汁想办法，最后决定多作计划。普鲁士军队“士兵坐在桌子旁，拿着纸笔作计划”的场景招致了其他国家军官的嘲笑。

但是，他们的计划确实有了效果，后来与法国人打仗就取得了彻底胜利。

到了第一次世界大战，人人作计划。到了第二次世界大战，军事领袖运用官僚技能完成了“史上最复杂的一次运筹”：诺曼底登陆。16万名盟军在海滩登陆，以拿破仑的标准来看，这次行动并不大，拿破仑曾让一支有着40万多名军人的队伍开进了俄国。但是，整个行动筹划得特别精确，筹划者专门为这次行动设计了一套日历，登陆时间为“D日”，精确到“H时”（航海曙暮光后1.5小时）。任务清单上有详细指示，包括要作哪些准备（像在第3天密集轰炸等），以及登陆本身要如何做。整个计划一直作到第14天，指出各路援军在战斗打响整整两星期后分别要在何处到达。登陆筹划者似乎比拿破仑更狂妄，不过比拿破仑命好，最后成功了，这增强了每个人对他们的信心。

“ 二 战 ” 结 束 后 ， 美 国 出 现 了 新 的 计 划 英 雄 ， 比 如 “ 精 明 小子”（Whiz Kids）团队，他们是“二战”退伍老兵，重组了福特汽车公司。团队领导是罗伯特·麦克纳马拉（Robert McNamara），“二战”开始前在哈佛商学院教会计学。他在空军统计控制办公室（Army Air Force’s Office of Statistical Control）运用他的数学技能分析轰炸任务，大获成功。正是因为这一杰出表现，福特汽车请他去力挽狂澜。之后，他回到军队，成为国防部长，给五角大楼引入了新的精细复杂的计划工具，这些计划工具以“系统分析”和大量数据为基础。他似乎就是现代勇士的标准榜样，直到在越南战争中他的计划造成了十分恶劣的后果。当他坐在五角大楼根据他看到的伤亡数据测绘敌军伤亡人数时，他的士兵在丛林里发现自己无法相信那些数据、那些计划。越战惨败让军事领袖重新认识到灵活的必要性，伊拉克战争计划、阿富汗战争计划偏离初衷进一步突出了这一教训。有时，正如拿破仑所说的那样，你就边打边看、随机应变吧。

那么，现代将领到底如何作计划呢？最近，一个心理学家受五角大楼邀请做了一个有关时间管理和资源管理的讲座，在讲座期间向一群高级将领提了那个问题。为了给那群高级将领热身，他让他们总结一下管理方法并写在纸上。为了简短起见，他要求每个人用词不超过25个。这个练习让大部分将领感到为难。这些穿着制服的优秀男人，没有一个人写出点什么东西。

唯一写出点什么东西的将领，是在座的唯一女性。她的从军生涯非常出色，从士兵一步步做到将领，在伊拉克战争中受过伤。她这样写道：“先把事情按轻重缓急排序，后划掉排在‘3’后的所有事情。”

其他将领也许反对她的方法，说每个人都有不止两个目标，而某些项目——比方说，像D日——的要求不止两个步骤。但是这位女将却告诉了我们一些东西。她的方法是其策略的简版，这个策略就是：

在长期与短期、精确与模糊的目标之间求得平衡。她追求的是心静如水，正如我们将要看到的那样。

凯里的梦想收件箱

一天，在好莱坞，面对像往常一样乱糟糟的办公桌，德鲁·凯里开始幻想。他看着成堆的报纸想：全球著名时间管理大师“戴维·艾伦（David Allen）会做什么？或者，说得更准确一点，如果我能把戴维·艾伦弄到这儿来处理这堆东西，那会怎样？”

直到那一刻，凯里还是一个相当典型的信息过载受害者，如果名人可以视为典型的话。他在自己制作的热门情景喜剧中担任主角，在电视上做即兴喜剧表演，写回忆录（卖得很好），主持游戏大赛，从事慈善事业和政治事业，拥有一支足球队——但是那些挑战没有一个像他的收件箱或任务清单那样让他望而生畏。虽然有助手，但是他仍然保证不了把电话都回了、剧本都看了、会议都应付了、慈善晚宴都主持了、每天的几十封邮件都立即回复了。他家里的办公桌上，扔着待付款的账单、待回复的信件、待完成的任务、待履行的承诺。

“我在某些方面有自制力，在某些方面没自制力，”凯里说，“取决于什么是紧要的。我就是受不了办公室乱糟糟的。我有几箱子文件，我的办公桌总也理不清。我电脑的两边都堆着杂物和信件。你知道，办公室那个样子让我无法思考。我总觉得要失控，因为我总感觉有事情没做。你不能读书，也不能娱乐，因为你在潜意识里觉得，你应该把那些电子邮件都看完。你从未真正地休息。”

凯里偶然看了戴维·艾伦的《搞定：无压工作的艺术》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity），不过仍然没有享受到该书副标题描述的那种极乐境界。“我读那本书，采取了其中的方法，是某些方法，不是全部方法。但结果还是令我绝望。最后我想通了，‘管它呢，我有钱’，可以直接给他打电话。我打电话到他公司问他，如果让他亲自为我提供咨询服务，需要花多少钱。他说‘×美元，我为你咨询一整年’。我说‘成交’。虽然花了很多钱，不过我不在意。”

不管×有多大，在GTD信徒看来，凯里的决定很有道理。GTD是艾伦那本书主标题的首字母缩写，后来成了一种工作、生活方式的名字。但是，这不是通常意义上的个人崇拜，即不是因为艾伦的个人魅力而崇拜他。艾伦既没提供7条简单的生活规则，也没鼓动人们加入赋能授权的疯狂潮流。他没有提供“以终为始”那样的含糊建议，也没提供“唤醒心中巨人”那样的空洞口号。他把焦点放在任务清单、文件夹、标签和收件箱的细节上。

GTD涉及一个心理现象——内心唠叨（inner nag）。心理学家几十年前就认识了它，可是直到最近才真正了解了它。鲍迈斯特实验室做了一些实验，寻找关掉内心唠叨的方法。这些实验与艾伦的研究殊途同归。艾伦没有参考任何心理理论，而是严格靠自己摸索，作过很多尝试，犯过很多错误。20世纪60年代成年后，他学习禅文和苏非文，在加州大学伯克利分校攻读历史硕士，中途辍学，吸过毒（其间短期精神崩溃过），教空手道，在一家提供个人成长培训的公司工作。以上过程中，为了生计，他还做过助力车推销员、魔术师、庭院设计师、旅行代理、吹玻璃工、出租车司机、卡车出租公司交易员、服务员、维生素发放员、煤气站管理员、建筑工人和厨师。

“如果你在1968年对我说我能当个人效率顾问，”他说，“我肯定会说你根本不了解我。”他不停换工作（他计算了一下，35岁生日前他一共做过35份工作），直到他因在新时代做培训师期间表现出色而受邀为世界军用飞机市场的领军企业洛克希德等公司的经理人提供咨询服务。尽管这一履历有些古怪，但是艾伦认为从瘾君子和空手道教练到培训师和咨询顾问的发展存在一定的连贯性。他说，所有这些工作，都是为了追求内心的宁静，追求“心如止水”，这个词语是他从空手道课程那里学来的：“想象一下，把鹅卵石扔进平静的池塘，水会有什么反应？答案是，出现一圈圈与投掷力度和石块质量相称的涟漪，然后恢复平静。它不会反应过度，也不会反应不足。”

如果你想感受他的这一理念，可以参观他的办公室——那绝对令人羡慕。你能想到工效专家是秩序井然的，而他的公司总部也的确十分清爽，然而清爽到完全看不到任何文件，还是会令你大吃一惊。插一句，他的公司总部位于奥哈伊，南加州的一个小镇，靠近圣巴巴拉市。他的办公桌呈L形，右边是3层木架，每层都空空的，连收件箱都空空的。桌子左边是两层木架，上面放着十几本书和杂志，这些都是他留着坐飞机时看的。否则，他的桌子真的是干干净净。根据“4D”原则，一切没有做完（done）、没有委派（delegated）或者没有丢弃（dropped）的东西都搁置（deferred）在6个二屉文件柜里，文件柜里放着一排排文件夹，文件夹按字母顺序排列，字母标签是他电脑旁边的小机器打印出来的。你也许把所有这一切都解释为肛欲期强迫症的沉闷表现，但是艾伦再轻松不过了。

开始为负担过重的经理人提供咨询服务后，他看出了传统大局式管理计划（像写出使命陈述、定义长期目标、设置优先次序）的问题。他理解远大目标的必要性，但是他看出这些客户太过心烦意乱，无法把精力集中在眼前哪怕是最简单的任务上。为了描述他们的痛苦，艾伦使用了另外一个佛教意象“心猿”（monkey mind），意思是，心里东想西想，就像猴子一会儿跳到这棵树上一会儿跳到那棵树上。

艾伦有时还使用另外一个比喻：猴子蹲在你的肩膀上，冲着你的耳朵唧唧喳喳，不断地猜测、插嘴，直到你想尖叫，“来人，让猴子闭嘴！”

“大部分人从未体验过那种除了正在做的事情外心中什么都不想的状态，”艾伦说，“那样的失调、那样的压力如果一月只有一次，是可以忍受的。但是，一月一次的状况已经成为了历史。现在，人们总在忙着应对焦虑，随时会麻木、迟钝或者发疯。”

艾伦不是教客户从目标着手思考如何实现目标，而是教客户从办公桌着手思考如何清理办公桌。他看出了传统建议的不切实际，比如，有条规则是，绝不要触碰一份文件一次以上——理论上很好，实际上不可能。你要如何处理一个提醒你下周开会的备忘录呢？艾伦记得他做旅行代理时使用过一个工具——到期票据登记簿。备忘录可以像飞机票一样放在文件夹里，存到要用的那一天。这样，办公桌可以保持整洁，在用到备忘录之前，备忘录都不会让你分心。艾伦的到期票据登记簿，包括12个“月文件夹”（月，是指当年的每月）和31个“日文件夹”（日，是指当月的每日），被追随者争相效仿，一个很受欢迎的生活窍门网站就以其命名：43folders.com。

除了把文件从办公桌上移走外，到期票据登记簿还除掉了一个焦虑源。一旦某件事情收藏在文件夹里，你就知道到期会得到提醒去处理。内心就不会有个声音不断唠叨你别丢掉或忘掉这个东西。艾伦还用其他办法消除内心的这种唠叨，比如关闭内心的“开放环路”（open loops）。“我从个人成长培训界学到了一课：自己与自己制定的协议是非常重要的，”他回忆说，“当你与自己制定了一个协议但没遵守，你就会破坏你对自己的信任。你可以糊弄任何人，除了你自己；如果你糊弄了自己，你就会付出代价。所以，你应该知道你与自己定下了什么协议。我们开设了一个工作坊，教人写下自己与自己制定的协议。”

当然，罗列目标的策略没有什么新鲜的。自《诺亚方舟》和《十诫》以来，所有励志书都会介绍列清单的策略。但是，在资深管理顾问迪安·艾奇逊（Dean Acheson，不是那个前国防部长）的帮助下，艾伦改进了这些策略。为了帮助客户条理化，艾奇逊先让客户列出所有目标和任务，大的小的，远的近的，模糊的精确的。客户不必为每个项目设截止日期或者做进度表，但是必须为每个目标或任务确定下一步具体采取什么行动。

“迪安让我坐下，帮我清空大脑，”艾伦说，“我思考了很多，自认非常有条理，于是以为自己已经搞定了。但是，结果还是让我吓了一跳。我想，这个方法确实有用！”之后，艾伦在为自己的客户提供咨询服务时就宣扬起“下步行动”（Next Action，GTD者将其简称为NA）的重要性。任务清单不该包括“准备妈妈的生日礼物”或者“处理税务”之类的条目。它必须具体到下步行动，像“开车到珠宝店”或者“打电话给会计”。

“如果你的清单有一条是‘写感谢信’，那么，只要你有纸有笔，这就是一个很好的下步行动，”艾伦说，“但是，如果你没有纸，那么你就会下意识地知道你写不了信，进而回避清单、拖延下去。”其中的区别也许听起来容易理解，但是人们总是搞错。听说蒂尔尼在《搞定：

无压工作的艺术》的启发下在智能手机上安装了GTD程序后，艾伦打赌其NA清单上的大部分条目并不可以立即执行。不出所料，艾伦发现其NA清单上尽是“联系mint.com研究员”或者“向埃丝特·戴森（Esther Dyson）请教自我控制问题”之类的条目——太含糊，不符合GTD标准。

“你要如何联系或请教他们？”艾伦问，“你已经有了他们的电话号码或者邮箱地址吗？你决定了是打电话还是写邮件吗？其中的细微区别很重要。NA清单上的各个条目，要么吸引你，要么排斥你。如果你之所以说‘请教埃丝特’是因为你没有想好下步到底做什么，那么有一部分你是不想看清单的。你在回避潜意识中的焦虑。但是如果你说‘给埃丝特写邮件’，那么你的想法是，‘哦，我可以做那个’，于是你前进了，觉得自己完成了某件事。”

几年前，科技作家丹尼·奥布赖恩（Danny O’Brien）给他认识的70个“格外多产的”人发放问卷，询问他们把工作生活打理得井井有条的秘诀。结果，大部分人说他们并没使用特别软件或其他高级工具，但是很多人说他们的做法符合GTD系统——这个除了要求纸、笔、文件夹外不要求其他复杂东西的系统。然而，尚未有研究者拿GTD者与对照组作比较。但是，压力研究得到的证据支持艾伦观察到的东西。心理学家也一直在研究如何消除“心猿”。不过，他们用另外一个词语称呼这一效应。

蔡氏效应

根据心理学家之间流传的说法，这一效应的发现始于20世纪20年代中期柏林大学附近的一顿午餐。柏林大学一群人去餐厅吃饭，都对同一个服务员下单。这个服务员没有用纸笔记录，只是不断点头。最后，他给每个人端来的东西都没错。他超强的记忆力让这一群人大为惊叹。大家吃完饭后，离开了餐厅。其中有个人（不清楚到底是谁）

发现自己把东西落在了餐厅，于是回去取。他找到那个服务员，希望服务员超强的记忆力能够帮到他。

但是，服务员什么都记不起来。他不知道这个客人是谁，更不用说记得这个客人坐在哪儿。丢东西的人问服务员为何这么快就忘掉了一切，服务员解释说他只把每个单子一直记到上菜之时。

那群吃饭的人中有个年轻的心理学学生，她是俄国人，名叫布卢玛·泽伊加尔尼克（Bluma Zeigarnik），她的导师就是很有影响力的思想家库尔特·勒温（Kurt Lewin）。勒温听说了这个事情后，就思考背后是不是有个更一般的原则。人类记忆是否严格区分已完成的任务和未完成的任务？他们开始观察那些做拼图游戏时被打断的人。他们的研究，以及接下来几十年的很多研究，证实了著名的“蔡氏效应”（Zeigarnik effect）：任务未完成、目标未实现，脑子里就会有个声音不断提醒你去完成任务、实现目标。然而，一旦任务完成了、目标实现了，脑子里的那个声音就会消失。

有个简单办法可以帮助你理解蔡氏效应。随便选一首歌曲播放给自己听，中途关掉，那么这首歌曲就很有可能不时地在你脑中自动播放。如果你把歌曲播放完了，那么大脑就将之“结项”（打个比方啊）。然而，如果你中途关掉，那么大脑就把歌曲看做未完成事务，就像提醒你还有工作要做一样，大脑会不断在你的思维流里插入歌曲片段。就是因为这个原因，演员比尔·默里（Bill Murray）在电影《土拨鼠日》（Groundhog Day）中不断关掉收音机闹钟的铃声——《你是我的，宝贝》，这首歌曲不断在他脑中播放（不断把他逼疯）。就是因为这个原因，这种“耳朵虫”往往令人讨厌而非愉悦。我们更可能在中途关掉讨厌的歌曲，所以萦绕在我们脑中的多是讨厌的歌曲。

为什么大脑用“你是我的，宝贝”折磨自己呢？心理学家一般假定，“耳朵虫”是一个有用功能的不良副产品，这个功能就是“任务提醒”。多年以来，对于蔡氏效应是如何形成的，有多个理论解释过，这些理论大致分为两派，各派依据的假定互相竞争。一派依据的假定是，无意识脑一直在跟踪了解进展、确保目标实现，所以这些不时冒出的有意识思维实际上是个让人放心的迹象，说明你的无意识脑在目标实现之前会一直帮你盯着。另外一派依据的假定是，无意识脑在向有意识脑求助：就像小孩拽着大人袖子争取关注和帮助一样，无意识脑在催促有意识脑去完成任务。

但是，现在新出现了一个更好的解释，这多亏了E·J·马西坎波（E.

J. Masicampo）最近做的一些实验。马西坎波是佛罗里达州立大学研究生，与鲍迈斯特合作过。在一项研究中，他让一些学生想最重要的期末考试，让另外一些学生（对照组）想各自日程上不久将要参加的最重要的派对。然后他让一半想考试的学生作计划，具体到何时、何地学习什么。不过，实验期间，没人真的学习。

接着，他让每个人完成一个任务，这个任务隐含一个测评蔡氏效应的测验。他给他们一些不完整的单词，指导他们把单词补充完整。

这些不完整的单词，可以补充成与学习有关的单词，也可以补充成与学习无关的单词。例如，re_ _可以补充成read，也可以补充成real、rest、reap和reek。同样，ex_ _可以补充成exam，也可以补充成exit。

如果一个人老想着未完成的任务而为考试学习，那么这个人就会因为蔡氏效应生成较多与考试有关的单词。确实，马西坎波发现这些单词更常闯入其中一组人的大脑，即那组被提醒过要考试但没有为考试制订学习计划的人。为考试制订了学习计划的人，没有出现这样的效应。尽管他们也被提醒过要考试，但是他们的大脑显然被写下计划这个动作清空了。

在另外一个实验中，马西坎波要求被试者反思生活中的重要任务。他让一些被试者写下最近刚刚完成的一些任务，让另外一些被试者写下没有完成且需要尽快完成的一些任务，让第三组被试者也写下未完成的任务，但是还让他们就如何完成这些任务制订具体计划。然后，他让每个人再做一个“独立、无关的”（他对被试者是这么说的）

实验：阅读一本小说的前10页。在他们阅读期间，他定时检查看看他们是否分心了。在他们阅读之后，他问他们阅读时有多专心，如果分心了，是在哪里分心的。他还检查他们对所读材料的理解情况。

再次，制订计划起作用了。那些写下未完成任务的人，更难专心阅读小说——除非他们就完成任务制订了具体计划。写下未完成任务同时制订具体计划的人报告的分心次数相对较少，在阅读理解测验上得分较高。

所以，蔡氏效应原来并不像心理学家几十年来假定的那样是个直到任务完成才消失的提醒音。不时地分心，并不表明无意识脑在监控任务进展，也不表明无意识脑在督促有意识脑完成任务。相反，无意识脑在催促有意识脑制订计划。无意识脑显然不能独立做这个事情，所以它催促有意识脑去做，把时间、地点和机会之类细节想清楚。一旦计划出来了，无意识脑就不再用提醒音催促有意识脑。

艾伦的GTD就是这样处理他所说的“心猿”问题的。如果你像他的典型客户一样，任务清单上至少有150个条目，那么蔡氏效应会让你的思维一会儿跳到这个任务，一会儿跳到那个任务，而且，仅仅列出大体上做什么，你是静不下心的。如果你有个备忘录必须在星期四早上开会之前看，那么无意识脑就想知道下步需要做什么、在什么情况下做。但是一旦制订了具体计划——一旦把备忘录放在星期三的到期票据登记簿中，一旦确定了下步行动，你就能放松下来。你不必马上完成任务，你的任务清单上仍然有150件事情要做，但是此刻猴子消停了、水平静了。

零态清爽

戴维·艾伦一到德鲁·凯里的办公室，就一如既往地从收集材料开始。材料是个含义很广的词语。根据《搞定：无压工作的艺术》的定义，材料指“任何不该出现却出现在你的心理世界或物理世界、你尚未决定其最佳归宿或下步行动的东西”。或者，根据凯里的定义，材料就是办公室里的所有杂物。

然后进入GTD系统的第二阶段——加工材料，决定每份材料是做完、委派、丢弃还是搁置。如果一份材料不具备实施价值，就可以扔掉或者放在文件夹里收起来留待日后参考。如果一份材料与某个项目有关——比如凯里准备主持的一个为非洲南部反人种断绝运动首脑之一的图图大主教（Archbishop Desmond Tutu）授予勋章的慈善晚宴，那么这份材料就应该与该项目所需的其他材料归置在一起，放在项目清单上，或者放进电脑的文件夹里，或者放在文件柜里。把所有文件、所有未回复的邮件、电脑或大脑里未完成的任务都过一遍后，凯里确认出几十个私事项目和公务项目——这个情况很典型。艾伦的客户通常有30到100个项目，每个项目至少包括两个任务，把所有这些都清理、分类、加工完往往需要一两个整天。凯里确认了项目后，还必须为每个项目确定具体的下步行动。就慈善晚宴而言，就是下一步要做什么。凯里在办公室整理那些材料时，艾伦全天候陪着。

“他真诚地坐在那儿，看着我处理邮件，”凯里说，“每当我卡住了，他就问‘怎么啦’。我告诉他后，他就告诉我怎样做，而我就照他说的做。在这方面，他非常果断。只有很少几次，他说：‘可以这样做，也可以那样做。你准备怎么做？’”艾伦教他为电话和邮件分别建立文件夹，教他把模糊项目放进“某天/或许”（Someday/Maybe）文件夹，还教他遵循两分钟原则：如果一件事情所花时间不到两分钟，就不要放在清单上，而是立即删掉。

“以前，看到一堆文件，我会不知道里面到底是什么，只会说，哦，上帝，”凯里说，“到达零态（用GTD的话说，就是工作栏里什么都没有，没有电话留言、没有电子邮件、没有文件）的那天，我觉得肩上的担子轻了。我不再开小差，而是心无旁骛地思考。那感觉真是清爽。”

凯里说，从那天开始，在艾伦每月一次到访的帮助下，他总是相当接近零态。他有时会波动，如果他出差过一段时间，那么材料就会堆起来，但是他至少知道材料里面有什么，而且觉得自己会搞定。他可以一身轻松地看书或参加瑜伽班。没有琐事的牵绊，他可以把注意力集中在重要材料上，像写喜剧。“电话不断闪烁，信件邮件一大堆，这种状态下，你是无法专心写剧本的，”凯里说，“你不一定能写出最好的东西，但是，知道其他材料已经安排好了，你就能专心写作，且更具创造力。”从根本上说，那就是GTD的卖点，不论是针对白领还是针对其他人。那就是喜剧演员、艺术家和摇滚音乐家大力赞扬艾伦的清单和文件夹的原因。

“不管你是想整理花园、照相还是写书，”艾伦说，“如果你能乱得有创意，那么你一定处于最佳工作状态。但是，若想思如泉涌，首先要有个干净的工作台。一次一件事，你完全能够应付。一次两件事，你就捉襟见肘。你也许想寻求信仰的慰藉，但是如果你家里的猫粮快没了，那么你最好先制订一个购买猫粮的计划。否则猫粮就会牵扯你的大部分注意力，让你无法依信仰。”

但是，为什么把猫粮放在清单上如此之难？为什么即使每天花了2万美元让艾伦坐在旁边看着，艾伦的客户仍然找借口回避办公桌上的材料？他有时必须去厕所里抓住他们，把他们拽回办公室。看到这么多 客 户 为 琐 碎 决 定 和 下 一 步 行 动 而 苦 恼 ， 艾 伦 开 始 理 解 为 什么“decide”（决定）与“homicide”（自杀）有着相同的词根——拉丁词语“caedere”，意思是“切割”或者“杀死”。

“当我们想决定如何处理材料，或者当我们决定看什么电影时，”艾伦说，“我们并没有对自己说，‘看看所有这些酷酷的选择’。

那句话隐含着一个强大的信息，‘如果我决定看那部电影，我就要排除其他所有电影’。你可以一直假装知道你要做什么正确的事情，但是一旦你面临选择，你就必须处理大脑里的这个开放环路：你错了，你对了，你错了，你对了。每次作选择，你就步入了存在的虚无。”

照说，存在虚无并不是心理学家非常容易在实验室观察到的东西。但是，在那个虚无里待了足够长的时间，人们就会有比较容易测评的表现——人们可能表现得像艾略特·斯皮策（Eliot Spitzer）一样。

我们下章就说说艾略特·斯皮策的故事。

① 《穷查理年鉴》，又叫《可怜查理的日记》，是由美国建国先贤本杰明·富兰克林借可怜查理之名写下的一部旷世杰作，是一部箴言集，因为都是写在日历本上，所以叫做历书、年鉴。——编者注