练习1A 找出结构
清晰的写作，观点多半能形成金字塔结构未采用金字塔结构的文章，传达的信息通常会比较模糊。下面几个例子可以说明这一点：
练习1A-1：电话信息
练习1A-2：零售价调查备忘录
练习1A-3：电子档案管理的分析报告请仔细阅读每个例子并注意其中的金字塔结构，你可以看到文字如何与结构互为呼应。每个例子都包括未经修改的原文和根据金字塔结构调整后的文章，比较一下，你会发现重写后的文章比原文更容易理解。
同时你也会清楚地发现，如果陈述论点时简洁一些，读者和作者都更易于把握文章的金字塔结构。当你开始构建自己的金字塔结构时，这项技巧会很有用。
练习1A-1：
观察金字塔结构如何更清楚地传递信息。
电话信息
原文
约翰·科林斯来电话说他不能参加下午3点的会议了。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10:30以前不行。唐·克利福德的秘书说，唐·克利福德明天晚些时候才能从法兰克福赶回来。
但会议室明天已经有人预订了，星期四可以预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较适合。您看行吗？
修正后
原定今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样对科林斯和约翰逊都比较方便，克利福德也能参加，并且本周只有这一天还可以预订会议室。
练习1A-2：
观察金字塔的结构是如何显示出更清楚的讯息的。
零售价调查备忘录
原文
收件人： 日期：
发件人： 主题：零售价调查
在4月23日的信件中，我们提出两点改进石油零售价调查的意见。
除了这些想法之外，我们还建议重估最新被调查的店家数。目前我们调查的多是自助式管理的店铺（包括加油站、杂货店等），这些调查结果会影响市场的实际价格。在我们调查的705家Arc加油站中，只有243家（比例为34%）店被归类为“A”级或是长期绩优店。这些店都销售兴旺，而这里的竞争也最激烈，因此我们认为这34%的店并不能反映市场的实际价格。事实上，我们建议只考虑“A”级店铺。显然，如果我们修改被调查的Arc加油站，我们也必须修改竞争对手的店铺数据，并使之有可比性。
最后，我们建议将计划中自助店的比例由50%改为70%，如此比较符合目前的市场现状。
零售价调查的重要性日益显著，因此我们必须采取行动，以确保所调查的资料能真实反映市场的现状。
感谢你的协助。
修正后
收件人： 日期：
发件人： 主题：零售价调查
诚如你所知道的，零售价调查的重要性日益显著，使得我们必须确保所调查的数据能真正反映市场的现状。为了达到这个目的，我们建议重估最新被调查的店家数，以便确定调查的数据能真实反映市场的状况。具体做法如下：
1. 只调查“A”级店铺。目前我们调查的多是自助式管理的店铺（包括加油站、杂货店等），而这样的做法有可能扭曲市场价格。在我们所调查的705家Arc加油站中，只有243家（比例为34%）被归类为“A”级店铺（即长期绩优店铺）。这些店铺有很好的销售额，而竞争也最激烈。若只调查34%的店铺，将使得我们无法了解在主要市场中我们实际的价格情况。
2. 修改竞争对手的店铺数据。很明显，如果我们修改调查的店铺，也要同时修改竞争对手的店铺数据，使之有可比性。
3. 改变自助店的比例。将计划中自助店的比例由50%改为70%，这个数字比较符合现状。
感谢你的协助。
练习1A-3：
观察金字塔结构如何更清楚地传递思想。
电子档案管理的分析报告
原文
电子档案管理
尽管使用电子文件更高效，但是在实际操作和成本效益上仍存在一些问题。采用电子档案管理的问题有：
1. 公司方面
a. 公司无法承担保管文件（信息）的责任。
b. 系统的档案分享需要配合调整员工的工作方式。
c. 公司并未考虑处理文件产生的费用。
d. 电子档案管理属于公司运营范围，不只是工作的自动化。
2. 信息索引的需求
a. 索引标准很关键——“新的功能”。
b. 索引不能只是一个附加功能，而与文件的生成或接收无关。
c. 对索引/检索的内容分析有很大需求。
3. 技术
a. 不能满足每个员工的使用需求。
b. 个人使用档案时存在潜在风险。
4. 效益
a. 成本绩效和功能不能满足实际的需求。
b. 企业没有急迫的需求，而且电子档案管理也会产生许多支出。
c. 决策者认为目前的档案管理不存在问题。
修正后
电子档案管理
企业近期并不适合采用电子档案管理。
1. 决策者认为目前在档案管理方面不存在问题。
他们没有意识到档案管理实际的成本支出。
因为公司内部的既有制度，他们没注意到这个问题。
2. 可用的管理系统价格昂贵，而且效果并不明显。
3. 使用电子档案管理系统将需要员工改变工作方式，且会产生高额成本。
员工不愿改变原有的档案管理方式。
员工不愿分享档案。
员工不愿检索档案。
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