第二节 时间管理的具体方法
根据电话销售人员工作的特性与使用时间的方式,大家可以从以下方面做好时间管理。
一、先定出工作目标管理大师德鲁克曾经说过:“做任何事情之前,你首先要考虑做正确的事情,然后再去考虑如何正确做事,前者是方向,后者是方法,方向比方法更加重要!”也就是说,要做好时间管理,电话销售人员首先必须要清楚自己的工作目标是什么。如果连工作目标都不清楚,又怎么谈得上去达成目标、提升工作效率呢?
工作目标就是电话销售人员的工作方向,就像打靶训练一样,你只有先知道靶心在哪里,才能够命中它。
当然,作为一名电话销售人员,我们的现实工作目标就是销售目标,这是电话销售人员工作目标设定的核心。
电话销售人员在设定目标时,需要符合一些基本原则。
首先,目标必须清晰,最好可以用数字来衡量。电话销售原本就是一种概率性游戏,电话销售人员可能需要打100通陌生电话才能够找到10个潜在有效客户,而在这10个潜在有效客户中可能最终只有一个人能与你达成销售协议。
在每个月、每个星期、每天都要给自己设定明确的工作目标,然后根据自己成交的概率,看看为了达成今天的销售目标,今天应该打多少通开发电话。今天的工作目标完成了,明后天的工作目标同样完成了,五天下来,这个星期的销售工作目标自然也就完成了。一个又一个星期的目标完成了,这个月的目标自然也就完成了。
其次,目标的设定需要有明确的时间期限。
没有期限的工作目标,只能算是一种空想,永远没有实现的那一天。期限可以增加你的紧迫感,使你加倍努力工作,否则你就有可能无限期拖延下去。
最后,目标的设定需要具有一定的挑战性。
最好的销售目标就是你跳起来之后可以够得到的数字,既不脱离实际,又能够激发你往上冲的斗志。
二、做好明确的工作计划问你一个非常古老的问题:“怎样才能够吃掉一头大象?”当然,最好的答案就是一口一口地吃。
设定具有一定挑战性的销售目标当然很重要,但有时候列出明确的计划更加重要,因为目标通常会定得比较宏大,而且是一个星期或者一个月的数字,看起来有些遥不可及。目标就像一段长跑,计划就是将这段长跑分解成一小段一小段的短跑,你只需要每次跑到相对应的地点,到最后自然就可以到达目的地。
也就是说,计划是对目标的一种分解,从而降低实现目标的难度。
做计划其实很简单,只需要一张纸和一支笔,每天晚上花5~10分钟的时间,就可以减少许多漫无目的的无效工作,使你至少每天节约1 ~2个小时。
有人说“一日之际不是在于晨,而是在于昨夜”,说的就是这个意思。在前一天晚上你就应该将第二天要做的事情列出来,第二天早上将做好的工作安排清单放在办公桌上最显眼的位置,照着清单做就可以了。这样既可以节省时间,也有了工作方向,做起事情来才不会手忙脚乱。
三、分出轻重缓急在你所列出的工作清单上,并不是每一件事情都应该同样的对待,而是需要对其贴出不同的处理标签。
按照重要性和紧急程度的不同,所有的事情都可以分为以下四种。
(1)A类事情,就是那种很重要又很紧急的事情,是你必须尽快处理的工作。比如你约好明天早上给客户回电话,在清单上就应该将其列为最优先处理的A类事情级别。
(2)B类事情,就是那种重要但是不紧急的事情。如电话销售人员每天需要打的陌生开发电话,也属于优先处理的级别,在A类事情处理完之后,就需要马上处理这个级别的事情。
(3)C类事情,就是那种看似很紧急,但又不是很重要的事情。比如给客户发传真或者电子邮件,如果是等客户签约的合同,那当然能够多快速就多快速;但是如果这份传真或者电子邮件并不是客户需要马上看到的重要文件,则可以让销售助理处理或者等有时间一起发送。
(4)D类事情,就是那种既不重要也不紧急的事情,如书写工作日志、给客户资料整理归档等,应当完全放在空闲时间去处理。
以上四类事情划分的原则,就是按照循序渐进的方式进行处理,并且记得在前一天书写工作计划的时候,就给事情加上具体分类的标注或者用荧光笔注明,第二天照着做就可以了。
四、清楚不同时间段的价值在正常的工作时间内,电话销售人员的法定工作时间为上午九点到十二点,下午一点到五点半,这个时间段也正好和客户的工作时间段完全吻合。但是在这个时间段里,仍然可以分出各种小的时间段,而其中每个小的时间段的价值又是完全不同的。
上午九点到九点半因为客户刚刚到办公室,可能有的公司高层或者老板还没有到,而且这个时候客户开会的可能性最高,所以在这个时候打开发电话被拒绝的概率非常高,因此打回访电话会比较合适,反正客户已经很熟悉你这个人了。
即使是必须打陌生开发电话,也应该尽量打低价值的客户,因为即使损失,损失也会比较小。
上午九点半到十一点半是电话销售人员全天工作的黄金时间。在这个时段内客户该开会的也差不多开完了、迟到的也应该到公司了。电话销售人员此时要做的事情就是全力以赴拨打外呼电话,抓住每一分每一秒的时间。
上午十一点半到中午十二点,由于接近中午吃饭时间,其相对价值就比前个时间段价值低,其中一个原因就是快到吃饭的时候了,客户无心恋战,尤其是机关团体事业单位客户,根本没有心思和你谈太多,因此仍然是以拨打低潜在价值客户为好。
中午十二点到下午一点是正常中午吃饭、休息的时间,打销售电话比较不合时宜,因此最好的处理方式就是自己吃完饭之后,处理一些发传真或者发送邮件的事情。
下午一点到两点同上午九点到九点半的时间段价值类似,这个时候很多客户吃饭还没有回来,再说像电话销售人员这么努力的人也不会很多。通常这时候我会尽量去做一些准备工作,比如想办法通过前台了解到关键联系人的姓名、电话等。
下午两点到四点半是全天的第二个黄金销售时间段。这个时间段除了拨打电话之外,想不到还有什么比这个更重要的事情了,这是高价值的时间段。
下午四点半到五点同中午吃饭前的那个时间段一样,可以处理同样的事情。
下午五点到六点,仍然可以拨打一些电话,不过多数时间用来发传真、邮件等附属工作,或者要准备夕会了。
晚上回家后的时间看似为休息时间,其实这正是一般电话销售人员和优秀电话销售人员业绩有很大差别的。有句话不是说“笨鸟先飞”么,其实不管你是不是笨鸟,都应该要先飞。晚上的时间应该用来整理工作日志、写计划、搜索客户资料、准备明天的沟通话题等,告诉大家一个小秘密,我之所以每次打电话给客户都能够找到话题,关键就在于我每天晚上都做了很多准备工作,已经给每个客户准备了第二天开场的主题。
除了知道自己每天工作的时间段价值之外,我们还要清楚给客户什么时间打电话比较好,要注意打电话的时间,最好在客户可能比较方便的时候给他打。比如,如果是打给证券公司的客户,就不要在开盘的时候打,因为那时候客户正忙得要命;如果是打给医生则下午比较好,因为上午看病的人会比较多;如果是打给会计师则不要在月首月尾的时候,因为那时候会计师要盘点和算账,会比较忙;公司高层通常周一上午开会的比较多,没有时间接听电话;至于公务员,由于时间比较清闲,千万不要在快下班的时候打电话,此时他已经毫无心思。总之,根据不同的行业,你可以总结出一些共同的规律,来选择打电话的大概时间段。
五、将客户资料分类归档管理在我到各家企业去做调研的时候,经常会看到这样一种情形:许多电话销售人员在打电话的时候,根本没有对手头上的客户资料做好分类归档管理,完全机械地顺着电话号码一个一个拨打下去。
有一次,我问一位电话销售人员“你手头上的客户资料是从哪里来的”,他很坦诚地告诉我是前一天晚上在网上搜索出来的,然后制作成文档,再打印出来。但是这里有一个很大的问题,就是前面的一个客户可能是互联网行业的,后面的一个客户又可能是培训行业的,再后面的一个客户则又是家用电器行业的,每通电话都在和不同行业的客户沟通,任你有三头六臂,只怕也很难抓住每个行业客户的兴趣点。
如果可能,尽量使用专业的客户管理软件进行客户资料的管理。如果实在没有条件,用Excel表格管理也行。Excel的功能很强大,大家一定要学会利用这个工具。
在客户资料归档的过程中,电话销售人员还需要按照每个客户可能带来的潜在收益分出不同的等级。在销售的理念里有个著名的二八定律,就是20%的客户创造了80%的业绩,而80%的客户却仅仅创造了20%的业绩,说的就是这个道理。
客户并没有高低贵贱之分,如果已经通话,就应该对客户一视同仁。但是客户却有等级之分,不是每位客户都能带来同样的价值。
如果电话销售人员不注意将客户分出等级,就会错误地将高价值销售时间用在低价值客户身上,那么就算你花了大部分时间来打电话,却只能带来很小的回报。掌控关键的少数大客户,可以用最少的时间获得最大的回报。
六、对干扰说“不”
我们身边确实有许多这样的好人——这个人请他帮个忙,他放下手中的电话过去帮忙;那个人又请他帮个忙,他又放下手中的事情去帮忙。
结果,自己的大好销售时间就这样慢慢流失掉了。
乐于帮助别人当然是美德,需要大力提倡。
但是真正的美德是建立在首先考虑公司利益的基础上的,也就是说,你应该首先将公司安排给你的销售任务完成,然后再去做其他事情。
有时候电话销售人员遇到一些很有意思的客户,免不了想和周围的人分享一下。你一不小心就加入了这个讨论圈。这下子就花去了一二十分钟的大好时光,要命的是还打断了你的销售思路。说不定你们谈的这个话题是这个客户如何粗鲁、如何说自己的产品质量低劣,于是你的心情还会因为这个讨论大受影响,结果使你的状态跌到低谷,于是你还需要花时间找回刚才的状态,真是赔了夫人又折兵。
时间管理就像种庄稼一样,电话销售人员只有保卫好自己的时间领土,才有可能在上面种出庄稼。敢于向干扰说“不”,集中精力做好本分的销售工作,才是头等大事。
我在做电话销售的时候,如果是在黄金时间段(如上午九点半到十二点、下午两点到五点),我身边的人都知道这个时候不要打扰我,因为我早就和他们说过。如果你是一位公司的管理者,不妨将这个原则定为公司的一项规章制度,不允许在这个通话时间段打扰他人。有了这个规章制度,也可以给予那些想要拒绝却又不好拒绝他人打扰的人一条好的理由。
七、学会授权与使用工具在合理范围内利用公司的资源,通过授权让其他人帮你完成一些事情,也是节约时间的好方法。
比较规范的电话销售团队,通常都会有专门的销售助理,负责发传真或者发邮件这样的工作。既然公司花钱为大家配了助理,就应该充分利用这种资源,自己集中精力做重要的客户开发工作,将花费时间较多且技术含量低的工作交给销售助理处理。
还有一些事情其实是可以通过使用工具来实现节约时间的目的的。比如你现在仍然在使用传统的网络方式寻找客户资料,那么在没有使用其他更好的方式之前,使用专门的客户资料搜集软件,只需要输入几个关键词,软件就会自动帮你收集资料,并且分门别类排列好顺序,又何必要自己花费那么多的时间与精力呢(如果能按照本书给大家分享的寻找客户资料方法,效果会更佳)。
八、清理自己的办公桌在公司里,很多人的桌面管理一团糟。在桌面上有一大堆物品,又没有一个具体的分类方法,每天找资料就要花去很多时间,找不到东西还会让自己的心情变得烦躁。
从现在开始就好好清理你的桌面,只保留和电话销售有关的资料。如果需要随手拿到的重要资料比较多,可以使用垂直的多层公文架,这样可以用最小的空间放置最多的物品,同时在每层公文格上用彩色的分类标签来进行管理,如红色代表什么、黄色又代表什么。这样,你只要看到颜色就知道是什么资料、应该按照什么优先顺序处理了。
抽屉的管理也是一门学问。如果你现在就在办公室,打开你的抽屉看看,是不是又是一团糟,按照刚才我们所说的方式好好整理。记得自己现在定下哪一层抽屉是放哪种资料之后,以后都要按照这种分类来安排,这样即使你闭着眼睛也可以随手拿到自己想要的资料。
要判断自己的办公桌管理做得好不好,有个简单的评判标准,就是让你一个同事到你办公桌上寻找夹在某个公文夹中的一张文件纸。如果他按照你的提示能够很快找到,就是有序的办公桌管理。
九、绝不拖延,马上行动拖延指的是你现在应该去做某件事情而却没有去做,你觉得等到将来的某个时间再做会比今天就做要来得痛快,所以你选择心安理得地不断拖延下去。
问题是,你这样不断地拖延下去能够解决问题吗?答案显然是不能。相反,拖延只会让问题越来越严重,你要做的紧急事情越来越多,你的生命活得越来越累,每天都有无数的事情赶着你去做,你成了时间的奴隶,而不再是时间的主人。
在我所认识的电话销售人员当中,还没有发现有哪一位优秀的电话销售人员是比较喜欢拖拖拉拉的,他们总是马上行动、雷厉风行。
只有养成马上行动、做事绝不拖延的习惯,才能真正提升时间管理的效率,这是最基本、最重要的一点。
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