两条组织结构的原则
为了满足这些要求,组织结构必须采取以下原则之一:
企业必须依照联邦分权制的原则,尽可能整合所有的活动,将企业活动组织成自主管理的产品事业,拥有自己的市场和产品,同时也自负盈亏。不可能采用这种原则的组织,则必须采取职能分权制的原则,设立整合的单位,为企业流程中最主要的阶段,负起最大的责任。
联邦分权制和职能分权制这两个原则其实是互补而非相互竞争的。几乎所有的企业都必须采用这两种原则。其中,联邦分权制的原则最有效,也最具生产力。但是这个原则在真正的小公司里却派不上用场,因为整个公司就是一个“自主管理的产品事业”。联邦分权制原则也不适用于大企业中的内部管理组织,例如铁路事业的性质和流程就排除了联邦分权制原则的可行性。事实上,每个企业都有一个关键点,低于这一点,联邦分权制原则就不再适用,不可能组织起自主管理的产品事业。
因此,联邦分权制原则虽然有其优势,却也有其限制。
职能分权制原则适用于所有的管理组织,却是大中型企业的次要选择。所有的企业几乎迟早都会采用这个原则,但是越晚开始采用,组织就越强韧。
过去几年来,无论联邦分权制或职能分权制的经营模式在美国企业界都十分风行,几乎成为家喻户晓的名词。实施分权制经营的历史其实至少要回溯到20世纪20年代,在1929年以前,杜邦、通用汽车、西尔斯和通用电气公司都已经开始发展分权制组织。
然而组织理论一直忽略了这个趋势。就我所知,我在1946年发表的有关通用汽车公司的研究,(Under the title Concept of the Corporation (New York:John Day,1946).)是管理界第一次将分权制经营当成独特的组织原则来研究。
组织理论跟不上潮流的原因在于,传统组织理论是从企业内部职能着手,而不是从企业的目标和要求着手;把职能看成理所当然,眼中所看到的企业只是一堆职能的积聚。
传统理论仍然将职能定义为相关技能的组合,而且认为技能的相似性是职能主义的精髓和主要优点。然而当我们检视组织良好的职能性单位时,却找不到这类“技能群组”。举例来说,典型的销售部门包括销售活动、市场研究、定价、市场发展、顾客服务、广告和促销、产品发展,通常甚至还包括负责和政府部门及同业公会维持良好关系等职能。生产部门涵盖的范围也同样广泛。我们简直无法想像还有什么比这类“职能性”组织需要更多样的技巧、能力和特质,即使是整个企业所涵盖的多样性也不过如此。如果真的像书上所说,职能主义其实是通过技能之间的关联而形成的组织,那么典型的销售和制造部门就变得荒谬绝顶。但是职能主义之所以行得通──甚至比根据相似技能组织起来的单位成效更佳──是因为这类组织聚合了某个明确工作阶段所需的所有特殊活动。因此他们要求的技能和特质互不相同其实毫无关系,重要的是他们组合了达到绩效所需的各种活动。
事实上,教科书所认定的职能主义只反映了五六十年前的生产管理方式,现在已经完全落伍了。当时工厂的组织方式通常是把所有同类型机器放在一起:螺旋机全都放在工厂的一个角落,钻孔器占据另一个角落,刨床则放在第三个角落。但是后来我们了解到,有效的生产组织第一个原则就是宁可让机器迁就工作,而不要让工作迁就机器。应该根据工作的内在逻辑来安排工作流程,即使需要多买几部机器,都比把材料运来运去经济很多。同样,我们必须配合工作来安排特殊活动,绝不要配合特殊活动来安排工作,因为传递信息和想法的成本远比运送材料还高得多,而且通常更难掌握。
因此,把重心放在由相关技能组成的职能性组织是对合理的职能性组织(也就是通过流程阶段来组织)的一大误解。由同类技能组成的典型部门──例如会计部门、工程部门,通常表现并不理想,就是明证。会计部门老是和组织中其他部门起冲突,而典型的工程部门也总是难以设定目标和衡量绩效。这两种情况都绝非偶然。
典型的会计部门至少包含三个不同的职能,把它们纳入同一个部门纯粹是因为几种职能都会用到相同的基本数据,同时也都需要加加减减的计算能力。会计的职能包括提供管理者充足的信息,加强其他部门自我控制的能力。会计部门也具备了财务和税务职能,以及记录和保管的职能。通常还要加上第四项职能──为政府簿记的职能,也就是在员工薪资中扣除所得税、保险费及处理数不清的报表等。即使是这几种职能背后的理论和观念也都不太一样,想要把适合某个职能的观念(例如财务会计)移植到别的职能上(例如管理信息),不但在会计部门中争议不断,而且也会造成会计师和其他部门主管之间频繁的冲突。
同样,典型的工程部门要进行长期基础研究、产品设计、应用工程、服务工程、工具设计、工厂工程,以及维修工程、建筑工程等后勤支援工作。有的专业必须靠创新,有的则需要营销技巧,有的需要和制造结合,有的则和维修固定资产有关,换句话说,和财务有关。这些任务惟一的共同点在于所使用的基本工具──甚至连需要的技能都不太一样。纯粹因为其中都包含了“工程”这两个字,把这些职能全都纳入同一个部门,结果就造成了无法管理的大杂烩。没有人能定出合理的绩效标准,也不知道公司对他有什么期望,甚至不知道他应该满足哪些人的期望。
今天有些大公司开始重新思考工程组织,根据需完成工作的内在逻辑来安排工程工作,而不是根据需要的工具来安排。
有的公司也开始根据工作逻辑来区分传统会计职能,而不是根据个人的技能和限制,将会计工作分类。改变的脚步越快,企业组织就能运作得越好。
本书评论