老付教新招
二、如果你是一位“便利贴先生”
小强见老付不说话，便继续说道：“其实说起来，最适合我的还是收集篮，用起来相当顺手，总是能在不打扰我当前工作思路的前提下，迅速收集到各种信息。”
这时，老付开口了：“你也不能光收集，不处理啊，否则就是我前面说的‘收藏家’了。其实我注意过你以前工作时候的样子，一到你的办公间，好家伙，黄的、红的便利贴满工作间都是，给我的感觉就像是贴着一打账单似的。试想一下，你每次工作之余抬起疲劳的双眼一看，天哪，那么多的‘黄灯’、‘红灯’，它们仿佛是拿着鞭子的奴隶主，边抽你边呵斥着：‘快点，快点，你还欠很多人的债没还呢！’唉，真是欲生不能、欲死不行啊。在这样的环境下，你能出色地完成工作吗？你能保持良好的心态吗？
“我一直认为，所谓的时间管理、所谓的高效工作、所谓的无压工作，并不是要让你在单位时间内完成比以前更多的事情，而是能让你把握住重点，保持平和的心态。要知道，工作只是谋求更好生活的一种途径而已，千万不要本末倒置。其实在我们的身边有很多像你这样的‘便利贴先生’，他们对待工作都有着同样的特点：
1. 喜欢把任务随手写在便利贴上。这是一个非常不好的习惯，和你随地乱扔纸屑是一个道理。这样的人对工作缺乏组织。比如我让你完成一份计划书，你随手抓起一张纸“刷刷”两笔写在上面，然后继续埋头做你手头的工作。过一会儿，别人请你把上个月的销售记录通过E-mail发过去，你又随手抓起一张纸刷刷两笔写在上面，仍然埋头工作。当手头的工作结束时你就会很茫然，心里想，刚才好像有人要我写一份销售记录？
我清楚地记得写在了一张纸上，可是那张纸在哪呢？算了，等想起来了再说。你看，你不仅仅拖延了两项工作任务，而且等到月底的时候还要承担拖延造成的压力。本来是两件重要但是不紧急或者紧急但是不重要的事情，结果在你这里就升级成了重要而且紧急的事情，拖延和压力就是这样产生的。
2. 对自己的要求仅仅是完成工作。这是一种典型的‘便利贴’心态。我前面提到过‘工作只是谋求更好生活的一种途径’，你需要注意‘更好’这两个字。所谓逆水行舟，不进则退，如果我们仅仅把工作当成‘便利贴’，完成一项任务后一揉、一扔，然后上网聊天，那你自己最终的命运也只能是被别人一揉、一扔。我们应该周期性地回顾那些重要的任务，总结自己的得失，看看下一次能不能做得更好，这才是一个健康、积极的心态。
3. 对所有的事情来者不拒。如果你是‘工作机器’的心态，那就很难拒绝同事们的要求，他们会越来越喜欢将一些枯燥、单调、没有技术含量的任务交给你去做，而自己去完成那些有挑战性的事情。你这时也觉得无所谓，反正就是上班、工作、下班嘛，至于完成的是什么工作，管他呢。就这样，在同样一个公司里，你很快沦落到干力气活的境地，而别人则每天都在挑战自己。更可怕的是，你的上级主管很快会发现你是一个可有可无的可怜虫，随时准备对着你的屁股踢上一脚。”
“听你这么一说，真够残酷的！可我自己又确实有点像你说的‘便利贴先生’……”小强挠着头，难为情地说。
“如果你是一位‘便利贴先生’，那么我可以给你一个建议吗？”
“老付，快啦，有什么建议说吧，我很想听听。”
筷子式清单：大处着眼，小处着手
“其实你前面对自己的分析非常透彻，‘3+1’清单系统可能的确不适合你。我想说的是，每个人都可能有属于自己的清单系统，我也只能根据我对你的了解，对你提出一些建议，这些建议必须要你在实践中进行检验和优化，才能成为真正属于你的东西。因此，在学习包括时间管理在内的所有知识和技巧时，一定不要忘了去实践。你不实践，那些知识还是属于别人；你去实践了，那些知识就属于你。不要被网上和图书馆里各种各样的理论蒙住了眼睛，更不要因为崇拜作者或追赶时髦而去读书和学习。记住，实践是检验真理的唯一标准。”
“好啦，老付，你就别绕弯子了，到底是什么建议，快说啊！”小强已经等不及了。
“我强烈建议你使用‘筷子式清单’。这是我以前刚到公司时用过的清单系统，那时候它用起来很方便，现在我推荐给你使用，希望它同样适合你。”老付说着，在纸上随意地画了两条直线。
“对了，当初我们聊到‘衣柜整理法’的时候不是提到了很多类型的清单吗？还记得吧？”
“当然记得，‘将来某时/也许’、‘待办事项’、‘项目’，等等。”小强说。
“OK，很好。不知道你发现没有，其实这三种清单的类型是相似的，它们都属于‘需要多个步骤才能完成的任务’，因此我们完全可以把它们揉合在一起使用。这特别适合于像你这样的‘任务执行者’。我们来看看什么是‘筷子式清单’吧。‘筷子式清单’由两根筷子组成：一根是‘任务清单’，”老付指着纸上的一根直线说，“另一根是‘下一步行动清单’。”老付又指向另一根直线说，“这两根筷子合在一起，才构成了我们的‘筷子式清单’，因为它们是不能合并也不能分开的。为什么这样说呢？你知道吗？”
“嗯——会不会是因为它们的高度不同？”小强回答。
“一语中的，呵呵。不过我们还是有必要把它们两个放在一起进行详细的比较。
“任务清单：
1. 它帮助我们‘做正确的事’，你可以想象一下你每天工作的时候都是一位大将军，你的士兵就是你的时间和精力，当你利用它们攻城拔寨的同时需要考虑，哪些地方是咽喉要地？要先进攻哪里然后再进攻哪里？什么时候应该进攻？什么时候应该防守？显然，任务清单能让我们从战略上总览全局。
2. 我们对它需要采取的行动是‘管理’，比如你有一个‘编写计划书’的任务，那么你需要做的是立即将它分解成若干可执行的步骤，然后考虑何时、何地去执行，在这期间，你还要对这些单个步骤进行添加、删除、修改。
3. 任务清单的内容主要来自收集篮的孵化，这可以参考我上次在咖啡馆给你画的‘衣柜整理法’的流程图。
4. 对于任务清单我一般是采用树形结构，这样有两个好处：第一，对于任务的分解可以做到一目了然；第二，符合大脑的思维逻辑，易于接受。对于这样的树形结构我一般都是使用专门的软件进行管理，因为在对任务的分解过程中，可能会随时增加、删除、修改，这些用电脑软件实现起来比较方便。
我推荐你使用Bonsai或者ListPro，两者的功能基本是相同的。
5. 任务清单的最末节是为下一步行动清单提供素材，比如前面五一假期旅游的例子，我最终会把所有可执行的单个步骤汇总起来，形成一张‘下一步行动清单’。
6. 必须要注意的是，千万不要忘了回顾你的任务清单。这是保证你行驶在正确轨道上的关键。
“下一步行动清单：
1.它帮助我们‘把事做正确’。刚刚我们当过了威风的大将军，现在要做兢兢业业的小卒了。接过大将军的命令之后，没什么好说的，带上我们的武器，穿上我们的盔甲，朝着大将军鞭子指的方向冲杀过去，想尽一切办法干掉眼前的敌人，一次冲锋不行就两次，两次不行就三次，直到大将军鸣金收兵。显然，下一步行动清单就是要我们专注地采取正确的行动。
2. 我们对它需要采取的行动是‘执行’。根据我自己的经验来说，通常是从长长的下一步行动清单里，挑选一个适合现在做的事情，然后尽力完成，就这么简单。比如，在开会之前有10分钟的空闲时间，于是我打开行动清单看看，哦，里面有5个需要电话联系的事情，刚好可以利用这10分钟的时间，将这5件事情一次搞定。我同样强烈建议你将能在一个场合中处理的事情，集中在一起处理，比如你可以将所有需要发E-mail的东西集中起来一次处理，也可以将所有需要向领导汇报的事情集中在一起，一次搞定。这样是最高效的选择。
3. 下一步行动清单的内容来自两个方面。一方面是任务清单，这个我们刚刚说过了，另一方面是收集篮，我们通常会收集到一些单个步骤的行动，比如‘登录邮箱接收来自小陈的邮件’。
4. 下一步行动清单一般采用列表的形式，我会将若干‘下一步行动’一条条写在清单上，然后完成一项后删除一项，这样的感觉很爽。
“我一般将所有的‘下一步行动’直接写在纸上，这样有利于随身携带和随时浏览，比如乘坐飞机时，我就可以把随身携带的下一步行动清单拿出来，看看有没有可以现在执行的；可能等我下飞机的时候，已经搞定了好几项任务。”
“讲得真不错！老付，你说的这些我都能理解，可是要行动起来就没那么容易了。你能陪我一起进行一次实战演练吗？”小强问。
“没问题。拿什么举例呢？还是用前面的‘五一旅游’吧。咱们来看看，比如，这个是咱们的收集篮。”老付一边说一边画起来。
收集篮
1. XXXXXXXXXXXXXXX
2. XXXXXXXX
3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
4. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
5. XXXXXXXX
6. 计划五一旅游
7. XXXXXXXXXXXXXXXXXX
8. XXXXXXXXXXX
“因为收集篮是要每天清空的，所以我一般都是拿一本比较容易撕掉的活页记事本当做收集篮，抬头写上日期，下面就可以写收集到的内容了。而且平时我比较注意收集咱们办公室打印时废弃的A4纸，把它们装订起来以后，也是一个不错的收集篮，呵呵。”
“怪不得，我们还都以为你是在收集我们浪费办公用品的证据，吓死人了！”小强说。
“呵呵，当然，一举两得嘛，尤其是你要注意哦，发现你浪费得比较多。”老付诡异地说。
“一定改正，一定改正，不仅如此，我还要和你‘抢生意’呢，以后咱办公室的废A4纸归我，怎么样？嘿嘿。”小强说。
“好啊，今天正式任命你为‘回收站站长’，呵呵。咱们还是言归正传吧。我会在自己有空的时候看看收集篮有没有可以孵化的项目，比如我在中午休息的时候扫了一眼收集篮，发现现在正是执行‘计划五一旅游’的好时候，于是我把它从‘收集篮’挪到‘任务清单’。首先，打开我在电脑上的‘任务清单’软件，比如说Bonsai。Bonsai是Natara公司出品的优秀软件之一，被设计为一个‘列大纲’的软件，也就是说它的特长是用树形结构列出你要做的事情，让你做事有条理，随时保持大脑的清醒。有桌面端和手机端，可以随时分解任务、记录想法、跟踪进度以及定时提醒，所以我一直使用Bonsai进行项目分解和日程安排。
任务清单
1. 本月需完成事务
1. 1 XXXXXXX
1. 2 XXXXX
1. 3 XXXXXXXXXX
2. 新产品销售策略
2. 1 XXXXX
2. 2 XXXXXXXXXXXXXXXX
2. 2. 1 XXXXXXXX
2. 3 XXXXXXXXXXXX
2. 4 XXXXXXXXXXXXXX
3. 五一旅游计划
4. XXXXXXXXXXXXXX
“你可以看到，里面已经有一些项目和任务，并且都是呈树形结构，Bonsai还支持将一个‘目录树’卷起或者展开，这些都让我浏览和回顾起来一目了然。我们把‘五一旅游计划’写进任务清单之后，就可以立即开始在任务清单上做任务分解了，这是使用电脑软件做任务清单的另一个优势。分解之后的任务清单看起来应该是这个样子。哦，对了，分解任务时别忘了我们以前说过的描述原则。”
任务清单
1. 本月需完成事务
1. 1 XXXXXXX
1. 2 XXXXX
1. 3 XXXXXXXXXX
2. 新产品销售策略
2. 1 XXXXX
2. 2 XXXXXXXXXXXXXXXX
2. 2. 1 XXXXXXXX
2. 3 XXXXXXXXXXXX
2. 4 XXXXXXXXXXXXXX
3. 五一旅游计划
3. 1 准备地图
3. 1. 1 周五下午在书店买本地图册
3. 2参考游记
3. 2. 1 在携程网上找游记
3. 2. 2 上Google搜索旅游攻略
3. 3 预订火车票
3. 3. 1 交给张某负责，周六下午3点询问结果
3. 4预订宾馆
3. 4. 1 在网上寻找目标宾馆并列成清单
3. 4. 2 周五上午10点开始电话联系，确定宾馆
3. 5 准备物品
3. 5. 1 准备吃的
3. 5. 2 准备喝的
3. 5. 3 准备用的
3. 5. 3. 1 准备相机
3. 5. 3. 2 准备信用卡
3. 6 成果
4. XXXXXXXXXXXXXX
5. XXXXXXX
“‘成果’部分，当然是留到旅游回来之后再填，填完之后整个项目就结束了，可以把它卷起来，这样就不会占地方了。如果你使用的也是Bonsai的话，可以在‘五一旅游计划’前‘√’上‘完成’标记。在此不得不提一下Bonsai的过滤器功能，它在我进行任务回顾的时候是非常实用的，Bonsai可以在建立任务时设置下面几种属性：
1. 状态：完成、未完成、进行中；
2. 类型：项目、任务；
3. 优先级别：高、中、低；
4. 关键字：选择指定的关键字；
5. 时间：开始时间、结束时间；
6. 情境：根据任务需要在什么环境中处理进行设置，如办公室、电话机、等车时……
“根据这些属性，可以建立各种各样的过滤器，比如：
1. 下周要做：开始时间是下周的任务，这周有空的时候就可以做做准备；
2. 今天要完成：结束日期是今天的所有任务，必须要在今天完成；
3. 所有项目：把所有项目列出来，方便进行回顾和深入思考；
4. 电话处理：列出所有情境是‘电话机’的任务，方便一次性搞定所有电话任务；
5. E-mail：需要E-mail处理的事情全部列出来……
“OK，谈起让人兴奋的东西就停不下来，呵呵，不好意思，绕远了。”
“没关系，没关系，这款软件我还没有用过，我一会儿就去下载一个试试。”小强赶紧刷刷几笔将这件事放在自己的收集篮里。
“试用之后别忘了支持正版，呵呵。OK，我们的计划分解做得差不多了，接下来拿出下一步行动清单。我的下一步行动清单是一个质量不错的小型多功能记事本。在这个记事本里可以存放名片，可以别一支笔，它的最大特点是在侧面有月份的标签，让我可以迅速地翻到某个月进行记录，这也是完全符合下一步行动清单的特点的。我们现在可以将‘五一旅游计划’的下一步行动挪到清单里。”
下一步行动清单
● XXXXXXXXXXXX
● XXXXXXX
● XXXXXXXXXXXXX
● XXXXXXXXXX
● XXXXXXXXXX
● XXXXXXX
● 周五下午在书店买本地图册
● 在携程网上找游记
● 是Google搜索旅游攻略
● 让张某预订火车票，周六下午3点询问结果● 在网上寻找目标宾馆并列成清单
● 周五上午10点开始电话联系，确定宾馆● 准备吃的
● 准备喝的
● 准备相机
● 准备信用卡
● XXXXXXXXXXX
● XXXXXXXX
“接下来，我们就可以通过执行‘下一步行动’去推动任务清单的运行。举个形象点的例子来说，下一步行动清单是一个小齿轮，任务清单就是一个大齿轮，它们紧紧地咬合在一起，小齿轮每转几圈就带动着大齿轮转一圈，就这样，小齿轮带动着大齿轮，大齿轮带动着整部车前进。”
“不过我还是不太懂该如何使用下一步行动清单啊。”小强耐心地等着老付说完之后问。
“OK，和你分享我的经验吧，我是这样使用它的：
1. 随身携带。我的任务清单一直在电脑里保存着，但是下一步行动清单一定是随身携带的。喏，也就是这个笔记本，上面有我所有可以立即去执行的‘下一步行动’。每当我闲下来，或者打算做些什么的时候，我会问自己‘接下来做什么？’然后习惯性地拿出下一步行动清单，挑选一个合适的事情立即去做。这样的方法让我提高了不少效率。比如在等车时，我会把下一步行动清单拿出来，发现上面有4个需要回复的电话，我就利用这5分钟的时间解决一件事情。真的不敢计算啊，以前浪费那么多5分钟、10分钟的零碎时间，如果把它们集合起来，我起码多出整整一个月的生命。
2. 扩展功能。我在使用下一步行动清单时，还有一些特殊的用法，索性一次和你分享了。
◎ 优先级别。在‘任务清单’里，不同任务的重要级别是不一样的，因此它们对应的‘下一步行动’我有时也会标上优先级别，不过也仅仅是有时。通常情况下，哪个任务是最重要的，我早已了然于心，所以在下一步行动清单上选择行动时我会优先选择最重要的‘下一步行动’。
◎ 情境。情境是一个非常重要的概念，它对应于我们平时的‘场合’，比如‘办公室’、‘计算机’、‘电话机’、‘会议’，等等。
简单说来，情境帮助我们将可以在同一个场合执行的行动汇集起来一起执行。这样至少有两个好处：第一，不用切换场合，避免注意力分散。你可以对比一下，先试试打一通电话，然后写会儿代码，然后再打一通电话，再写会儿代码。再试试一次打完所有的电话，然后一直在电脑前写代码，哪一种效率更高？或许当你一通电话回来后甚至忘了刚才代码写到哪了。第二，可以省掉很多重复动作，比如你要打4个电话，如果不利用情境的方法，至少要重复拿起、放下电话4次；如果你要写4封E-mail，至少要重复坐在电脑旁、打开电子邮箱、发送邮件4次。这样不仅浪费时间，还会干扰我门的思路。
◎ 头脑风暴。我一般要求自己对‘下一步行动’的描述做到言简意赅，基本上就用小时候学会的5W方法，即为什么？谁？什么时候？在哪？做什么？然后右边空下的那一大片地方就用来做‘头脑风暴’。我一有空就拿出下一步行动清单浏览一下，随时都会产生一些好的点子，比如‘周五下午在书店买本地图册’，浏览它的时候我突然想到老同学那里有个GPS，用它来做导航岂不是更好？于是我会把这一信息写在下一步行动清单上。如果你看过我的清单你就会发现，上面各种各样的符号、idea都有，可以说我随时保持‘在线’状态！
“就像我前面说过的，任何一种方法都要靠自己的实践去检验，适合我的方法不一定就适合你，但是至少值得你试一试。”
“谢谢你，老付，我一直觉得，要想提高自己，最有效的方法就是交流，交流可以让我们成长得更快，交流可以让我们少走弯路。”小强边在纸上记录边说。”
“前面一口气讲了那么多，咱们来整理一下思路吧，我向你推荐的‘筷子式清单’真的很实用，只需要三个步骤：
使用“筷子式清单”的三个步骤
⭕ 列出任务清单。按照我们曾经说过的流程图，把收集篮里的东西孵化成任务。
⭕ 对任务进行分解。把那些需要多个步骤才能完成的事情在任务清单上进行分解，并且找出‘下一步行动’。
⭕ 管理并执行‘下一步行动’。下一步行动清单最好随身携带，一有空的时候就浏览一下，利用好零碎的时间，推动整个任务向前进展。
“关于‘筷子式清单’就这么多了，呵呵，这非常适合一个项目执行者使用。”
如何定制你的清单系统
“嗯，这一点毋庸置疑。不过，老付，我还对一件事情非常好奇。”小强说。
“什么事？”
“‘筷子式清单’是你在刚进公司时使用的清单系统，对吧？”
“对，这个清单系统我用的时间最长，怎么啦？”老付有些不解。
“我很好奇你一共使用过多少种清单系统？你现在用的是什么清单系统？王总使用的是什么清单系统？还有，当我觉得现在的清单系统不适合我时，如何找到新的清单系统？呵呵，我的好奇心强了一些，别见怪。”
“这很正常，说明你求知欲很强。这些清单系统本身并不是需要保密的东西，事实上，知道这些清单系统的人不在少数，只是很少有人能发现它们的价值并认真去实践罢了。
“所谓‘道生一，一生二，二生三，三生万物’，清单系统的种类其实并不多，绝大多数的清单系统都是从几个基本类型衍生出来的，当你觉得现在的清单系统不适合你时，必然是因为你的环境发生了巨大的变化，比如你达成目标，当上了项目主管，或者说你换了新的工作等。听起来有点像‘生产力和生产关系’，是吧？其实道理是完全相同的，我们很容易就发觉，‘哦，现在这种清单系统已经不适合我了’，但是问题的难点在于‘我现在需要什么样的清单系统呢’？我也曾为此十分茫然，试图寻找一个方法，能像制作蛋糕那样设定好‘多大’、‘什么味儿’、‘上面写什么字’，就可以轻松定制出自己的清单系统。”
“不要告诉我你到现在还没有找到。”小强说。
“幸运的是，我找到了，呵呵。”老付将两手交叉放在脑后，享受着成功的乐趣。
“Yes！我比你还幸运，可以‘不劳而获’了，呵呵。”小强晃了晃拳头。
“我发现这种东西啊，没有几年的经验是无法提炼出来的。
几年前我想破了脑袋也找不到定制清单的方法，前不久，它却自己浮出水面了。当然，我的方法不一定正确，只是我自己经验的结晶，你刚好帮我完善完善。”
“别绕圈子了，赶紧说说吧，我这儿还等着呢。”
“简单地讲，我将清单归结成了几个基本类型：
清单的四种类型
⭕ ‘便利贴先生’。
⭕ ‘邮件狂人’。
⭕ ‘交际草’。
⭕ ‘掌柜的’。
“归结这几种类型的依据是：
1. 角色。角色是定制清单的一个最重要的因素，比如你的、我的和王总的清单系统绝对是有天壤之别的，但这并不是说谁的清单系统更高级或者说更强大，只能说明角色不同，适合他的清单类型也不相同。
2. 材料。这里的材料指的是放到收集篮里的材料，使用‘衣柜整理法’时间长了以后你会发现，平常自己收集的哪一类材料更多一些——E-mail？报表？还是别的什么？
3. 环境。你的清单系统是需要根据你的环境而变化的。比如你工作时80%的时间是在电脑前，显然你可以尝试一些数字清单；如果80%的时间在外面跑业务，显然数字清单就不适合你了。”
“这几种类型都挺有意思的，就像是在职场上成长的历程。
你看，开始是‘便利贴先生’，净干一些杂事；干的差不多了，就可以选择自己的发展方向了，不管是项目管理还是市场营销都是不错的选择；最后，当你‘修炼得道’的时候，就可以参与企业的决策了。看来，真的是在不同的位置就有不同的环境，在不同的环境就有不同的思维模式，有不同的思维模式就有不同的清单系统！”小强有些兴奋地说。
“对喽，就是这样，呵呵。不过有一点要搞清楚，这几种清单绝不是按照蓝领、白领、金领来分类的，而是根据角色、材料和环境，别把自己限制得太死了。”老付提醒小强。
“嗯，刚刚我已经对‘便利贴先生’的清单系统有了一个大致的了解，你能不能顺便讲讲其他三种类型的清单系统？”小强问。
“这个，还是算了吧，等你真正需要的时候也来得及。”老付看了看表，差不多到了吃饭时间了。
“别啊，再讲一个嘛。”在比自己大十来岁的老付面前，小强耍起了小孩脾气。别说，这招对老付还挺管用，他们继续聊了起来。
