接电话,别让铃响多于三声
打电话时,人们都习惯于在等待电话被接通前的时间里调整一下思绪,再次在心里重申此次去电的目的。电话被接通前的等待时间,往往被人们的惯性所设限,大多以电话铃响三声为限。电话铃三声之内接听,容易打乱等待者的思绪;而电话铃响过了三声还无人接听,等待者就会焦躁起来,不满情绪由此而生。因此,在电话铃响过三声之后才接起电话,就要做好面对来电者的怨气和不满的准备,给予对方合理的解释,并致以诚挚的歉意。这样才能扭转因接电话失礼而给对方留下的恶劣印象。
因此,电话铃一响,应尽快接听,而不要置若罔闻,或有意延误时间,让对方久等。拖延时间不仅失礼,还容易产生许多不必要的误会。
某家干洗店的新员工表示,经常有客户打电话询问衣服是否洗好。由于洗好的衣服上都有一个号码牌挂在外面,他就请这位客人稍等,然后放下听筒去外面查看。他只顾着自己赶紧找那号码牌,等找到以后去接电话,客人却早已等得不耐烦挂断了电话。
在遇到这种因找资料而需要对方等待的情况时,注意不要让对方久等,最好在15秒之内给出答复。如果不能及时寻找到资料,可请对方先挂机,等寻找到资料后再给对方去电话。无论遇到何种情况,让来电者在电话一旁长时间等待,都是一种极其失礼的行为,极容易导致对方的反感。
此外,在某些特殊情况下,人们实在难以遵循“响三声就接”的接听电话原则时,则应注意灵活处理。
某公司的经理在会议室接待一个客户时,突然秘书前来转告他有一个紧急电话,是公司老板为一件项目的失利大发雷霆。一听到这个,经理心中惊恐万分,也顾不得和客户解释,就急匆匆地离开会议室,前去接听电话。经过解释,老板才知道这原来是个误会,是某位下属不小心送错了材料所致。和公司老板通完电话,经理才想起客户还在会议室里,急匆匆赶到会议室,可惜客户早已经离开了,客户留给经理秘书一句话:“你们经理实在太忙了,我看这个合约的事情还是等以后再说吧!”
事后,不管这位经理如何解释,客户都没能原谅他的失礼,一笔生意就此泡汤了。
遇到这种接待客户和接听电话都要顾及的时候,不仅要分清主次,还要不失礼节。如果电话过于紧急而不得不接时,就需要向被接待的客户致以诚挚的歉意,在获得客户谅解的情况下再去接电话。或者是接起电话向来电者致歉,另约时间回电,再继续对客户的接待工作。
总之,电话铃声一旦响起,要立即放下手头的事,在铃响的第一时间段内,也就是电话铃响三声的时候,迅速接起电话;即使是离电话机很远也要赶紧过去接电话。
接听是否及时,不仅反映了一个人待人接物的真实态度,更代表了一个公司工作效率的高低,直接影响着来电客户对公司的印象。
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