准则 4 摒弃浮浅
2007 年夏天,软件公司 37signals(现在叫 basecamp)做了一个实验:将每周 5 天工作制缩短成 4 天。尽管工作日少了一天,但是员工似乎还可以完成相同的工作量,于是他们的这项改革变成了永久政策:每年 5~10月,37signals 的员工只需从周一工作到周四(售后服务除外,他们一周 7 天都要工作)。公司发起人之一贾森·弗里德(Jason Fried)在博文里风趣地说道:“在夏季,人们应该享受美好的天气。”
没多久,企业界人士就对此表示了不满。在弗里德宣布他的公司固定每周 4 天工作制的几个月后,记者塔拉·维斯(Tara Weiss)在《福布斯》杂志发表了一篇名为“为什么每周 4 天工作制不行”的评论文章。她用如下的策略总结了自己的问题:
在 4 天内完成 40 小时的工作量并不见得是一种有效的工作方法。许多人觉得 8 个小时已经够煎熬了;让他们多工作两个小时可能导致士气和生产效率下降。
弗里德迅速回应。在一篇名为“《福布斯》忽视了每周 4 天工作制的意义”的博文中,他首先对维斯的假设表示了赞同,4 天完成 40 小时的工作对于员工来说是十分有压力的。但是他解释道,这不是他所建议的工作方式。“一周 4 天工作制的意义在于做更少的工作。”他写道,“不是一天 10 小时的工作……是正常的一天 8 小时。”
这一开始可能令人疑惑。弗里德早先说过他的员工在4 天的时间里完成的工作量与 5 天的一样多。然而现在他却说员工工作的时间减少了。这两件事怎么可能同时为真呢?原来这种不同在于浮浅工作。弗里德说:
很少有人能做到一天工作 8 个小时。在充斥着各种会议、干扰、网页浏览、办公室政治和私人事务的一个普通工作日里,能够专心工作几个小时就已经很幸运了。
更少的正式工作时间有助于挤压出更高的效率。如果每个人都只有更少的时间完成任务,他们就会更加尊重时间。人会变得珍惜时间,而这是一件很好的事情。他们不会把时间花在无关紧要的事情上。如果拥有的时间变少,你就会更聪明地利用时间。
换句话说,37signals 工作时间的减少主要是集中在浮浅工作而不是深度工作。因为深度工作几乎没有减少,所以重要的事情仍能完成。结果证明那些原来看似十分紧急的浮浅工作其实是无关紧要的。
对该实验的一个很自然的反应就是如果 37signals 的实验更进一步将会发生什么。如果减掉浮浅工作的时间对于工作成果几乎没有影响,那么如果他们不仅仅是减掉浮浅工作,而是进一步用余下的时间进行深度工作,将会发生什么。所幸,这家公司不久之后就将这个更大胆的疑问付诸实践。
谷歌允许员工拿出 20% 的时间用于自己主导的项目,弗里德一直对这个政策很感兴趣。尽管他喜欢这个主意,但是他感觉从每一个忙碌的一周中都抽出一天,不利于产生真正突破的连续深度工作。“对于从 5 周中拿出 5天,我更倾向于集中拿出 5 天,”他解释道,“我们的理论是,人们通过长时间不被打断的工作可以创造更好的成果。”
为了测试这个理论,37signals 执行了一些激进的措施:整个 6 月,公司让员工去在自己的项目上深度工作。
这一个月可以免去所有浮浅的工作责任——没有状态审查会,没有备忘录,公司组织了一个“路演日”,员工可以展示他们正在研究的想法。在 Inc.杂志文章中,弗里德总结了这个实验,并称实验是成功的。路演日产生了两个迅速投入生产的项目:一个是能更好处理售后服务的工具套装,另一个是一套可以帮助公司更好掌握客户是如何使用本公司产品的数据可视化系统。这些项目将为公司带来可观的利润,但是如果没有提供给员工的那些不受打扰的深度工作时间,这些项目极有可能不会被出现。梳理出它们的潜在可能性需要几十个小时的不懈努力。
“我们公司怎么能把业务暂停一个月去‘捣鼓’新主意呢?”弗里德讲究了一下修辞,“我们怎么能不呢?”
37signals 的实验说明了一个很重要的现实:越来越多的占用知识工作者时间和注意力的浮浅工作往往不似原本看来那么重要。对于大多数公务来说,如果你减少大量此类浮浅的工作,公务的底线目标也不会受影响。正如贾森·弗里德所发现的,如果你不仅仅终止浮浅工作,并且把从中夺回的时间投入到更多的深度工作中,你的事业将不仅能正常开展,而且会取得更大的成功。
该准则要求你把这些见解运用到个人的工作中。以下的策略旨在帮助你客观地认识当前个人日程中的浮浅内容,然后将其降到最低程度,以节省更多的时间用于极端重要的工作上。
在讨论这些策略的细节之前,我们应该先意识到这样一个现实:这种反对浮浅的思维是有其局限的。虽然深度工作的价值远远超过了浮浅工作,但这并不意味着你必须像堂吉诃德一样试图把你所有的时间都投入到深度工作中。其中一个方面是,一定量的浮浅工作在大多数知识工作中是必要的。你应该可以避免每 10 分钟检查一次自己的电子邮件,但是不可能永远不回复重要的信息。从这个意义讲,我们应该明白该准则的目标是减少浮浅工作在我们日程中的分量,而不是将其消除。
然后还有一个就是认知能力的问题。深度工作十分耗神,会将一个人推向能力的极限。行为心理学家曾深入研究过,在给定的一天时间内,一个人可以保持多长时间的深度工作。① 安纳斯·特立信(Aners Tricsson)及他的同事在关于主动实践的重要论文中就此做了研究。他们发现对于此类实践的新手(特别引用了一个刚开始培养专家级技能的孩子的例子),一天一小时是一个合理的上限。对于熟悉此类活动严酷性的人来说,上限可以达到 4 个小时,但是很少能持续更久。
这意味着一旦你在一天中达到了深度工作的上限后,继续试图增加深度工作效果就会下降。因此,浮浅工作并不可怕,只有其比例增加太多影响到你当天的深度工作上限时才需要注意。乍一看,这个警示或许没有那么可怕。
通常一个工作日 8 个小时。这 8 小时内,没有一个熟练的深度工作者可以保持超过 4 个小时的深度状态。这样的结果就是一天中你可以有半天做浮浅工作,而且不会有害处。可是你可能没有意识到这些时间其实很容易被占用,尤其要考虑那些会议、预约、电话和其他计划内事务。在很多工作中,这些时间终结者将导致你每天只有很少的时间可以单独工作。
以我个人为例,我是一名教授,按惯例这份工作应该很少受这些任务的搅扰,但即使是教授这样的职务,此类任务也经常占去我大块的时间,尤其是在学期内。在我的日程表上随便一个学期的某一天(写到此时,正值宁静的夏日),我看到从 11 点到 12 点、从 1 点到 2 点半我参加了两个会议,从 3 点到 5 点教了一节课。在这个例子中,我一天的 8 小时只剩下 4 个小时。即使我把所有其他的浮浅工作(电子邮件、任务)压缩在半小时完成,也不能达到一天 4 个小时深度工作的目标。换言之,虽然我们不能一整天都做到令人喜悦的深度工作,但减少浮浅工作的任务还是十分紧迫的,尤其是要考虑到通常知识工作的一天更容易受干扰而变得支离破碎。
总而言之,希望你能用怀疑的眼光对待浮浅工作,因为其害处经常被低估,而作用却经常被高估。这种工作不可避免,但是你必须对其加以限制,使其不影响你充分深度工作的能力,因为深度工作决定着你的最终工作成效。
接下来的策略将助力你的实践活动。
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