最后一课
三、如何处理临时突发事件
“这件事很重要,尽快搞定它!”老付放了一沓资料在小强的桌子上说。
“唉,我说老付,这个好像不是属于我分内的工作吧?这些财务报表、统计分析表不是应该由其他人做吗?你怎么把这‘猴子’甩到我身上了?”小强终于还是尽量用开玩笑的语气和老付说出了这句话。最近老付频繁地交给他一些不属于自己工作范围的事情。开始小强还以为确实是那边忙不过来,所以让他帮帮忙,结果没想到接了—件又—件,看起来是没完没了了。
这还不算,老付每次交给小强任务时都说是“超级紧急”,到头来,小强不情愿地处理着这些不熟悉的临时突发任务,自己原先的工作计划完全被打乱了,就像是本来秩序井然的车流行驶在马路上,结果硬是被那些“加塞儿”的车搞了个乱七八糟。
最重要的是,小强特别讨厌这种被打乱的感觉。通过和老付这大半年的学习,小强的性格已经变得更理性、更有条理、更平静、更会组织了,所以他理所当然地更讨厌临时突发事件,就像是看到原始人茹毛饮血时产生的反胃感。
“你有什么想法,咱们下班再谈,你先把这些搞定,尽快。”老付的口吻不容置疑。
“Yes,Sir!”小强真的是无可奈何了,谁让老付是上司呢。
“下午约老付吃饭,询问突发事件的问题。”小强思考片刻,做出了这样的决定,并在手机上设置了一个提醒闹铃。
“老付,今天下午有空吗?一起吃个饭?”埋头工作的小强看到手机提醒后,立即给老付发过去一条短信。
“好的,时间地点你定。”老付回复说。
“下班就走,你家门口的川菜馆。”小强写完短信,顺便将这条信息复制下来,在手机的日程表上的下午5:00位置设置了一个提醒闹铃。
当你投入地工作时,时间就会过得飞快;当你焦急地等待时,时间就会过得很慢。不过好在小强在工作时没时间、也没必要为下午约会的事情操心,因为到时候他的手机日程表会自动提醒他。
“今天太阳从西边出来了,主动约我吃饭,有事?”老付边开车边问坐在旁边的小强。
“呵呵,也没什么事,我那点事以你老付的英明神武,早就猜个八九不离十了吧?否则怎么这么痛快就答应了?”小强卖弄起小聪明。
“英明神武是形容皇上的吧?不敢当,不敢当。到底想聊些什么?直说吧,咱俩之间没必要躲躲闪闪的,呵呵。”
“还不是最近你交给我的那些临时突发任务,真让人头疼啊,也不提前说一声,还都急着要处理,把我计划好的事情全都打乱了。本来情绪挺好的,一切尽在掌握中,结果这下可好,殚精竭虑构筑起来的‘衣柜整理法’瞬间土崩瓦解了。真的是‘成也萧何,败也萧何’啊。”小强故意流露出埋怨的情绪。
“不至于吧?难道你平时没有遇到临时突发事件吗?我觉得临时突发事件没什么可怕的啊,你想想看,问题到底出在哪里。”老付好像要告诉小强些什么,却故意采用这种提问的方式。
“那一定还有什么东西你没传授给我吧?你老付可不像是那种凡事‘留一手’的老师啊。”
“所以嘛,我这不是等你约我吃饭的时候传授么?一会儿吃完饭我请你喝茶,哈哈。”老付说完,竟然大笑起来。和老付认识这么久,小强从没见老付这么放松地笑过,没有见老付像孩子那样发自内心地笑过。看来最近老付一定释放掉了巨大的压力,不过谁知道呢,或许释放旧的压力是为了迎接新的、更大的压力。小强又联想到了公司里关于老付出任CEO的传闻。
“其实那些事情确实应该由别人来做,不属于你目前的工作范围,但是你应该为自己的将来想想,多学点东西没坏处。根据我的经验,要想掌控全局,首先就要学会看报表和统计分析表。要想制定正确的策略和战术,就要从报表和统计分析表中发现问题和机遇,而所有这一切的前提就是你要比任何人更熟悉整个过程。当你熟悉了公司的任何一个环节之后,自然就会站在另一个高度思考问题。所以,不想当将军的士兵不是好士兵,像将军那样思考问题的士兵,才是能真正当上将军的士兵。”在等着上菜的时候老付说。
“可我觉得现在的状态就不错啊,工作和生活也比较平衡。”
“那要看你想要怎样的平衡。先把你工作压重一些,当生活压力大起来的时候,刚好达到平衡,这叫未雨绸缪,或者相反,那叫生活所迫,呵呵。我交给你那么多临时突发任务是为了你好,真的。”
“嗯,谢谢老付了。那以后我就听你的,你说怎么整,我就怎么整。呵呵,来,吃点菜。”小强不想吃饭的时候气氛太严肃。
“来来来,动筷子。”恰好老付也不喜欢餐桌上谈工作的问题。
因为两个人都知道,饭后喝茶聊天才是重点,所以两菜一汤转眼之间就被消灭干净了。
“走,旁边有喝茶的地方,咱到那聊会儿。”老付对买单回来的小强说。
“行啊,走。”小强拿起衣服和包,和老付一起出了门。
这是一家不大的茶馆,但是装修特别讲究,纯木制的走廊、茶桌、太师椅,其间还点缀着不少绿色植物。
“这地方真不错。”小强环视四周之后称赞道。
“还行,这离家比较近,呵呵。为了咱俩的宝贵时间,我就开门见山了。”
“好,好,好。”小强连忙说。
“我其实是一个极其讨厌临时事件的人,我喜欢每天都在自己的掌控之中,按照我的安排度过每一天,这一点相信你已经深有体会。但我们不是上帝,不能预先安排一切,从另一个角度讲,生活正是因为充满了未知才有意思。如果我们一出生就知道这一辈子的每一天将会如何度过,那是多么可悲的事情啊,除了大多数婴儿会被‘吓死’外,这世界上很多有趣的事情将消失,像新闻、迷路、失恋、衣柜整理法……
“临时事件总是会突然出现,当它和我们的计划发生冲突时应该如何处理呢?举个例子,按照自己的项目计划,该是写一个推广策划书的时候了,这件事情被你认为‘重要但不紧急’,因此你特地挑选了下午5:00同事们下班之后和晚上7:00点回家吃饭之前这个时间段去整理思路、列出提纲。这是一个非常合理的计划:一是没有耽误和家人共进晚餐;二是这是一个非常安静、非常适合思考的时间段。
“但是,好事多磨,就在下班前的半个小时,领导要求你晚上陪一个客户吃饭,这时候你该如何处理呢?
“原则一:要事第一。做抉择的一个重要原则就是要事第一。但是我们必须明确一个问题:‘重要的事’是相对于谁来讲的?我认为重要的事情应该是相对于自己来讲的,需要自己去判断这件事情重要还是那件事情重要。不要因为是领导交代下来的事情,就给它最高的优先级别。我们讲的所有关于‘优先级别’、‘要事第一’、‘四象限法’等都是需要自己当裁判的。就像史蒂芬·柯维(Stephen Covey)博士说的‘以原则为中心而生活的人最幸福’。别人并不知道你计划做什么事情,所以他们只会把自己想要你做的事情告诉你。虽然对方的身份有可能很特殊(上司、亲人、密友),但是这些都不是划分优先级别的依据,只能说是影响划分优先级别的一个因素,我们是在为自己而活!
“拿上面的例子来讲,我们可能需要做如下的考虑:
1. 这是否是一个重要的客户?
2. 是否必须自己出面不可?
3. 是否还有比自己更适合的人选?
4. 推广策划书的到期日是哪天?
5. 这份策划书是否具有非常重要的意义?
6. 如果换一天写这份策划书是否会影响进度?
7. 和家人共进晚饭是否非常重要?
“虽然我们只有1—2分钟的考虑时间,但是我们必须根据上面的问题作出决定:改变(或不改变)原计划。
“原则二:委婉而坚决拒绝。如果我们的决定是改变计划,那必须让对方知道,为了临时事件我们作出了怎样的牺牲,起码不能让对方认为你是一个没有原则的人。在这之后,我希望你立即投入到这件临时事件当中,立刻向对方询问这件事情的目的,以及对方希望自己怎么做。如果我们的决定是不改变计划,那最好不要直接告诉他‘我要写一份策划书,还要和家人吃饭,而且我非常讨厌临时事件,所以我不能去陪客户吃饭’。我想如果你这样回答,你就离被‘炒鱿鱼’不远了。
“没有人会喜欢被别人拒绝,不管是爱情表白还是吃饭邀请,尤其如果对方是上司的话,会很尴尬,下不了台。拒绝别人也是一门艺术,我们可以采取“我非常想去,但是……”这样的句式,并且要仔细斟酌你拒绝对方的理由。这时候你撒一个善意的谎言是不会有人怪你的。比如说你可以这样回答:“我非常想去,而且我也知道这个客户非常重要,但是我已经答应了老婆,并且已经定好了晚上的电影票,您看……”在下班时间用家庭的理由当挡箭牌,一般还是比较奏效的,一个聪明的老板是不会再坚持的。
“但有一点要注意,在拒绝的时候一定要委婉而坚决,千万不要说“我想应该可以吧,我给家里打个电话问问”。对方看你并不是坚决地拒绝,一定认为你并没有什么特别重要的事情,等你再给对方回话的时候,他会认为你所有的理由都是借口。
“原则三:争取下次机会。如果你真的拒绝了一次非常重要的邀请,一定要争取下次机会。不过根据我的经验,绝大多数的人都会说:‘OK,那下次再联络吧。’所以你在拒绝对方的那个时刻最好不要提下次见面的时间,我们应该做的是:
1. 在第二天询问前一天晚上的情况,一定要表达出自己的关心和惋惜,还要提及一点,这次完全是因为日程的冲突,这样对方下次就知道该怎么做了。
2. 在一周内打电话告诉对方,如果下次有这样的机会自己一定不会错过。”
“哈哈,这招用在你身上最合适,以后我拒绝你的时候,你可一定要体谅我啊。”小强笑着说。
“一个聪明的上司是不会因此改变对你的看法的,放心好了。”
调整自己遭遇“突袭”时的情绪
“可是我现在已经养成了组织、计划的习惯,当有临时突发任务出现的时候就非常烦躁,心神不宁,感觉像是换了一个人。”小强说。
“我也经历过那个阶段。老实说,确实很痛苦。美国密歇根大学心理学家南迪·内森(Nandy Nathan)的一项研究发现,一般人的一生平均有3/10的时间处于情绪不佳的状态,因此人们常常需要与那些消极的情绪做斗争。生活离不开情绪,它是对外面世界正常的心理反应,我们要做的只是不让自己成为情绪的奴隶,不能让那些消极的心境左右我们的生活。所以,你必须学会调整你的情绪。”
“晕,好像我是沿着你的脚印走路。那快说说,如何调整自己的情绪呢?”
“呵呵,只是这一段路我恰好不久前走过而已,重合是短暂的,各自有各自的人生。废话不说了,接着说遭遇临时突发事件时如何调整自己的情绪吧。
“方法一:立即放松。当你接到一项临时突发任务时,千万不要带着情绪立即着手去干,只有机器人才会在你按了按钮之后立即开始工作。在放松的时候我们需要做三件事:站起来活动活动;安抚自己的情绪;思考接下来该怎么做。我相信不论是谁,接到临时突发任务都会有些情绪,即使嘴上不说,心里一定会失去平衡,就像把石头扔进平静的湖里一样。因此,我们首先要做的,就是让湖面恢复平静。有些人的适应能力强,或者是已经养成了习惯,能很快平静如初,有些人则不行,这和性格有一定的关系。如果放松两分钟后,你仍然没有平静下来,只能试试接下来的这些方法。
“方法二:做好最坏的打算。任何时候,做好最坏的打算绝对没有坏处。当我遇到那些让人反胃的临时突发事件时,总是会想,‘稍微调整一下原先的计划会怎么样?’想来想去,好像世界不会毁灭,人类也不会灭亡,于是心态就会好很多了。
“方法三:默念口诀。就像《武林外传》里郭芙蓉念的口诀那样:‘生活如此美好,我却如此暴躁,不好,不好。’虽然有些人把这个当做搞笑,但是根据我的亲身经验,这种对自己进行心理暗示的方法是非常有效的。我们心态失衡、失去理智的时候,其实就是那一瞬间,当火苗要起来的时候,用这个方法强行扑灭,立竿见影。我当时念的口诀是:‘工作是别人的,身体是自己的,别为了别人的工作伤害了自己的身体,切记,切记。’
“方法四:要改变情绪,先改变自己。要改变情绪,最快的方法就是改变身体状态。要有颠峰的情绪,先要有颠峰的动作。要有巅峰的动作,先要有强烈、夸张的表情、呼吸状态和走路方法,一个人的肢体动作可以创造情绪。这是身心互动的原理。进一步说,要有愉快的情绪,先要有愉快的动作。要有愉快的动作,先要有快乐的表情、呼吸状态和走路方法。比如想要自信怎么办?假装你很有自信,表现出自信的动作:雄赳赳,气昂昂,双眼有神,走路快速,腰板挺直。想想成功的人是怎么做的?他们通常都很有朝气,气定神闲。你也要这么做,只要你能做出来,就能感受到自信的情绪了。一个人得先像成功者,才会慢慢走向成功。所以,要改变情绪,最简单易行的方法:保持微笑。
“方法五:积极乐观。‘一些人往往将自己的消极情绪和思想等同于现实本身。’心理学家米切尔·霍德斯(Mitchell Hottes)说,‘其实,我们周围的环境从本质上说是中性的,是我们给它们加上了积极或消极的价值,问题的关键是你倾向选择哪一种?’霍德斯做了一个极为有趣的实验,他将同一张卡通漫画拿给两组被试者看,其中一组的人员被要求用牙齿咬着一支钢笔,这个姿势仿佛在微笑一样;另一组人员则必须将笔用嘴唇衔着,显然,这种姿势使他们难以露出笑容。结果,霍德斯教授发现前一组比后一组被试者认为漫画更可笑。这个实验表明,我们心情的不同往往不是由事物本身决定的,而是取决于我们看待事物的不同方式。”
“这个东西挺有用的,我得赶紧记下来。”小强问服务员要了笔、纸,根据自己的回忆,记录下了要点。
“记完了没?”老付问。
“不好意思,写完了,你继续说吧,下次应该带个录音笔过来,呵呵。”
“其实方法都是自己找到的,我介绍给你的方法不过是我的一些经验总结而已,你完全可以根据自己的实际情况寻找更合适的方法。”
“前人种树,后人乘凉,先消化了你这些宝贵经验再说,呵呵。”
“嗯,也好,我们应对生活中的临时突发事件是可以遵循一些原则的,只要把握好了这些原则,就能顺畅地处理那些突发事件。”
“哪些原则?”小强头也没抬地问。
“第一,不要让临时突发事件影响你的情绪。情绪和节奏是最重要的,不管是在足球赛场,还是在社会舞台。时间管理的目的就是让我们达到心如止水的境界。我们如此讨厌临时突发事件就是因为它总是能轻易地扰乱我们的情绪。诸多临时突发事件就像不停地投掷到水潭里的石块,水面怎能恢复平静?我想大多数人都意识到了,我们不仅需要一套像‘衣柜整理法’这样优秀的事务处理系统,更需要一个健壮的情绪管理系统。或许可以说,我们需要通过锻炼来提高我们的EQ。关于这个话题,我们以后再展开来说。现在只需要让你知道一点:我们需要管理自己的情绪,并且管理技巧是可以通过锻炼而不断提高的!
“第二,重视‘再次放入收集篮’的步骤。如果你想轻松地面对临时突发事件,就必须重视“再次放入收集篮”这个步骤。当前的任务处理到一半,突然插进来另一项临时突发任务,这个时候我们不能破坏‘衣柜整理法’,所以我们应该将做到一半的任务当做一个新的任务‘再次放入收集篮’里。具体如何将它处理成新的任务,这个我们一会儿再谈。这个步骤是一个细节,但是真的非常必要。
“第三,向周围人推荐自己使用的时间管理方法。如果你的领导或者你的同事非常喜欢‘突然袭击’你,该怎么办?与其被动承受或者激烈地摩擦,不如主动出击,让他们成为自己时间管理方法的‘门徒’。很显然,只有当周围人都有了“按照日程表做事”的好习惯之后,才能够保证自己较少被临时突发事件干扰。这也是我花费如此大的力气和你讨论自己方法的原因之一,呵呵。”
“有点像布道的感觉。”小强说。
“那句话怎么说来着——‘与人方便,自己方便’。”
应对临时突发事件的具体步骤
“老付,那么应对临时突发事件的具体步骤是怎样的呢?”
“问得好,生活就是充满了种种意外,生活中的临时突发事件是层出不穷的,归根结底,原因只有一个:人是群居动物,人生活在社会中,这就决定了你的时间有一部分是需要由别人决定的。
“举个例子来说:你本来打算周一早晨在办公室完成一个采购计划,但周六晚上领导给你打电话说:‘小强,下周一到河北出趟差,搞定××项目。’这时候你能怎么办呢?难道你要告诉领导:“对不起,我打算下周一写采购计划的,你应该在我上周制订这个计划的时候通知我!”领导会告诉你:‘对不起,我的公司不需要你这样的可怜虫。’呵呵,又扯远了,我们还是聊聊如何应对生活中的临时突发事件吧。如果临时突发事件的估计完成时间在两分钟之内的话,还是立即去完成它,比如:
1. 打一个回访电话;
2. 给老板冲一杯咖啡;
3. 到隔壁办公室取一份文件;
4. 让×××编写项目计划;
5. 上厕所。
“这样做的原因是大卫·艾伦说过的一段话:‘2分钟基本上是一道时间分界线,即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说,这是一条提高效率的捷径。’这里需要注意一个问题,如果上面交代下来一件突发事件是需要别人完成的,那就第一时间安排出去。这和其他依照‘2分钟原则’处理的事情不同的地方在于:需要花费一点时间写在你的等待清单里,以便提醒自己监督此事的进展。接下来我要向你隆重介绍的是我自己的临时突发事件处理流程图,来,给我张纸,我给你画下来。”
“太棒了,等了半天,就等这个流程图呢!”小强兴奋地说,急忙递给老付笔、纸。
老付的临时突发事件处理流程图
“如果经过评估,临时突发事件确实是一件需要优先处理的事件,应该做下面几项工作以保证我们不会丢失当前手头工作的进度和思路。
1. 当前工作进度。你手头工作做到什么程度了?比如:正在远程处理某客户的软件问题。
2. 目前的想法。你对手头的工作目前有什么想法?比如:
有可能是客户下载了某杀毒软件或者中了电脑病毒。
3. 打算如何处理。你手头的工作打算如何处理?比如:如果自己解决不了就只能上门服务,或者转交给他人。
4. 有条件就录音。把大脑里所有关于手头工作的东西全部说出来。
5. ‘下一步行动’。关于手头工作的‘下一步行动’是什么?比如:关闭所有可疑进程,然后打开软件再测试一次。
“把这些都写在手边的便笺上,保存完当前工作的进度之后就可以开始着手处理临时突发事件了。
“怎么样?觉得这个流程图还有需要优化的地方吗?咱们可以一起努力把这个流程做到最实用。”老付把流程图递给小强问。
“老付你总结出来的流程图,当然已经很实用了,至于优化嘛,让我用用再说,呵呵。”
“呼— —,希望这些东西能给你带来一点点帮助,我能教给你的东西也就这么多了。”老付长舒一口气,像是突然筋疲力竭一样倒在椅背上。
“怎么了?”正在仔细研究老付流程图的小强感觉不太对劲,赶紧问道。
“没什么,呵呵。和你一起走过的这段日子我觉得很开心,从你的身上我看到了自己以前的影子。当然,你也有自己的特点,比如说你务实、勤劳、善于思考,等等。”
“听这口气怎么感觉你像是要离我而去啊?”小强还试图活跃一下气氛。
“呵呵,也不是这个原因,我已经将自己这么多年来的经验全部和你分享了,剩下的就看你在实践过程中的应用了。”
“为什么单单和我分享?如果你能写本书和所有人分享不是更好吗?”小强问。
“我也有过这个打算,不过,要知道,这一整套方法并不一定适合所有的人,完全是我自己的经验总结而已,我可不想耽误大家啊。话说到这儿,我可以给你交交底了,其实早在一年前我就知道自己要离开这个职位,王总要我推荐一个能接替我工作的同事,我向他推荐了你。”
“真的?”小强睁大了眼睛,有些不敢相信。
“是真的,但是当时王总觉得你还不够成熟,要求我用一年的时间让你快速成长起来,我当时可是向王总打了包票的,我说:‘我老付看中的人,绝对没问题。’你问我很多次为什么对你这么照顾,花那么多时间在你身上,就是这个原因,只是当时不太方便向你透露罢了。”
“哦,原来是这样。我现在真的不知道说什么好,不知道你为什么看中我。我觉得自己很平凡、很普通,但是不管怎么样,我以后绝对不会让你失望的!其实你当了CEO我们还是能经常见面的嘛,毕竟就在一栋大楼里,况且你仍然是我的顶头上司嘛,以后还要经常向你汇报呢!”小强终于把前因后果联系起来了,长久以来心里的那块巨石也就落地了。
“呵呵,计划没有变化快,我会在下个月调去总部就任董事长助理。”老付端详着茶杯,尽量用平静的语气说。
“啊?!不会吧!。”小强脱口而出,声音大得引来了周围人的目光。
“嘘,小声点,别那么夸张。咱们还可以用E-mail、MSN交流嘛。”老付把食指放在嘴上让小强小声一点。
“这变化也太大了吧?让人接受不了。”小强说完这句话就陷入了沉默,老付也是一样,两个人把玩着茶杯,谁也说不出话来。
“你应该写本书,写给心灵相通的人看。”小强百感交集,突然冒出来一句。
“或许吧。今天咱就到这里吧,时间也不早了。小姐,买单。”老付看来想尽快结束这一切,小强分明看到老付的眼圈有些发红,虽然他还想和老付聊聊,但是也只能就此作罢了。
“不知道下一次像这样聊天会是什么时候?”小强自言自语地说。
“也许明天,也许明年,随缘吧。”老付接过服务员递过来的零钱,站起来说。
老付走了,夜已经很深了,但是小强不想那么快回家,他沿着马路边走边点燃一支香烟,回忆着一年来和老付在一起的点点滴滴。没有称兄道弟、没有尔虞我诈、没有觥筹交错。
“君子之交淡如水啊!”小强想。
小强心里想,自己从当初的忙碌、盲目,到现在心如止水地工作、生活,真的是一点一点在老付的帮助之下成长起来,从一粒种子,生长出主干和枝桠,然后抽出绿叶,开花结果。
可是在自己还来不及好好感谢老付的时候,他却要到另一个城市去了,这到底是我的幸运还是不幸?
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