在星巴克的长谈
四、时间管理绝招:衣柜整理法
周末的下午,小强正在电脑上看电影,手机突然响起来了,一看原来是老付的电话。小强一边拿起手机一边想,这个老付很少主动给我打电话啊。
“喂,小强,你好,今天下午有空吗?出来喝杯咖啡怎么样?”老付在电话那头说。
“好啊,反正我现在也正无聊呢,几点?哪儿见?”
“世纪广场的星巴克吧,下午3点。”
“好的,到时见。”小强挂断了电话。小强预感今天老付要和他说很重要的事情,否则不会主动约他出去的。
下午3点整,小强准时走进星巴克,老付已经在角落里翻着杂志等他了。两人寒暄了几句,小强要了冰摩卡,老付则点了土耳其咖啡。
“今天有什么重要的事啊,找我来环境这么好的地方,呵呵。”小强想首先引入正题。
“是有一件重要的事情,今天我要用一个下午加晚上的时间,向你传授时间管理的绝招:衣柜整理法。不过晚饭你买单,呵呵。”老付笑着说。
“好啊,好啊,晚饭小意思。其实我早就想问你了,你虽然让我学到了很多东西,但是我还一直不知道你的时间管理系统到底是什么样的呢。”
“以前没有和你聊到这些是因为时机还不成熟。当你对以前咱们探讨的‘价值观’、‘四象限’、‘时间投资’、‘下一步行动’都有了深入的了解,以及亲身的体验之后,才能更快地掌握这个绝招。我不是在带着你绕远路,而是在带着你上台阶,明白吗?”
“完全明白,那咱们开始吧,有点迫不及待了。”
“你平时是怎么整理衣柜的,能告诉我吗?”老付问。
“我平时……好像都是我老妈整理的,我不太清楚。”小强挠着头,不好意思地回答。
“所以说,一屋不扫何以扫天下?你老妈时间管理能力绝对比你强,呵呵……”小强的回答把老付给逗乐了。
“从今天开始,我一定自己整理衣柜,嘿嘿。”小强做了一个军人敬礼的动作。
“没关系,我给你说说我是怎么整理衣柜的吧。首先,我会将衣柜里的东西全部取出来,随意地放在床上。
“然后,我会将散落在床上的衣物进行分类,比如,哪些是再也穿不了的衣服,哪些是秋冬季穿的衣服,哪些是最近要穿的衣服,把它们在床上整理好。
“接下来,规划好衣柜的空间,哪个地方放内衣,哪个地方挂西服,哪个地方放运动衣,等等。然后按照这些规划,让所有要穿的衣物全部各就各位,不再穿的衣服和其他季节的衣服单独存储。不仅如此,还要每周对衣柜进行整理,看看是否有衣物没有放置好,或者是看看上周都穿了哪几件衣服,考虑下周穿什么衣服。
“最后,在正确的场合穿合适的衣服。建立了良好的衣柜整理流程,再也不用临出门的时候把衣柜翻个底朝天了。”
“听起来蛮有条理的,但我还是不明白,这和时间管理有什么关系?”小强问。
“其实这五个步骤对应着时间管理秘诀的五个水平流程:收集、处理、组织、回顾、行动。下面咱们详细地聊聊这五个水平流程。”
收集:清空衣柜
“为什么要收集呢?这五个步骤是必不可少的吗?”小强问。
“是的,无论在什么情况下,我们在工作时都将经历这五个阶段:
1. 收集一切引起我们注意的事情。
2. 加工处理后,确定它们的实质以及解决方法。
3. 组织整理,得出结论。
4. 把它们列为我们行动的选择方案。
5. 行动。
“收集这个环节是‘衣柜整理法’的第一步,它要我们收集‘一切引起我们注意的事情’。举个例子来说,你正在聚精会神地准备今天下午2点的会议资料,这是一件重要而且紧急的事情,这时王总突然给你打来电话,要你联系一下供货商,告诉他们支票会在下周一送去,你应该怎么处理呢?立即去做吗?不,先记录在一张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。这时候研发部的小王跑过来找你,让你提供新版本软件的用户使用调查报告,你应该怎么处理呢?立即去做吗?不,记录在刚才的那张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。突然,Outlook弹出一个对话框,收到了一封新邮件,怎么处理呢?立即去查看吗?不,先记录在那张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。刚工作了10分钟,我打来电话,要你在下周五之前拿出新产品的销售策略。挂了电话之后马上准备销售策略吗?不,先记录在那张纸上。20分钟后,同事在MSN上问你哪天有空一起去打羽毛球,你回复说你在忙碌中,然后呢?马上考虑打羽毛球的事情吗?不,还是记录在那张纸上。又过了40分钟,孙会计过来将上个月的市场推广费用明细报表递给你。你在接到的时候马上研究一下报表吗?不,将它放在一边,同时在那张纸上做好记录。
“如果你恰好这样度过了忙碌的3个小时的话,你的那张纸上应该和下面类似:
收集篮
1. 联系供货商,周一将支票送去。
2. 给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。
3. 查看邮箱。
4. 周五之前拿出新产品的销售策略。
5. 哪天有空去打羽毛球。
6. 研究上个月市场推广费用明细报表。
我们将这张纸叫做‘收集篮’,纸上写的东西叫‘材料’,将这个过程称为‘收集’。当然我这里为了说明原理,列举的都是最有代表性的事件,使用的是最朴素的工具。关于这些,我们一会儿再谈。”
“按照我以前的处理方法会怎么样呢?”小强一边想着一边自语道。
“这个你应该比我更清楚,你可能会:
1. 被其他事情干扰之后,重要而紧急的会议资料将无法按时完成。
2. 正在思考销售策略的时候,被其他事情打断,无法继续思考下去。
3. 每一件事都无法集中精力去做,创造力和执行力大打折扣。
4. 在被临时突发事件干扰手头工作的同时也影响了自己的情绪,增加了压力和紧张。
5. 你硬扛着压力努力工作,可工作还一点没有要结束的迹象,于是你很烦躁,对同事没好脸色,对上司牢骚满腹,对工作敷衍了事。随后,同事、上司、工作也以其人之道还治其人之身,形成了一个恶性循环。
6. 对每一件事情都立即去处理,结果陷入了盲目的陷阱,无法分清主次。”
“被你这么一说,我还真够惨的。”小强说。
“工作其实就是赚钱的方式而已。我们赚钱还不是为了更好地生活?何必因为工作搞得人焦虑、亚健康那么惨呢?正如大卫·艾伦(David Allen)所说,我们应该在工作时尽量追求一种‘心如止水’的境界。空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态,我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中,池塘中的水会有何种反应呢?答案是:依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应,然后又归于平静。池水既不会反应过激,也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发觉时间过得很快,感觉自己能控制一切,完全没有紧张的感觉,要达到这种‘心如止水’的境界,需要不断地练习和优化‘衣柜整理法’。记住,收集的关键是将‘一切引起我们注意的东西’放在‘收集篮’里,在清空大脑的同时达到‘心如止水’的境界。”
“‘心如止水’的境界……高,实在是高!”小强一边思索着一边赞叹。
“接下来聊聊收集工具的问题,用来做收集的工具其实挺多的,有纸质的工具,也有数码的工具,比如:
收集的工具
⭕ 实实在在的工作篮或者将桌面的某个区域制定为收集区。
⭕ 书写用的纸张或记事簿、便笺、备忘录。
⭕ 电子记事簿。
⭕ 音频产品。
⭕ 电子邮件。
“具体的工作篮:标准的塑料框、木框或金属框都是最常见的,用于存放纸制资料,如文件、资料、发票、请柬等。
“书写用的纸张或记事簿:活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本,都可以出色地捕捉你的灵感。便笺的好处是可以贴在你的办公区域里,随时提醒自己,而备忘录和记事簿可以用来做一些更系统的事情。
“电子记事簿:现在的电子产品层出不穷,几乎所有的手机都支持便笺、行事历功能,但是如果你打算好好地管理时间的话,还是推荐你用功能强大的智能手机。
“音频产品:目前,可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备— —如数码录音机或者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息,使用这样的工具的最大好处是可以毫不费力地收集你大脑里的想法,做到几乎完全同步,但是这需要有一个整理的步骤,因此在我们周围很少有人这样做。
“电子邮件:如果你是通过电子邮件与世界各个角落保持联系的,那么你的计算机中就包含着一些临时区域,可以用于保留收到的信息和文件,以备日后浏览、阅读和处理。邮箱的管理是一门大学问,如果能将自己的电子信箱整理得条理清晰,那你的工作也将如此。
“关于工具的使用,我们还有下面几条‘军规’:
1. 收集工具越少越好。有些人喜欢用笔、纸收集,有些人喜欢用手机收集,有些人喜欢用Outlook收集,这都无可厚非,但是如果你既用笔、纸,又用手机,还用Outlook去收集的话,那就犯了大忌。我们要根据自己的情况去打造自己的收集系统,比如我一直以手机收集为主,搭配笔、纸进行收集。我的手机是全键盘的,录入起来很方便,不论是工作中还是公交车上,或者是在朋友家里聊天时,随时都可以记录下大脑中的想法。比如说,在工作的时候突然想到老婆让晚上回家买点面包,赶紧记在手机上,设置好下班后提醒自己,然后继续工作。这样我的工作思路虽然暂时被打断,但是很快又恢复了正常工作状态。
2. 保证5秒钟内拿出工具。灵感总是稍纵即逝,如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具,那你就需要考虑换一个收集工具。早晨一到办公室我就会拿出我的收集篮,上面记录着昨天工作的完成情况,以及今天需要完成的工作。在简要浏览之后,将收集篮放到右前方的位置,保证自己随手可及。然后在这一天内,将所有和工作相关的东西全部写在这个收集篮上。
下班后,再浏览一次今天的工作,将已经完成的从收集篮中删掉。合上收集篮之后,就可以带着轻松的心情回家了,呵呵。
3. 定期清空这些工具。我可不想自己的收集本上密密麻麻写满了未竟事宜,我的目标是今日事今日毕。工作篮只是一个暂存器,我会在每周五的下午回顾一下我的收集篮,把里面不用的东西、已经完成的东西、交给别人做的东西全部清除掉,用一个空的收集篮来迎接周末的到来。”
小强这时候已经在按照老付说的做了,他一边听着老付亮出他的绝招,一边将他自己关于“衣柜整理法”的一些迷惑和想法记录在星巴克提供的便笺纸上。看老付已经将收集部分说得差不多了,这时候才说道:“看来今后我也要随身带上‘收集篮’了,呵呵。怪不得老总身上总是带支笔,原来那是他的收集篮啊,呵呵……”
“这你就错了,咱们的老总是不会将收集器带在身上的。你可以注意观察一下,他身上只有笔,没有纸。知道什么原因吗?他那支笔是用来签字的,而不是用来做收集用的,呵呵,他的收集篮是他的秘书小张,所有的东西都存放在小张那里。”
“哦,原来这样,配不了秘书就只能用笔、纸了,呵呵。我还想问一下,我们收集了那么多乱七八糟的东西,该怎么处理呢?”小强问。
处理:为衣物分类
“还是拿前面的例子来说吧,咱们把刚才的收集篮拿出来看看。
收集篮
1. 联系供货商,周一将支票送去。
2. 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告。
3. 查看邮箱。
4. 周五之前拿出新产品的销售策略。
5. 哪天有空去打羽毛球。
6. 研究上个月市场推广费用明细报表。
“嗯,收集篮里已经有一堆事情了,可是当时我们为了保持思绪的平静、注意力的集中,甚至还不知道它们究竟是一些什么事。在我们集中精力将下午2点的会议资料准备完毕之后,开始将注意力集中在收集篮上,我们需要在2分钟之内对收集篮里的任务打上‘可以执行’或者‘不能执行’的标签。
“我们处理收集篮的时候不是随意处理的,应该遵循下面几个原则:
处理收集篮的几大原则
⭕ 从最上面一项开始处理。这个原则是非常重要的,每一件事情都必须获得均等机会的处理。处理并不意味着花费时间,它仅仅是指判断事情的实质,决定下一步的行动方案,然后相应地处理掉。无论如何,你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部,而且不逃避任何一件事情的处理。
⭕ 一次只处理一件事情。这里仍然遵循 脑袋里只装一件事的原则,处理完一件事以后再去处理下一件。
⭕ 永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外)。当你第一次从收集篮中取出事情时,立刻判定它的性质以及处理方法,永远不要把它再次放回收集篮内,争取第一次就把它做到最好。
“回到我们的例子上:
1. 联系供货商,周一将支票送去。这显然是可以执行的,只需拿起电话即可。
2. 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告。编写用户使用报告是下属小李的工作范畴,将这件事委托给他处理即可,因此这件事也是可以执行的。
3. 查看邮箱。看看那封邮件是垃圾邮件、工作邮件,还是淘宝网的通知信,这个也是可以执行的。
4. 周五之前拿出新产品的销售策略。这是一项新的任务,虽然不是一下子就可以完成的,但也是可以执行的。
5. 哪天有空去打羽毛球。哪天去打羽毛球是现在无法决定的,只有等某天有空闲了,才可以执行,所以这件事情暂时是不能执行的。
6. 研究上个月市场推广费用明细报表。孙会计拿给你这个报表不是让你去执行的,而是在你这里存档,以备日后查询,所以它也是不能执行的。
“我们通常将不能执行的任务分为三类:
1. 垃圾。这类事情千万别去做,它浪费时间、浪费生命。
我一般在收集的时候就会将垃圾过滤掉,因此在我们的例子里,没有一件垃圾。
2. 将来某时/也许。比如说‘哪天有空去打羽毛球’,这就是一件将来某时当某些条件成熟之后才会做的事情,这类事情数不胜数,如4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术,等等。
3. 参考资料。比如‘上个月市场推广费用明细报表’,会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情,或许今后的某个时候会用得上,对待这类事情的正确方法是分类归档。
“可以执行的事情分为五类:
1. 2分钟之内能搞定的事。打一个电话是2分钟可以解决的事情,对于这样的事,我们采取的行动应该是一立即去做。
2. 需要多个步骤搞定的项目。工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的,例如‘周五之前拿出新产品的销售策略’,你可以立即去做吗?不行,因为你还不知道该怎么去做。
3. 指派给别人完成的事。这类事情是我们最喜欢的,因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上,比如‘提供新版本软件的用户使用报告’,你可以打电话给小李,且告诉他下周三之前必须完成。
4. 特定时间做的事。这些事就是我们写在行事历里的事情,一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情,因为你需要今天做一些,明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的,比如下周三督促小李提交用户使用报告。
5. 待办事项。这些就是剩下的普通任务了,比如例子中的‘查看邮箱’,对于这些事情,有空的时候就立即搞定它。现在的收集篮看起来应该是这个样子。
“上面提到了‘2分钟任务’,这是一个非常有趣的原则:如果是2分钟之内能够做完的事情,那就请‘立即去做’。比如发一封E-mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人打一个电话,等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单,任何时候想做都可以做,但是往往拖了又拖,到一天终了的时候又抱怨‘事好多,真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘繁琐小事’的。
“一般情况下2分钟可以使人放松,又不会丢失思路。这里说了是‘一般情况’,也就是说这不是一个绝对值,就像人的体温一样,都是有差异的,不必强求。你可以是2分钟,也可以是1分钟,甚至30秒。如果真的超出预计的话,需要分情况去考虑。还是举例来说吧,如果你本来计划要打2分钟电话,但是现在却超过了,那么是不是要继续呢?当然要!如果你计划用2分钟给老板汇报工作,但很不幸,汇报时老板又要跟你谈另外一个问题,那是不是要继续呢?当然要!
“你可能会说:‘咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗?不是要尽量避免裂痕时间吗?为什么我们要被2分钟原则打断呢?’理由是,如果此时不打断,那么以后会损失更多。
举个例子:你正在集中精力写市场报告的时候,老婆打电话来说:‘老公,咱家水管坏了,找物业修理好吗?’虽然很想说:‘你怎么不自己打!’但是显然,这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业,说明问题,约好维修时间,再回到刚才的工作中是一件比较简单的事情,思路应该不会完全丢失,就当做休息了。相反,如果这时候你不立即去做,那你需要打开收集工具,把这件事情放入你的时间管理系统,做好提醒,以及去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍,得不偿失。好,到此为止。‘处理’环节我先说这么多,就靠你自己去实践了。”
“等等,老付,我觉得第一个环节,也就是‘收集’环节,是很容易实现的,我平时也在做类似的事,只不过做得不够彻底,没有意识到将‘一切引起我们注意的事情’都从大脑中收集下来的重要性,所以经常会感到手忙脚乱,这一点我是理解的。但是‘处理’环节我觉得有些繁琐,要在收集篮里先写下是否可以执行,然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗?”小强认真地听完了老付的讲解,指着桌上老付画的表格说。
“哦,是这样的,我可能没有解释清楚,判断是否可以执行,以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作,不需要写在收集篮里。还记得我前面说过,大脑是用来做分析和创造性思考的,那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以,到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已,其他的,经大脑迅速处理后将会被写到其他清单,包括‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’、‘项目清单’等,这个在后面我还会说到。
“当我提及一个‘清单’时,请注意,我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种:
1. 一个文件夹,包括一些各自独立的记录,记录着同属于一个范畴的事物。
2. 在一张有标题的纸上列出的真实的目录。
3. 一个软件程序或者电子记事本中的详细目录,比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。
“一张有标题的纸可以当做‘收集篮’、‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’。而‘项目清单’则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。”
“哦,明白了。”小强很满意地说。
组织:将分类的衣物重新储存
“让我们重新整理一下思路:我们有一个收集篮,里面写满了‘材料’;我们有三个清单,分别是‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’、‘项目清单’。
“接下来怎么做呢?
1. 从收集篮拿出排在第一项的‘材料’:‘联系供货商,周一会将支票送去’,我们分析一下,哦,原来是‘2分钟任务’,立即去做。
2. 打完那个电话之后继续回到我们的收集篮,拿出第二项‘材料’:‘给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告’,我们分析一下,哦,原来是委派事项,立即写入我们的‘待办事项清单’。
3. 再拿出第三项‘材料’:‘查看邮箱’,哦,这是一个不折不扣的待办事项,立即写入‘待办事项清单’。
4. 拿出第四项‘材料’:‘周五之前拿出新产品的销售策略’,哇,这是一个复杂的项目,立即写入‘项目清单’。
5. 拿出第五项‘材料’:‘哪天有空去打羽毛球’,立即写入‘将来某时/也许清单’。
6. 拿出第六项‘材料’:‘上个月市场推广费用明细报表’,这是一份资料,立刻放到文件柜的适当位置。
“就这样,两分钟不到的时间,我们已经拥有了四个工具,因为这四个工具的功能不同,所以存放的位置都不一样。
1. 收集篮:对于这个清单,我们是要做到每日清空的,因此使用可以很方便撕掉的便利贴或者小记事本都是非常不错的。收集篮一般摆在右手边方便取放的位置,比如我一般就摆在鼠标垫的旁边,随时可以做记录。
2. 将来某时/也许清单:对于这个清单,我使用的是像一本32开书那么大的记事本,因为这个清单上的内容可能要很长时间才会执行,因此在一天工作结束之后,我会把它放在我右手边的抽屉里。
3. 待办事项清单:这个清单是指导日常工作的关键,你可以根据自己每天事务的多少选择合适的本子,在每天工作的时候我会将它放在自己的左手边,随时可以在上面记录,当任务完成之后,可以随时从上面删除。
4. 项目清单:这个清单里一般都是围绕一个主题的多个任务的集合,所以我选择的是A4纸那么大的清单,因为我不仅要在上面写下项目的内容,如‘周五之前拿出新产品的销售策略’,还要在上面进行项目的分解,将项目分解为若干的‘下一步行动’,如‘针对产品做市场调研’及‘调查相同定位产品的销售策略’。我会将项目名称写在‘待办事项清单’里,当我需要处理待办事项中的这个项目时,我会打开这个项目专门的文件夹,里面有和这个项目相关的所有资料,当然,‘项目清单’就夹在第一页。这样一来,我们的清单系统看起来应该是个‘3+1’的组合。
“这样的‘3+1’组合就构成了我们工作中的清单系统。如果你有使用日程表的习惯,可以将那些有确定时间的任务安排到你的日程表里。我的这个‘衣柜整理法’主要针对的是工作,所以你每天早晨到公司,浏览一下你的‘3+1’清单即可对当天的日程有一个清晰的把握。
“从明天起,你就可以按照我说的进行练习,当你遇到问题的时候,再来找我,到时我们再做深入的交流。怎么样?”
回顾:对衣物做到心中有数
“嗯……经过你这样的分析,我觉得思路一下子清晰了,你举的例子很丰富,方法也很实用。还想问一下,当我做事有了条理之后,就不会有压力了,对吗?”小强问。
“是的,焦虑是由于缺乏控制力,以及组织管理、准备和行动不足所造成的。不过,‘衣柜整理法’到了这一步还没有结束,良好的收集习惯加上‘3+1’清单系统,基本上已经可以解决你日常工作上的忙碌问题,但是要解决盲目的问题,我们还需要做到对任务进行回顾。”
“为什么要进行回顾呢?我能将手头的事情处理好就可以了,不是吗?”小强有些不理解地问。
“对你的清单进行回顾至少有下面三个好处:
1. 让灵感应运而生。如果你从事的是机械工作,则不在这个讨论范围内,比如说你的工作是锄草,你可以边干活边思考,不过那样的工作很容易被机器取代。我们的日常工作总是和各种各样的人或事打交道,在不同的任务之间频繁切换,这种情况下我们的灵感是不会出现的。寻找灵感就像钓鱼,在一个很吵闹的环境中鱼是不会上钩的,只有当你保持‘心如止水’的境界,灵感才会咬钩。在我们做周回顾的时候恰恰是这样一种状态,对所有的一切都了如指掌,对所有的一切都做了充足的准备。
2. 站在3万米的高度去看待问题。我们不应该只看到脚下的路,那只有1平方米,我们要去选择道路,才能走得更远。让别人拿着时钟工作吧,而你带着指南针!通过对自己一周工作的重新审视,向自己发问:到底哪些事有利于我更好地接近目标?今后遇到类似的事情应该如何取舍?当我们站在一个新的高度去看待现在的人和事,你会有前所未有的发现。
3. 孵化和修剪你的任务及目标。如果你不做回顾的话,我们的‘将来某时/也许清单’会越来越庞大,事情会一件一件地堆在那里。因此我们必须要对这个清单进行‘修剪’和‘孵化’处理,不论是将那些我们已经不感兴趣的事情从清单中删除,还是将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步的思考,都将有利于我们保持清晰有序的头脑。
“当我们知道了为什么要进行回顾之后,选择一个恰当的回顾时间也是非常重要的。虽然各人情况不一样,但是我还是要向你推荐下面两个时间段:
1. 每天工作第一眼。我会把自己的清单固定在目光所及的位置,或者是放在抽屉里,或者是夹在文件夹里。总之我是绝对不会把自己的工作清单带回家的。当我把清单放在办公室的同时,把工作的情绪也放在了那里,因此我每天到公司的第一件事就是看一眼所有的工作清单,就像穿上盔甲一样准备战斗。
2. 每周定期做回顾。我养成了一个定期回顾清单,以及重新审视自己的习惯,强烈建议你也这样做,你可以根据自己的实际情况来安排时间,但是一定要保证每周回顾一次。
“接下来让我们看看如何进行周回顾。
1. 回顾你的‘将来某时/也许清单’。看看这个清单里有没有可以行动的项目,比如想去青海旅游,最近刚好有带薪年假,那就把它从‘将来某时/也许清单’里拽出来吧,放到你的‘项目清单’里,毕竟需要好好做计划,所以应该把它当做一个项目去执行。同样的道理,‘将来某时/也许清单’里还有‘去拜访一次李老师’,本来是想在李老师生病的时候探望一下,结果几个星期过去了都没去成,所以这一条就从清单里删除吧。
2. 回顾你的‘项目清单’。把‘项目清单’拿出来好好地看一看,自己下一步应该做些什么?现在项目的完成进度是多少?
项目要取得什么样的成果?在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方?或许你会发现你遗漏了什么,或是有了什么新的想法,都应该在回顾的时候添加进去。
3. 回顾你的‘待办事项清单’。有没有你已经做过还没来得及删除的任务?你上周都做了哪些事?下周还要做哪些事情?清单上的那些待办事项是否要在特定的时间执行?是否可以写入日程表?
4. 重新审视自己的目标。我会将自己的目标纳入回顾系统,通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成,比如健康的目标——每天早晨早起锻炼;财富的目标——3年内年薪超过20万;事业的目标——我要争取担任项目主管的职务,等等。当我每次回顾自己的目标时,心中都会加深目标的印象,都会燃起斗志,都会寻找方法,都会坚定信心。”
行动:选择最佳方案
老付喝了口咖啡,接着说:“最后我想和你分享一下大卫·艾伦提出的‘六个高度’对我的工作带来了多大的帮助。大卫·艾伦提出,我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的,它们分别是:
1. 原则(五万米)。你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标,这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些,建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则:工作是谋求更好生活的途径,追求无压、流畅、高效的工作。
2. 愿景(四万米)。这里面包含3—5年的工作目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己:
◎ 我的目标是什么?
◎ 哪些人已经达到了我的这个目标?
◎ 他们是如何达到目标的?
◎ 达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的?
“这样一来我们就给自己构建了一幅图画,当我不断地回顾这幅图的时候,我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说我现在的愿景是这样的:
◎ 我的目标是能够拿到30万的年薪,这样可以让我的家庭更好地生活;◎ 王总已经达到了这个目标;
◎ 他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断;◎ 达到这个目标之后我会去欧洲度假,我会买一所大房子,我会为孩子提供更好的教育环境。
“我将一架飞机模型、一张大房子的照片、一幅孩子的照片摆在我的办公桌上,时刻提醒我工作的意义。
3. 目标(三万米)。目标是比愿景更细化的东西,通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。比如说我现在的目标就是:
◎ 每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉,主动给朋友们打电话来巩固自己的人脉;
◎ 参加管理学的培训课程或者是参加MBA学习来提高自己的综合能力;◎ 每天坚持阅读40分钟,以扩充自己的知识面,并且更深层次地研究自己所在的专属领域。
4. 责任范围(两万米)。工作上的角色,如销售、管理、产品开发等;生活中的角色,如家庭、个人财务、精神层面等。要把每一个角色扮演好,就需要执行一些任务,以拉近现实和期望的距离。比如在这个层面我会拿出我负责的项目和产品,看看在开发、销售、管理上是否还有提升的可能性,因为毕竟要把自己责任范围内的事情做得漂亮,才有可能升职或者有其他进一步的发展。
5. 任务(一万米)。所有需要一步以上完成的事情都是一个任务,虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统,但是我们仍然要将注意力放在眼前的任务上,比如‘新产品的营销策略’等。
6. 下一步行动(跑道)。这是最细枝末节的事件,我们要将它们全部放进我们的清单,然后逐一完成。谁更关注细节,谁就能获得更大的成功。刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈,但是最终只有职业规划清晰的人才会驾车进入快车道,直奔目标而去。”
“那么,说到底,你到底是‘自上而下’工作的?还是‘自下而上’工作的?”小强问。
“我会利用一个月的时间去思考自己的未来发展,然后制定一个‘自上而下’的职业规划;当这个规划确定之后,我会‘自下而上’地搞定自己的工作,并且在工作的过程中随时修订自己的规划,这就是我的工作方式。”
“哦……这样就可以做到忙碌但是不盲目了。”小强若有所思地说。
“回到我们‘选择最佳方案’的话题上来,我们在选择究竟执行哪一个‘下一步行动’的时候,通常会根据四重标准进行:
1. 重要性。选择“下一步行动”的一个标准就是相对重要性,即在所有剩余的这些选择中,对我来说哪一项最重要?这个问题我们在一开始的时候就解决了,还记得吗?职业价值观?四象限?
2. 环境。我们的工作虽然是五花八门的,但还是可以分类整理的,比如你可以将你的工作分为打电话、计算机旁、外出办理等,当你必须要打一个电话的时候,可以考虑将所有需要电话解决的事情一并处理。‘计算机旁’、‘外出办理’也一样,利用环境将一类事情集中处理,可以大大提高我们的工作效率。
3. 时间。时间是决定行动的关键因素。我们都不希望自己的工作被打断,因此我们必须考虑现在到底有多长时间可以用来处理手头的事情。有人说时间管理专家都非常善于利用生活中的‘时间片’,他们能够在3—5分钟内迅速完成一项任务,这种技能是需要我们不断磨练才能掌握的。
4. 精力。人的精力总是有限的,我们不能强迫自己在看了2个小时报表之后再去制定销售策略,我们应该保持自己的节奏,将繁琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来,这样能有效防止疲劳,也有利于集中精力。”
“衣柜整理法果然厉害啊,听了半天,感觉还是比较深奥,我能学会吗?”小强问。
“当然可以,不如这样吧,我给你画出一张流程图,你将它制作成卡片固定在你的办公桌上,帮助你随时领会和掌握这套方法。当然,如果你有优化的建议,咱俩可以一起探讨,呵呵。”
“那样就太好了,我先以咖啡代酒敬你一杯了!”小强兴奋地说。
(“衣柜整理法”流程图请见下页)
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