第2节 行业分析过程
行业分析的作用
资源对接于人,而职业思维模式对接于案例。你要搜集分析相关案例,通过不同案例的分析,找到其中的理论基础和运作模式。切记这个过程是用案例来理解理论,用理论来解释案例。如果不作案例分析,你甚至都不知道职业所需的专业知识该从哪儿入手学习。
你所看到的世界只是你眼中的世界,如果你用现有知识结构来解释外部世界,那你最终只是按自己的标准来证明自己潜意识里的选择倾向。就好像我们写论文,资料搜集应从专业期刊入手而不是选读本,因为选编的过程存在预设的意义,以此为资源只能得出现成的观点。
你不能用专业去解释职业,而必须反过来用职业去解释专业。行业分析要从行业资料入手,你要的不是名词解释,不是为论点找论据,不是用你头脑中现有的概念去归类信息,而是由所得信息归纳概念,从而形成职业思维模式。就像要想学好英语必须采用“英语思维”,从一开始就自觉地要求自己;听、说、读、写都像英语母语者一样,对任何单词和概念全部用英语来解释,这样才能摆脱汉语的束缚。
在作案例分析的同时,必须深入理论,否则你光看案例,反而看不懂现象背后的本质,甚至出现错误的归纳。
只有通过行业分析对多专业进行整合,建立理论框架,才能真正找到感觉,最终根据对行业资源的深入认识形成思维模式。
通过案例整合形成整体结构
创新就是排列组合,但是排列组合并不就是创新。狗是被人类改变得最多的生物品种,现在已有近400种被确认的狗品种,每一种都有其独一无二的特征。但是杂交不等于混血,虽然也受运气的影响;但遗传学都有其定律,这决定了公狗和母狗的特征会以怎样的方式遗传给它们的后代,而是否掌握这样的知识,是狗专家和狗贩子的根本区别。
在自然界,有序是困难的,无序是容易的;我们需要从无序中建立有序,从有序中找到规律。这样你才能根据已知的东西,根据事物的规律,推出未知的或者没有明示的东西。在生活中,真正的智慧存在于权衡对立信息的能力之中,从看似矛盾的琐事和无用的信息中发现玄机。在我们的生活中,经常面对的是孤立的信息甚至是人为割裂的信息,这需要我们自己去找到其中的关系。就像警察常通过串并案来破案,就是对一系列不同的案件,通过对作案手段、痕迹、物证等分析,发现它们之间存在联系,而将这些案件放在一起侦破。
案例整合就是先分解再组合,在这个过程中找到感觉,这才能看明白,才能由分解找到过程,由组合形成模式。作行业分析就像做一个大拼图,拼图上的信息其实都已经存在,但我们能搜集到的资料往往只是局部的、零散的东西,有的案例这方面突出,有的案例那方面突出。
你要将多个案例进行分析,找到它们之间的关系,将这些零散的资料拼合起来形成系统,从而获得一个全局印象,形成完整的理论框架和工作流程。就像“二战”即将开始之前,一个德国记者出了一本书,把德军的布防、各军区军事将领的名字写得清清楚楚。希特勒暴跳如雷,认为内部有人泄密,把那个记者抓来审问。结果那个记者所有的信息来源都是德国20年来的公开信息,只不过是那个记者的职业素养帮他进行了整合和分析,甚至通过当地一家报纸上登载的一场婚礼出席人名单得出了当地驻军将领的名字……
通过深入一个项目去了解各个相关专业
搜集所有与你职业有关的资料,包括上下游环节的信息,了解其背后的资源,才会对现在的工作和行业有全面的认识,这样反而有可能发现你真正喜欢的岗位与行业。
如果你是学旅游专业,你就组织一次去某个景点的一日游旅游团。40名年轻游客,你必须设计出行程安排、路线、景点、解说、餐饮以及意外处理,包括天气、健康、堵车……如果换了老年团,又应该怎样……只要你做了,不管做没做好,就是一次体验。问题出得越多,你的收获会越大。你在制订旅游计划的过程中,在网络搜索的过程中,你会发现旅游行业和互联网的交叉形成旅游网站,旅行与商务活动的交叉形成商旅度假产品;你也许会发现你要做的不是导游,而是旅游信息的管理,从而你才会开始进行这方面研究。
行业分析步骤
第一阶段:搜集观点,拟订提纲。
1.第一阶段的搜索不用太多资料,重点是找到大方向和建立基本提纲。否则资料搜集得越多,你越无法下手,而后有可能会陷于细节中无法自拔。
2.首先从专业或兴趣出发,找到一两个词,上网搜索,对所搜集到的信息进行归类,进而归纳。找到它们的专业术语和内在关系,从而找到与之对应的专业与行业所定义的关键词。
3.通过关键词搜索资料,在这个过程中,你会搜索到新的原来你并没有意识到的观点和资料,从中找到关联词。将资料按“便笺整理流程”进行汇总,合并同类项,归纳观点,总结出小标题。
4.对小标题进行概念归纳、概念分解,最后通过概念重组拟定出大标题。
5.根据你所感兴趣的方向调整大标题的逻辑,得出全文结构提纲。
第二阶段:补充资料,重组提纲。
1.按提纲对资料进行整理归纳,随着对资料的深入了解,你对专业、行业、理论的认识会更深入,你又会发现很多关键词。此时开始第二次搜索,一步一步将文章各关键词之间的空当连上,形成完整严密的逻辑体系。
2.在这个阶段,你会重复以上归纳、分解、重组的过程。此时要注意,调整提纲逻辑的重点在于拟定和修改标题,否则只改内容中的字句,改来改去还是混乱的。
第三阶段:文章分析整理。
1.对全文进行编辑,从头改到尾。最大限度突出重点,舍弃多余的内容,使文章的主题更突出,逻辑更清晰;同时最大限度精练文字,修改修辞手法,校对错别字及标点……
2.在提纲完全划分清楚之前不要进行正文字句修改,否则会让你陷入细节。先改结构再改字句,否则你先改完的句子有可能在改结构时被删掉。在字句、小段落的修改时,有可能会遇到特别纠结的地方,长时间写不下去,此时将纠结待定的内容改为红色,换一个不纠结的章节写。
不要卡在一个地方,写着写着,这里写完了,那里也许就理顺了。因此,职业写作不存在写到哪里了,只存在写了多少遍了。你整理的遍数越多,文章也就越好。
3.改文章调结构时,一定要保留不同版本的阶段文件,因为随着认识的深入,你可以从删掉的内容中找出有价值的资料。
4.在写作时,你要保证你思维的连贯性,此时你还要打开“便笺文件”。在写作编辑过程中,你会产生与当前内容无关的想法、灵感,会遇到不太相关或者模棱两可的内容。此时,不要想着该把它们记录或者移到哪个相应的段落中去,而是记录或者移动到“便笺文件”中,在每天工作完成后再集中来处理,否则在考虑它们要加入正文哪个地方的时候,会打断你现有的写作思路。
5.每次收工时,先看看下一步工作内容是什么,在休息时头脑里也就会继续想想,这样下一次工作时就能迅速进入状态。
第四阶段:主题化形式,故事化情节。
当全文正文部分修改完成后,如果你想再上一层楼,就根据核心思想寻找形象化的主题形式,再对文章进行修改。比如说《谁动了我的奶酪》,一个自发主动面对变化的道理通过迷宫中的几只小老鼠来表现……会讲故事是本事。
行业分析训练步骤
第一步:排版训练。
职业写作是一个通过内容逻辑对观点进行强调的过程,而格式上的形式逻辑在写作过程中也会引导内容的逻辑。Word软件中的“标题样式设置与层次层级缩进”能帮你在写作过程中形成清晰的逻辑结构。因此,职业写作训练将从排版开始,我将一步一步说明由形式整理到信息归类归纳、再到内容分析的步骤,而大家也将经历一个由形式模仿到逻辑认知的训练过程。
行业分析是一个信息资料的文字处理过程,熟练、高效的Word技巧能帮你提高工作效率,减轻工作压力。行业分析的第一步是要从格式上掌握快速整理信息的技巧。面对大量混杂的资料,你很容易丧失对全文的逻辑把握,此时采用“便笺文件整理流程”就可以迅速将大量资料进行归类,通过标题的分级样式设置,你在“文档结构图”中会很清晰地看到各个标题在全文中的逻辑关系,此时你很容易在“大纲视图”中对标题进行逻辑整理。
成长分子排版流程
很多人都说自己会用Word,事实上是他们只会用Word打字。本流程是按Word 2003的菜单设置的,按以下步骤,你能以最快的方式对全文进行流程化排版。这个流程学会只要一个小时,但是想融会贯通就需要大量的“刻意练习”。看完以后,请把一篇商务文件按照这个步骤做十遍!二十遍!一步一步按流程来纠正你的习惯,减少错误动作,把流程步骤变成你自己的习惯。
1.电脑界面设置
A.文件写作要在“普通视图”中操作,它所形成的连续版面更方便写作。但在排版时必须切换到“页面视图”中操作,才能保证“所见即所得”。
点击屏幕左下角的视图按钮,或者在菜单“视图”栏中选择。
B.在“常用”工具栏中,将显示比例设置为100%。
C.在“视图”菜单中选择“标尺”,让“标尺”出现在页面上端,从而直观地显示段落的缩进格式。
2.页面设置
A.点击“标尺”两次,显示“页面设置”菜单。设置页边距,并将纸张设置设定为A4尺寸。
B.页边距:
上边距:
2.5厘米(如果有页眉,上边距设为3厘米)
下边距:2厘米
左边距:
2.5厘米
右边距:2厘米
B.页眉页脚:
页眉:
1.5厘米
页脚:
1.4厘米
3.设置页眉页脚
A.页眉页脚:“视图”菜单栏中的“页眉页脚”命令。
点击工具栏上的“样式”框,点击“清除格式”,取消页眉的下划线。
如果有公司logo,放在页面左侧,调整左侧logo尺寸,将logo高度设置在1.5厘米以下。
调整右侧文字大小,黑体,小五号字。
在页眉下加一个空行,拉开页眉与正文的距离。
B.页码:“插入”菜单栏中的“页码”命令。
选择“页码”,将字号改为六号。
将“页码”向右侧移到边框符号处,使它远离正文部分。
如果页脚有两三行(如公司名称、地址、电话),选择这三行,调整字号为六号,行距为“固定值:8~10磅”。
4.全文字体格式统一
A.按“Ctrl+A”,选择正文所有内容。
B.在“格式”工具栏设置字体为宋体,字号为五号,颜色为黑色,如果文中有表格黑底反白,那么记得将表格中的字体定为白色。
C.在“格式-字体-字符间距”页面中,将字间距设置为正常。
5.全文行距统一
A.紧接上一步,在正文“全选”的状态下,选择“格式”菜单栏中的“段落”。
B.在“缩进与间距”中,选择:
行距:最小值
设置值:25磅
将“在相同样式的段落间不添加空格”“如果定义了文档网格,则与网格对齐”前的“复选框”中的小钩去掉。否则,有可能你所设置的行距不能应用。
C.全部设置好后,在页面上随便点一下,取消全选状态。
6.调整全文内容结构
A.将全文通读一遍,了解全文意思。
B.将全文各层级标题单独成行。
7.高级替换
A.将文中多余“空格”去掉,注意不要删掉文中英文句子的空格。
B.将“英文标点”替换为“中文标点”。
C.将“软回车”替换为“硬回车”。
8.层级排版
A.说明:
在初步整理完文字后,排版不是从头到尾一段一段排下来,而是排完一个层级再排下一个层级。先排“标题1”,再排“标题2”……
定好每一个层级的第一个层级格式后,使用“格式刷”连续调整全文这个层级的所有内容。
B.正文标题设置
字号:二号或小二号字
字体:粗宋简体或粗黑简体,如果电脑上没这个字体,就设为黑体加粗。
格式:使用“格式”工具栏中的“居中”命令将正文标题页面居中,居中前确保标题前没有空格或缩进。
如果还有“副标题”,则字号设置为小四号,字体设置为黑体加粗。拖动首行缩进至正文标题右侧。
C.段落标题设置
字号字体:
章节标题为小三号、粗黑体
正文一级标题编号“一”为小四号、黑体加粗其他标题与正文相同为五号、宋体加粗。
段落标题的编号,不要手工输入,而是使用“格式”中的“项目编号与符号”设置。
段落标题前的首行缩进要依标题的层次,依次使用标尺上的滑块向右悬挂缩进至与上一层标题的编号后的文字起首位置对准,而正文文字、表格、图片也随其标题有不同缩进。
去掉标尺上的制表位,调整缩进滑块,调整编号和文字间距至合适距离。
9.设置标题间距
A.段落之间一般不设额外的间距,除非你是使用“首行不缩进”的段落格式。但各个标题之前通常设置间距。
标题间距一般是指本标题与上一段正文之间的距离,通过标题之间的间距形成各观点之间的视觉间隔。
同级标题所设置的间距是一样的,而随着标题级别降低,其间距也相应减小。
B.一级标题代表了主要观点(层次),它们通常使用空行来间隔。
C.二级以下各标题之间的间距通过“格式”菜单栏中的“段落”命令来设置。
一般设置段前距以形成与其他层次的区分,设置段前
0.5行,不要设段后距,以形成标题与所属正文的从属关系。
即使标题层级很多,标题间距也不用太多,建议都用
0.5行,如果所属层级的内容不多,小层级的标题之前不需要设置段前距。
D.所有的设置都只需设置最初的一个标题,其他的平级标题就用“格式刷”来完成。
10.用“格式刷”统一全文格式
A.职业文档格式优美的重要因素是保持全文格式统一。在对文字与段落进行了初步设置后,使用“格式刷”对各级文字与标题进行格式处理。
B.“格式刷”位于“格式”工具栏上,它能将光标所处文字、段落的所有格式全部“复制”到所“刷”到的内容上。
将光标移到已有格式的内容上,点击“格式刷”将把光标所在位置的格式“复制”下来,包括字体、字号、加粗、下划线、缩进、项目编号,等等。
连点“格式刷”按钮两次设置成不限次数状态,然后用光标选择希望被复制格式的词组或句子,依次对本层级进行格式复制排版。
如果遇到“编号”就右击,然后点击“重新开始编号”。
11.调整每页行距
以上内容全部设置完成后,我们需要对全文行距按页进行调整,消除孤行。
12.预览检查
排版完毕后,再次预览,在单页视图中最后检查有什么问题。
第二步:写作技巧。
行业分析第二步是要掌握内容的逻辑化处理技巧。职业写作和我们原来的记叙文、应用文的写作都有所不同,因此请认真学习以下几本书:
■《金字塔原理》——思考、表达和解决问题的逻辑,我很遗憾在年轻时没人告诉我这本书,结果我花了三年时间才改掉自己原来的写作习惯,总结出金字塔原理的写作模式。
■《有效商务写作》、《商务与管理沟通》——写作的角度与技巧,这两本书很详细地说清了各种商务文件的写作技巧,并给出范例。
■《整合营销传播(21世纪企业决胜关键)》——资源的整合与分解、形式与内容的互为影响,这是一本改变了我的思维模式,让我在2000年发生巨大改变的书。
刚开始接触职业写作的新人开始看这几本书可能会感觉一下难以理解,所以建议先快速看完一遍,看了后面的内容就能帮助你理解前面的。
在最初的行业分析中,你可以先在网上找一些本行业的报告作为范本,先根据内容理解其中的行业术语,看清理论框架,然后再结合自己的业务目的和资源搜集资料,调整逻辑结构,并从过程中发现新的问题和新的资源。
第三步:搜集模仿。
写作是从模仿好作品开始,它包括“词汇、句型、文章”的模仿。看到好的词汇、句子要随时记下来,看到好的文章一定要收集起来。我们不但要学习他的观点,同时还要模仿他对观点的表述过程,学习如何通过句子和段落归纳思想,通过概念定义观点,通过角度与逻辑达成沟通,以及通过主题引发共鸣。
职业写作要求清晰地传达信息,因此要求措辞必须概念准确、简单,便于读者理解,不使用过于生僻的词语。
看书看报,你会看到很多认识但从来不用的词,它们的表达更生动、概念更准确,记下来,在自己写作时尝试使用。在阅读的过程中要掌握作者对关键词的归纳方式,并用自己的方式进行阐释,学会提炼关键词,体会作者写作的逻辑结构,而不仅仅是领会观点。尤其要多掌握你工作中的专业术语、缩写名词、行业词汇、书面语,扩大词汇量,这代表你写作的专业程度。
同样的意思会有很多种表达方法,没有经历过,你就找不到那样的语境语感,组织不出那样的逻辑与修辞审美。这时,我们可以上网查一下同类的文章,你会发现职业写作中有些常用的固定句型,别人已经写出了很好的语句,它很精炼地归纳了思想,表达了特定的意义,甚至是一些很专业的表格中都带有特别的信息逻辑结构,这些都是他们在工作中用时间一点一点磨出来的。因此平时你要多看多记录多写,借鉴他们的结构、逻辑、措辞、语气,慢慢养成职业语感。
你要去网上搜集相应的方案、行业报告、政府公告,认真看懂,不要只看观点,还要看观点的论证过程;分析它的逻辑结构、标题归纳、段落层次、修辞手法,看他们使用了哪些更准确的词汇,有哪些好的句型,文章结构是怎样起承转合的;然后从词汇到修辞进行整理归纳,对照它们进行模仿写作,学习它们对事物的描写、对过程的描述、对概念的归纳与重组重定义。
在整理归纳的过程中,要多看作者如何总结、概括、归纳所要表述的问题,要掌握作者对观点、标题、主题句的归纳方式。同一个观点,不同的作者会从不同的角度用不同的细节来描述,即使是同一个角度也会看到不同的逻辑结构与词汇运用,从中也能学习到对信息的分析处理技巧。
第四步:资料处理训练。
资料归类与标题归纳
行业分析和方案写作不同,不是先列提纲,而是先搜集资料。先把资料搜集齐,再由资料归类归纳出一系列标题,然后对标题进行逻辑整理。
首先是资料归类。先按“便笺文件整理流程”对搜集到的资料内容合并同类项,划分段落层次,归纳出相应的观点,再通过“样式”设置为标题。
其次是标题归纳。归纳是在对观点深入理解之后的消化重组,你不能只是将别人的观点进行简单罗列,而要先将标题归类,在这个过程中会对观点有进一步的深入理解,再根据论述角度在标题与标题之间进行分解与重组。
通过重组标题形成文章的结构,将各篇文章的叙事部分、数据部分、概念部分融会贯通。最后才是对文字措辞进行修饰精简,只留下观点、说明观点的数据、过程等内容,形成明确的概念定义。
标题归纳是最混乱与纠结的阶段
商务写作中调整逻辑结构其实是围绕标题进行,这是一个资料的归类和观点的归纳、分解、重新定义后的重组过程。修改措辞只能减少一点字数,而修改结构就能大量地压缩篇幅,这是一个由归类到归纳的过程。
标题起到提纲挈领的作用,逻辑的错误除去强词夺理以外,还有就是标题放错了位置,或是内容归纳错了标题。因此,逻辑结构的调整是一个“看山是山,看山不是山,看山还是山”的过程,光看光想是找不到感觉的,只有自己亲自动手,多归纳、分解、重组标题,才能慢慢领悟。
资料归纳中最头痛的地方是零散观点无法汇总和大段文章无法分解。
当你逻辑混乱的时候,往往是因为太多的东西出现在你的头脑里,此时你不但受到逻辑的影响,而且受到文字内容的影响。你必须先对其中的小段进行标题的归纳与总结,此时你头脑中就不是大量的文字了,而是几个标题,这样你就能很清晰地对标题进行逻辑整理。
写作中还有让你头痛的问题是有用的东西太多,经常我们会搜集到几篇相关的资料或者段落,但是当我们试图将它们汇总到一起的时候,会发现它们自身都已经形成了严密的逻辑结构,甚至很多资料是互为因果关系的,它们会同时出现在几个不同的标题下或者段落中。我们既想保留原有资料中出色的逻辑结构和概念措辞,又想将它们归纳合并,结果却无从下手,无法将它们简单地合并同类项。
那么你先抛开资料,根据写作目的明确自己要论证的论点,写一个大概的提纲;然后根据读者的需要,明确你所针对的问题和目标范围,在这个基础上进行资料取舍,对原来文章里的观点和资料进行归类与归纳。最终的文章结构还是要保持一条主线下来,否则贪大求全反而分支太多,给人以支离破碎之感。
资料整理训练:整理热点话题
当出现热点问题时,特别是与专业有关的热点问题,你一定要上网大量搜集各方面的不同看法,看他们各自从什么角度来看待这个问题。由于每个人所处的立场和知识结构不同,因此你可以看到不同人如何说同一件事。通过整理、汇总、归纳、分析他们阐述各自观点的过程,你可以学习到不同角度的观点、思路、表达方式及词汇,学会从多层次、多角度来认识问题。这能从专业角度提升对理论的认识深度,从资源角度提升对行业的认识广度,最终透过表象看实质,培养你独立思考的能力,并形成你的职业思维模式。
天涯论坛有很多技术帖,有楼主的精彩观点,也有网友的精彩提问和不同角度的激烈争论,往往长达几十页。
如果只是看看,那没什么用。你需要把它下到Word里,好好整理,才不会错过细节。眼过千遍不如手过一遍,光看看只是休闲,你可以看一整天,而只有动手整理才会逼着你去动脑子思考。倘若你每天能再练习三个小时就更好了,这就是刻意练习。整理几个二三十页的大帖,你查找资料的能力、概念的理解能力、归纳能力、词汇量、表达能力、电脑使用效率都会有大的提高。
整理技术帖不要只是把有用部分一段一段地复制粘贴下来,而要先全部复制到Word文件里,使用选择性粘贴、宏命令把文字格式处理干净。然后按“便笺文件整理流程”,从最后开始整理。先把一些灌水的跟帖删掉,然后把各方发言中的重点进行归纳总结,形成标题、层次,这样你才能从全局的角度得到有效的信息,此时你甚至已经形成了对一个论点的全文论述,这就是写作的过程。同时,这个过程其实比你开着网页从头看到尾,边看边整理重点还快一些。像我整理一个30页的天涯大帖只需要半天时间,而有的网友半天还没看完,看得头昏脑涨,只找到一点混乱的感觉,错过了很多重要的细节,更找不到这些细节之间的关系。
第五步:写作训练。
学习写作,首先要“写长、写专业”,然后要“写短、写通俗”。
很多新手在写作时觉得无从下手,没东西可写;文章写不长,拿出来没分量。这是因为思路不开阔,不知道怎样去搜集整理资料;只知道直接写出观点,而不知道如何用过程推导出结果,用资料证明观点。当他开始用资料证明观点时,细节往往又和观点混在一起,让读者无法迅速掌握重点。
短篇是通过字字推敲训练你的文采、角度、文字细节;但是若没有长篇的基础,短篇的概念定义根本达不到足够的准确程度。长篇是通过对资料的搜集与分析、横向的比较,训练你的全局眼界、结构逻辑、思维发散、归纳整理能力,因此写长篇比写短篇对思维的训练更有效。
切记,刚一开始就要写长篇,你可以文字不优美,可以词汇不丰富,但是你一定要写长篇。想尽一切办法,发散你的思维,搜集相关的资料,排列组合,把方案写到几万字以上。
最初你可以从整理信息开始,比如说网上你感兴趣的、你想从事的专业和职业,甚至可以是牛人的求职技巧热帖,归类归纳楼主的观点、网友的观点,这个过程就是消化的过程,并由关键词引出关联词。
只要能说清楚,越短的文章越是好文章。
当你可以轻松地写到一万字以上的方案时,你开始尽全力把一万字的方案压缩到两三千字。事实上写短比写长要难得多,此时需要对文字进行概念归纳、重组重定义,思考如何调整角度,取舍资料,压缩细节,把一件事用最简单的方式说清楚。
这个从“写长”到“写短”的过程,也是一个由“写专业”到“写通俗”的过程。职业文件首先是“专业文件”,刚开始写文件时,新手要学会用专业的格式、专业的词汇、专业的语法来写作。随着对写作的深入认识,在“写短”的同时,要开始学会如何使用更简洁、更易懂的方式来写作。
大量写、重复写。
写作能力不是教出来的,而是练出来的,光看书很难领悟。逻辑只能靠自己在大量的写作中慢慢领悟,而行文措辞完全要靠自己在字斟句酌中磨出来的感觉。大量地写,每天认认真真坚持写一千字的文章,写一小时,写着写着你就会写了,越写越快,也越容易。
迅速提升写作能力的窍门在于“写长”和“重写”,写一千字比不上写几万字,写十篇不同的短篇文章比不上同一篇文章写十遍。同一篇文章重复修改是一个深入的过程,而每天写不同的,你就总是在最初的阶段做低层次的重复。所以在长篇写完后,好好写一个两千字左右的短篇,重复写十遍,别偷懒,别打折扣,这个重复的过程就是逻辑调整、概念归纳、推敲字词的过程。每写一遍就给身边人看一遍,请他们说说有什么问题,改完错别字改句子逻辑,改完逻辑改文章结构,改完结构再改论证角度。只要你能坚持下来,最后你会发现对每一个细微的格式、标点符号、概念定义、句型你都会很敏感,达到了职业化的标准。
刚开始写,如果没人指导,你会感觉一是不知如何下笔,二是即使写了也不知道是好是坏。所以,你要先找学习案例,找到以前别人做的文件,以及到网上去找好的文章,好好研究,把关键点记下来再写,其实人跟人的水平一般就差在这几句话里。当然,这个过程最好是有一个师傅给你指点,或者找一个同伴,两个人改同样的文件,然后互相批改,那你的进步就会快很多,否则自己的问题自己真看不到。
对好文章的重写就是一个全面的复盘过程。你试试找到一篇好文章认真看懂,记住观点和思路,然后自己按照印象中的内容来写,将思想重新归纳到文字上。写完后一对比,你就会发现原文的逻辑结构、很多的措辞与句式都被你用你习以为常的方式改变了,此时你才知道你在内容概括、逻辑处理、行文措辞上的不足。
另外,在平时我们也要训练自己复盘的能力。谈完的话、做过的工作、看过的电影,把整个过程、细节认真地在脑海里重复一遍,把情节、词汇量、人名、关键细节、重要道具都复盘一次。特别是对那些好的发言,要快速记录,然后复述,训练自己迅速总结别人发言和意图的能力。
缩写改写训练
试试清晰简单地说明一件事
说简单:把复杂信息高度地概括和系统化,将大量的信息高度简洁化。
说清楚:把事实或观点用很具体的语言精准完整地表达出来。
说动人:能从对方的角度来说,让他内心被触动,产生行动的欲望。
商务写作与传统文章写作的重要区别表现在“标题的划分”与“层次层级的应用”。商务写作的第一步是概念归纳,也就是按金字塔原理对内容进行归类与归纳,划分出不同层次的标题,准确地说明“它是什么”,还要简练地说清“它包括什么”。第二步是基于概念的逻辑表达,在各个标题之间进行分解与重组,按你的角度建立新的逻辑结构,将你的思想过程表达清楚,形成一篇方案。
我们平常看到的商务营销文章往往是传统的叙述方式,把一个方案从执行的过程一步一步推论出最后的结果,以适应普通读者的阅读习惯。我们同样可以反过来,按金字塔原理,由“因果逻辑”的记叙文章改为给客户的“果因逻辑”的营销策划方案,以各级标题的形式开门见山地先提出结论,再通过正文论证标题,并尽量精简文字。通过这个训练,我们可以训练逻辑与概括能力,也能加深对相关原理与概念的理解。
这个缩写的访求也是案例分析的方法,将内容归纳出不同的标题,将资料进行整理与消化,由此归纳、分解、重组,最终提炼出理论框架、工作流程、创新细节,这也能帮你更快地形成职业思维模式。
我给新人作商务写作培训就是先找一篇不错的营销文章,然后给学员一个商务方案的范文,要他照着范文样式进行缩写和改写。这是一个重复的过程,一个沉闷、枯燥的过程。很多人改几遍就觉得够好了,而有的人坚持下来了,差不多改了一个月,每天都拿来给我看一下,不懂的概念就自己去网上查一下。最后整个文件字数从原来的将近5000字改为最后的2000字左右,由叙述文体因果逻辑结构完全改成了后来的层级标题果因逻辑结构。先点题,再说明,各级标题形成了全文的骨架,逻辑清晰,简单明了。改完后,他知道自己完全掌握了策划方案的写作技巧,而他用一个月所达到的程度是我曾经用三年才达到的程度。
整合整理写作训练
在日常生活中,我们常常会接触到合同。在交易中,除非是强势方的一对多格式合同,其他的合同都是双方谈出来的,但是谁草拟合同,谁就会占据主动权。而合同的拟定包括了商务行文格式、概念确定、措辞等方方面面要考虑的因素,因此是一个非常有价值的训练。
我们先选择一个合同类型,比如说劳务合同、租房合同、装修合同,从网上下载几个合同范本,然后进行归纳总结,了解每个条款的含义、全文的结构、规范的措辞、专业和行业的规则,拟出一份公平的合同。然后再从自己的角度对合同进行修改,去除或减弱对己方限制的条款,拟出一份基于己方的草案合同,待和对方谈判时再作利益的商议。通过文字的字斟句酌、定义的明确、责权利的划分,你会看到模式化标准语言字面下的含义、公平与欺诈……
如果你应聘销售岗位,你就要研究相关产品的简介写法;如果你应聘行政岗位,那你就要去研究一下企业简介的写法;如果你做技术,你也要研究一下工艺流程书的写法。搜集几个好的,然后进行重复的整合整理写作,这既提升你的写作能力,同时也有助于你对工作的熟悉。
在这个世界里,我们就像一只蚂蚁。
现实对于我们来说简单而粗暴,但是蚂蚁也会有父母爱人孩子,也会老,也要承担我们在这个世界上与生俱来的责任。我们也想有体面的工作,在青春过去之后,我们还要有尊严地活下去。
你不要看媒体上的繁花似锦、烈火烹油,你看看身边,更多和你父母一样平凡的普通人,是谁在做那些平淡无奇,甚至是了无生趣的工作?他们为什么在做这些事?
为什么是他们在做?这些职业是他们当初的选择吗?肯定不是,只是这些事总要有人来做,总会有人来做,最终会不会轮到我们呢?
我们大多数人都只有普通的天赋,也只有大量普通的工作在等着我们。好的位置只有那么多,有人要挤进去,就有人被挤出来,有的人甚至被挤出社会结构之外;没有工作、没有社保、没有地位,不仅经济边缘化,甚至道德边缘化,恶性循环……我们的时间是那么有限,能不能控制好这个过程,这就决定了我们的人生是一个“洗具”,还是一个“杯具”,谁也不想自己的人生只是打打酱油而已。
自由和梦想从来都是很奢侈的东西。在争取自由和实现梦想的过程中,你会遇到各种困难和诱惑,但这些挡你路的东西,也会挡住大多数人的路。其实,大多数人都是被别人规划的,只有少数人可以规划自己,而只要你能做到,你就能让别人来帮你实现你的梦想。
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