第3节 信息整理
建立便笺文件
信息只有井井有条,才能信手拈来。我一直有搜集资料的习惯,但以前我一直困惑于怎样整理随手记录与摘录的众多资料,如果不录入电脑,要用的时候根本就找不着,也就不会去看,搜集也就白搜集了。在录入电脑后,如果把它们存放在不同的文件和文件夹中,小文件会越来越多,因为打开麻烦,也就越来越懒得去看;如果放在一个文件中,当文件长达数百页时,也很难找到想要的资料。直到有一天,我发现了Word“文件结构图”真正的价值所在,就是以之建立“便笺文件”,这将帮你形成高效、清晰的信息处理流程。
记录之后要及时进行整理、筛选、提炼、分解重组,而只有方便查询才会愿意整理。我们在脑子里往往同时会有几个不同的事需要去思考,也就需要分别去记录和整理,如果把这些零散的信息直接录入电脑里不同的独立文件中会很麻烦,也不方便,因此要在电脑里建立一个“便笺文件”。
我每天把当天所有的记录都先录入“便笺文件”中,然后按不同的事划分标题,再通过标题进行归类归纳,通过“文档结构图”像“资源管理器”的树形结构一样一目了然地看到各级标题,再通过“标题级”的方式进行归纳整理和区分。
资料要放在固定的地方,需要用的时候你才能迅速找到。你需要在电脑里建立一个“工作文件夹”,把每天的常用文件存在这里。你从网上下的还没有分类整理的文件也要建立一个专门的“收藏文件夹”,然后再划分不同的子文件夹。
标题级样式的设置方法
在Word中,“样式”和“文档结构图”是很重要的功能,“样式”在对格式进行分类的基础上,更进一步地建立了标题的层级,而“文档结构图”可以让你的资料变得有条理和清晰。你也不用将滚动条拖来拖去,那样不但浪费时间,看久了还会头昏眼花,看半天也看不出什么层次和逻辑。通过这两者,你可以对所搜集的资料进行高效整理与编辑,所以请大家先认真研究“样式”和“文档结构图”的功能,否则看不懂后面的“成长分子信息整理流程”。
在便笺文件中进行资料分类整理,以及在写作长篇文档时,我们都要将“视图”中的“文档结构图”打开。写作中,先要对各层级标题进行分级样式设置,这样可以方便、清晰地从“文档结构图”中看到各级标题之间的层次和逻辑关系,迅速地在各标题之间进行切换;对内容进行整理,以及在“大纲视图”中对标题所辖内容进行整体移动。
当你确定一系列标题后,你就要根据标题之间的层级从属关系,设置相应的标题级样式。比如说,你可以先选择一个一级标题,然后在“格式”工具栏中的“样式”框中选择“标题1”,然后把它的段落格式改为“段前0、段后0、行距最小值25磅”,把它的字体格式改为“四号字、宋体加粗”。这样你就设置了你文中一级标题的标题样式,之后再用“格式刷”或者直接通过“样式”框来设置其他的一级标题样式。以此类推,设置其他层级的标题样式。
从商务写作来看,“样式”只是写作工具,而不是排版工具。在正式排版时,各个层次标题与正文都会有各自的缩进、项目自动编号,此时看重层次内各部分的格式统一。还有,要考虑“孤行”的问题,此时要看重页面内各部分的格式统一,而不能使用“样式”来对各级标题与正文进行全文统一。
成长分子信息整理流程
如何迅速准确地处理海量信息是行业分析的基础与关键,那怎么整理便笺文件呢?从头开始,拟定标题,然后一段一段往下看,把它们放到各自的标题中去?错了!如果这段资料很零散又长达几十页,你会发现当你把中间的一段剪切放到前面特定的标题下时,你会花大量的时间找刚刚你剪切段落的地方,所以整理资料要从全文最后开始整理。
1.新建一个“便笺文件”,然后命名保存。
2.将文件视图设置为“普通视图”,同时打开“文档结构图”侧栏。
3.在新建立的便笺文件中用“回车键”先录入六个空行,在倒数第三行设置一个标题“今日记录”,将这一行的样式设为“标题1”;然后把它的段落格式改为“段前0、段后0、行距最小值25磅”,把它的字体格式改为“四号字、宋体加粗”。以后当天的新信息都录入这个标题下的正文中,全部录入完后,最后一条一条归类到新设立的相应标题中去。
4.在便笺文件最后一行空行再录入“结尾”两字,用格式刷将“今日记录”的“标题1”样式复制到“结尾”标题上,这样你在“文档结构图”侧栏里点击“结尾”就可以迅速到达全文的最末端。
5.从“今天记录”所记录信息的最后一段开始整理内容,并为这一段内容归纳出一个标题,然后把这一段剪切粘贴移动到文件开头。然后把这个标题的“样式”设为“标题2”,把它的段落格式改为“段前0、段后0、行距最小值25磅”,把它的字体格式改为“五号字、宋体加粗”。
6.然后重复以上的工作,每次都是从“今日记录”最后一段进行整理,整理好以后移动到便笺文件的最前面一行,新的标题只需要直接在“样式框”里选定已设置的新样式“标题2”就可以了。这样每次只需要点击“文档结构图”的“结尾”标题就可以找到还没有整理的内容。
7.当你发现有应该归类到已经归纳好的标题中的内容时,你将这一段剪切,然后点击“文档结构图”中的相应标题,就能很快捷地切换到相应标题段落,把这段粘贴到相关内容后面。
8.当全部内容整理完以后,你会发现有些标题之间也存在一定的逻辑关系。此时把文档切换到“大纲视图”中,然后在“显示级别”中点击“显示到级别2”;只看标题,然后把光标移动到标题左边的十字符上,拖动标题上下移动就可以让标题带动所辖文字进行移动,清晰直观地把标题进行分类与排列。
9.标题重新分类排列完成后,将文档切换回“普通”视图,然后在那几个相应的标题前归纳出一个更大的标题,然后把这个标题的“样式”在样式框里选择之前已经设置好的“标题1”的样式。而几个内容相关的一级标题也要把它们按逻辑排列在一起。
10.最后,在每一个一级标题内,对内容进行进一步整理归纳。
11.资料光搜集没用,当你开始无聊时,不要无目的地去上网打发时间。你可以整理记录文件,然后将内容进一步归纳重组为你设想的项目,从而真正消化形成积累,否则你搜集的资料再多也没用处。
12.当某一个一级标题的内容达到一定规模,资料汇总成为一个独立的项目时,将这个标题从文档中“剪切粘贴”出来,独立成一个新的文件。
便笺文件标题示例
便笺文件是记录的汇总文件,同时也可以作为我们日常的工作计划文件。只需要在文件的最开头设置几个标题,以下是我常用的便笺文件标题:
待查资料
今日工作计划
近期工作备忘
工作项目一
工作项目二
待购物品
关注网帖网址
技巧收藏
待看书籍
待看电影
创意灵感
有趣短句
……
今日记录
结尾
Word高效信息处理技巧
强大的选择性粘贴
Word中“选择性粘贴”是很强大的功能,大家多研究一下。当你从网络复制文字进入文件时,不用“粘贴”而用“选择性粘贴”,并选择“无格式文本”。这样能去除网络所附带的所有格式、手动换行符,并自动套用光标所在位置的格式,而无须再用“格式刷”去调整。
复制带图片和表格的网络内容,你先把网络内容原样复制进文件,然后复制想去除格式的文字部分,在原地“选择性粘贴”,并选择“无格式文本”,就能替换掉原有格式,而图片和表格都能保持不变。
好用的高级替换
在Word 2003的“替换”命令窗口中,有一个“高级”按键,点开它,好好研究一下界面中的“格式”和“特殊字符”,能帮你定向替换相关格式、大小空格、空行、手动换行符等各种常规替换命令无法完成的任务,极大地提高你的工作效率。
要想去除文中多余的空格,你在“查找框”内用“空格键”录入一个空格,或者在文中复制一个大空格粘贴进来,然后在替换框中什么也不录入,再点“全部替换”,就把空格全删掉了。
在Word中“^p”是段落标记的内码,你可以用“多个段落标记”替换“一个段落标记”,从而删掉多余的段前空行。
在Word中“^l”是手动换行符的代码,手动换行符往往是网页文章所特有的标记,如果你的文档中有,读者可能会认为你是从网上抄的,并且没有整理,因此你要用“^p”替换掉“^l”。
高级替换是一个越动脑子越好用的功能,比如它可以帮你处理网上下载的一些文字连在一起的TXT文档,自己动脑子研究吧。另外,大家可以去研究一下Batchdoc(文档批量处理软件),它是一个Word 2003的辅助软件,可以对多文件、多内容进行“批处理替换”,我常用它将“繁体字”转化为“简体字”。
其实很简单的宏命令
Word中“宏”命令很强大,而且没有我们想象的那样难。去查查,好好学学。为了提高网络下载资料的标准格式化效率,我设计了一个宏,大家照着去自己编。
页面设置(调整页边距、页眉页脚)——替换软回车——替换空格——替换英文逗号、冒号、分号——全选——样式框中“清除格式”——宋体——五号——字体颜色:黑色——25磅行距、0行段前段后距——首行缩进两格——两个空行变成一个空行
文件夹管理技巧
使用“资源管理器”,而不是“我的电脑”,这样更易于在一个窗口中进行文件复制与移动。
每天在桌面上建立一个以日期命名的当日收藏文件夹,将搜集到的文章、图片等数据资料放进这里,等回家后再作整理归类。
文件命名规范——项目名+任务名+日期+版本号——某客户某活动100202A
由信息整理建立专业知识结构
我们最初的日常工作往往只是局限于眼前的分工和有限的资源之中,很难看到工作之外的世界。如果仅仅是通过阅读的方式去学习,无法形成积累,效果也很不明显。
如果我们动手对所看到的资料进行收集分析处理,这个过程会比阅读麻烦很多,但是只要坚持几个月,你就能为自己建立一个针对特定行业和专业的知识结构,当积累到一定程度,就会由量变产生质变。
1.找到行业内的专业书籍,提炼归纳重点,形成理论框架;同时建立专业名词、行话、术语字典。
2.订阅专业报刊,搜集网络相关资料,搜集新的观点,建立案例库和经验数值标准,从应用的角度帮助你对理论的理解。
3.将收集的资料在电脑里进行归类归纳,将理论框架、案例过程、经验数值以标题加列表的方式层次分明地展现出来。
4.将标题归纳为不同的主题,结合相关案例,不断调整结构分支和逻辑层次。
5.针对特定主题,做成PPT或写成文章,用自己的话清楚简洁地表达出来;并想办法与业内专家进行沟通,获取他们的看法,以及更新、更具体的执行建议。
6.按理论框架形成职业思维模式,有意识地在日常工作中进行实践,对遇到的问题和处理办法定期总结和分析。
7.不断搜集资料,定期整理,不断重复这个过程。
曾经有一个网络编辑来应聘广告文案,他说自己很热爱广告,看了很多广告书。我说那你跟我举几个例子吧。
他说了一个,然后就再也说不下去了。我问他有没有试着自己做一个广告方案,他说没有。光看有什么用呢?这只是对结果感兴趣,都没有仔细钻研过这个行业,只是站在外面觉得做广告很好玩,却不去看过程,不去看资源的限制。你要动笔去做,动笔才会动脑子,看东西只是休闲,而整理资料、自己做一个方案出来才会逼着你不停地动脑子。专业书都要重复看,并动手去做笔记、作总结,将书中的方法应用到具体解决问题中,你才能渐渐由领悟到掌握。哪怕是小说,认真整理内容都能学到东西。但是如果随便翻翻,任何专业书都可以当小说看,只不过是打发时间罢了。
总而言之,你看到的重要资料必须进行文字归类总结与归纳整理,从而形成自己的职业思维模式,并结合案例用自己的语言进行表述,形成自己的话术。这个搜集处理资料、由写到说的过程,能强迫你在头脑中融会贯通,最终形成体系化的职业思维模式和生动化的案例应用模板。
这样坚持下来,你就能建立与职业相应的行业资源框架与专业知识体系,处理资料的速度会越来越快,越来越准确地把握问题的核心,找到解决问题的方法。这样几个月的努力就会相当于你以往几年的工作经历,并且让你看清未来的职业发展方向。
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