第2节 你需要了解的职业技能
职业通用技能
企业是针对岗位招聘,招来的人要干活,而不会想着先培养你,因此企业很看重新人的实际动手能力。对于新人而言,尽管专业不同,甚至就业的也不一定就是所学专业,但是一些基本职业技能都是相通的,这些都可以看做职业的基本功,包括职业写作、信息搜集与处理、倾听表达、软件操作等方面的技能,这些能形成你的工作适应能力、团队合作能力、沟通能力、学习能力、逻辑分析能力……
知识分解为专业,专业转化为技术,技术训练为技能,技能综合应用强化为能力。也就是说,能力是多种技能的组合,而且通用技能在职业上有它的标准,而不只是我们表面所理解的那么简单,以下是我总结的作为品牌策划人员的一些技能:
职业沟通能力
具备良好的商务写作能力,简洁明了,措辞严谨。
具备出众的项目提案能力和较强的现场反应能力,已形成一定的个人风格。
具有出众的文档管理习惯,及时整理文档,并与客户保持有效的书面沟通。
信息搜集与分析能力
详细的工作记录,具备出众的工作计划与条理性,对工作有良好的预见性。
有良好的信息搜集习惯,并针对项目或客户进行整理分类、归纳归档。
能迅速对一个市场进行案例搜集与分析归纳,并形成标准的作业模块。
团队合作能力
独立工作能力强,熟悉相关岗位的专业,能进行良好的跨部门团队协作。
具备良好的流程优化与协调组织能力,能推动项目的进程。
具备一定的课程开发与培训能力,具备良好的课件制作能力。
软件应用能力
打字60字/分钟以上,没有错别字,没有错误的标点符号。
精通PPT,能将概念转化为生动的图像表现,图文影音生动流畅。
精通Word,文档版式精美、图文表格信息清晰、简洁流畅。
熟练Excel,具备较强的数据分析处理能力以及图表化说明能力。
熟悉Photoshop、Adobe Illustrator(矢量插画软件)等设计软件,有一定审美能力,能与设计人员进行沟通配合。
发掘、使用各种工具小软件……
常用的工作技巧
我们常看到一些具体的技巧方法,比如说销售技巧、谈判技巧、演讲技巧、软件技巧、得体的话术等等。但是我们往往只是看看,只是停留在认识阶段,而并没有主动去练习和应用,其实这些东西对于工作非常重要,而且有效,比如“如何打电话接电话”都值得我们专门反复练习。
一个保安的职业成长
有人会问,OFFICE软件应用、职业写作对职业真的有价值吗?
那我问,你觉得做保安需要会用电脑、会写作吗?
我身边有个年轻人,读的只是大专,学的是酒店管理专业,也学不到什么东西。他按我的方法进行了学习和训练,重点掌握了OFFICE软件、商务写作、信息搜集与分析。
学校在大三时就没课了,他被学校安排进了一家五星级酒店实习,因为个子高,所以把他分到保安部去了,每天都是在太阳下面站岗放哨。有一天,经理问实习生,谁打字打得快,他是按我要求练的五笔,打得又快又准,于是他就去打字了。打完以后,他又把文件重新整理了,修改了措辞,整理了逻辑,排了版。经理很满意,以后就经常叫他写东西,帮助主管做新保安的管理和培训工作,也不用天天站岗放哨了。后来,他很快地转正,年底代表保安部在员工大会上发言,毕业一年后升职成为领班。
当然他不甘心一辈子做保安,其间也有几次动摇,但是我帮他分析了几次以后,他安下心来。和他一起去实习的同学在实习期觉得钱少,全走光了,有的去做了快消的销售,不包吃不包住一个月也就两千多。而他只有大专学历,刚参加工作一年,包吃包住,一年收入四万多块钱,这在他的同学里,除了家里有关系的以外,他算是很好的了。
一个普通的大学生在毕业一年能达到这个程度也证明了职业规划与职业技能的价值,这些决定了你从何起步、如何发展。我总结他的几点原因就是有好的公司平台、在毕业前具备了良好的职业技能、知道自己的能力范围、选择了一个自己有相对竞争优势的岗位、找到了工作中的突破点、坚持了下来。
他现在的目标就是五六年后做到酒店的保安部副经理,由此开始对消防、技控、安保流程进行深入学习,并对酒店运营也开始研究,积累常来酒店的熟客资源,并且用心用钱搞好与同事、领导的关系。当然有人说保安再怎么做,发展也是有限的。其实也不一定,他说他以前的副经理不到30岁,被一家新开的大酒店挖走做经理,年收入能达到20万……你们觉得这对于一名天赋普通、没关系、大专学历、不是很外向的、二线城市的年轻人来说,这个目标够不够?
职业专业技能
专业技能是你能从事这份工作的前提,比如口才很好、善于与人交流,这是通用技能,而你想做培训师,如果你没有掌握某项专业技能、没有对某个行业积累丰富的经验和个人见解,没有一定的培训风格,那你就无法从事这个行业的培训工作。
专业与职业不同,我们必须以外在的岗位为参照物,分解它们的工作内容,找出其知识结构与工作技能,从而逐步由技能向能力转化,由专业向职业发展。
从工作的角度来看,我们所学的很多知识并不会直接应用到工作中,而其中的一部分知识却要求很深入地使用,比如人力资源划分为六大模块,而职业专业技能就包括绩效评价技能、薪酬激励技能、组织设计技能、职业生涯开发技能、沟通协调员工关系技能、构建推广企业文化……《越狱》的男主角文特沃斯·米勒说过:“我发现,学校所教的东西只是从事演员职业所需要的5%。而像是社交、营销、宣传,或者如何在上访谈节目时表现得有趣,这些东西都是演员要学会而学校却不教的。”
当你的职业定位明确后,你应该根据招聘岗位进行自身能力规划。招聘都是根据岗位要求进行筛选,因此我们需要对自己向往的几个工作的岗位要求进行分析。通过对这些要求的归纳与分析,并向专业人士请教这些岗位要求的真正含义,才能真正了解岗位所需要的关键技能、经验、资格认证,以此制订明确的学习计划和实践目标,从而构建合理的知识结构,培养从事相关岗位的基本技能和专业技能。
当你应聘时,你应对照职位招聘要求写简历,但不要只看这一家的要求,而要看更多同类型大公司对这个职位的要求。如果你是在中小城市,你多查查沿海大城市同类型公司对这个职位的要求,你会有更全面、更准确甚至更前沿的认识,从而你才能在简历中使用这些专业化的岗位描述词汇对自己的日常工作进行描述,并转化为工作所需要的技能与资历。
岗位转换意味着能力和观念的转换。不同层次的岗位所对应的技能也不同,比如说初级文员只需要处理接听电话、接待客人、记录考勤、文件收发整理、熟练使用办公软件这些简单的事情;高级秘书则要具备一定的管理能力,懂得按轻重缓急处理事情,掌握基础财务知识和相关法规,能帮老板起草文件、发言稿,对外也要应酬得当;行政经理除了做好自己手上的本职工作,还要对手下的员工负责,需要具备相应的管理技能与经验,懂得部门内的管理与部门外的协调。同时,不同层次的岗位也对工作年资作出相应的要求,比如说招聘财务主管会要求从事财务工作经验五年以上或者从事同等职位一年以上,并且看重你曾经所处的行业。
将技能体现在工具的职业化运用上
“工欲善其事必先利其器。”知识向技能转化,最直接的就是体现在新工具、新软件的使用上。任何专业工作都需要运用相关的设备、仪器、软件,因此毕业前一定要把与工作有关的、能接触到的相关软件、仪器、设备用得很熟练,这些直接反映你的职业技能熟练程度。
工作效率在一定程度上在于你对软件、设备这些工具的熟练程度,很多高手都是专业软件的专家级用户。很多人觉得自己会用某种软件了,其实还只是浮于表面,用到一些简单的功能。软件功能的设置必定有它特定的需要,如果很多功能你还用不到,那就是你需要去钻研和补充的地方,这些功能你不掌握就不会去用它们,而主动用它们,你就会发现更多的发挥空间。
因此,学习软件我们首先要好好地全面研究一下其所有功能,从专业的角度来理解它,跟着功能深入专业,不只是会这样做,而是为什么要这样做、为什么有这个功能和参数、这些功能和参数设置代表什么样的职业工作习惯。进而你将多个功能进行组合就能形成新的技巧,比如说我在Word软件中将“文档结构图+样式+格式”组合运用就形成了“成长分子信息整理流程”。
这里尤其要谈到白领工作都会遇到大量的文字和数据处理工作,OFFICE办公软件操作是至关重要的职业基本技能。如果你想做白领,那你就必须熟练掌握Word、Excel、PPT软件,而不能只是熟悉。你必须去买专业书籍,掌握这些软件在职业中的应用标准和使用习惯,先是会用,再是用得够快,再就是用得好看,这是一个由功能的全面掌握到职业习惯、提升效率,再到行文格式职业审美的过程。
我们不要把OFFICE当简单的工具来看,而要看它背后所代表的信息处理与数据分析方式。只要能熟练掌握相关功能和技巧,就能提升信息处理效率与逻辑分析能力,甚至一天就可以完成以前一个星期的工作。普通行政人员想进入中高层圈子很难吗?如果你掌握了出众的公文写作能力,能一分钟打到100个字以上,能迅速记录与整理发言,你也许就有机会进入中高层例会,从而获得更多的机会。
现在OFFICE商业应用的书很多,都有很好的范例,因此可以多买几本书,上网去找职业化的工作技巧,要多看看高手用这软件作出来的成品,看看人家用了什么而你却没用到,他为什么要这么用,从而掌握职业化的使用习惯。
对于Word,文件不但有特定的行文格式标准,而且还有特定的排版细节要求。一种字体、一种颜色都有它特定的含义。你要搜集各种职业文档,学习它们的排版风格,学会如何规范化、职业化地表达思想,排出符合职业审美要求的格式。
对于Excel,你要搜集各种工作表格,研究数据信息之间的逻辑结构,如何进行数据分析和公式运算,并制作出符合职业要求的表格和图形。
对于PPT,你要能将内容转化为主题逻辑,将概念转化为生动的图像表现,掌握各种版式结构、颜色搭配、动画效果,学会如何引导听众和掌控节奏。
除了OFFICE软件之外,不同专业岗位都会有相应的专业软件,比如说财务软件有用友、金蝶;平面设计有Photoshop 、 CorelDRAW ( 图 形 图 像 软 件 ) 、 Adobe Illustrator;人事行政有HRMS(人力资源管理软件);影视制作有Premiere Pro(非线性编辑软件)、After Effects(图形视频处理软件);工程设计有CAD;硬件设计有Pro/Engineer(三维软件)等等。软件不是单纯地代替你的手工工作,每一种成熟的软件都是跨专业系统学科的集成,软件功能和参数的设置能带领你从应用的角度、按职业的思维来理解专业理论,能引导你对专业的认识与学习,带你发现未知的领域。而软件功能的组合应用都带有一种职业化的工作模式和职业标准,通过深入研究高手对于软件功能的使用技巧、习惯,你在提升工作效率的同时,更能领会职业化的专业思维模式。
在我们日常工作中还有很多小工具软件,这些都能极大地提升你的工作效率,比如说截图软件、文字繁简替换软件……这些我们都要有所搜集与研究,这些都能极大地提升你的工作质量与效率。
网上有个对Photoshop学习的建议,我觉得也是对学习所有软件的建议。
先掌握功能,再掌握方法。
不要试图掌握Photoshop的每一个功能,熟练掌握与你工作相关的部分就可以了。
不要问“有没有×××教程”,主动的人会自己打开Photoshop尝试。
学Photoshop并不难,难的是学会怎么用。
不要看不起最基本的元素,往往看起来比较复杂的图像就是由基本元素构成的。
看到某个图像的教程,请试着用同样方法作出其他的图像。
看5本书不如自己动脑筋分析一个例子。
花3个小时做10张图,不如花10个小时做3张图。
不要只问不学,不要只学不用。
经常总结、吸收自己和其他人的小窍门、技巧。
学会用搜索引擎,很多知识在网上可以轻松得到。
有了问题先自己想,查看帮助,1个小时后没有结果再问别人。
学Photoshop要坚持,要有耐心。
不可小觑的职业写作
中国大学教育很大的一个失误是没有重视中文教育,如果把学习英语的时间抽三分之一给中文,那么大学生的素质肯定会比现在要好很多。中文教育直接关系到我们生活和学习工作中的理解能力与表达能力。首先,如果不能通过资料进行自学,那学习能力也就很差;其次,现在很严重的情况是很多毕业生还写不出一篇像样的文章,这也影响了工作中的沟通效果。
任何专业工作都有其独特性,但是它们都有一个共性,就是总结与归纳。我们在职业上遇到的任何问题首先是一个语文题,然后才是专业题,最后又会是作文题。你首先要能理解这个问题,并将它归纳出来,才能自己解决或者告之他人解决,然后才是专业上的工作。而你专业上的工作做完后,还要进行书面总结,将工作中的成绩和问题用文字表达出来,才能更好地说明结果和说服别人,这个时候就变成了作文题。
学外语是为了与外国人沟通,那怎么和职业人沟通呢?职业写作、公众演讲。从表达的角度来说,很多人理解的“沟通能力”只是口头表达能力,其实书面沟通是职场中更重要的沟通能力。如果你想从事白领的专业工作,哪怕你是做销售,你也必然会面对大量的书面工作,你的想法、创意以及工作过程,都需要对数据资料进行汇总分析,这就需要用书面的形式进行总结与陈述。这要求你能将大量的信息归纳形成简单准确的概念,又能将概念具体生动地表达出来,并从客户角度形成解决问题的方案,第一说清楚,第二说简单,第三说动人。你要用尽可能少的文字,清晰简单、精准完整地传播信息,在此基础上再让读者内心被触动、产生行动的欲望。
经历只有总结出来才是经验,而能将模糊的意识归纳出来,这就是能力。
无论在什么企业,上级都很喜欢善于总结经验教训并形成文字报告的人。这对于新人而言,就是熟悉各种商务应用文体的写作,能在短时间的磨合后,很快地领会上司所说内容的主题,并进一步去搜集资料,整理分析成文。
你们先不要说你可以做到,写写短文,玩玩文字游戏,这些对于文艺青年应该不难,但是对于中长篇项目方案来说,没有扎扎实实写过几篇的人是谈不上可以的,甚至错别字这一关很多人都过不了,更谈不上长篇的逻辑与层次结构的把握了。
写作到底有多重要呢?语言理解与表达、逻辑推理、资料分析、数据处理等方面的能力是大企业招聘员工时必测的能力测试;就是你想考公务员,你也要练好写作,申论是拿分和拉开差距的重点,而且对于基层公务员,电脑办公与公文写作也许是你最大的优势;而在高端的销售中也都需要向客户提供量身定制的书面方案,比如说产品说明、策划案、投标书等等。
职业写作就是以上能力的训练方式,通过大量阅读只能提升你的理解能力和想象力,而写作才能提升你的逻辑能力与归纳能力,它们一起帮你理解和运用复杂的概念,形成职业的思维能力。我们常说的逻辑能力、信息搜集能力、归纳能力、分析能力、定力、耐心等基础能力通过大量的写作训练能更快地获得,特别是逻辑能力也只能通过对信息的“理解、归纳、分解、重新定义之后的重组”这四步进行训练。
写作是一个逼着自己去思考的过程,也是一个在痛苦中获得升华的过程。在这个过程中,你能将知识结构融会贯通,举一反三找到关键词的关联性,提升对信息的敏感度,最终能提升你的领悟能力和学习能力,而写作本身也能使你的思路更全面、概念更精确,最终提升你的口头表达能力。
书面形式是团队沟通的工作方式。
在工作中越来越强调团队合作,在小范围与低层次的工作中通过交谈就能完成你所需要的沟通工作,但是在大团队的工作中,你必须能非常有说服力地描述某件事或者阐述具体行动步骤,为减少误会、确保统一指挥,决策和行动也必须用书面形式来确认。
书面形式能改善与提升你的工作方式,帮助你在工作中与其他人更有效、更持久、更明确地相互沟通,确保计划与决策的顺利执行。光有好的想法没用,观点本身并无法说服别人,能说服的是过程。
人们有分歧,一是知识结构不同,二是角度不同。沟通的结果最终都是妥协的产物,如果你直接提出结论和观点,对方会主观地、自我保护地否定,或者希望你能拿出更好的东西。甚至在很多时候,客户都并没有明确他到底是在想什么,这需要你去帮他明确!每个人头脑里都有固化的知识结构,你要想改变对方的想法,不能只靠结论和观点,而必须通过过程,一步一步解释问题、明确问题,从而打破他思维过程中的障碍,最终用他的想法引出你的结论观点,他即使感觉不是最满意的,但是至少是可以接受的。
在工作中,当你从客户那里得到信息以后,回来光是开会或者口头通知是不够的。你需要将这些信息形成书面简报,这就是一个明确问题的过程,这样就将要解决的问题前提、要求有了一定的限制,这样接手的人才能清楚,否则他还要从他听到的、他理解的内容来明确问题,一来一往,就浪费了时间。
书面文件能帮助说服“你见不到的人”,而他却有可能是拥有决定权的人。
大多数人并没有认识到书面沟通的价值,其实你的文章就是你的第二张面孔。口头交谈大多是同一时间,甚至是同一地点的同步沟通,而很多时候,比如说老总很忙,根本没时间和你坐下来聊,那你就只能把事情写成文件,然后发给他。文件就能做到不同时间、不同地点的异步沟通,这才能让更多的人知道你想表达的完整信息,并允许读者按照自己的时间计划去阅读和传播文件。
你知道100%,当你面对面开始说时,因为紧张、因为时间有限、因为表达重点,你能说出来的也许不到80%。但是同样,你的听众因为分心,因为知识结构不对等,他听到的也许只有60%。但当你讲完后,他理解记住的也许只有40%,最后他传达给下一个人的时候,也许就只有20%了,但是又同时加上了其他不正确的20%。
人们往往只能从口头沟通中记住“观点”,但难以记住太多的、用以证明观点的“事实”。而在说服过程中,光有结论和观点是不够的,还需要论据和论证过程,只有书面沟通才能确保信息完整、准确地传达到下一个人手中。如果只是凭口头沟通,你能说服对方接受你的“观点”,但如果对方不善于表达或者只记住了“观点”,那他还是不能帮你说服其他人。
千里马很多,而伯乐很少。表达能力是你的能见度,这能让你要找的资源看见你。在工作中,最初我们往往很难直接见到最终决策人,而且很多事不是一个人就能决定,而你也不一定能见到所有的人,对方也许还要和其他人沟通才能最终决定你所提出的方案。我们刚工作时都是小人物,我们很难见到门背后的门背后的门背后的那个真正负责的人,同样他们也看不到我们,甚至不知道我们的存在。而书面文件就能让你见不到的人看见你的成绩与努力,能将你所要表述的观点和事实完整地传播出去,并避免在传话过程中信息的改变。
在与客户的交流中,即使是第一次去了解客户意愿,也需要有一份文件让客户知道你想从哪几方面了解他。销售就是帮客户作决定,如果你不帮客户限定思维,那对你自己来说将来的工作更难以完成。所以,每次我去见客户都会把要谈的内容写成一个详细的方案,面谈时也许只会谈几个重点,但是谈完后我把方案留给他,他就还能更全面地看。回去之后,我会把今天谈的方案里没考虑到的和新发现的问题重新写一份补充方案,第二天再发给对方。
不可不练的公众演讲
公众演讲是一种高端的职业沟通能力,常常用于主持、培训、客户提案。
在职业沟通中,最初是通过文字进行逻辑表述,然后是通过图表来表达事务之间的复杂关系,再后来是职业化的话术。在话术之后,还有你的表达形式,包括你的语气、声调、表情、衣着、情绪、肢体语言,进一步还有你的道具,这些综合到一起,才最终形成你的演讲风格,达到好的沟通效果。
我们常常看到一些培训师的精彩讲座,他的基本功包括公众表达能力、倾听发现问题的能力、出色的写作能力、PPT制作能力,这些都是我们可以一步一步训练出来的。面对公众发言,只有高手才能“临场应变”,而对于新人只能是“条件反射”,也就是你要提前考虑好可能会面对的情况,然后进行大量模拟练习。
1.过生理心理关
很多人觉得自己很内向,做不到在公众场合发言,其实这是一个误区,你没有表达的欲望并不代表你没有表达的能力。当我们面对很多人发言时,会不由自主地紧张,嗓子发紧,此时说话甚至达不到平常的状态。而且当我们长时间大声说话时,你还会发现自己体能不够,这些都是因为平时缺乏训练,因此演讲先是从生理上的训练开始,你不要指望很快就有明显的效果,这是一个循序渐进、从量变到质变的过程。
首先是锻炼口腔肌肉,先找本你喜欢的书,每天大声朗读一个小时,7天之内你会感觉到口腔酸痛、舌头打结、说话都不利落。坚持下来,15天左右你会发现不痛了,然后渐渐地发现自己可以说得很好了,这个过程也要加入绕口令的练习。平时每天也要保证半小时的大声朗读训练,这能保持你的口腔肌肉活力。
然后你再大声跟读电视新闻,把电视声音开大点,主播说一句你说一句,尽量跟上,每天一小时。先跟正规的新闻,再跟娱乐新闻,再跟解说体育比赛的名嘴学讲解,最后跟电视购物学忽悠。然后,再渐渐地对主播的话由一句话到大段话进行复述,把自己放入相应的场景去感觉,慢慢培养语境、语感、注意力、记忆力,以及掌握长段话语的节奏与语意断句。
在练习中,我们慢慢体会说话的节奏。刚开始时,慢下来,低下去,把握好句子的重音,注意断句。学会把复杂的意思,简单、清晰、重点突出地表达出来。不一定要精彩,不一定要面面俱到,但一定要够简洁、够清楚,从容地表达内容。
我们要学会与各阶层的人交往、沟通,主动表达自己的意见。在练习达到一定程度以后,你要开始尝试在陌生的环境、面对陌生人进行表达。比如可以通过去做促销员逼自己直接与陌生人打交道,通过话术与对方沟通和说服。进一步,要去寻找在正式场合面向公众发表演讲的机会,寻找高端场合向大人物提问的机会。通过这样的训练,我们才能将表达的技能转化为表达的能力,否则真到现场,你之前精心准备的内容都讲不出来,更不用说临场应变的机智。
这里有两种训练方法:一种是公交车演讲,这种突破性训练将帮你战胜心理上的胆怯。比如说你可以先说:“大家好,我是一名大学生,为了能提高胆量和演讲能力,今天我在这里给大家讲几个小故事,如果我讲得好,你们就举起双手给我点掌声,好吗?”另一种是专家讲座现场的主动提问,要在事前做好功课,现场逼自己在每次演讲后都举手提问,这种训练能使你日后不论在什么样的场合和面对什么级别的人物,都可以准确地归纳观点,从容地沟通。
2.学习和模仿演讲
在你的专业或兴趣内去找一个专业人士的讲座视频进行模仿,把他所说的每一句话都录入电脑打出来,做讲座的整体分析,从而深入专业之中,并吃透讲座的逻辑与知识结构。建议大家去认真分析一下《2010年老罗全国巡演完结篇——海淀剧院》,会有非常大的收获。
认真研究一些讲座,掌握经典的开场白、过渡转换、结尾的话术和句型,积累合适的口语词汇,模仿职业化说话的方式与语气,分解出几个经典的肢体语言动作,然后充满热情地重复练习,形成习惯。
你可以找几个人合作来准备一个演讲主题,互为参照,互为补充,互为借鉴。先从短的演讲开始,先练5分钟,再练15分钟,一点一点找到感觉。你先把要说的东西用最简练的文字写出来,将书面语言改为口语,包括语气词都写上,不要太多口头禅,尤其要准备好PPT换页的过渡衔接话术。根据演讲效果和节奏,重复修改PPT、演讲稿,重复试讲,一步步由说明白到说简单,再到说生动,学会如何说故事,如何吸引人。
切记,面对观众进行全过程模拟练习是最重要的,否则自己一个人再练也只是技巧,始终找不到现场感。想办法找到相应的空间场合,先把凳子当观众,将来就可以把观众当凳子,先可以对着PPT或讲稿,然后就是什么都不看,10分钟完全脱稿演讲,慢慢延长脱稿时间。紧张都是因为平时没练习,之前没准备。只要你对想表达的东西从内容到表述准备充分,重复练习,你就会自信,而不是头脑里一片空白。这是一个掌握技巧、重复练习、形成互动的过程,最后渐渐地你就过了心理脱敏期,在现场你才能在条件反射的基础上进而随机应变、临场发挥。
口头表达也是形成思维模式的强化训练方式。对一个问题的了解不能只是知道,而是你能进行讲解。将复杂的事情说清楚,这需要你完全地消化,否则陈述时,你可能一时都找不到恰当的词。所以你觉得明白了一个问题时,可以试着讲给别人听,如果你不能用很简单的语言把这个问题讲清楚,那就说明你没有真正理解,这就是厚积薄发。而你通过大声的演讲,可以调动你全部的注意力去反应、表述、联结所有概念和观点,从而形成思维,这个过程其实是先模仿后理解,通过积累应用逐步领悟贯通。
3.演讲的逻辑结构和技巧
我们常常使用PPT准备客户提案,推介我们的服务或产品。此时我们要搞清产品对客户的价值是什么?这样的价值可以从几个方面来展开?每个方面的关键词是什么?
这样的关键词能抓住客户的眼球和心理吗?我们使用什么样的逻辑结构来进行演示?以下是我常用的一套客户提案的结构:
A.自我介绍:首先是打招呼,接着用一句话做自我介绍,然后是对公司和现场团队的简单介绍。
B.提出问题:开门见山,用提问的方式引出本提案的价值点,吸引听众注意。
C.明确问题,解释问题:对问题进行解释,明确现存的问题。
D.解决方法:提出解决问题的方法和思路。
E.成功案例:举出已经成功的案例。
F.解决客户问题:针对客户现存的问题提出解决方法,比如说产品包装设计的效果图。
G.关键问题集中重现:就客户提出的问题进行回答。
在演示完毕后,很多人在PPT的最后一页放上“谢谢”两字。结果大家就盯着这个“谢谢”开始谈,或者在不同的页面之间翻来翻去,很不方便。此时应该将之前针对客户问题的解决答案或者提案的价值点汇总成一张图放在PPT的最后。
H.合作建议:提出下一步的合作建议。
演讲技巧
要有精彩的开场白,开门见山,引发兴趣,清楚明白,简单有力。
发言的时候先表明自己的观点,再明确表示自己将从三个或者五个方面来展开论述。每一个方面的细节不要太多,重点一定要说清楚,要保证一条清晰的观点主线,而不能层层深入。否则会陷入细节,使听众思路混乱。
要使用简单易懂的语言,写好提案讲稿之后,抛开现有稿子,自己慢慢说一遍,站在一个听众的角度来看,会发现书面逻辑与口头逻辑的差异,然后再作修改。
先要有意思,其次才要有意义。我们要认真考虑听众的需求、层次,用故事、案例来引发听众的兴趣,甚至把讲座内容包装成一个主题故事。
使用合适的道具和PPT图片,吸引听众的注意力。用新的形式、新的逻辑结构,打破对方过去的经验体系,从而接受新的信息。
4.PPT制作
PPT是公众演讲常用的道具。相比Word,PPT才是一个复杂的软件,它不只是复杂在功能上,更是复杂在信息的组合和逻辑引导上,它是一个“观点逻辑+视觉审美+演讲节奏”的综合体。
PPT因为要配合口头表达,所以它在逻辑上与写作的结构不同,它只能是一条主线讲下来,开门见山,简单明了,而不能层层深入。很多时候,新人会在PPT里大量使用文字,这些反而分散了听众的注意力,而不受演讲者的节奏控制了。因此PPT不能有太多的文字,将观点以标题或主题句的形式直接地提出来,再将内容进行视觉化主题表现,通过主题图片吸引听众注意,强化观点的冲击力。
有人为了展示技巧,大量使用“动画”这类“特效”,把PPT做得很花,其实这也是不职业化的表现,就像《建国大业》中观众去数明星一样,结果反而让观众没记住你想传达的内容。
要想作出好的PPT,我们先要在Word中把图片处理、写作的内容逻辑学好练好,平时多留心杂志上的版式风格,增强自己的审美能力。上网去搜集好的PPT模板和元素以及案例,研究它们的版式、配色、节奏、动画特效变化,找到其中的规律。
PPT不同于文字方案,对字数有严格的限制,但是却可以用文字和图形的不同色彩、层次化的文字提纲、抽象的模型结构图来更加生动地表达思想。大家去网上搜索《如何成为真正的PPT高手》的PPT文件,它对PPT职业技巧有很好的介绍。
职业能力的培养
很多求职者觉得自己写不好简历,其实很多人的简历不是写得不好,而是根本没东西写,既不了解自己,也不了解企业要什么,因此不知道如何将自己过去的经历分解组合为职业所需要的能力。苍白的简历背后其实就是空白的经历,没有针对工作的要求去实践和准备,没有企业要求的技能、业绩这样的硬指标,也没有个人成长过程中的标志性事件与成功案例,结果简历想编都编不出,面试时连自我介绍也不知道该说什么好……
企业是针对岗位招聘,需要的是一个能完成眼前工作的人,同时企业也希望这个人值得培养,最终能成为企业未来需要的人。能完成眼前工作的能力只是竞争的门槛,而到了最终面试阶段,企业希望能看到你更多的热情与发展潜力,这需要你对自己进行主动自我塑造,不是只针对岗位定制,更要针对职业定位全面发展。
企业招聘首先看重的是个人的基本素质,这不是你学的专业课有多少,而是你喜欢和经常做的事对工作有多大帮助,这是你的天赋、性格、价值观;然后就是看个人的综合素质,这就是与岗位相匹配的专业技能和文化水平。
最后,最重要的是要展示出你内心的热情,展示你的创新与主动。你有什么不重要,重要的是你有什么别人没有的东西。就像很多人在大学里当过班长、组织过活动,但别人也都当过班长、都组织过活动,这些并没有什么特别之处,都是外部吸引你去做的事,而你有没有自己主动做过什么呢?你做过的最有挑战的事情是什么呢?你不同你才存在,你要主动去做一些与众不同的事,原创性的东西才是你自己的东西,比如说史上最牛的DIY宿舍改造。
这些主动做出来的才是一个人内心所拥有的东西,而且是最特别的东西,这些往往能让你在最后的竞争中与众不同,展示你的创新能力、主动性、热情、眼界格局,形成你的竞争优势。
你不能等到毕业才发现除了几行基本情况,几乎没有什么能写上简历的东西!
简历的初选是HR用排除法去掉那些“可能”不合适的候选者。不管是谁,采用排除法的时候自然就会用一种挑剔的眼光来看简历,他不只是用职位的要求来看你,同时也在将你与其他应聘者的简历进行比较,除非你某一项打动了他。但大多数简历都留不下什么印象,甚至看不到什么闪光点。“你有什么特长”这个问题是面试必问的,但是大多数人都不知道怎么回答,最普遍的答案就是“我能吃苦、我善于学习、我和大家相处很好……”这样的答案是没用的,你要从自己的经历中找到对方最需要的一个答案,用一句话就能吸引对方,让HR把你从所有人之中挑出来。
一份能吸引HR眼球的简历需要成绩、奖项、技能、经历作为支撑,你和别人有什么不同?你和别人的差距绝对不会是你学了什么,而在于你做过什么事情。如果你有独特的项目经历,那一定要重点强调,写清写透,这是你与别人的差异化与竞争力。
其实每个人的经历都是很普通的,如果你自己不有意识地去准备,那你就找不到,这需要你主动去做。如果你想要出类拔萃,那么你就得做一些普通人不能做的事情;如果你想得到一些从没得到过的东西,那么你就得去做一些从没做过的事。比如你不是就读名校,那你一定要想办法参加学校范围外的学术活动、全国性质的专业竞赛活动,或者高端的专业培训活动。
大多数人都是普通人,那什么事才是不普通的呢?难道只有名校毕业、当过学生会主席、组织过什么大型的学生活动?不一定。对于企业来说,初级岗位需要的也只是脚踏实地的普通人,而能在普通的工作中作出不普通的成绩,反而是更有价值的地方。比如说最牛的食堂收碗工,比如说去专柜不顾销售人员的不耐烦而试用过所有产品,如数家珍般地讲出它的所有产品及特点,比如说你通过什么方法千辛万苦地打动某位名人来你学校做讲座……只要你能表现出你的主动、热情、坚持、创造力,越是小的事情反而越是有价值的东西。
到陌生的地方认识自己,到害怕的地方找回自己,到熟悉的地方胜过自己。
我们在心比天高的同时又画地自限,很多时候不是你能与不能,而是你为与不为、敢与不敢。人生不怕错了,就怕错过。见到喜欢的女孩子,去追求她,被拒绝是常态,但是你不会后悔。没行动才后悔,而且为下次找到借口,在胆小中越来越胆小。我们都通过犯错误学习,很多成功人士都曾犯过触目惊心的错误。为什么会这样?因为他们在尝试做大事,每犯下一次错误,他们就会获得一些进步,并且离优秀更近一步。
挑战是做从来不敢做的事,突破是做从来没做过的事。主动即自由,很多时候不是别人限制了你,而是你限制了你自己。什么叫主动?主动就是对自己、对工作负起你应该负的责任。机会是不能等着它来了以后再去抓的,而是要靠自己每时每刻抢先一步抢来的,是靠不断地认真积累换来的。人之所以逐步拉开差距不在于智商,而在于凡事你是不是都努力去争取最好的位置,把自己放在没有退路的场所,比如坐前排就会更认真听课,而主动提问和回答就会逼自己更集中注意力。
获得工作需要的是经验,而追求梦想需要的是勇气,这需要我们从现在就开始训练,越是害怕的东西越是要去主动面对,主动去做自己感觉害怕的事。获取经验有一个捷径,那就是主动和冒险。主动是一种习惯,只要你主动去让自己处于被关注、被监督的环境下,在压力下就会养成保持较高水准的习惯,并渐渐习惯这种场合,勇于承担压力,从而被别人所信任,而这最终形成你的领导力,这样更容易获得成功的机会。而冒险就是不管什么样的事,只要需要的就去做,脸皮要厚,胆子要大,面子放下,不要怕低三下四,不要怕丢人,你现在不丢人,什么时候丢人!
你要跳出身边的圈子,从更大的范围内去看同龄人的佼佼者,看他在做什么、他是怎么做的。你要有目的地去参与、设计一些活动,选择对你未来职业有关的事,认真把它做成、做好、做得艺术,并且按项目的形式进行总结,形成你的项目经验与业绩指标。
对于职场新人而言,企业初级岗位看重的是你的技能,而你也很难有什么突出的成绩,因此你要用项目经历来对应技能要求,这是外部对你的能力的认可,而且这比单纯的描述掌握哪些技能更具体、更生动。
比如某企业招聘公关部实习生的要求:
熟悉网络BBS(网络论坛)及SNS(社交网站)应用及管理;
耐心细致,熟悉Excel的应用;
文字功底好,能够撰写简单的网络文章及新闻稿;英文基础好,能够阅读并应用简单的英文邮件,并撰写英文报告。
暑假全职实习。
一名应聘者用“项目经历”对应以上招聘的技能要求,从而获得了这个机会。
■2年××论坛网站版主
学校××项目数据分析员
校记者团记者
校英语角负责人
学校离公司30分钟车程,绝不会迟到早退。
重组你的职业技能
简历写作是对你的专业、工作经历进行归纳、分解、重组、重定义的过程。
求职就是销售自己,而招聘是以公司需求为中心,此时不在于你想卖什么,而在于顾客想买什么。企业关心的是你过去的经历对这份工作有没有用,以及你稳不稳定,所以无关的经历说多了反而不好。你要考虑能说什么、不能说什么、怎么说。尽管你的经历只有一种,但也看你怎样去突出和强调,你要将自己的优势与招聘方的需要巧妙地对接起来。
简历要先求同,你不要根据你有什么,而要根据招聘公司需要什么来组织简历内容,通过技能和经历重组,形成岗位定制。然后是求异,你的技能、经历,用具体项目成绩引起HR的注意与记忆,证明你在这个专业上的能力和行业的资源积累。
企业很看重应聘者的相关经验和业绩,但真正有突出业绩、鲜明的闪光点、特别技能的员工并不多,甚至你的专业也并不直接对应职业、经验也并不直接对应岗位。此时,你要按岗位要求从现有专业中或工作中分解出所需要的技能与经历,通过项目的形式重新组合,从而实现职业定制,然后进一步搜集资料,充实这方面的知识结构,尽量使自己在面试的时候能应对提问。
专业工作按项目进行整合,日常工作按周期进行整合。
比如说,你要应聘行政助理之类的初级岗位,你重点就是要对工作过程进行分解和重组,然后具体到你的职业技能应用效果,这样才能真正让人信服。特别是在转岗和转行中,你需要对原有工作进行职能分解,将原有的工作经历换个角度描述,将能力进行概念化表达和针对性重组,比如说你想由企业培训师转入销售部门,那你就要将你原有的培训能力转化为对客户的方案制作与提案能力。
为了形成你差异化的价值,你要从工作中分解提炼出可以增值的专业技能,比如说从市场开发中分解出“项目招商经验”,招商中分解出“会议主持能力”与“招商政策制定经验”。
如果你原来待过几个不同的部门,岗位职责差异很大,看起来很散乱,此时要根据应聘的岗位,将以往工作中相关的地方分解重组成一条连贯的工作流程,并对原有的职务头衔作一个重新定义,从而化弱势为优势。
通过经历重组实现岗位定制
针对特定行业或岗位应聘时,你需要对过去的重要经历进行分解,找出背后所包含的技能与资源,再重新组合,从而定制你的职业能力。这个技能重组的过程,也就是你由专业化到行业化的过程。比如有一名师范类中文专业的同学应聘公关策划岗位,她有带队参加模特礼仪走秀商演的社会实践,也参与策划了几场其他类型的大型竞赛活动,掌握了相应流程;并积累了一定的模特礼仪团队资源,那么她的专业和实践可以分解归纳如下:
知识结构:中文、教育;
专业技能:写作、宣传、培训;
通用技能:主持、表演、组织、沟通、协调;实践经验:礼仪、会展、路演;
社会资源:模特礼仪团队。
由此,她的职业能力可以组合为项目方案写作、新闻写作、活动组织策划,而这些就是公关活动策划的岗位要求,既能做到活动的组织实施,又能完成活动的方案策划与新闻报道,再加上一定的模特礼仪团队资源,这就形成了她独特的职业竞争能力。另外,她也有在中学担任语文老师的实习经历,这与公关策划无关,那么就没必要列出来。同时对她的经历也要进行重新定义,不要突出自己的模特走秀经历,而是要突出反映管理能力的模特队领队经历。
由此,我将她的通用技能、专业技能和自我管理技能以及资源结合在一起进行展示,进而再通过具体量化,从而形成针对岗位的定制。这不是你做过什么事,而是怎么做的这些事。
能生动地策划路演活动主题方案,撰写新闻通稿,并周密地制订300人现场的活动执行方案。
能有效控制成本,管理30人左右的礼仪团队,进行前期准备和现场统筹工作。
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