突出显示文章的结构
如果文章很短,比如支持每个关键句要点的段落少于两段,读者就很容易明白文中的要点及其相互之间的关系。给这些关键句要点加上下划线,会更容易吸引读者,如表10-1所示。
如果文章篇幅较长,支持每个关键句要点的段落多于两个,可以如表10-2所示,通过“标题”介绍和阐述论点。
多级标题法
运用多级标题法时有几个基本规则:不同层次的思想(观点、论点、论据、建议)要用不同的格式加以区分;层次越低的思想在版式上行首宿进越多;同一层次的思想应采用同一种格式,如表10-3所示。
因此,主要思想可以采用左端顶格对齐的节标题格式;
二级思想可以采用行首缩进的小节标题格式;
三级思想可以采用编号段落的格式,依此类推。当然,标题的格式不一定要墨守成规,但无论采取何种格式,每一种标题都应该代表一个思想层次。
使用标题时应注意以下几点。
1. 每一层级的标题不可能只有一个。
标题呈现的是金字塔结构中不同层级的思想,每一层级不可能只有一项内容。因此,文章里不可能只有一个章标题、一个节标题、一个小节标题、一个编号段落或一个项目符号段落。说得更清楚一些,就是不要像报纸、杂志那样,仅仅为了使版面好看而用一个标题把上下文分开。标题的目的是吸引读者的注意,一个标题代表的是一组思想中的一个,一组中的所有思想共同解释或支持上一层次的思想。
2. 相同的思想(观点、论点、建议等)应使用相同的句型。
每一组思想都属于同一类,为了强调这种一致性,一组中的所有标题应尽量采用同样的语序,做到对仗。在一个章节中,如果第一节标题中的第一个词是动词,那么该组其他各节标题的第一个词也要尽量用动词;如果第一小节标题中的第一个词是名词,那么其他各小节标题的第一个词也尽量用名词。
下面就举两个例子来说明一下。
任命一位全职总经理:
-协调各项活动。
-实施各项改革。
建立明确的职权范围:
-根据需要将酒店重新分组。
-将海外业务交给专人负责。
-从管理系统中撤销所有理事会。
从上面的例子中可以看到,第一组中各小节标题的第一个词是动词,并不意味第二组中各小节标题的第一个词也必须是动词。记住,在各组思想之间有一堵看不见的墙。因此,要强调的是同一组中各小节思想之间表达的一致性,而非不同组的各小节之间的一致性。
3. 标题用词应表达思想精髓。
标题的作用是提示,而不是统领下文,因此应该尽量简明扼要。例如,在上面的例子中,第一节的标题如果写成“任命一位全职总经理,实行明晰的中央集权”,就太累赘了。
4. 标题与正文应分开考虑。
标题更多的是为抓眼球而写,而不是为引起大脑注意而写。很少有人仔细阅读标题,所以不能将标题当作正文的一部分传递信息。比如,不要这样写:
任命一位全职总经理
这一行动将进一步明确日常的职责……
相反,紧接标题的第一句话应该表明你在转向一个新的话题。整篇文章要做到即使没有标题,读起来也很顺畅。不过,这一原则不适用于编号段落,编号段落的标题是正文的必要组成部分。
5. 每组标题应提前介绍。
这样做是为了说明该组标题将解释或讨论的主要论点,以及将要提出的观点。如果略去这段介绍,读者可能就会一头雾水,只有读到该节末尾才能明白你想要证明的论点,而这时他可能已经记不起文章的开头部分了。因此,千万不要紧接着文章题目写每一章的标题,也不要紧接着每一章的标题写每一节的标题,在大标题下应有一段话,集中介绍这一部分的主要内容。
6. 不要滥用标题。
这是所有规则中最重要的。只有当加标题有助于说清楚你想传达的信息,有助于读者领会思想的细节时,才可以使用。
标题如果提炼得恰当,还可以作为报告的目录、摘要,这也是对读者有帮助的工具,能使读者与作者的思维保持一致。从前文第2点需要注意的内容,可以了解标题对于沟通的价值。当然,只有把真实的思想放在金字塔结构的框架中,这一方法才会奏效。如果目录中的标题如图10-2所示,那就失去了与读者沟通的价值。
通常情况下,切忌在报告中使用诸如“序言”和“背景”之类的标题。
在图10-2的例子中,序言和背景有重复,这些部分都包含介绍性的信息;另外,这样的目录也没有必要。标题是用来表示思想的不同层次的,而在此处,直到“发现”这一关键句层次,才算“思想”的开始。
下划线法
第二种表示思想层次的常用方法,是用下划线标出关键句层次下的所有支持性论点,如表10-4所示。更低层次的支持性论点也全部用下划线标出,但在字体和行首缩进上有所区别[1]。这样排版非常难看。
现在,很多人用粗体字表示主要思想,而低层次的支持性思想则用下划线标示,这样做能使版面更清晰:
1. 紧靠左侧页边,给支持性论点编号,大写,加下划线。
(1)行首向右缩进至下一层次,编号带括号,加下划线。
1. 如果文章很长,编号可以不带括号,行首缩进至下一层次,加下划线。
无论采用哪种格式,采用下划线法都是为了阅读方便和提高阅读速度。对于读者来说,只需浏览一遍中心思想、加了下划线的句子,就能轻松理解整篇文章的主题。但是,对于作者来说,通过下划线法突出文章结构有一定的难度,因为在运用过程中要遵循许多严格的原则。
1. 必须严格使用疑问-回答结构。
下一层次的各个论点必须而且只需回答上一层次论点提出的问题。
这种格式不允许用优美的语言或详细描述,因为这会破坏逻辑的清晰性。如果有必要,可以在每一节的引言或结束段落里详细介绍背景。
2. 必须注意论点的措辞,说明论点的句子越短越好。
如果读者必须费力看完30个单词后才能抓住论点,就很难准确理解文章的逻辑关系了。所以,当你的论点超过12个单词,或者包含不止一个主语和谓语时,就应该简化措辞。
3. 必须把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内。
很多人无视这一要求,只是简单地罗列观点,忽略演绎和归纳的细节。在演绎推理的链条中,不应该有4个以上的论点;在归纳推理的链条中,则不应该超过5个。如果发现自己的论点超过以上数字,那么你很可能没有对它们进行分组。这时,你应该重新考虑归类和分组。
数字编号法
许多企业以及大多数政府机构都喜欢用数字序号而不喜欢用标题来突出文章的细分部分,有的甚至会给每个段落都写上编号。这种方法的优点在于方便查找,任何一个话题或建议都能被快速准确地查找到。
但是,频繁使用索引编号,很容易分散读者对文章整体或整节内容的关注和把握。另一个明显的缺点是,如果修改文章时删去了一个或几个段落,就需要为所有后续段落重新编号,文字的处理也很麻烦。
数字编号法方便定位查找特定内容,但最好和多级标题法配合使用。多级标题的优点是可以帮助读者迅速找到思想的要点。如果读者在若干天后需要重读文章,多级标题更有助于读者回忆起文章内容。
此外,在定位时,你会发现“第4章第1节,有关生产利润……”的说法,比只说“第4章第1节……”更清楚。看到前一种说法,读者在查找具体章节时已经对内容有了大概的了解,而后一种说法,读者必须找到该章节后才能开始思考文章大意。
表10-5中的文字摘自安东尼·杰伊《有效的演示》一书第5章的开头部分,在此用来呈现使用标题/编号法对文章进行编排之后的版面:
应该使用什么样的编号体系呢?下面是两种常见的形式:
1. 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命
1.1 其他动物在危险来临时会跑开
1.1.1 狗会留下来
1.1.1.1 即使留下来意味着死亡I. 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命
1. 其他动物在危险来临时会跑开
a. 狗会留下来
i. 即使留下来意味着死亡
任何一种编号体系都应该能清晰地呈现文章中思想的实际层次。序言、总结性概括、连接性评论或次要论点的引言所在的段落不必编号。
行首缩进法
有的文章篇幅很短,不适合用多级标题法或数字编号法来呈现思想的层次,但你仍然需要整理各组思想,用某种方式突出文章中的观点。
如果能将支持或解释中心思想、主要观点的论点进行归类分组,将更容易使读者理解和把握文章的主旨。请看一下下面两份不同版本的备忘录。
我已经把和弗兰克·格里菲思及工程师们的“创造性思维”会议安排在了9月的第二周,把和艾尔·比姆及其下属的会议安排在了9月的第三周。
我认为,只需要用一些幻灯片对序言进行补充即可,序言后附有供参考的概念。另外,我们还需要几页幻灯片,用具有正向强化作用的语言举几个例子,作为演示结束时的总结。这些例子应该打印出来作为资料发放。
能够展示已有创新成果的幻灯片,例如你所做的关于乐器的幻灯片,对于9月份第二周与弗兰克的会议非常重要,对于第三周与艾尔·比姆的会议也是必不可少的。
我们购买了影片《人类为什么要创造》,作为该计划的一部分。“创新环境特点汇总表”一节也需要幻灯片。
这份备忘录虽然条理清晰,但相比之下,下面的这份更能突出论点,吸引读者的眼球:
我已经把和弗兰克·格里菲思及工程师们的“创造性思维”会议安排在了9月份的第二周,把和艾尔·比姆及其下属的会议安排在了9月的第三周。为了这两次会议,需要准备关于以下内容的幻灯片:
- 序言中提出的主要论点。附有供参考的概念。
- 用具有正向强化作用的语言列举一些实例。这些幻灯片将作为演示结束时的总结。这些例子也应该打印出来作为资料发放。
- 我们已有的创新成果,例如你所做的关于乐器的幻灯片。这些幻灯片对于我们与弗兰克的会议非常重要,对于与艾尔·比姆的会议也是必不可少的。
- 为创新创造环境需要采取的措施。
一般情况下,当你采用行首缩进法划分思想(观点、建议、论点)
时,需要记住一条重要规则——要用相同的句型表达观点。这样做不仅能简化用词,使你的思想易于理解,还能帮助你检查是否说清楚了自己想说的内容。比如,从上面的备忘录不难看出,作者在第4点中没有交代清楚他具体需要什么样的幻灯片。
无论备忘录的篇幅是长还是短,通过格式区分不同组别的思想观点都可以帮助读者理解。但是,用英文写作时,与多级标题一样,每篇备忘录只能有一个层级的观点用行首缩进法,否则视觉效果会受到影响。
项目符号法
项目符号法是行首缩进法的变形。咨询公司常使用这种方法写项目进度小结。项目进度小结的读者一般是咨询公司客户的高级主管,他们会围坐在桌子旁,一页一页地仔细研究。
与多级标题一样,层次越低的思想观点,行首缩进行越多,如表10-6所示:
所有以上介绍的方法都可以用来在视觉上辅助读者,让读者能看清楚自己正在苦苦思索的逻辑关系,并帮助他更快地理解文章内容。必须承认,这些方法只能帮读者节省很少的时间,但是如果他每天都有大量文件需要处理,累积起来的时间是很可观的。
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