自下而上法
很多时候你会发现自己还没想清楚,无法构建金字塔结构的顶部。
比如,有时你无法确定要讨论的主题,有时还不清楚读者头脑中的疑问,有时则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况时,可向下移动一个层次,从关键句层次着手。
如果你能够确定某些关键句要点,那很好,但多数情况下你可能无法确定。别着急,你可以按照以下步骤,通过“三步走”自下而上地组织你的思想。
提示
自下而上思考:
- 列出你想表达的所有思想要点。
- 找出各要点之间的逻辑关系。
- 得出结论。
让我们以一篇需要重写的文章(如表3-2所示)为例,说明此方法。这是一位年轻的咨询顾问在得到任务并工作两周后,交给上级经理的一篇备忘录,客户是英国的一家印刷厂——TTW公司。
除了备忘录中的内容,我对有关情况或主题一无所知。因此,我们做的一切都只能根据这篇文章提供的信息进行,对这名咨询顾问建议的正确性不妄加评论。我们要做的只是让文章的思路更加清晰。
步骤1:列出所有要点。
我们先来看看表3-3中的解决方案,因为确定行动性思想(即介绍需要采取的行动)的有效性比确定描述性思想(即说明背景或介绍信息)的有效性更容易一些(参见第7章“概括各组思想”)。简化工序与改变工作方法之间存在什么逻辑关系呢?答案是没有任何关系,两者说的是同一件事。因此,这一步分析没有什么收获。
再看看问题。我们很快能看出,其中显然隐含着一些因果关系。我们应尽可能清楚地将其结构画出来。
表3-3 列出所有要点
步骤2:找出逻辑关系(因果关系)。
对因果关系的分析揭示出两条推理链条(如图3-3所示),可能某些应当列出的要点并未被列出。现在可以得出一些结论:那名咨询顾问可能想说,该企业生产效率低、加班过多,因此导致成本过高;也可能想说,为了降低成本,应简化工作方法、提高员工工资。
步骤3:得出结论。
如图3-4,可以得出两个结论,那名咨询顾问究竟想说明哪一个结论呢?你可以结合序言部分进行思考。原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么?显然,读者知道成本是一项重要因素,知道TTW在报价上不具竞争力,可能还知道在TTW没人知道其成本是否过高。这样,你的思路应当如下所示:
1. 主题=排版成本。
2. 疑问(1)=排版成本是否过高?
3. 答案(1)=是的。
4. 背景=排版成本是总成本中最重要的一部分。
5. 冲突=不知道排版成本占总成本的比重是否过高,但竞争力较低的事实说明可能如此。
疑问(2)=排版成本可以降低吗?
答案(2)=可以。
6. 新的疑问=如何实现?
7. 关键句=省略排版过程中不必要的工序,并且将员工工资提高到具有竞争力的水平。
表3-4的文章既包括了以上思想,又容易被接受。你可能不同意这位年轻咨询顾问的推论,但至少这样可以将其思路清楚地表达出来,读者也才能够确定是同意他的观点,还是找出可质疑之处。
我将这份备忘录完整地重写了一遍,因为我想说明一点,总的序言可以包括关于关键句要点的表述,这样读者就可以在开始阅读的最初30秒内了解你的全部思路。文章的其余部分都是为了解释或支持你已提出的观点,所以读者在之后的阅读过程中肯定不会遇到让他意外的重要思想。这样,如果读者的时间有限,他就可以简单地浏览一下文章。实际上,如果读者在阅读的最初30秒内还不能清楚了解你的全部思路,你就应该重写这篇文章。
此外,加标题及小标题是为了用以突出文章结构中的要点,以便读者迅速找到关于某个问题的详细论述。如果文章篇幅较长,加小标题的做法尤其有效。为了达到更好的效果,还应注意标题的用词(参见第10章),即标题应呈现某种思想、观点或论点,而不是只说明要讨论问题的类别。不要用“我们的发现”或“结论”这类标题,它们对于让读者快速了解文章的主要内容和观点没有太大帮助。
最后,再简单说说写作风格。你会发现,原备忘录与改写后的备忘录在语言使用和措辞上几乎没有区别。这说明,改写后的文章思路更清晰是因为应用了金字塔结构,而不是写作风格的变化。
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