制订行动计划
这是12月31日的深夜,时针和分针在表盘上一圈圈转动,最终在12点这一刻交汇。钟声响起,新年来临。你对自己说,新的一年应该有所改变。你要去做运动,你会以全新的状态投入工作并且拿到年终最佳销售员大奖。你有一张长长的早已经过期的家政清单,一并算在了你的新年计划之中。你给自己开了一张期票,然而它就像其他期票一样,总有过期的一天。
现在,365天已经过去,旧年已逝,新年伊始。但是,改变的事情却屈指可数。你的销售业绩差强人意,你已然沿着和去年相同的轨迹生活了一整年。你的优柔寡断使你对年终奖的期望化为泡影,只能拍手祝贺它落入别人的囊中。虽然,你办了健身卡,并支付了费用,但是依然没有开始你的健身计划。
1.起草具体的计划
看看你这三年的新年计划有什么共同点?他们都是由你自己选择决定的。将这些决定付诸实践将很有意义,否则,为什么还要设定详细的自我发展目标?这些决定涉及很多目标,可能也包含一个模糊的计划。然而,如果做出决定,却不清楚如何操作以达到目标,就很容易陷入拖延。
你可能对完成自我发展目标这一想法情有独钟。确实,倘若能富有成效地应对冲突再好不过。你会为自己流下压抑许久的眼泪喜悦不已,减肥听起来也是不错的计划。如果你能好好地安排自己的生活,一切将会易如反掌。然而,由于你才是应该对你的选择与行为负责的人,你总能够找到某种方式放松自己。你也总能为自己找到借口。可能你不是这种拖延的唯一受害者吧?那种常常用于为拖延开脱的借口就像水中承载铅球一样不堪重负。
如果你的期票还是你脑中的构想,尚未兑现,这大概是出于以下原因。
·无力的承诺;
·低估了旧有模式对你想构建的新生活的干扰和影响;·缺少计划或者计划不充分;
·没有订立战拖策略;
·没有为铲除拖延制订相应的计划。
拖延的时候,可能你也转而想去实施那些你信誓旦旦订立的计划,可是,计划太笼统又难以执行。所以,如果你想彻底铲除拖延,最好将认知、行为和情感因素一并考虑进去,制订一个条理分明的战拖计划。
2.懂得变通
我发现很多人即便在外部环境发生重大改变时,也依然固执地抱着原有计划不放,不懂变通,就如同西方谚语中的旅鼠们冲向死亡悬崖一样义无反顾(宁愿带着花岗岩脑袋见上帝)。
准备工作很重要,而面对意外情况时处理上的灵活性和适应性同样重要。接受不确定性的原则是:当出现意外情况急需处理时,需要“飞速”找到解决方法。
在不确定的情况下,除非你有充分的理由反驳,否则信任你的创造力通常更好一点,尤其是当突发事件接踵而至的时候。另一种方法是装死或像鸵鸟一样把头埋进沙子里,然而,这不会阻止事情的发生。
只要你建立了对高效能过程的控制,拖延模式的可预测性就能扩大你控制整个过程的机会。那么,我们要通过引入竞争性的高效能创造过程来制订解决拖延的计划。
3.克服拖延的情景模式
对“如果发生了……情况”的担心会催生不必要的焦虑,例如“如果我失败了呢?”“如果我被拒绝了呢?”这种情景思考反映了你的脆弱感和对控制的无力感,正是它促成了拖延。然而,情景思考也可以是卓有成效的,比如你为自己设定了另外的一个场景,扩展想象,选择最好的方案。在这种富有成效的情景中,你可以专注于有效解决问题的方法—那种建设性、可持续变化的方法。通过情景模式解决问题可以为你的计划提供初步框架。
你正构想建立一个网站,专售古董凯迪拉克汽车的配件,如风扇皮带、火花塞、缸线等。你计划学习如何创建和维护这个网站,与产品制造商洽谈,决定哪些货品可以储存,哪些货品需要直接售出,了解如何在互联网上处理信用卡订单,学习任何你所不知道的事情,等等。
情景一,你收集所需要的信息,包括初步的市场分析,并了解如何为运营融资。你收集的信息表明这是一个低财务风险适度赢利的经营。然后你把拖延元素加入到情景当中,你很有可能拖延。通过分析拖延过程和设计解决方案,你拓展了这一情景。
行为上的拖延如果发生,事先必定会做一些的预备。你做了调查,计划很吸引人。你确定这个项目切实可行,你发现事实很有趣。
然而,你对如何处理关于所售产品的互联网和电话咨询感到不安。你不喜欢处理顾客投诉,或是去调查退货到底是因为产品质量问题还是客户使用不当造成的人为损坏。
那些你把自己逼到绝境再开始运作一个项目,却在执行阶段将其搁置的往事历历在目。当你设想执行计划时,你能感觉到那种抵触情绪。根据以往经验,你意识到拖延这个障碍很难跨越。
如果你会习惯性地拖延,那么不要留恋初步分析和计划所带来的喜悦,如果你一开始就放弃这一想法,在时间和资源上的损失会相对较小。与其在启动和中止的情景中浪费能量,还不如把精力投入到你可以完成的项目当中去。
情景二,你像先前那样向自己描述了初步市场分析过程。然而,你制订出了应对预期中的拖延行为的计划。要想克服这个困难,你就要当众宣布将启动这个新事业。你计划举办一个聚会来庆祝,并邀请亲戚、朋友和熟人。你深知当众宣布的意义所在—你一旦做出公开承诺,你就必须去履行。你想克服拖延并应对执行阶段遇到的不确定性。如果大家都支持你做这个事业,在第二种情景下,你就进入了公众承诺阶段。
情景三,除了将第一种情景和第二种情景都考虑进去,还包括雇用员工去处理订单和客服。假设整个计划的实施最后取得了不俗的成绩,并且这个计划在经济上可行的,这就是接下来应该做的事情。
4.为变化做好准备
有目标无计划就像旅行没有地图。计划是行的第一步。而行动才能让你完成任务,完成任务才能让你达到你设立的目标。计划包括尽早确定启动时间,这样可以减少拖延、提高效率。
计划就是蓝图,引导你穿越现有状态和期望状态之间的鸿沟。然而,计划的想法就像你渴求一碗燕麦粥。但是现实情况往往是早早制订一份承诺计划书而迟迟不肯行动,然后在最后时刻气喘吁吁地赶工,这样就吸引人吗?和我一起工作的朋友中,没有人期待感受最后时刻的压力与狂躁。
计划至少应回答以下四个问题:我现在的进度如何?我前进的目标是什么?为了达成目标,我应该怎么做?有哪些可选择的方法?从汽车购买到复杂的计划评审技术,这些问题都适用。这个管理方法由美国军方为研制导弹核潜艇“北极星计划”而创造的。
你也许不想用计划评审技术来制订健身计划,赢得销售竞赛奖,或完成家庭维修。但你可以用几个关键步骤来达到目标,下面就是计划评审技术的要点。
(1)确定具体任务和里程碑(标出每一阶段的起始日期和完成日期);
(2)确定活动完成的先后次序,包括哪些任务可以同时进行,哪些依赖于其他任务的完成;
(3)估计每项活动所需时间(预期时间、截止期限前完工的最乐观的结果及最悲观结果);
(4)确定总共需要的时间(把每一部分所需时间相加得出总时间);
(5)在项目进展时,及时更新计划评审技术(根据实际时间修改进程来取代预计时间,并根据现有资源对其进行再分配)。
计划评审技术对解决时间和步骤问题十分有用。应用这个模型可以使你保持一个高效的势头,避免最后时刻的慌乱。它又能将复杂的长期项目简单化,并且通过对时间表的控制,使你很好地控制整个项目进程。
5.采取行动
就像其他有用的计划框架一样,计划评审技术充当了心理衣架,挂上了目的、具体目标和资源等信息。你来决定什么时候怎样应用这些信息采取行动,如制订时间表,使外部人员参与并支持这项活动,并确定他们什么时候能够加入进来。这些预备工作需要时间和智慧的双重投入。然而,如果你身上的拖延已成顽疾,那么在细节问题上花费一些时间反而可以大大节省你的时间和精力,减少可能出现的不必要阻挠。除非你一步步地走下去,否则,计划本身遗漏了什么东西,你无从知晓。倘若你只是凭空等待完美,那么完美可能永远不会来到。
现在,该轮到你制订计划了。下面是一个改进了的计划评审技术计划框架的范例,用以将各项战拖措施付诸实践。
目标:
你能否着力执行第一栏中所计划的执行目标来避免拖延?设定开始时间是否起到积极作用?为每个行为设定一个中期截止时间能否起到积极作用?留意拖延并且针对它制订计划是否产生了积极的效果?
在执行计划的过程中,这些问题都将一一得到解答。
本书评论