11 问题讨论型的结构:让难题迎刃而解
丘吉尔曾经调侃那些说话没有结构的人:“开口之前他们不知道自己要讲什么,讲的时候也不知道自己在说什么,坐下来的时候也不知道自己刚刚讲了些什么。”缺乏结构的表达,会让你在讲话之前很难把握住内容的主体,在你讲完之后回顾时也很难找到主线。
可见,即兴表达的结构是十分重要的。下面,我将介绍三种常见的逻辑表达结构:
一是问题讨论型的表达结构;
二是演讲发表型的表达结构;
三是正式仪式型的表达结构。
本节,我们将首先介绍问题讨论型的表达结构。
每一天,我们都会基于某一个现象发表自己的看法,会参与各种各样的问题讨论。
先来看一个案例:有一对刚刚开始同居的男女朋友,女朋友特别勤劳,下班一有时间就会回家做饭。这原本是一件温馨幸福的事,但两人之间却出现了小小的矛盾:有时女孩做好了饭,男朋友却突然说不回家吃饭了,甚至有时不回家吃饭都不提前说,就导致女孩时常要独自面对一堆剩菜剩饭,不仅丧失了做饭的成就感,心情也不由得糟糕了起来。
他们之间的对话通常是这样的。男朋友回家了之后,女朋友就说:“你不回家也不说一声,又剩了一堆,真是浪费。”面对女朋友的抱怨,男朋友就回答了:“我也不想这样子啊!领导突然间请我们大家吃饭,我也不能不去。”于是女朋友又说了一句话:“每次你都是有理由的!”
针对女朋友的抱怨,如果男朋友换一种方式来回应,结果又会是什么样的呢?
假设男朋友是这样回答的:“对不起,我忘了提前说了!快下班时领导突然说要请我们吃饭,当时我手里面还有一堆的工作,所以我就抓紧时间处理工作了,把跟你报告这件事情给忘了。没关系,那些剩菜剩饭我来收拾,明天刚好我可以带到公司当午餐。最近事情比较多,下一次你下厨前要不也问我一下,以防我忘记向你报告?”对比男朋友的两种回答,大家会更喜欢哪一种呢?想必大部分人都会选择第二种。
仔细分析一下,可以发现第二种回答背后有一个简单明了的结构:问题-原因-解决方案。如果遵循这一结构进行表达,具体可分为三个步骤。
第一步:将问题阐述一遍,明确界定责任;第二步:分析产生问题的原因;
第三步:给予解决方案。
这三个步骤你会觉得既熟悉又简单,但在运用这一结构进行表达的过程中,还是存在一些容易忽视的问题,大家要尽量去避免和克服,所谓“细节决定成败”。
在第一个步骤——“问题”当中,最重要的是正视问题,而非为自己辩解。在上文的例子当中,男朋友说出“我也不想这样子啊!”,就是典型的为自己辩解,会使双方瞬间没有了安全感,进入相互戒备的状态。
再来看第二个步骤——“原因”,切记永远不要摆出一副自己很无辜的样子。针对女朋友的抱怨,男朋友说:“领导突然间请我们大家吃饭呀,我也不能不去。”这句话就呈现出男朋友无辜且无能为力的状态。这种说法只会让你离目标越来越远,属于典型的红灯思维,甚至根本不能引起对方的同情。因为在任何情况下,总有一部分是你力所能及的。
最后再来说第三个步骤——“解决方案”。解决方案切记不可超过三条,并且最好是说出就立马可以做到的,这样会让对方觉得他的问题被重视了。在上文的案例中,男朋友说:“那些剩菜剩饭我来收拾,明天刚好可以带到公司当午餐。”这件事是男朋友立即就能付诸行动的,会让女朋友感觉自己被重视、被关爱,两人间的问题也就迎刃而解了。
以上,就是“问题-原因-解决方案”这一表达结构的要点。
我们再来看一个案例。假设有一天你在电梯里遇见了上司,上司突然问你:“早上开会,我发现你上个月的工作进度落下了不少。”尽管乘电梯的时间十分短暂,但是你依旧可以利用“问题-原因-解决方案”这一表达结构,有理有据、逻辑清晰地去应对上司。
你可以这样回答:
是的,上个月的工作进度我确实是滞后了。(陈述问题)
我自我反省了一下,有时候我对紧急事情的处理不够从容。上个月主要是因为我的房东临时说要收回房子,一定要在一周之内搬出去,这件事情让我有点措手不及。所以,我花了很多时间重新找房子,导致我没有合理安排好时间,确实打乱了上个月的工作计划。
(分析原因)
我今天会把那些可能影响其他同事工作进度的事情优先处理好,然后结合我的季度目标以及上个月的目标缺口,重新做一个工作计划。领导,如果周五您方便的话,到时候我把这个计划拿给您指导一下,您看好吗?(提出解决方案)
在上述的回答中,真正做到了三点:
一是陈述问题而不辩解;
二是分析原因时,在无能为力的背后,点出了自己力所能及的那一部分;
三是提出解决方案时,至少提出了一条自己立马可以付诸实践的措施。
上司从这样的回答中,可以看出员工有反省、有分析,并做出了相应的对策,这样他就不太可能去为难你,甚至可能因为这一段的交流更加信任和器重你。
可见,问题和错误并不可怕,只要你活学活用“问题-原因-解决方案”这一表达结构,将问题和错误进行适当且合理的处理,就能借此获得别人更多的信任。
最后,给大家留一道思考题。假设有一天你走在路边,突然遇见了一个即兴采访:“您对目前社会上离婚率越来越高这件事情怎么看呢?”在两三分钟的采访时间里,你运用“问题-原因-解决方案”这一结构,要如何做出完美的回答呢?
本书评论