06 跟上进度的方法
只要发觉工作来不及依照计划完成,我就很容易一头栽进工作,而忽略其他事情。我一直认为,只要肯吃苦,愿意接受磨炼,就能让自己变得更坚强。因此,我习惯对自己设定较高的工作目标。而且,无论目标多么困难,我都能咬牙把事情做好。因为这样的性格,加上合作伙伴不断提醒,我的能力几乎已经发挥到最大极限。
有一次,我在结束了客户的咨询工作后,利用召开公司内部会议之前的一点空当,用手机与网页设计师谈到了网页更新的事。我问对方:“原先我计划写的那篇文章,什么时候交给你比较好?”那位设计师稍微思考了一下,皱着眉头对我说:“小仓先生,真的非常抱歉,如果想要让网页如期更新,这星期五前一定要交出来。”听他这么一说,我立刻朝日历看去,那天已经是星期二,而且当时已经快接近晚上,也就是说,我只剩下三个工作日。
接下来,我立刻开始估算完成这件工作需要的时间。
结果,光撰稿就需要 10 个小时,再加上搜集资料,以及查证等工作,至少需要 20 个小时。如果一天工作 8 小时,这也需要整整两天半的工作时间才能完成。更惨的是,我连一天的时间都挪不出来。对我来说,这种状况就像是无解的难题,无论怎么赶都很难来得及。
于是,我使出最后一个绝招,那就是定出“B 计划”。
也就是说,牺牲原来的工作和生活计划,优先处理眼前最重要的工作。
决定什么事可以被牺牲
只有在不得已的状况下,我才会决定牺牲工作和个人生活,像延后公司内部会议,或干脆不参加会议;其他工作也是一样,只要能延期就尽量延后进行。还有,除了重要客户之外,取消每天晚上的应酬,甚至个人进修课程、朋友聚会也得一起喊停。
过去,只要一投入工作,第一个被我牺牲的就是生活。因此,我常常挪不出时间陪伴家人以及与朋友聚餐。
有时,我还会不顾家人的期待,在当天临时取消计划,连提前一天通知都做不到。当时我并不觉得自己做错什么,还理直气壮地认为:“既然是工作的关系,怪我也没用,谁教工作总是多到让我做不完!”后来,随着年纪渐长,我开始深刻反省,当时的想法不但自私,也不合情理。
现在,我已经重新调整自己的脚步,更珍惜陪伴家人、朋友的时间,工作也不再是我生命的全部。即使再忙,我也不会再因为工作取消和家人或朋友的约定。参加聚会,也会比约定时间提前十分钟就到场。
其实,我一直非常珍惜与家人和朋友相处的每一刻,并认真对待关心我的每一个人。我想,这才是真正对人生负责的工作态度。
如果工作真的像刚才文章里说的那么紧急,不妨挪用一点私人时间,把工作完成。如此一来,也不会干扰原来在公司里的工作。
只要向朋友说声抱歉,牺牲聚会的时间,或是暂时放弃休闲时间,你一定能把进度补上。而且你会发现,利用这些时间赶工,特别能激励自己,提高工作效率。
但是,还是要特别注意,工作到最后的节骨眼才发现来不及完成时,更需要让自己保持理智,冷静思考。为了让工作准时交差,而盲目牺牲正常工作和生活作息时间,即使成功也不值得鼓励。
来不及完成的工作,可以先切割成三到四个短期目标,并为每个短期目标设定完成期限。如果还是无法如期完工,在万不得已的状况下,才能启动 B 计划,舍弃私人时间,全力赶在期限前完成工作。
不过,即使你暂时放下原本的工作和私人时间,还是会有其他杂务等着你处理。这时,你必须定下心来,不能被杂务分心,只能继续加快脚步完成手边的工作。解决当务之急后,才能放下心中大石,享受完成的喜悦。
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