礼貌接待来访者
“你好,请问××的办公室怎么走啊?”一位体型偏胖的中年妇女问某公司的前台小姐。
前台小姐瞥了一眼这个中年妇女,不予理睬,继续打电话。中年妇女只好在一旁等待,一刻钟后,前台小姐终于挂了电话。
“请问……”还没等中年妇女说完,前台小姐就一脸不耐烦地说:“你有什么事啊?提前预约了吗?”
“我是王总的姐姐,他说让我直接来这里找他。”一听这话,前台小姐顿时傻了眼。
接待来访者可以说是日常生活中必不可少的工作。不管对方是什么人,我们在接待中应注意自己的礼仪,做到得体接待,这样才不会让自己处于“危机”之中。在接待中,一般要注意以下事项:
1. 对来访者,应起身握手相迎,对上级、长者、客户来访,要起身上前迎候。
2. 不能冷落了来访者。如果自己有事暂不能接待,一定要安排助理或相关人员接待客人。
3. 认真倾听来访者的叙述。大多数人是“无事不登三宝殿”的,因此来访者一般都是有事而来,所以要认真听其讲话。
4. 不要轻率地对来访者的意见和观点表态,应思考后再作回复,对一时不能回答的,要约定一个时间后再联系。
5. 对能够马上答复的或立即可办理的事,应当场答复,迅速办理,不要让来访者等待或再次来访。
6. 正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,尽量让助理或他人接待,应尽量避免中断正在进行的接待。
7. 礼貌地拒绝来访者的无理要求或错误意见,不要刺激来访者,使其尴尬。
8. 要结束此次接待时,可以婉言提出,也可用“起身”的身体语言暗示对方。
礼仪点睛
接待,是人际交往中经常会遇到的情景。做得好,会加深朋友之间的友谊,促进与客户的合作,获得别人的好感;反之,有失礼仪,会让朋友疏远你,会让客户离开你,会让别人心里不舒服。
探望病人要知道的礼仪常识
探望病人是我们每个人在日常生活中都会遇到的情况,如果探望时说话不当,则会带来不好的影响。
有位青年去探望久病的舅母时,关切地询问她:“您饭量可好?”谁知一句问候话,却让他舅母满面愁容。她忧心忡忡地说:“唉,不要谈它了!”弄得这位青年十分尴尬,只讷讷地说了几句安慰话后,就匆匆地离开了。原来,他舅母病势沉重,最苦恼的就是吃不下饭。他问到的正是舅母日夜忧虑的问题,致使谈话气氛很悲凉。
在应酬中,看望病人在所难免。要清楚,不管在身体上,还是在心理上,大多数病人都很脆弱,需要周围人的关心,希望在遭受疾病和伤痛的折磨时,获得安慰,以增强战胜病魔的力量和勇气。那么,如何看望病人才能有助于他们的康复呢?
1. 看望病人要带礼物
很多人喜欢给病人送鲜花和水果,但要注意,有些病人或同病房的人可能对花粉过敏,或者患呼吸道疾病,不适宜呼吸有花粉的空气。另外,病人如果是住院的话,大家探病都送鲜花,也容易影响狭小病房内的其他病人。此外,特别要注意的是,一些糖尿病人和肠胃病人不能吃水果。其实,图书、画册、羊毛毯、保温杯等都可以送给病人。
2. 神情要轻松关切
不要显得过于担心,见到病人治疗用的针头、皮管及其他医疗器械,不要表现出惊讶的神态,以避免给病人带来压力。
3. 话题要轻松
注意不要滔滔不绝地说话,对于一些不便当着病人的面交谈的话题,可在离别时与其亲属到门外再谈。
4. 要适时告辞
告辞时,应该问一下病人是否有什么需要帮助的,并嘱咐病人安心养病,好好休息。
礼仪点睛
探望病人,时间最好选在10:00-12:00之间,尽量不影响病人休息和用餐;送花之类的礼物时不要太刺鼻,花香味太重容易影响睡眠;与病人交谈语调要适中,不要过于洪亮;最后注意,时间要掌握好,不要太短或太久。
面对“不速之客”要接待有术
一天,一位年过5旬的先生带着几分欣喜的心情来到某单位,并说要找这家单位的董事长。可刚巧董事长外出开会,秘书也一块去了。正感无助时,该先生看到了这家单位的秘书科,于是这个先生就进去让其他秘书告诉他董事长的电话。
当时,几位秘书正在谈笑风声,便问老先生是哪个单位的。可这个老先生说他是董事长的好友,现下把董事长的名片丢了,麻烦给一下董事长的电话号码。其中一个秘书准备念董事长的号码时犹豫了一下:如果他是董事长的朋友,那怎么没有董事长的电话呢!于是就想再确认一下,可不料这位老先生怒声道:“我一个老人,问个电话你们都像审问犯人似的,我一个副厅级干部,问个号码都这么难!”
那位秘书一听也火了:“一个副厅级干部有什么了不起,你说你是董事长的好友就是董事长的好友吗?我凭什么相信你!再说了,这是我们单位的规定,领导的电话不能随意给他人。”
作为一个不速之客,老先生的态度和方式显然是不正确的,任何人无论其地位大小、身份尊卑,都不应该倚老卖老,颐指气使,这是起码的礼貌。但作为一个秘书,他的接待方式和处理方法就没有错吗?
其实,在日常工作中,也难免会遇到这种不速之客,他们可能是客户、同事或者其他人。那么,我们应如何应付这些情况,既体现了礼貌又不会影响工作呢?
1. 领导的客户或上级
应该热情地请他们到会客室就座,给他们倒上一杯茶。可以说“您稍等一下,我看一下×××在不在”,然后马上告诉领导,再按领导的指示接待、安排。
2. 领导的亲朋
请他们到会客室就座,并马上通知领导,再按指示接待。
3. 公司内部的管理人员
如果有急事要见领导的话,要马上通报,以免误事。
4. 推销员
你可以先让他们稍等,然后打电话给相关部门。如果相关部门有意向接见或事先有约的话,就指引他们过去。
5. 客户
不需要领导出面就可以解决的问题,则可以介绍他们去找相关部门的主管。当然,你最好先帮客户联系一下,如果不好找则最好带他们过去。
6. 其他不速之客
要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后,再去请示领导,由领导决定是不是会见。总之,应对“不速之客”, 不可擅作主张,多向领导请示为妙。
礼仪点睛
公司常常会来一些客人,作为公司的一员,你自然有义务来进行接待。怎样才能礼貌周到地接待来客,又不会因此影响到工作呢?这就需要根据来客身份的不同,有所区分了。
总之,只要接待的是来意光明正大的“不速之客”,都要以礼相待,以维护公司的形象。
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