11.电话沟通,要点控制在20秒
✦ 私人时间依然收到邮件,工作电话更是避无可避
“我真的好讨厌电话,有时你不知道对方到底在说什么,有时你不知道自己该说什么。要是没有电话,我感觉也没什么大不了!”
嗯……这话如果让电话之父——格拉汉姆·贝尔听到,恐怕他会泣不成声吧……
最近,世人对电话的抱怨可谓不绝于耳,对于习惯用邮件和社交网络交流的年轻人尤为如此。邮件和社交网络足以满足私人时间的沟通需求,但工作需求可不止如此,因此必须和电话搞好关系。
不过,在讨厌电话的群体中,不乏对“录音电话”心存偏见的人们。
“听着铃声作响,正想着对方是不是不在家,突然哔的一声转到录音电话。录音电话不仅惹人烦,而且必须20秒内说完……每每时间不够用,我都好有挫败感。”
如果一言不发、就此挂断电话,未免有些失礼。即便没有要紧的事情,至少也要让对方知道是谁打来的吧。
✦ 克服“魔鬼20秒”的方法
“突然转到录音电话,而且只说20秒怎么够嘛!”对于抱有此类想法的人来说,挂断电话也是无奈之举。一边思考一边说,结果只能留下一堆不知所云的录音。不过,让我们整理一下思路,想想需要迅速表达的内容吧。
通用的录音电话模板如下:
①报上公司名称(头衔)和姓名②确认打电话的对象是否正确③说明事项
④表达意愿,还会再打还是希望对方回电话“我是〇〇〇〇公司的△△△△,承蒙关照。
您是●●先生吗?
关于▲▲事项想和您商量一下,所以冒昧打来电话。
我还会再打来的,再见。”
话说回来,为什么电话录音的时间大多设置为20秒呢?这与人的记忆有关。20秒可以让对方把听到的信息记住,而且这也是留言的一方简要说明的最短时限吧。根据心理学布朗-彼得森范式(Brown-Peterson Paradigm)的理论,一个人假如不刻意去记,他的记忆会在18秒内消失殆尽。
既然时间有限,自然需要整理信息,用便于聆听和铭记的方式来讲述。
想说的事项与邮件的标题类似,滔滔不绝的话明显时间不够,而且一不留神还会遗漏信息。前两天,我家的电话录下了医院的联络信息,虽然明显是打错了:“关于今天交给您的试管,请务必记得采集两天的粪便……”
虽然这通电话语速慢得出奇,但听起来却是恰到好处。对于公司名称之类脱口而出的话语,我们往往不由自主地加快语速,所以还是有意识地慢慢说吧。
对于陌生来电,我们多少有些顾虑吧。特地转到安静的场所接听,结果却是不知所云,难免大为不满……所以,从接听的角度来说,话语简单易懂、避免慌乱堪称关键。每次拨打电话之前,我们都要做好对方不便接听的假设。
电话是推动商务活动顺畅进行的利器。从今开始,面对电话录音,请务必尝试留下信息吧。
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