30 导入新系统——员工必须随着公司一起转型
在公司担任人资的淑华,随着公司规模的日益扩展,不仅员工人数越来越多,管理制度也逐渐由简转繁。说真的,公司快速发展的这几年,淑华简直每天活在水深火热中,除了忙着制定大小规章,还要引进各种系统,更要不断协助同事适应新的制度。
虽然淑华了解同事普遍的心声都是希望公司赶快安定下来,不要在短时间内变动如此之大,同时导入这么多新系统,既难立刻上手,也抽不出时间吸收学习,只会把大家搞得人仰马翻。但是淑华心里也很清楚,新系统的导入无非是为了掌握同事的状况,方便公司调度人力,但却引发同事的怨声载道。举例来说,公司原本决定在公务车上加装GPS系统,是想让管理更透明化、清晰化,不料有些同事会感觉“不被信任”“受到监控”。
平心而论,透过系统的了解,的确会让“自我管理不佳”“公事私事不分”的同事无所遁形,然而,这就是公司想要达到的效果——清楚知道每位同事的工作进度。
另一个引发同事强烈反对的是导入KPI绩效考核制度。还曾经有人当面痛骂淑华:“搞什么KPI,根本不懂人间疾苦,导入又没有用,只会浪费时间。”面对同事的责骂,淑华也只能够耐心解释,希望同事了解公司的理念,创造具体可行、贡献度高的绩效表现。
连推行在线请假系统,同事都抱怨连连:“为什么我们要自行上线销假,请假是人资部门应该帮我们处理的工作,这样增加我们额外的工作,让我们无法安心工作,希望人资部门统一处理请假流程。”
这段期间,淑华承受的压力已经大到影响睡眠。淑华发现,当公司处于转型阶段,密集引进各种系统与制度的时候,自己很容易受到同事抱怨的情绪干扰,脾气也变得暴躁易怒,对同事讲话的口气开始不耐烦,甚至会突然失控。淑华不知道自己的状况是一时的,还是会越来越严重,内心充满担忧与无奈。
如何快速适应新的制度
面对公司转型变革之际,同事通常会抱持两种心态:一种是渴望成功,希望自己更具竞争力,而强烈的成就动机,会让他们勇于克服困难、承担改变的风险;另一种是害怕失败,碰到过去没有做过的事情,会担心有不可预料的后果,也因此他们会倾向选择低风险、较简单的工作,以免招致失败的命运。
如果淑华想要协助同事适应新的系统与制度,不妨先观察同事在面对改变时的行为反应,同时探索背后的心态,才能让同事愿意适度冒险。
一般而言,害怕改变的人偏爱重复性、结构性的工作,对新事务会比较难以适应,表现在行为上,最常见的就是以“不合群”来掩饰内心的焦虑感。所以,假设淑华发现同事越来越不合群,最好多给他们一点时间及空间学习,让他们有机会重复练习,熟练之后自然能够上手。
倘若同事坚持不愿意改变,淑华可以先聆听同事的想法,再根据同事所叙说的困难点提供协助,并且询问同事:“如果我这样做……,对你会不会有帮助?”或是耐心解释:“愿不愿意听听看这个系统在其他公司成功的例子?”要引发同事的改变动机,淑华可以从三方面着手:一是让同事对改变产生期待的心理,二是提供同事想要改变的诱因,三是努力满足同事的需求。当同事觉得改变的“成功率大于失败率”的时候,自然而然会接受改变,勇敢面对挑战。
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