1. 第一级:整理与清洁
一个聪明人曾说过:“上帝制造下一个洪灾时不再用水,而是用纸。”放眼望去,不难发现,许多办公室已经面临灾情。
到底怎样才能在杂乱无章的办公室中做到高效办公呢?在处于国际竞争重压下的时代中,用来找东西的每一分钟都觉得可惜。
在我的职业生涯中,我曾帮助许多人建立更多秩序。在我的记忆里,没有一个人为获得清爽整洁的办公环境、节约的时间和流畅的办公流程而后悔。原因很简单:堆积使人心烦——办公桌清爽了,头脑自然也清晰了。
奥地利诗人、作家恩斯特·弗莱赫尔·冯·福伊希特斯莱本(1806—1849)曾颇有深意地说:“在整洁的房间中灵魂也得到了净化。”我个人达不到这样的深度,我说:“人们把自己的桌子整理成什么样,也就是脑子整理成什么样。”
秩序与整洁不仅能让个人感觉舒适,工厂里也遵循这样的理念:“谁能有纪律地维持秩序与整洁,谁就能高效生产。”毕竟这是让客户满意,也是公司经营成功的前提。
本书的主题为“持久整洁”。在你的办公桌能够维持长期整洁之前,你首先得建立起秩序。
这就是第一步的目标。我将手把手地教你一些亲测过的手段和处理方法,它们将清除你在集中精力创造效益时的一切障碍。
通过这些方法,你将(第一部分中提及的)球往坡上推一段距离。整理就是第一步。
你因为没时间整理而愁眉不展?这样的话你应当从沉重烦琐的日常工作中解脱出来并迈出第一步。办公室Kaizen的绝妙之处在于能够立刻做到节省时间,提高效率。只需几天,你用来整理的时间便又赚了回来。如果你接下来能顺着台阶(第一部分所示)一步一步向上爬,那么你赢得的将不仅是更多的时间,还有前所未有的自信感。
当你整理完你的办公桌和办公室之后,你的同事可能会嘲笑你。
当他们看到你空荡荡的办公桌后,可能会问:“你是没事可做了吗?”
不必理会这些嘲笑。很快这帮人又会回来,因为他们很想知道你到底是怎么做到的。
1.1 拍下现状
每当我陪着我的客户开始整理工作时,我们总是先从认清自己的现状开始。这一步骤收效奇佳,所以现在我也把它推荐给你。请你拿起一部数码相机,在开始整理之前拍几张照片。
■ 操作方法
拍下你的办公桌:
以及整个工作区域,包括地板和窗台:
请拍下公用橱柜:
以及细节:
你会有有趣的发现。
■ 这样做的好处
你在照片上看到的办公桌和你用肉眼直接看到的不同。照片产生的距离打开了你的视野。这种“休克疗法”非常有用。
当你采纳了本书的建议后,很快你就认不出自己的办公室了。这些照片将告诉你到底有多少惊人的改变。这会使人备受鼓舞!
■ 注意
请注意,别用这些照片让任何人难堪。
照片的目的不在于揭发同事的杂乱无章。杂乱无章更多地表示未经缜密规划的、缺乏标准化的工作流程。你在照片上看到的每一处凌乱的地方,同时都能被看成持续改善的起点。
这些照片帮你认识到外界是如何看待你的工作环境的。为了加强这个效果,你可以将照片打印后挂起来,并配上标题:“在顾客、来访者、同事、供货商等的眼中,我们就是这样的。”
1.2 系统分类
记录完现状之后,现在我们开始分类。请将所有不需要的东西分离出来。
■ 操作方法
规则如下:清除所有不需要的东西。抽屉里、柜子里、架子上的大量物品,虽被主人视为“心头肉”,却已被冷落多年或从未启用。所有这些不需要的东西都应当被清除。
归类时堆积的的纸、储物盒等类似物品的数量惊人。
■ 这样做的好处
这样做的结果是显著节省了空间和占地面积,缩短了找东西的时间。
■ 注意
不要苛求自己,一开始就把整间办公室设为目标。你最好能够循序渐进。如果你的办公桌是工作的核心,那就从办公桌开始。时间管理中最基础的法则之一就是:在空的办公桌上办公比在堆满东西的办公桌上更有效率。
请从你的办公桌开始,首先清理你的直接工作环境中的杂物。以下清理顺序供你参考:
(1)办公桌
(2)办公桌抽屉和移动货架
(3)桌肚,地板
(4)边柜、书架或柜子
(5)窗台等其他台面
■ 附加建议
这一个步骤需准备废纸篓、不可回收垃圾桶,如有需要,还应准备废旧电器回收桶。
另外,整理是会传染的。在我教学期间曾多次发现,准备好的垃圾桶在未经同意的情况下被其他部门的同事塞满了。
1.3 如果你没有时间整理,该怎么办
当你在整理格层的时候,可能会出现时间不够的问题。
■ 操作方法
在橱柜门上贴上便利贴并编号。
将未完成的事宜整理到待办事项清单中,给每一项事宜规定一位负责人和期限。把待办事项清单挂在所有同事都能看见的地方,等到所有任务完成之后再摘去。
■ 这样做的好处
你一眼就能从待办事项清单中看出还有哪些事情未完成。
你也可以用照片形式记录并通过邮件发送给所有负责人,但这种邮件发送的清单很快就会被人遗忘。而贴上纸质清单能够长期标示出未完成的任务。
你把整理这一大目标细分为小型、易行的步骤。如果你的办公室里有太多未整理的橱柜和书架,这种方法可以帮你缓解整理前无从下手的困惑。
■ 附加建议
当你在整理时不能擅自决定某样物品是否能丢弃时,你也可以使用贴纸。将不能决定的文件和物品登记到待办事项清单中,待问清之后再做决定。
请在贴纸上写下同事名字的缩写,以便迅速找出对应事项的负责人。
请在贴纸上另用一层胶带固定,以免贴纸几天之后脱落。
1.4 尝试丢弃
人类是天生的猎人和收藏家,因此当人们扔东西的时候,心里也许会不舒服:“万一这些材料还能再用一次呢……”在达到“断舍离”这一境界前,有一个十分有用的过渡步骤——“尝试丢弃”。
■ 操作方法
把你在办公区不需要却又不想扔掉的材料和物品放进纸箱。
这些纸箱可以存放在档案室、地下室或仓库中。
■ 这样做的好处
你在你的直接办公区中获得了更大的空间。
■ 注意
把清空的架子搬出办公室,否则它会以更快的速度被堆满。
为避免这些箱子被永久闲置,可以给箱子配上下图这种便笺:
在确定日期时请注意法律规定的保存期限。
■ 附加建议
给箱子编号。
记下你在打包箱子时放入的文件,之后请根据记录列出目录。你可以将这份档案清单贴在所属的箱子上,并复印一份保存在你的办公区(可以放在柜门内侧),以备不时之需。
1.5 在直接工作区域内获得更多空间
你的直接工作区域应当具备以下性能:支持你达到目标并帮助你专注于工作。你的办公区应当只放置你每日必需的物品。但是,即便是整理过后你的周围依然会有既没用又妨碍你的文件、物品和陈设。
■ 操作方法
你可能会遇到这样的情况:你不确定是否需要手边的某份文件,于是顺手抓起一个文件夹,但却记不住拿出的是哪个。
每当你使用文件夹时,请你用小标签标注一下。
■ 这样做的好处
三个月后你一眼就能分辨出,哪些文件夹你仍需留在手边,哪些可以归入档案室。
■ 注意
为使这条建议在日常工作中能够通行,你不该在找标签上浪费时间。请在待用文件夹旁固定一个标签贴纸。
使用这条建议的前提是,你已经丢掉不需要的文件夹或将其放入档案室。请在你的日历上记下清除下一批闲置文件夹的时间。
■ 第二方案
你也可以用透明胶带将文件夹粘起来。当你使用文件夹时,再撕去胶带。三个月后你就知道哪些文件夹可以放入档案室了:只需看看哪些胶带还完好无损。
有时,资料会习惯性地被保存下来。其实你并不知道这些资料是否还用得上。
■ 操作方法
如果你不知道是不是该将某张纸保存起来,你可以将其放入固定的、做了标记的备用箱内。在备用箱内找过东西的人应在箱子上做记录,如果在一定期限后仍没有人用到过这张纸,就不用再保存了。
在一些办公室里留有闲置的移动柜或橱柜——不搬走的理由是这些柜子价格不菲。
■ 操作方法
购置办公用家具需要花钱,这没错。但当这些陈设只是占着地方,造成了无端的寻找时间或造成困扰,便会带来更大的开销。将这些没用的家具移走吧,把它们搬出去后再给它们找个新的归宿。
■ 附加建议
有些公司允许员工将没用的家具、用品和资料带回家。他们将闲置的物品放置在一个固定地点。
1.6 完善垃圾清理
办公室秩序也意味着及时清理所有不需要的东西。工作区配备的一个垃圾桶往往需要接纳所有东西——可能是一杯喝了一半的脱脂牛奶,或是揉成一团的废纸。
■ 操作方法
请用一个“废纸箱”代替字纸篓,只用它(上面写上你的名字)装废纸。现在比以前好多了:你拥有一个小办公桌和一个大纸箱。
其他垃圾请分门别类地投入分类垃圾桶中或用不同的容器分装,容器应标明专门的类别。请根据累积的垃圾总量决定垃圾桶的大小。
■ 这样做的好处
因为有太多的纸质垃圾需要投放,你没必要每天清空纸箱,比如可以每周清理一次。另外,如果你需要使用扔掉的资料,可以从箱子中原封不动地取回。
■ 注意
废纸箱一定要呈长方形且足够大,这样才能保证扔进去的纸不会弄皱。
请确认是否真的施行了垃圾分类。在指导期间我发现,有些公司的办公室虽然分类收集垃圾,然而晚上大扫除时仍将所有垃圾倒进一个大桶内。
■ 完美主义者小贴士
如果你追求完美,可将废纸箱藏于边柜的抽屉中,白天的时候打开。当有客人来访时,你可随手关上柜门——这样就看不见垃圾了。
1.7 保持工作区整洁
在你整理和打扫完办公室之后,现在重要的是,如何保持整洁和秩序。
■ 操作方法
养成下班前整理办公桌的习惯。这样你第二天就又能有新的开始。否则纸条会堆积起来:第一天五张,第二天又来五张,第三天就又摞成一小堆。当你仍处于适应阶段时,下班前重新建立秩序显得尤为重要。某一天,当你认真使用本书给出的建议时,一定会有质的改变。
我的许多客户都给公用场所例如会议室、茶水间指定了负责人,负责包干区域的秩序和卫生,并公示名单,这种做法颇有成效。
■ 附加建议
请按时检查卫生和秩序是否得以维持:
你可以使用本书开头的自测题。
你也可以根据自己的需要列一份检查清单,写下任务,如清洁办公桌、抽屉、柜子、办公器械、地板、植物、台灯、垃圾桶、公用房间等等。
1.8 实践成功的秘诀
你可以独自将上面提及的建议付诸实践,也可以邀请主持人、团队或顾问,这能给整理这项工作渲染以“大型活动般的氛围”。
在我去公司给出实践指导的路上经常会听到这样的话:“虽然我们也可以自己整理,但我们特意邀请你来开一个工作坊,因为这样可以让整个部门都参与进来,这次行动也就更有分量———并且我们还能获得许多易于实践的建议和更多支持。”
■ 自测
你是否……拍下了现状? □ 是 □ 否
通过系统性归类从闲置物品中抽出身来? □ 是 □ 否使用了便利贴? □ 是 □ 否
将“尝试丢弃”法付诸实践? □ 是 □ 否在你的直接办公区内获得更大空间? □ 是 □ 否施行了垃圾分类并利用“废纸箱”? □ 是 □ 否养成了下班前清理办公桌的习惯? □ 是 □ 否天才控制混沌。
——爱因斯坦
天才控制他的混沌。
——约根·库尔兹
本书评论