4. 第四级:加强自我责任意识
第四级的核心主题是,帮助并促进员工充分发挥其潜能。在员工的帮助下,球可以继续向上推进。
目标是,尽可能让公司里的所有人共同参与并遵守已制定的以及已优化的规章制度。本章将概括能使“共事员工”变为“共事老板”的前提。“共事老板”更加积极主动,也承担更多责任。
尤为重要的是,无论你做什么,都不能过分苛求你的员工,而应该从他们所处的位置出发。
4.1 真正实现信息透明化
你可能会有这样的经历:你把所有必要信息告诉了你的同事,但还是免不了由你来承担责任。
而同事的信息往往又以凌乱的形式公布出来,这样会造成定位时间长,不易察觉等问题。
■ 操作方法
发布信息时请注意层次清楚、结构适当。你可以设置不同的类别,如“质量”“日程”和“指标”。这样可以快速有针对性地找到信息。
插图可以简化以及加速定位。
只有最新的告示才有用,然而更新速度往往跟不上。
为了避免耗时又昂贵的打印工作,你可以在经常需要改数字的告示上使用便利贴或利用能多次书写的纸张。之后请用透明薄膜封起来,以免纸张迅速磨损。
■ 附加建议
即便是与公司目标不符的内容,也请公之于众。不要害怕公开交流负面信息。目标的偏离能够在某种程度上强制施行扭转措施。
请把当前的趋势和预测也公布出来。
“共享”是“共事员工”变为“共事老板”的基础。
4.2 激发员工的潜能
员工专业性越强,对公司内部联系越熟悉,就越能共同深入思考。
■ 操作方法
除了外部进修外,你也可以成立内部工作坊或开展内部培训。请每月抽出固定的一天用于介绍专业技术。如果你不想邀请外部人员,也可以邀请具备专业技能和教学经验的员工、客户或供货商,进行一小时的实践培训。根据经验,就算这些培训因不计入工作时间而不支付酬劳,员工也会自愿参加这些项目。
最经济的进修方法是赠送员工专业书籍。员工是很愿意接受专业书籍的,因为这样他们也能严肃对待他们的专业技能。一本书几十块钱的投资总能收到不错的效果。如果一个员工只在家里看了两小时书,之后又把从书中获得的建议运用到公司中,那么他就回馈了公司多倍的价值。
■ 附加建议
请集中建立一个经济类有声读物藏书室——比如,可以用橱柜中单独的一排放置专业文献(见2.13)。外出乘车的员工,可以将CD借出来,把他们的座驾当成移动式大学。
将员工的专业技能统计在一张专业技能表格中。这张统计图包括所有员工和各项工作。每个员工根据每项工作的管理指标得到或多或少的分数。这为制定专业技能计划提供了很好的基础。另外通过这个表可以清楚地看出,公司对哪些员工有依赖性,因为只有他们有某些特定的技能,如果他们休假或生病的话,会带来不便。
4.3 营造不畏错误的氛围
当员工进一步制定准则时,反弹的情况也不会消失。有些公司会对此追究责任。这导致员工害怕尝试新事物——因为有可能会失败。
■ 操作方法
出现困难时,请记住一个重要的基本原则:不要问是谁的错,而应该问什么错了。如果你说:“是你的错!”那么按照人类的正常反应,被指责的人会为自己辩护。一条巴西名言将人类的举止概括为:“人们评价别人的错误时是检察官,评价自己的错误时是辩护人。”
这种举止带来的后果是不言而喻的:相互对峙和对再次提出想法的恐惧。
如果没人再勇于创新,更不愿陷入犯错的危机,那么会出现停滞的状况。没有人会故意犯错。因此,明智的做法是,将问题和个人分离开来,共同找出原因并解决。请尝试共同思考问题是如何出现的,以及以后怎么避免其再次出现,之后再想想该怎样改变结构及工作流程,以便日后避免这个错误。
另外还有重要的一点:改变对待错误的方式。尽管错误造成了损害,但不仅仅是负面的。错误和金翅膀一样珍贵,它最终会把你的注意力吸引到薄弱环节。如果问题能够有效解决,也就是说,同样的错误未来不再出现,那么这个错误就是向办公室最理想的零失误目标迈进了一步。
请根据你的反应判断,你把错误当作绊脚石还是垫脚石。如果你不能决定,请想一想一位智者说的话:“如果上帝想送你一份礼物,总会将礼物和一个问题打包在一起。”
在我的字典里不会有这样的规定:你应该这样整理办公桌和办公室。请保持勇于创新的精神,以便为自己找到最有效的工作方法。请你想想:这是一个长期的而非一次性的优化过程。我们没有一个最好的方法,而是许多好方法,它们可以帮助你简化办公桌上和办公室中的工作。为了不阻碍寻找更佳方案时的创造性,应当允许犯错。
4.4 建立优化建议制度
许多公司的员工只是凭体力获得报酬,而不是通过脑力。下班后他们才展示出他们真正的实力:建房子、成功地教育子女、领导大型社团。而这些能力在工作时却无人问津。日常工作中他们奉行这样的工作理念:“员工上班就是干活——解决问题是领导的事。”然而,员工的想法实则对问题的解决十分重要,我们需要开发精神上的潜能。
■ 操作方法
如果你是领导,首先你要清楚怎样维护员工提出的建议。作为领导,有时很难诚实地面对自己。请将下面的问卷交给两到三个员工匿名填写。再将他们填写的答案与自己的比较。
关于自我认识的问题
你是否对别人提出的想法感兴趣? □ 是 □ 否
你觉得你的同事是否有足够的机会表达自己的意见? □ 是 □ 否
你的同事是否有权参与决策? □ 是 □ 否
你是否同意将你同事的有益想法立刻付诸实践? □ 是 □ 否
以前每当优化建议投入实践时,你是否都立刻表示同意?□ 是 □ 否
清洁工的想法是否和你领导的想法有同样的价值? □ 是 □ 否
你有无主动走近你的同事,了解他们提出的优化建议? □ 是 □ 否
如果你大部分问题都回答了“是”,那么你已经为优化建议制度建立了良好的基础。
员工往往比上司更能看清优化潜能。因此,请有计划性地激发员工为办公室优化提出建议,对此我们需要优化建议制度。
■ 注意
请说明你公司中“优化建议”的定义和内容。这对有计划性地运行非常重要。如果你想为好建议发奖金,一个明确的定义无论如何都是不可或缺的。
以下提供几种优化建议的定义:
建议需指出一个具体的解决方法,仅描述问题是不够的。
建议必须可行且能发挥作用。
建议的解决方案既可以是公司内部熟知的,也可以是别处经常使用的。但是它对于这次的运用领域和目的一定要是一个全新的解决方案。
■ 附加建议
一般来说,建议都是在家考虑好,写在纸上并最终投放到办公室的信箱中。
有助于施行优化建议的表格样张可参考下一页或www.füer-immer-aufgeraeumt.de。
4.5 加强员工的自我管理
每种管理都是从自我管理开始的。办公室Kaizen和自我管理就像一块奖牌的正反面。办公室Kaizen帮助你长期维持办公桌和办公室的整洁;优化的自我管理则帮你完美利用通过办公室Kaizen赢得的自由空间。
■ 建议1
请在下班前确定一个第二天优先处理的项目。你可以反问自己:
如果我只能做一件事,我选哪一件呢?让你的潜意识为你工作,一夜之后潜意识的创造力便能发挥作用。次日早晨你将带着清晰的头脑开始新的一天。
请直接以这个任务开始你的工作。之后会有干扰,但你仍需试着完成这一个项目。通过这种方法可以保证你的重要项目(优先项目A)不会因为其他紧急项目(优先项目B和C)而被遗忘。重要的项目能够带你向目标靠近,而紧急的任务要求你立刻集中注意力。
■ 建议2
请使用时间规划本和电子规划系统,以便时刻掌握整体情况以及真正避免虚度光阴。
■ 建议3
如果你有完整的几天不在家或休假,请在万年历中标记出来,例如写上“不在家”并把相应的日期框起来,其他日程如“客人来访”可以用其他标记注明,如画圈或打叉。这样预约日程时看起来更加一目了然。
■ 建议4
请使用日历或周历规划本。这样方便在日历中填写日程。另外,你还应确定优先的项目并估算时间。不准确的估计总比什么都不做要来得强。因为时长总是被低估,所以请将你预估的时长延长到1.5倍。
除此之外你还应规划缓冲时间。
规划时间时请不要忘记规划与个人目标相关的工作。
■ 建议5
请每次只把注意力集中在一件事情上。只有当你全部完成上一个任务时,才能开始新的工作。这其中还包括,你已经把已完结任务的资料整理完毕。
如果你在工作期间被电话打乱了计划,请赶紧决定电话通知的任务应该立刻完成还是放入备忘簿中或者归入运行中文件。你无论如何都不可以把这项任务和相关笔记晾在一边,这样当你再被打断几次后桌面上又会堆积起来。
■ 建议6
当你看文章时,请一直拿一支笔在手中。请你划出重要的段落,并在空白处写下结论。这样以后再读的时候找出重要观点要容易得多。
4.6 实践成功的秘诀
请支持领导指出问题,以便大家共同研究解决方案。有责任心的员工往往会对公司里的重要内部关系和困难有很好的见解。请不要藏匿在你的办公桌后,你应该准备好提出新的想法,并倾听和回应别人的想法。
在这个时代中,我们的世界迅速发展,知识每四年就会翻番,为了生存,对进步的不懈追求和终身学习同样重要。如果你是领导,请你自己参加提高效率方面的进修并在公司内部就此问题展开培训。你可以从F.A.Z机构组织的德国联邦政府部门有关经济和科技的最佳(TOP)倡议中受到启发。(详细了解请搜索www.toponline.de。)
■ 自测
为了负起责任,你自己知道或给别人发出必要信息吗? □ 是 □ 否
你在过去的一年中是否至少参加了三个内部或外部的进修? □ 是 □ 否
你将错误视为能促使进步的宝藏,而不是问题? □ 是 □ 否
你的公司是否有一套行之有效的优化建议制度? □ 是 □ 否
你是否使用时间规划本或电子规划系统? □ 是 □ 否
你每天都做规划吗? □ 是 □ 否
行动最慢却没有失去目标的人,永远比没有目标四处乱转的人要走得快。
——戈特霍尔德·埃夫莱姆·莱辛
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