2. 第二级:约法三章
在你理出、保存或丢弃不需要的物品之后,必须要进行下一项任务:留下来的资料和办公用品一定要合理地整理和归置,以便未来能快速便捷地找到它们。这一步骤其实就是给这些物品找个“家”。
我们了解生产的基本原则:“所有东西都有一个去处,所有东西都有它的去处。”这意味着:人人都知道某种特定的资源身处何方。这一基本原则同样可以运用到办公室中。
另外,你有必要仔细推敲日常办公室工作的流程。制定一个好的标准可以减少损耗。
有些人认为,索然无味的规定禁锢了创造力。在此,我将帮助你克服这种观念,正面地理解规定。日本人认为:“规定是做事最简单、最轻松和最保险的方式方法。”
规定的意义在于简化而非束缚。规定带给你需要的自由空间,它能使你轻松应对工作并专注于本质。
规定有以下功能:
它可以帮助你巩固改善后的状态,(如图)将楔子置于球的下方。
它可以作为供员工使用的信息、培训和评价标准。
已经达到的标准组成了后续优化工作的出发点。
客观、易懂、明确和简明的规定能够帮助你避免重复犯错。
在你的私人空间中,比如厨房里,就能找到关于规定的好例子。
摆满刀叉和汤匙的抽屉看起来如何呢?我打赌,你一定整理过。相反,放置打蛋器、长柄勺、搅拌机等的抽屉看起来又如何呢?如果你是厨具生产商,阅读本书后你一定有了主意,该如何解决这些问题……当你把餐具从洗碗机中取出后,是不是发现把刀叉、汤匙放回带隔断的抽屉要比把搅拌勺放入未分类的抽屉中费时?对我而言这两者耗时相同。
当我要从未分类的抽屉中找出某样东西时,只得乱翻一气;相反,取出刀叉则是“全自动”过程,避免了烦琐耗时的翻找过程。理由是:放置刀叉的抽屉精心设置了隔断,相当于制定了智能化标准。就连孩子从洗碗机中取出刀叉和汤匙后,也能立刻准确地将其分类摆放。规定节省时间。
同理,这一章的理念运用到办公室中,就意味着要给便笺纸、打孔机、订书机、信箱、临时项目的文件等等找一个理想的容身之处。
固定的场所不仅可以减少找东西的时间,也可以缩短整理时间,因为你能把办公用品迅速、准确地放回指定场所。
对部门进行优化时,你也可以从这套标准中逐条选取,与同事协商后运用于整个部门,一定能使你受益更多。
本章首先介绍个人办公区的规定,从第70页往后将尽可能涉及跨办公区规定。然而,你没必要教条地对待两者的区别。重点在于,这些共同制定的标准是不是所有员工都能接受并遵从。只有这样才能长期确保工作的高效率。
2.1 文字标记让人一目了然
找东西所耗的时间往往是由存储工具如塑料薄膜、文件夹、卷宗夹等没有做好文字标记所造成的。在你开始整理之前请先立下所有东西都须即时标记的规定,并且标记须尽可能明确易懂。
你可能会把相关的材料收集在透明塑料夹中,但却不能一眼看出这些到底是什么文件。
■ 操作方法
请在塑料夹内部的顶层放入便笺,写上内容提要,这可以缩短查询时间。如果你能用粗记号笔书写,看起来会更省力。
重要的信息如过往活动的地址和日程一般都得在带铁夹或钢圈的文件夹中寻找。
带铁夹或钢圈的文件夹造成的查询时间
■ 操作方法
在文件夹的正面内侧往往可以粘上或订上名片。此处也可以放入目录。
■ 附加建议
在文件夹上做记录。例如,你可以记下迄今为止开展过的活动日程。这样无论是第十次战略会议、第二十五次员工大会还是周年庆都能一目了然。
除了日程之外,你还可以记下其他重要信息如合作伙伴、电话号码等。如果你的电脑里没有专门的地址管理系统,或者你经常出差的话,找地址会方便很多。
文件夹侧面的标注往往不够系统,字体过小或不易理解。另外这些文件夹总是杂乱无章地堆放在架子上。
■ 操作方法
请你统一用字母(字不要太小)来给文件夹做标记,并给相应的文件夹额外配上客户或供货商的商标。这样明显方便查找。
■ 附加建议
为使文件夹更具系统性,你可以使用彩色标记。选定颜色时尽量让所有同事都能适应。例如:
红色:账务
黄色:个人
绿色:计划,战略
白色:与客户的信件往来
或者,你也可以根据年份加入新的颜色——账务2007年:红色;2008年:黄色,等等。
有些公司把所有文件夹集中在一个架子上。每次找到需要的文件夹总要花费一段时间。如果再把文件夹放回原来的位置,同样也要花费一段时间。
■ 操作方法
在按字母或时间顺序摆放时需注意,文件夹应固定放在架子的同一位置上。为使检索方便,可将架子上同一排的文件夹斜着贴上一段长胶条。
■ 这样做的好处
你一眼就能找准取出的文件夹应归还到哪个位置上。
这样的秩序能够长期维持,因为一旦文件夹放错位置,便会十分醒目。
■ 附加建议
不仅是对文件夹,对橱柜、书架隔断和照明开关也可以进行文字标注。所有你找东西时不能一目了然的地方,都可以做标记——这是万能法则。
2.2 抛弃便笺记录法
在办公室中时不时要提供大量的信息——或是电话号码,或是年度计划。这些信息往往以杂乱的方式分散在桌上或桌子周围:记事板上、写字垫板上,或是写在便利贴上再贴到显示屏上。
■ 操作方法
重要的文件可以放在带有嵌入式透明内袋的可视文件夹(左下图)中或挂墙式文件架(右下图)上。可视文件夹可以存放在移动柜或办公桌抽屉里。
■ 附加建议
除了可视文件夹之外,你还可以使用透明文件袋,并用活页装订条固定成册。请将目录置于最上层。
写字垫板上铺满了各式各样的字条。当你伏案工作时,眼睛会无意识地瞥见许多字条上的信息,干扰是无法避免的。同样的情况也会出现在纸质垫板上,你打电话时会在上面做笔记或涂鸦。
■ 操作方法
最佳方案是你干脆不要使用写字垫板,无论是纸质垫板还是方便做笔记的带薄膜的垫板。你最好还是用可视文件夹或文件架来整理信息。如果你仍然坚持使用垫板的话,那么你应当使用透明或单色垫板,不要使用塑料薄膜垫板。
■ 这样做的好处
以上建议能够避免你的视线被牵制而分散注意力。这不仅能提供清爽的视觉效果,也能使头脑清晰。
你干净的办公桌留给你当下的工作。
你干净的墙面可以留给一幅美丽的画作。
■ 注意
如果你至今一直在使用写字垫板记录电话号码,那一定得换一种方法了。最好的方法是,你用一本普通的A4空白簿做记录。这样你就可以把各项事宜的记录保存起来——用写字垫板可不行。如果你只是记一个只需回一次的电话号码,可以写在一张草稿纸上,回电后即刻扔掉。
许多程序和网页需要密码和其他信息。这导致许多电脑使用者往显示屏上粘便利贴。
■ 操作方法
请你要么用可视文件夹,要么用文件支架保存密码。
如果你一日内需多次使用这些信息,那么每次取出可视文件夹或翻文件架就太过烦琐了。在这种情况下你可以在显示器边上固定一个旋转架。当你需要用到这些信息时,就把架子转到前面来,用完之后再转回后面去。
■ 附加建议
旋转架还有一个附加功能:当你需要将文字誊抄到电脑中时,可以将纸张固定在旋转架的夹子上。这样誊抄起来就不费力了。
或许你想把全家福或幽默短文放在工作区,以便时不时看上一眼。往往是显示屏或紧挨办公桌的一面墙会被你所用。
■ 操作方法
你在使用可视文件夹工作时,可以把目录插进第一个内袋。你可以放入你的全家福作为封面。当你一天内多次拿起文件夹时,必定每次都心情愉悦。
■ 附加建议
请用两个可视文件夹工作。第一个文件夹的内容和所有员工的一样,例如电话号码表、开销用途计划等等。第二个是你的个人文件夹,你可以用它汇总所有办公区内你认为重要的信息。这条建议也是能够进行代班工作的前提。如果所有人都用可视文件夹,那么你的代班人员在你离岗期间便能知道在哪里能找到他需要的信息。
2.3 合理利用订书机等办公用品
打孔机、订书机、剪刀、胶带等办公用品要么放在桌面上,要么放在抽屉里,因为这些小件易于移动,所以要用的时候都得找一找,却往往能一下找出好几卷胶带或好几把剪刀。
■ 操作方法
你有必要给这些用品指定一个固定存放地点。第一种方法是:把打孔机、订书机、胶带以及其他物品放在移动柜上。
如果你还是倾向于把这些用品存放在抽屉里,那么你应当用挡板把抽屉分成几格,便于存放。这样每个物品都找到了它的位置,每个物品都分到了一个位置。挡板也可以防止抽拉抽屉时里面的物品滑动。
完美主义者可以用泡沫材料做内衬。泡沫材料可以根据每种用品的形状刻出凹槽。这样办公用品就可以放进相应的凹槽中了。
■ 这样做的好处
你的办公桌又空出一块地方。
度过较短的适应期后,你可以不假思索地拿取想要的东西——这节省了找东西的时间。
你时刻都记得东西用完后该放回哪里去。
每样必需用品只会启用一件,避免了诸如闲置好几卷胶带这样的情况。
■ 注意
你每天都用的办公用品一定要放在不用起身就能拿到的地方。
隔一段时间才要用的物品(例如每周一次)应该放置在工作区周围,你起身拿一下也无所谓。
几乎用不到的物品(例如每月一次甚至更久)就无须放在办公室里。比如,你偶尔需要用到塑封机,那么请将它存放在共用房间或橱柜中。
2.4 为什么只需要一个信箱
许多员工在工作中使用多个收纳盘。
并且这些收纳盘的文字说明往往模糊不清。
这种做法的后果是,人们要花不必要的时间和精力找东西。
■ 操作方法
只用一个收纳盘。把它当作你的信箱,用来收集所有发给你的文件。
在收纳盘上写上你的名字,必要的话再写上你的部门,便于新员工、临时工和实习生查找。
你至少每天要整理一次信箱。所有你五分钟之内就要解决的事情,请立刻着手去办。请给其他事项定一个期限并把相关文件放进“运行业务资料夹”内。这样你每天下班前信箱就能清空了。
■ 注意
在你出差期间也要忠于职守。你应当确保代收你信件的同事知道他的任务是什么。如果他不清楚,须与你或发件人联系,以讨论后续进程。
如果你的同事一直不能胜任代收任务,表明他已超负荷,现在请按照以下两条方案解决:
(1)请分析原因何在。大多数情况下并非因为同事的办事速度不够快,这种情况往往表明运作流程不合理。比如说,公司的某个领域发展过快而内部结构还没能跟上。
(2)在弄清缘由之前,应确保代收的同事得到帮助,以免耽误办事进程,从而导致整个运作流程受到负面影响。
■ 这样做的好处
在你不在办公室的很长一段时间里,你的办公桌一直处于清空状态。在你返回后便可即刻投入到一件又一件的业务中,不需要先从整理开始。
你不会受到与当前业务不相关的资料的影响。
■ 附加建议
信箱不仅是用来收集信件的,一般它也可以用作发件箱。
请和你的同事制定准则,以便合作:
——如果有人拿到了发给其他同事的文件,应放入信箱,而不是放在椅子上或地上。
——一旦文件放入信箱,就意味着发送成功。此时进一步处理的职责就转移给了收件人。
——请在准则中确定运作时间——例如48小时。在此期间内,某项业务应处理完毕,如果不能完成的话,至少也应达到中间阶段。
——这些准则同时也适用于电子信箱。
——如果你能将其熟练运用于你的整套工作系统中,你就可以缩短回复时间了。我的许多客户都表明,运作时间能减少一半(24小时)。每个善于按规则办事的人,都能尝到事半功倍的甜头。
■ 背景
收纳盘只有作为事务运行的一个环节时才起作用。如果收纳盘用来收集目前没有提上日程的文件,是非常不合适的。因为这样的话,收纳盘应该放入桌肚里或橱柜里,而不是放在桌面上。放在桌面上的只能是你正在处理的某一个项目。
如果你能及时将资料归置到正确的地方(如:废纸箱、阅读文件、备忘文件或运行中文件),你就不再需要多个收纳盘,也不会在办公桌上摞起好几堆资料了。
邮递员会把所有信件投入到你家中的私人信箱中,办公室信箱的作用与其相同。你在家去哪儿收信呢?(注意这里的“信”指所有邮寄给你的东西,不止书信)当然是去信箱了。你一直都能在那儿取到信件吗?答案是肯定的。
请你想象一下,现在有一个标新立异的邮递员,每天都把信件投放到不同的地方。有时他把信给你的邻居,有时他在花园里找到一个好地方,有时他又把信件藏在你的擦鞋机下。这样做的结果是什么呢?你将花费大量的时间找信,还会误事。也许放在花园里的信还会弄脏甚至丢失。幸运的是,你只有一个信箱。每天邮递员只会把信件放入这个信箱中,并且你每天都会清空它。
信箱代表着你和邮递员之间的固定交接点。这个例子表明:人们相互协作时,一定要明确地规定交接点。这可以保证无摩擦、高效率的合作,无论是在私人生活中,还是在工作领域,这一条都行得通。
2.5 战胜阅读文件
每个人得到的信息都比他实际处理的要多。因此日后还需再次阅读的资料会摞成堆。
有些人会专设一个“阅读”格层,以便把资料存放在一个明确指定的地点,这样桌面得以立刻清空。
这样视野确实开阔了,这个理念也不错,但只能维持一瞬间,很快文件就会从格层中漫出来。
■ 操作方法
在橱柜或架子里指定一个格层,把资料摞在这层格子里。格层的高度决定了纸垛的高度。你可以随身携带一部分资料,在坐火车或等候的时候阅读。处理完的资料可以扔掉或是保存起来。
■ 注意
按照规定,随着纸垛高度的增加,切勿开始摞第二垛纸堆,你应当清楚,你需要在几天之内处理掉30~40厘米高度的资料。因为你从没那么多时间,所以当纸堆到顶的时候,你可以毫无顾忌地扔掉最底层的10厘米厚的资料。
请不要把某个项目的资料也堆在这里,而应把它们和所属的项目文件整理在一起。
■ 附加建议
纸堆中也可以放入你很可能不再需要,却还不想扔掉的资料(例如做了笔记的用于结算的材料,它们本该在结算完成后就被扔掉,但你可能还想保存它们几星期)。这种情况下建议你在材料上写下可以扔掉的日期。
在电脑中也可设置一个“阅读”文件夹。重要的是,所有超过一定时间(比如三个月)的文件都应删除。
2.6 建立可靠的备忘系统
每个人都会和有时间限定的业务打交道——例如须按时汇款的账单、一周后需要追踪的货品或数周后即将举办的活动的邀请函。如果没有备忘系统,这些资料往往被淹没在纸垛或收纳盘中,要花很久才能找到。
■ 操作方法
请使用备忘系统,以下提供给你两种备选方案:
(1)将所有必要文件全部放入备忘簿中。
优点:到了规定时间,等你处理的所有资料就在你手边。
缺点:事务繁忙时,备忘簿中的文件迅速增多。
(2)在备忘簿中放一张纸条,你既可以在上面写下待办事项,也可以写下相关资料的存放位置。
优点:你的备忘簿一直很薄。资料按照内容存放,你的同事也容易找到。
缺点:你在工作前还得先把资料找出来。
你可以把这两种方法结合起来使用:单页纸(例如账单)存放在备忘簿中,整套的文件(例如下一届战略会议的材料)分开存放。
你可以使用日程本:
日程本的缺点是,你不能清楚看到里面的文件。
MAPPEI(www.mappei.de)提供了另一种备忘系统,由日历文件袋或月历文件袋组成,置于一个盒子内。当日文件袋始终放在最前面。
在MAPPEI系统中,一眼就能识别出置于内部的具体事项文件袋,随手便可抽出。
■ 这样做的好处
你不再会忘记期限。
只有你当日需要的文件和任务会进入你的视线。
你的代班同事能很快找到资料。
■ 注意
确保处理的是当日文件。如果你为推迟日期而使用备忘系统的话,属于错用。
规定时间时注意明确具体的日期。“越快越好”等模糊字眼是不行的。
■ 附加建议
你可以把时间规划本用作备忘簿,按照对应的日期记下任务和放置文件的地点。如果你不想大费周章地设置备忘系统或只需提醒自己办事的时间,而非管理文件,那么这个方法十分有效。
2.7 优化运行中业务的资料夹
运行中业务的资料常常会在办公桌上堆积起来。在这些成垛的纸堆中也会有已经作废的资料,它们可以被保存起来或扔掉。
■ 操作方法
未完成项目不应该放在桌上,而应该放在桌子里或桌边。
如果你经手的资料不多,可以将它们保存在日程本内。请在外部固定一张写有目录的透明膜,或者将目录放入日程本的第一格中。
这一方法的优点是:出差时你也能轻松带上记录着最新进程的日程本。日程本主要用于存放短期使用的文件,例如你可以用它整理带进某个会议的资料。
你最好不要把文件夹放在你的办公桌上,而应放在抽屉里或移动柜上。
你也可以置办第二个备忘盒(如右图赖茨的备忘盒),其使用目的与上一节提到的不同。日历文件袋由项目文件袋组成。请你将运行中项目的资料放入所属文件袋中。盒子最前端放置的目录则提供了必要的文件概览。
你可以将备忘盒放在抽屉里或移动柜上。事情解决后再将文件保存或扔掉。这种方法只适用于有时间限制的项目。
如果你想随时着手处理运行项目的文件,可以使用文件夹。请将你常用的文件夹放在你的工作区附近,这样可以明显节省时间。
你也可以将运行项目的资料做好标记,整理在移动柜里的悬挂式文件袋内。
MAPPEI系统也可以很好地用于放置运行中项目的文件。你可以为每一个项目配置一个文件袋。这种方法尤其适用于很可能需要保存的文件。
用文件袋存放也可以针对大量文件。随着项目数量的增多,你可以区分不同项目并将不同类别的文件如预算、函件、契约等放入专属文件袋内,再将它们一起整理到相关的项目盒中。
与上文提及的备忘盒相比,这种方法的优点在于:你在存档时可以直接取出相应文件袋并归入档案。
■ 这样做的好处
你的办公桌完全留给你正在处理的工作。
你所有待完成的工作移出了你的视线。虽然工作不会减少,但是你会立刻觉得轻松一些。
■ 注意
无论你使用哪一种系统,都应注意:文件应当放置于办公桌的旁边,而不是桌上。
认真管理你的运行中项目资料夹,以便你能一分钟内找到每个你需要的工作进程。
这个系统须能兼顾以下两方面:既能存放单页纸构成的文件,又易于找出由许多最新资料构成的完整项目。
2.8 应对日复一日的“电邮轰炸”
电邮数量在急速增长。处理邮件需要花费越来越多的时间。
■ 操作方法
不要频繁地处理邮件,每天一到两次就可以了。给自己规定一个固定的时间(例如午休期间或下班回家前)。
如果你的电脑在收到新邮件时会发出提醒,无论是提示音还是提示图标,都请关掉它,以免注意力被分散。
如果你在查看邮件时发现某封邮件必须在五分钟之内处理,请立刻回复。否
则的话请计划一下处理的时间并将其写在你的日程表中。
不要只把自动填充运用于联系人信息如姓名、部门、地址和电话号码,在发送新产品简明扼要的说明时,也可以利用这个功能。
写短邮件时,注意每封邮件只写一个主题。这样便于收件人迅速回复。如果你在一封邮件中总结了五点,那将会等这五点都解决了之后才会收到回复。
不在房间时,请打开离开提醒,以及时告知发件人。
请像对待自己的信箱一样对待自己的电子邮箱:晚上应将所有收到的邮件处理完毕,或将邮件移至相应的文件夹中并规定处理时间。
如果要写的信息非常短,那么直接在标题中写明信息就可以了。
为了表明邮件无须打开,你可以在标题末尾用///或EOM(end of mail)注明。
■ 针对所有人的准则
本章的开头摘录了爱因斯坦的名言“天才控制混沌”,这没错。不过我认为更精确的表达应该是:“天才控制他的混沌。”因此如何整顿好你的办公区,是你首先要面对的个人要事。
然而在日常工作中,只有你一个人能快速准确地应付你的办公桌是不够的。你的代班同事在你的办公区内也应当如鱼得水。这一点非常重要,因为当今社会中,如果员工因生病、休假或其他原因不在办公室的话,没有一个单位能够承担业务停滞造成的后果。
因此,请共同制定适用于你的部门或整个公司的守则。
1. 地面上可以放置的东西
以下物品可以放在地面上:电脑、废纸箱、垃圾桶、一个包、一双鞋。
2. 收纳盘
我们致力于在一个办公区只放置一个收纳盘。收纳盘是工作流程中的一部分,用于接收内部和外部的邮件,而并非真正用于收纳。收纳盘在晚上下班前须清空。
3. 桌面规定
下班前不要将纸张堆积在桌面上,免得装笔记纸的盒子遭殃。
4. 可视文件夹
常用信息不要写在便利贴或办公桌垫板上,而应该保留在可视文件夹内。
5. 资料的内部分配
业务运行时,所有纸张上都要写下姓名和日期。
6. 说明电脑中文件的存储地址
打印每份文件时应加上路径和姓名。
7. 关于手机的规定
外出时应随身携带手机并接通邮箱。
如果你已经制定好了个人办公区守则,就可以进行下一步了。本书前面提到了夫琅和费学院的精益办公室研究报告,其中写道,一半的浪费是由事务运作不当造成的。因此这里我们加入了跨办公区守则。为运作流程制定行之有效的规定,是可行且必要的。
如果不局限于用个人的视角看待事物,而是考虑到供货商与客户的关系,将会大有益处。这一点同样适用于公司内部。因为你做的所有事都以(内部或外部的)供货商完成的工作为基础,之后你再把你工作的成果转交给(内部或外部的)客户。你与运作流程协调得越好,换句话说,你越按照标准进行工作,合作就越能无摩擦进行。
在你了解了上文提及的个人办公区规定之后,下面将介绍利于多员工合作的规定。请你阅读这些建议后与同事共同决定哪些规定适用于所有人。
■ 注意
规定不是由上司提前制定好的,而应与同事协商。另外,如果能有否
决权会好一些。这样员工够遵守规定的可能性更大。
将你们共同制定的准则挂在显眼的位置,例如复印机上,以便时刻提醒大家。
让新员工熟悉这些规定。
2.9 巧用传真机和复印机
如今,传真机和复印机是办公室中不可或缺的助手,它们往往是公用机器,能够无间断地工作十分重要。
■ 操作方法
签订传真机和复印机的维修合同或明确该机器的负责人。
■ 这样做的好处
你不会在遇到问题时才积极行动起来,因为你已经采取了预防性措施。
■ 注意
请在机器上贴一张一览表,这样遇到问题时立刻就知道找谁来帮忙。
有些公司复印纸用完了却没有补给。或者补给放在了不合适的地方。
■ 操作方法
直接把复印纸放在机器旁边。在最底层的纸袋上放上看板卡片(见3.1),以便订购新纸。
有些办公室收不到传真,因为传真机中的纸张用完了。
■ 操作方法
你可以养成给传真机定期装纸的习惯,例如晚上离开办公室前。
另一种方法是,在一叠纸从下往上约一厘米厚的地方放一张其他颜色的纸张。这样你就能及时知道纸快用完了,需装入新纸。
你请同事或临时工发传真,却不知道收件人的传真号。
■ 操作方法
在传真机上贴上所有已存的和常用的号码清单,这样可以减少查询时间。
更专业的方法是,将信息放在架子里并固定在墙上。
2.10 共同使用办公用品
有一些用品、工具或钥匙是公用的。如果没有明确的规定,这些东西可能会放在不合适的地方甚至意外丢失,还要浪费时间去找。
■ 操作方法
如果复印机旁有公用打孔机或公用订书机等小工具,请用胶布标明它们的存放位置(左下图)。请将钥匙放进做了明确标记的钥匙箱内(右下图)。
■ 这样做的好处
秩序是按照“所有东西都有一个去处,所有东西都有它的去处”这种理念建立起来的。
胶布用来指明用具的位置。如果某个用具偶然被同事拿走,在自己的办公区使用却不放回来,则会造成更大的问题。
2.11 管理数码相机和连接线
公用机器如数码相机在办公室中往往没有固定位置。因为找相机要花时间,还要询问同事,所以会打扰他人。
■ 操作方法
给这些物品指定一个位置并在旁边挂上取用名单。这样可以避免寻找和整理的时间。
有些机器不止一件,而是多件。因为每个厂家都有自己的操作系统,所以使用者每次用之前还要重新熟悉一遍。
■ 操作方法
请使用一个商家的同类产品,例如买相机时请选择你熟悉的产品的升级款。这样学习时间将明显缩短,操作失误也会减少。
■ 附加建议
这一建议不仅适用于数码相机,而且适用于所有机器如移动电话或固定电话、传真机、复印机等等。
在橱柜中或桌子下放着连接线和充电器,搬家时要将连接线尽数拔出,搬到新地方后又要重新插上。问题在于,哪根线是配哪个机器的呢?
■ 操作方法
给所有连接线做上记号,包括桌子下面的。你可以选用不同的颜色(电源线都用蓝色,数据线都用红色)。
■ 附加建议
请在买回新的充电器和各类连接线后立刻做上标记,因为此时你还很清楚哪根线配哪个机器。
2.12 节省档案室空间
处理完的文件会从你的办公区移到档案室。那里的资料在事情完结后还要保存十年。结果是:档案室很快就饱和了,连过道都被挡死,再也不能一览无余。
■ 操作方法
你可以这样设计档案室的格局:某个年份的文件可以放在固定的、做好标记的一排中。一旦超过保存期限,可以清空整排文件再放入新的。这种流动式存档可以确保没有无用的资料留存下来。
如果你再次用到某些资料的可能性很低,也可以把这些资料放进纸箱中。请不要将这些纸箱紧挨着平铺在地面上,而应该摞起来放在角落里。
传统的储存工具是文件夹。但使用文件夹效果并不理想:当多个文件夹放在一起时,由于夹子本身的构造,会浪费许多空间。
■ 操作方法
这种情况下应考虑,是不是应该用别的储存方式来节省空间和时间。
我的一部分客户改用MAPPEI系统(www.mappei.de)来整理订单,他们给每一份订单配备一个文件袋,并装入纸箱中,在标签上写下日期(从何时到何时)以及订单号。
■ 这样做的好处
纸箱因其自身的构造,放置时占用的空间比文件夹小。因此在更小的面积里能放下更多的文件。
档案室里的大量架子得以清空。
文件袋中的资料不需要打孔,也不要需要像文件夹那样用钢圈装订,这样可以明显节省时间。
因为订单号和日期都写在了纸箱上,所以可以缩短拿取时间。目前为止我们都按日期检索文件。
通过这种方式节约空间后,一位客户将外部橱柜中的办公用品移到了办公室内,此举便于监管用品的拿取。
这种储存方法也为运行中文件的资料夹创造了空间,视觉上也更加清爽。结果是:找东西的时间明显缩短。
在某些办公室中,例如律师或税务顾问的办公室,大量客户资料并非存放在文件夹中,而是就这么平放着。因为这些资料要用的时候并不能立刻找到,所以会浪费时间。
■ 操作方法
在这种情况下应考虑是否
应该更换一种储存方式。节约时间是首要的。
委托人的文件可以保存在纸箱中或按照MAPPEI系统摆放在文件袋中。一旦集中存放,就能便于所有员工取用,视觉上也更加清爽。
因为每个文件袋都一目了然,所以尽可能缩短了拿取时间。
重要的是,不仅是你,而且你的同事也能在需要时很快找到存档的资料。
■ 操作方法
如果你想建立一个存储系统,无论在档案室、电脑还是会计部中都能够通用,可以将客户号和项目号组合在一起。第一部分是项目号,第二部分是订单号。
假设你最多有一千个客户,每个客户最多有一千个项目或订单,那么可以设置一个六位编码,中间用点隔开。例如:编号023.004表示这是第23号客户的第4份订单。
明确的编码形式可以有多种用途:
用作单据号(有编辑软件的情况下)
用于标明文件
用来标明电脑中的文件夹
哪怕你不打算采纳这个建议,你在储存文件时也应按照统一的储存形式整理,无论是电子文件还是纸质文件。
■ 附加建议
有时用电脑处理已存的文件就足够了,请尽量避免纸质副本。
因为电脑里的东西越来越多,所以应给所有内部使用的文件标明文件名和文件路径。这样找起来能够节约时间。
另外,我的许多客户都认为,给外部文件标明路径也是可以的。
2.13 如何使用公用橱柜和公用房间
除了给员工个人独自使用的办公室和工作区外,大部分办公室中还有公用橱柜和公用房间。这些地方很快就会凌乱不堪。
一眼望去,办公用品橱柜往往都是这样:没有设计摆放格局,签字笔、马克笔、空文件夹和其他用品散落在不同的格层里。办公用品虽然便宜,但因为摆放混乱难以寻找而浪费的时间,将会带来巨大损失。
■ 操作方法
请你将办公用品放到相应的盒子中,整理后再贴上标签。
■ 附加建议
下次你去建材市场或超市时留心观察一下,它们的商品是如何摆放和展示的。你能从中得到一些灵感。
存放书籍(左下图)和货单(右下图)时往往缺乏系统性。有时存放的资料已过期,有时同样的资料存放两份甚至三份,有时需要的资料却找不到。
■ 操作方法
设立一个公用橱柜,将专业书籍或货单摆放在内,可以按照字母排序。到柜子前取用资料的员工越多,节省的时间就越多。
■ 附加建议
给每一层架子做上标记。
在橱门内部贴一张目录。
许多办公室会用到设计图、挂图或不同的货样。这些材料往往没有固定的存放地点,因此它们经常被搁在角落或门背后,不仅看起来乱七八糟,拿取时也不方便。
■ 操作方法
将设计图和挂图放在长纸箱内。有些箱子可以在盖子上做标记(左下图)。这样拿取的时候可以节约时间。货样可以存放在专门的样品柜中,这样每件样品都便于取出,也给橱柜、地面和桌子留下了空间。
很多办公区都配有一个厨房,却鲜有厨房使用规则。这往往会造成一定程度的纠纷,因为总是由一位同事承担打扫任务或干脆没人打扫。
■ 操作方法
和同事一起订立一个厨房使用规则,写下来并挂起来,所有人都必须遵守。
有关饮料及厨房使用的规则
为了不把我们的实习生和学徒打造成“厨娘”,请你了解并遵守以下规则:
1. 咖啡
□ 所有员工请自带咖啡杯。
□ 杯子使用后请放入洗碗机。
2. 宾客
□ 如果来宾在办公室,请将咖啡倒入瓷杯接待。
□ 如果来宾在工厂或培训部,请用保温壶和一次性纸杯准备咖啡或直接在饮料自动贩卖机上购买。
……
接待来宾时通常会有如下问题:准备饮料要注意什么?准备几种?哪一间会议室合适?有多少人参加?如果这些问题不能解决,很快就会出现严重的纰漏。
■ 操作方法
请在清单上列出所有你觉得重要的问题,如果有的话,再写下已解决的问题。
■ 附加建议
将清单保存在你的通用可视文件夹内并放在你的办公桌上。
如果你的公司规模很小,没有零食自动贩卖机,可以在厨房准备几种甜食,并用看板(见3.1)进行库存管理。
许多公用房间如会议室或复印室没有明确的负责人。如果有东西丢失或损坏,会造成麻烦。
■ 操作方法
请将公用房间的管理职责分摊给员工并制定准则。例如规定会议室或复印室必须放置哪些基础设备。负责人应确保遵守规定。
2.14 使用清单和表格
许多任务在完成时都存在一个问题:是不是所有方面都考虑到了?
■ 操作方法
对于模式化的工作,你可以在清单上列出这些任务的要点。
清单:检查版式打样
□ 页头标题 □ 图表分析
□ 插图 □ 页数
□ 拼写正确? □ 旁注
□ 排版 □ 边框
□ 特殊符号
……
离开办公室前的任务清单
□ 清空信箱了吗? □ 整理桌面了吗?
□ 电脑关机了吗 □ 电脑屏幕关闭了吗??
□ 打印机关闭了吗? □ 设置电话转接了吗?/电子邮箱接通了吗?
□ 传真机里的纸够用吗? □ 复印机关了吗?
□ 窗户关了吗? □ 灯关了吗?
□ 数据备份了吗? □ 手机带上了吗?
□ 录音笔带上了吗? □ 时间规划本带上了吗?
……
■ 这样做的好处
使用清单进行规划和检查工作。
清单能够减轻精神负担,你可以将注意力转移到需要集中精神的地方。
清单上用于打钩的小方框能使已经全部完成的任务一目了然。
清单能减轻任务下放或员工交接时的工作。
使用清单能够节约时间。
■ 注意
以下工作尤其适合使用清单:
需委派的任务
对完成度要求较高的任务
例行工作
定期重复的一系列任务
■ 附加建议
向其他按规定流程办事的行业或工作团队学习。飞行员就是一个好例子:他们不需要每次起飞前都重新仔细想一遍,应该按什么顺序检查指示灯和操作操纵杆。
如果想得到持续的优化,那么使用清单后应反问自己,哪些部分不明确,哪些部分遗漏了。请你把任务清单的最后一点列为:该清单是否
能够满足需要。这样你在下次使用时能够达到最佳效果。
……
□ 这份清单是最新版本并包含了所有重点。如果不是,请立即修改。文件保存于内部组织/清单文件夹。
当你了解了清单的优点并对其加以利用,一段时间后你将会开始使用大量清单。有时不同员工甚至会针对同一个问题列不同的清单。
请将适用于多数员工的清单收集起来,最好放在可视文件夹内。
2.15 制定杂志传阅规则
大多数公司会按时收到订阅的各种专业杂志。它们在单位中以各种不同的方式进行传阅。
■ 操作方法
制定传阅计划表,写清楚谁拿了哪本杂志。请给计划表编号,并拜托出版商把传阅编号印在地址栏里,再由收发室将准备好的贴纸贴在出版物的正面,之后便可以传阅了。
2.16 通用准则——以销售部为例
除了本书中介绍的通用办公室建议外,还有一些方面对于某些特定的专业领域非常重要,然而员工却各行其是。
■ 操作方法
你同样也可以制定所有人都须遵守的通用准则。
销售部服务准则
1. 回电
如果没能联系上预期的通话对象,应由接电话的同事填写来电记录(来电记录:Y:来电记录.doc)。固定模板是:“最迟××(时间)前请回电”。这里的××由来电者决定。预期的通话对象应在这个时间点前回电。如果问题没有解决,那么在这个期限前至少应该告诉来电者一声。
2. 电话铃
电话铃响不超过三声接起。(……)
3. 咨询
必须在24小时内解答咨询的问题。(……)
4. 电子邮箱
短期离开办公室(1天以内)可以使用邮箱。如果长时间不在工作岗位,则应将电话转接给同事或在邮箱中做如下说明:
(……)
5. 索赔
进行索赔时每位客户中心的员工都做好客户跟进工作。(……)
6. 样本制作
客户询问样本后,应在拿到样品、图纸等的24小时内给客户回话。(……)
2.17 实践成功的秘诀
无论你现在开始自己制定规则,还是和整个部门一起,都应遵循以下一点:不要太过苛刻。你投入80%并生效好于投入100%却不能胜任。
当你想为工作团队或部门制定规则时,务必仔细留意是否
所有员工都参与了进来。定规则时细化步骤这一策略是可行的,且意义重大。如果有人能主持整个改造流程,会大有益处。例如,你可以请一位其他业务部门的领导或外聘一个顾问,他不仅熟悉这项工作,还能预估员工的反馈信息。
■ 自测
你是否 ……
给你的存储系统做好了标记? □ 是 □ 否
清空了你桌上的便笺纸等杂物? □ 是 □ 否
启用了一个或多个可视文件夹? □ 是 □ 否
确定了订书机和打孔机的位置? □ 是 □ 否
只设立了一个信箱? □ 是 □ 否
准备了能够限制阅读文件厚度的格层? □ 是 □ 否
设立了一个可靠的备忘系统? □ 是 □ 否
拥有触手可及的运行项目资料夹? □ 是 □ 否
制定了传真机和复印机使用规则? □ 是 □ 否
制定了公用办公室用品使用规则? □ 是 □ 否
给你的档案室节省了空间? □ 是 □ 否
制定了公用橱柜和公用房间使用规则? □ 是 □ 否
列出了能减轻你工作负担的清单? □ 是 □ 否
制定了规则,以便传阅杂志时能节约时间? □ 是 □ 否
以书面形式制定了这些规则? □ 是 □ 否
成熟的结果是简单。
——弗里德里希·席勒
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