法则4 设定明确可行的目标
为达成重要目标,必须远离安逸区
在詹姆斯·纽曼《松开你的刹车》中探讨了安逸区的概念。你的安逸区,当然,是你感觉舒服、安全、可靠的地方。安逸区不可避免的很难离开。事实上,人们自然而然地靠近安逸区。
你是否去过每人自带食物的晚餐聚会?在聚会上你吃谁的食物?通常是你自己的。为什么?因为安全。你知道它尝起来怎么样。不会有不舒服的惊喜。你去鸡尾酒派对。你在派对上第一个遇到的是谁?你知道你熟悉的人,你觉得舒服的人。这个观点有另一层含义:如果我不能进入安逸区,我会再造一个。这就是为什么娱乐产业存在。我在加利福利亚洲有一个朋友,他有一辆价值130,000美元的房车。这是我见过的最棒的机器。那是鲍勃的理念“风餐露宿”。的确是远离家的家。
内在安逸区
外在和物理的安逸区很容易理解。但他们绝不是我们仅有的安逸区类型。有时我们会发展精神、情感、社交和心里上的安逸区。离开这些安逸区比离开物理的安逸区要困难。
我的朋友史蒂文有一个非常害羞的年轻儿子叫托德。事实上,他如此害羞以致心理学家给他的情况取了一个特别的名字。他是选择性沉默。这意味着在某些场合,托德不会讲话。托德是一个聪明的男孩,他的数学和语言能力超出同龄孩子。
在家和朋友家他毫无拘束而且健谈。但是在有些情况下,他沉默寡言,甚至不和父母讲话。当他在幼儿园的时候,他就一整年没和老师同学说过一句话连一个字也没说过。但是他喜欢幼儿园。问题是老师和同学让他感到不知所措。他被扔出了自己的安逸区,他的回应是沉默是金。
史蒂文和妻子桑迪很担心托德。他们知道他不沉默寡言的时间越长,越难以改变。他们听说过有类似情况的孩子,三年级、四年级甚至五年级在学校都不讲话。
如果可能的话,他们想早点改变他。改变托德的唯一途径是使他在学校感觉舒服,有信心说话。你也许会说他们想让他有在家的感觉。所以在秋季学期开始之前,他们带托德去见他的一年级新老师。他们询问过托德的幼儿园老师,知道斯坦丽女士非常有爱心,经常称赞学生,特别关心学生。他们事先让托德知道这次拜访,告诉他必须回答斯坦利女士的问题。即使他只说一个字,也表示他有信心去做。他们也告诉斯坦利女士托德在幼儿园的情况。最终这次见面卓有成效。托德没有跟斯坦利女士说太多,但是他回答了她的问题。
开学第一天斯坦利女士点了托德的名,在他开口之前,跟他一同从幼儿园升到一年级的几个同学说:“托德不会讲话。”因为斯坦利女士已经跟他讲过话,所以她明确地告诉他们:“为什么,他当然会讲话。我听他说过话。”简单的几句话改变了其他同学对托德的看法,也改变了托德对班级的感觉。他那天讲话了。接下来一年他都讲话。一年级成了非常积极的经历。斯蒂文夫妇对他们儿子在九个月内便取得了几年的进步欣喜若狂。
如果托德想在生活中成功幸福,很显然他需要改变。他需要离开安逸区。如果我们问自己托德的安逸区是什么,这也许会有所帮助。家?是的。家代表物理安逸区。学校,至少幼儿园是家以外的区域。但是他还有其他的安逸区域吗?当物理环境让他无所适从,他以沉默作为回应。走出他内心安逸区比离开物理安逸区要难得多,重要得多。
设立目标
目标与现状冲突,即是说,实现目标意味着做一些新的事,离开我们舒适熟悉的安逸区,探索新的边缘。有时探索新的领地是冒险的,通常会把我们吓得半死。
有时我们不愿离开安逸区。遗弃旧的舒适模式是生命中最困难的事之一。实际上,这可能是多数人不愿意设立目标的原因。目标促使我们采取新的行为,而我们会为之担心。
让我问你两个问题。美国人写下他们详细的长期目标的百分比是多少?几年前,德康涅狄格州的哈特福的一家保险公司做过全国性调查。他们想知道美国人写下详细长期目标的百分比是多少?调查结果是仅有3%。在我数以万计的学员中,他们大多是成功人士,我认为比例也不高。但是要是比例高会怎么样?如果这样,为什么会这么低?我有预感。如果我写下一个目标却没有实现它。我做了什么?我失败了。在我们的社会中,我们认为失败是糟糕的。没有一个目标会更明智一点儿吗?我们通过逃避失败的情形避免失败。如果我们去掉失败的可能性,我们忽略掉了什么?是的,成功的可能性。我们可能没有意识到这一点,我们无意识地让自己呆在安逸区。
第二个问题:在年龄为65岁的美国人中,手上有10,000美元的百分比是多少?
数字是5%。为什么我问这两个问题?因为我认为它们相关。如果不设立详细的目标,美国大多数人都不会有经济保证。
1936年社保开始实施时,有16个人为一个人的社保出力。今天的比例降到3:1.
你知道8年内比例会是多少吗?也许是1:1.如果我不保证我退休时的经济保证,谁会负责呢?我会。我最好有实现保证的计划,我的计划应该遵循核心价值观。如果不设立目标,那么我们仅仅是活着而不是生活,我们也不会达到控制生活后产生的水准。
以下的图例展示安逸区怎样束缚着我们。不幸的是,它极其准确地表述了我们大多数人的生活。
不努力,我们自然而然养成舒服的模式和习惯。逃离安逸区需要很大的努力。价值观导向的目标迫使我们努力离开我们原始的安逸区。如果我们对目标松懈,我们就会变得不专注、粗心,很容易从目标里分神。
时间线
你是否说过:“某一天,我有时间了,我要……”也许你这样说过,也许你没有。但是你仔细想想。实际上,在说“某一天,我有时间了,我要……”这句话时,无论在结尾你填上代表你生命中愿望、希望、价值的什么短语。我要告诉你,你不会实现那个愿望。你会一直后悔除非你决定做一些关于它的事。如果我们用一条线表示你的生命,一条像这样的时间线:
我知道你的两件事。第一件是你出生了。我把你的出生标记在时间线的最左端。你的出生是你不能控制的。我们通常认为出生理所应当。但是从你出生开始,你已经把你的时间线滑到你读这段的这一点。拿出铅笔在时间线上标出今天。在时间线上注上“今天”。我见过一个74岁的老人把“今天”标注在从他出生的1/8英寸处。他是了不起的。
当你回想从出生到今天的时间线,你脑中可浮现出成千上万件事——你学会走路的那天、学会说话的那天、去上学、得到第一份工作、亲吻、结婚、有第一个小孩等等,这些都是过去。你不能改变其中的任意一件事。如果你的时间线是混凝土做成的,在时间线左边你的“今天”的标记固若磐石。目前为止,你生命中的所有事情都凝固在时间线上,你不能改变它们。
我知道你的第二件事是你还没有死。如果你在读这本书,说明你还活着。你不会知道你离时间线右边的“死亡”还有多远。但是你站在今天看以后的时间线,你不能看见任何具体的事件。没有什么是固定的。你需要明白这个事实:“今天”右边的混凝土标记是湿的,它还没有凝固到你经历的那一点。
假设我今天决定我们的核心价值观是经济独立。我决定了我想将来某时发生的事。如果我们不明确细节,弄清价值观是没用的。所以我在时间线上用箭头标注了“2005年7月31号”。箭头的注释是“我要在2005年7月31日经济独立。”我标记箭头,湿的混凝土黏在那里。这是长期目标,金字塔的第二层。现在,如果我写下“在1984年7月31号,我要经济独立,”我不能将它写在时间线上,因为混凝土已经凝固。我的意思是:“你可以为将来设立目标。但不要浪费时间缅怀过去。
你也许注意到了我的经济独立的目标是非常详细的,但是还有很多不确定性因素,会有变数。如果我想实现计划好的目标,我还需要做一些中级步骤。我不禁要问:“如果我要在2005年7月31日取得经济独立,这期间我需要做些什么?”这是金字塔的第三层,中级目标。你知道人们一直告诉我,“海勒姆,我有长期目标。
我在努力,我正在靠近。”但是这通常是不确定的。他们也许有长期目标在脑海中,但是什么都不会发生,除非他们把模糊的目标变得实际具体,回到今天,完成家庭作业,开始控制他们仅能控制的时间:当下。
你不能控制的事件之一是你的每呼吸一次就越靠近目标时间。兴奋的是当你坐在这儿阅读的时候你认识到你正在成长,对吧?在2005年7月31日之前,你所做的仅仅是年纪的增长,越来越近,等你来到那个日子,你的目标也不会实现。经济独立不会自己发生。即使人们中六合彩也需要做点什么。对我们多数人而言,实现经济独立需要一个过程(像生活中大多数事一样)。如果我们想获得成功,我们必须设立中级步骤。那么在实现经济独立道路上的中级步骤是什么?可能是在学校学的投资技巧,好的工作、一些保险或者固定资产。我定义了5个中级目标。我们能更详细一些吗?当然可以。我们可以投资,可以在现在和目标时间之间定义35个任务吗?当然可以。如果我在2005年真的实现经济独立,这35个任务会有怎样的结果?
在我的任务清单上——金字塔的顶端,我用价值观和目标来导向我的每日任务清单,除了我不得不做的事以外,清单上还要增加那些对我非常重要的事情?35个任务中的一个或者两个跟投资有关。核心价值观通过中级目标指导每日的任务清单。
明智的目标
价值观解释你为什么要实现生命中的特定事。长期目标描述你想实现什么。中级目标和每日清单展示如何去做。当你设定目标时,我建议你确保它们是明智的。
明智的目标应该是:
具体的
可衡量的
行动导向的
实际的
适时的
有人说不写下的目标仅仅是一个愿望。写下目标迫使你让目标具体化。如果目标不具体,那么你很难知道你是否已经实现它。你只能提升你可以衡量的。如果你设定的目标不能被测量,例如“变得更诚实”,你不会得到太多的提升。
目标应该一直导向行动而不是个人能力。写下具体的行动而不是“善待孩子的目标”。“我不会大声对孩子嚷”或者“我要一周两次和汤姆玩半小时接球游戏”是具体的例子,行动导向的目标。
目标必须实际。目标高是好事,但是过高的目标会使人灰心,这又会成为另一个无效的活动。“我今年要赚一百万美元”是一个好的目标,但是对我们大多数人来说这是不切合实际的。但是“我一年要赚五千美元的”的目标也是不可行的。太容易实现的目标和不能实现的目标一样的没用和不切实际。
目标也必须是适时的。不要设定一个你现在没时间去奋斗的目标。不要给自己太多的时间以致目标变得没有意义。“我要在2040年12月31日取得法学学士学位”的目标是具体的、可衡量的、现实的但是非常不适时的,如果你现在已经45岁了。
下面是明智目标的例子:
目标类型
正如我朋友迪克·温伍德所说,开始设定目标犹如学习其他技能。以下的目录会让你觉得目标设定贯穿你的生活。你的多数目标当然要建立在一个或者更多的核心价值观上,你的个人宪法也许会展示更多的类型,但是他们也许是良好的开端:
● 身体健康
● 家庭/配偶
● 精神/人道主义
● 经济
● 公司/职业生涯
● 公司/战略
● 社区/政治
● 教育/个人发展
上面的清单是否让你的良心阵痛?有愧疚感?意识到我们忽略的生活领域是平常的。如果你有这样的感觉,可能那就是你开始设定个人目标的地方。
以下是一系列简单的自我评估问题,可以帮助你设定个人目标。这是设定你自己目标的开端。
身体健康
● 我去年有参加身体检查吗?
● 我有进行身体锻炼吗?
● 我有乐观对待我的体重并塑造体型吗?
● 我有需要控制的恶习吗?
家庭/配偶
● 我花时间在家庭上了吗?
● 我有花时间和配偶或者孩子独处吗?
● 我有计划有意义的家庭活动吗?
● 我经常把工作带回家吗?
精神/人道主义
● 我最近有帮助过他人吗?
● 我在遵循道德伦理吗?
● 我应该更多地去教堂吗?
● 我有好学谦逊的态度吗?
公司/职业生涯
● 我有计划职业提升吗?
● 我知道职业生涯的下一步并知道怎么去做吗?
● 我有跟老板交流期望吗?
● 现在的工作是我喜欢的吗?
公司/战略
● 我有具体的产出销售计划吗?
● 我准时在预算内完成了项目吗?
● 我怎样在工作中变得高效?
● 我照顾下属了吗?
经济
● 我收支平衡吗?
● 我有储蓄或投资计划吗?
● 我有为我退休准备钱吗?
● 我有合理的使用信用吗?
社区/政治
● 我有认识到并帮助解决社区问题吗?
● 我有积极地支持我的政党吗?
● 我忙于社区的事情了吗?
● 邻里之间相互了解吗?
教育/个人发展
● 我接受良好的教育和训练了吗?
● 我有阅读我想了解的科目吗?
● 我最近去过剧院、艺术展、音乐会吗?
● 我有计划时间休息和娱乐吗?
这些问题让你开始思考你对每一类情感的回应。可能你有所喜恶。因为你也许会致力于那些更不舒适但却紧迫的任务。根据你的良心,从那些需要最为注意的开始。
假设你需要开始在教育和个人发展方面设定目标。你想为你自己在这个领域选择一个将来的状况——可能你已经有了具体的想法。你选择了2-3的目标,拥有完成任务的巨大信心,下个月你就会有所动作。现在花时间设定你的长期和中期目标将使你靠近你的核心价值观。
离开安逸区的三个障碍
古训说:“不管是人是鼠,即使最如意的安排设计,结局也往往会出其不意。”
我们设定崇高的目标,如新年愿景,结果看到几周之内便变淡。离开安逸区和实现目标,我们通常会遇到三大障碍:
障碍1:无形委员会。我们的价值观来自朋友、家庭、同事、主管或者我们敬重的人。我们不假思索地吸收了他们的价值观和观点。我们甚至也许不知道这些价值观对我们有什么样的影响。他们无形地聚集在一起决定了我们。如果你的朋友认为欧系车是最好的并嘲笑你的奥尔兹莫比尔(美国产),你下回就会倾向于购买BMW或者Saab,即使你比较喜欢美系车。如果你的父亲一直灌输给你商业和法律是最好的职业,但是你的特长是手工艺品,你也许会成为不快乐的律师或者商人。
为自己的价值观而活而不是依赖别人的价值观。当我母亲62岁时,她决定攻读夏威夷大学的第二个学位。当她跟同龄的女性争辩这个决定的时候,我恰好在场。
那位女士说道:“露丝,这是荒谬的。要花你三年时间去攻读那个学位。三年后你都65岁了。”我母亲思考了一阵郑重的说:“无论怎样,三年之后我都会65岁。”我从椅子上站起来。多么精彩的观点啊!我想。她没有让那位女士的价值观磨灭她的目标。对她而言,比起获得学位,她会更好的利用三年时间。
障碍2:墙。有时我们感觉被过失、责任和感知的限制给围了起来。改变是有代价的,因为我们在特定的模式里呆的越久,墙就越高。有时容易隐藏我们真正的价值观和目标,假装他们真的不存在。这会带来压力和沮丧,需要勇气去摧毁那道墙。
上一章节我们谈到的克莱恩·罗宾逊戏剧化的职业生涯,他在学习法律时把自己围了起来。他30岁从哈佛法学院毕业时,已婚并有2个孩子。他本能够轻易说服自己他的处境不允许他追寻他的梦想。他欠他的家庭一份全职工作和供养他们吗?他有优秀的哈佛法学学士学位。再次回到学校是非常困难的。我肯定许多跟他有类似情况的人会忽略他们的核心价值观。但是他深知,除非他遵循内心,改变职业,否则他不会真正的开心。所以他一点点的摧毁他认真建立起来的墙。他回到学校学习音乐。他的妻子支持他的决定并为克莱恩做出了必要对的牺牲。从他的事例中我们应该学到:“别人的看法并不重要。”如果你接受自己并遵循你的核心价值观,世界就会接受你。实际上,人们看似一直奋斗的不是他们真正的价值观。
障碍3:害怕改变。有时我们宁愿错误也不愿去改变。有多少人知道他们应该戒烟却害怕去做?“我冒着得肺癌的危险。我赌运气。”为什么会这样?
如上所述,我们害怕改变是因为我们害怕失败。害怕失败是逃避目标的强烈动机。我们一点儿也不愿意尝试。如果我们失败了人们会怎样看?
他人的眼光通常阻碍我们设定目标和尝试改变。如果我们失败了,人们会认为我们没用。如果我们成功了,人们也许会不喜欢我们的改变。本杰明·富兰克林曾说:“他人的眼光摧毁我们。如果只有我一人能看见,我便不要好衣服、好房子、好家具。”
关注目标
大多数情况,失败不是世界末日。我们可以鼓励自己,从错误中汲取经验,一再尝试直到成功。事实上,如果我们不愿失败,也就没有成功的动机。失败,在某种程度上是生活的正能量,而不是我们应该害怕的。只有极少的情形,我们不能承担失败。实现目标是紧要的。这种情况下,有益的可理解的失败能激励我们追寻我们目标。接下来让我详细讲述。
1965年我应征入伍。我一位挚友也同时入伍。他当了步兵。我当了炮兵。我欣慰因为步兵靠步行而炮兵不用。那时越南战争越打越激烈,所以我们学习大量战场上的求生技能。军队的目标是——如果伤亡过多,便会战败。但是就我个人而言,存活是绝对重要的目标。如果没能实现这个目标,其他一切都无关紧要。
在训练中,我发现越共的设备阻止我实现存活的目标。设备之一就是竹尖钉,像你小拇指一样的新鲜竹片。他们把竹片削得跟剃须刀一样锋利并把它在人的尿液中浸泡三天。因为竹子刚被砍下时能吸收所有的毒素。
越南人将它埋在美国兵会过的地方。他们挖比人稍微大一点的大约三四尺深的坑,在底下插满竹尖钉。竹尖钉尖朝上被埋在土里。坑口被隐藏起来以免美国兵发现。
他们这么做是因为它们发现美国兵一听到枪响,便会派出侦察兵步行向前探路。当美国军队初入越南时,大量士兵为此而亡。我们的人害怕隐藏的竹尖钉。这种死法很丑陋。
越共设计了不计其数这样的设备。军队不仅尽最大努力弄清这些陷阱,而且训练士兵去发现并避免他们。
有趣的是,我在温暖的路易斯安那州的波克堡进行这样的训练时教室内大约有一半男人在睡觉。如果他们想实现存活下来的目标,这些训练是非常重要的,但是他们却错过了。
没有睡觉而认真训练的人中有一个是我的好朋友。他成为了美国陆军突击队的一名职业士兵。他离开学校参军并决定去越南,他是真正的有志青年。
因为我的朋友受过这样的训练,所以他有识别竹尖钉陷阱的能力。他非常认真地对待他最初的目标,以致于他认真地用他的手段存活下来。他的口袋里装满了缠有彩带的冰棒棍。他在前面弄清陷阱、导火线等并用冰棒棍标记出来。当其他部队过来时,就会看到警告标记。因此他带领他的属下胜利战斗了11个月。他拯救了队友的性命,队友因此而尊重热爱他。
在第十一个月,他一秒的疏忽,错过了三线地雷。他的脚碰到了其中一根线,地雷爆炸了。那个微小的过失带走了我朋友的生命。最终他没能坚持回到家。
故事的结局很悲惨,但是他的死讯让我认识到一个事实,一些目标远远比其他的都重要,是因为一些价值观比其他的重要。如果你经过丛林里的陷阱或者我模拟的世贸中心顶端的I梁,不容许任何错误。有一些目标,你必须目不转睛地盯着。不注视你设定的目标,目标永远不会实现。
没有什么可以阻止坚定的灵魂
你已经理清了你的核心价值观,并设立了一个或更多的目标帮你做些关于价值观的事情,你关注你的目标。那就足够了吗?其实还需要另一个因素:决心。
无论你感觉多么不舒服,你会坚持你的价值观吗?无论看起来有多么困难,你都会决心实现你的目标,尤其是你最核心价值观指导的目标吗?无论你多想回到你的旧习惯,你都会决心实现你的目标吗?如果你的答案是肯定的,那么就没有什么可以阻挡你控制自己生命中可以被控制的事。让我给你讲述一个有关决心的小故事。
当我从军队回来,我和妻子回到学校完成我们的学业。我参加社团成为童子军社团的一名顾问。我对有机会认识年轻人感到非常兴奋。我开始考虑我们将要做的伟大的事和我们将要设定的目标。当我进入房间,看见五个“最酷”的青年用非常强烈的肢体语言向我昭示:“你胆敢教训我!”
当我走到门前对我自己说:“我也加入。”这个决定是对的。
我说:“嗨,我是你们的新顾问。”
他们没有像我预想的那么兴奋。所以我说:“让我简单介绍一下我自己。我是海勒姆·史密斯。在夏威夷长大,那是一个不错的地方。”我给他们讲了一点关于夏威夷的东西,接着我问:“明年你们愿意去夏威夷吗?我们一起赚钱,我会告诉你们怎么做。我们去夏威夷待两周,一起做一个项目。”接着我描述了一幅画面。“我们会去海里游泳;去波利尼西亚看演出;我们还会去珍珠港。”我尽力了,但没有任何回应。我最后不得不问:“你们没有兴趣吗?你们愿意去夏威夷吗?”
最后,他们中的一个动了一下,在椅子上向前倾说:“我明年要去月球。”他们所有人都笑了。这真是一次糟糕的经历。
我走向他们的领队。我说:“我不相信。我提供这些孩子去夏威夷旅行的机会。他们却嘲笑让我离开。”他们笑弯了腰,觉得那是他听过的最有趣的事情。他说:“海勒姆,你需要明白,过去的半年里,这些孩子换了五个顾问。他们每一个进来时都提供好的旅行。虽然去夏威夷有趣,但是旅行都没有实现。当你进来向他们提供去夏威夷的旅行时,他们根本不相信。”
我为此思考了一周。当下一次见面时,我径直走过大门,站在他们面前说:“听着,孩子们,上周我提供你们去夏威夷旅行。虽然你们对此没有一点儿兴趣,但是我要告诉你们一些事情。“明年夏天我会和我的妻子去夏威夷。你们是否跟我们一起去,我不关心。你们有什么嘛?我不在乎。如果你们想来,随时欢迎。”他们开始移动。一个孩子说:“你是认真的。”第二个孩子说:“我们要做些什么?你必须得告诉我们做什么。”
我说:“你们做的第一件事是背一首诗。”
这让他们兴奋。
“你们要熟记于心,”我说:“你们明年夏天的机票就是流利有感情地朗诵这首诗。”接着我让他们记下了埃拉·惠勒·威尔科克斯的诗《意志》 :
找不到机会
去避免,遇不到天数
去阻碍,也没有命中的注定
去控制,我那一颗坚定的、
决绝的、
义无反顾的心。
他们认为很棒。他们不明白是什么意思。“你想我们学它?我们就学。”接下来的十一个月,每周三的晚上他们都站起来背诵“找不到机会去避免,遇不到天数去阻碍。也没有命中的注定去控制,我那一颗坚定的决绝的义无反顾的心”在那段时间我们着手29个重要的基金募集项目。我们在60天内发现不只有五个孩子。其实有17个孩子。其他孩子刚从困境中走出来。“我知道你们将要去夏威夷。我必须要做些什么?”“你们必须学会一首诗。”“一首诗?你一定在开玩笑。” 17个孩子。我们把17个孩子变成城里最好的销售员。我们出售链扣、圣诞花环、灭火器、饼干、奶牛。我们甚至卖掉了一位男子的船——第二天才告知他。
在计划过半时,我们稍稍落后募集计划。大学外边停了一辆老式的D-9履带式推土机。它停在那儿12年了。我们找到主人告诉他:“我们想要你的推土机。”
“你们要它做什么?”
“我们要卖掉它。”
“你确定?我过去12年一直在卖它,都没有卖掉。你卖不掉它。”
“给我们。我们会卖掉它。”
“我告诉你,海勒姆,你卖不掉它。”
我教了他那首诗。他给了我们推土机。我们又找到另一位焊工。
“我们知道你可以切割钢铁。”
“是的,你要干什么”
“ 我们有这个大家伙。我们想把它切成小条儿。”
“那是什么”他问。
“推土机”
“没有人切割推土机。”
我们教他那首诗。他带来他的工具花了一个月时间把推土机切成小条儿。孩子们把小条儿装进借来的平板车。装了9车。我们把它们当废铁卖到钢铁熔炼厂,净赚800美元。
孩子们开始相信诗句的意思。那一年,如果孩子们能够主办一场真的经典音乐会,那将是非常棒的。所以我去找里德·尼布利,全国最好的钢琴家之一,他碰巧住在附近。我敲开他的门说:“尼布利先生,你不知道我是谁,但是我知道你是谁。
我有17个童子军的孩子,他们从没有看过一流的钢琴音乐会。我想知道你是否愿意为我我们开一场公益音乐会。我们明年要去夏威夷。”
他笑着说:“我不能为任何人举行公益音乐会。我有合同在身。我做不到。”
“如果你想做,你就能做到。”我说。我们聊了很长时间。他开始对17个孩子去夏威夷的事产生兴趣。我教了他那一首诗。
这对他来说冲击很大。因为他说:“我告诉你。如果你不跟任何人说,我就为你开一场音乐会。““我只告诉给我卖票的人们。”
“一言为定。”
他如此兴奋。找到犹他交响乐团的首席小提琴师,铂西·卡尔特说:“这些孩子要去夏威夷。你跟我一起为他们奉献一场一流的钢琴小提琴音乐会怎么样?”铂西·卡尔特觉得兴奋,所以他也来了。
在旅行开始前2个月,我给他们另一个要求:“上飞机你们必须得全身制服。”
“穿制服不酷,海勒姆。”
“上飞机你们必须得全身制服。”
他们照做了。
最后,旅行开始那天。他们已经挣够了超过八万美元。他们没向他们的父母要一分钱。说到离开舒服区。它使我的学业延后了整个学期,不过这很棒。我们去机场,他们看起来很好。新的名牌制服,红色的夹克衫。其中一位孩子的妈妈把他们的名字镶在制服上。当第一个孩子登上联合航空的飞机时,他和服务人员握手,高举机票说到:“找不到机会去避免,遇不到天数去阻碍,也没有命中的注定去控制,我那一颗坚定的决绝的义无反顾的心”这难道不是一首很好的诗吗?“是的,很棒,孩子。”她听了17遍。我和妻子站在队伍的最后。服务人员说,“停!让我告诉你们一首诗。找不到机会去避免,遇不到天数去阻碍。也没有命中的注定去控制,我那一颗坚定的决绝的义无反顾的心”她背得很好。我说,“这难道不是一首好诗吗?”她说,“是的,我们迟到了30分钟。我们可以起飞了吗?”
我们乘坐波音747从洛杉矶起飞。这些孩子从来没有坐过飞机。我们飞过海岸,广播里传来机长的声音:“先生们,女士们,有一个孩子在我的驾驶舱内。他拒绝离开直到我告诉你们一首诗。”
我们在夏威夷度过了愉快的两周。我们冲浪,去珍珠港。有两个孩子差点溺水,虽然没有尝试去救另一个,但是他活了下来。
整个旅途我最兴奋的经历是我们的孩子和来自纳韦达8个孩子的汇合。他们冷酷。他们没有制服,衬衫露出肚脐。他们觉得我们的队伍有一点奇怪。但是最后,我们的一个孩子问了一个问题:“你们怎样赚钱来旅行的?”
回答是:“赚钱来旅行是什么意思?我们的父亲问我们是否愿意在夏威夷玩一周,所以我们就来了。没什么大不了。”
接下来发生的是无价的。我带来的17个孩子围住纳韦达的8个孩子说:“你们的意思是你们不是自己赚钱来旅行的?让我们告诉你我们是如何来这儿的。”他们严肃地告诉他们。
那是1970年,我跟这些孩子联系了好几年。他们所做的事充满了正能量。那年他们学会了关于品行和决心,这些思想深深地刻在了他们的生命里。
20年后,我带着这些孩子——现已成人,和他们的妻子重回夏威夷。虽然不是每个人都能够到场,但是大多数都来了。这是感人的场面,他们每个人站在火奴鲁鲁的餐桌前,再一次背诵那首诗。那晚我们一起聊了四五个小时,他们每个人都给我讲了过去二十年里他们做了什么。那是激动人心的时刻。他们学会了精彩、简单、有能量的信念:一旦你完成你该做的,没有什么可以阻挡你实现目标。
我想这条法则的不足的是我不能给你让你离开安逸区的决心去实现你的目标。
我不能把它给那17个孩子。决心来自你自身。如果你自身没有决心或者你没成为一个有决心的人呢,你将不能控制你的时间和生活,你将不能经历内心平静。如果你决心通过理清核心价值观、设定目标、离开安逸区、控制构成你日常生活的事件来达到卓越、获得内心平静的话,那么没有什么可以阻止你。法则5 规划每日工作每日规划做得好,时间宽裕效率高请跟我一起做一次快速思维练习。回想一下过去十天,问问自己一个问题:“一天我花多少分钟来正式计划这些日子?”洗澡、慢跑、开车的时间不算,虽然这是绝妙的思考时间。我所指的是你坐下来正式规划你的时间,不仅仅是日常活动也包括价值观和优先权。
当你读完这本书我唯一可能让你做的便是每天早上花10到15分钟计划你的一天。如果我能够使你这样做,你将会取得惊人的改变。
时间杠杆
举债经营是一种流行的投资策略。简单地说就是借钱来增加你的投资效益。详细地说就是用利息偿还到期金额,保持利润。成本低,回报高。
时间同样可以被投资经营。投资少量时间在特定活动上实际上可以让你余下一天的时间自由支配。日常计划时间可以当作时间杠杆。每天仅需10到15分钟,一整天你都会受益匪浅,例如明确规定任务的最终期限、增加更重要任务的关注度、节约两个项目之间的时间、一天结束时成就感更好。难道这不值几分钟?埃德温·波利斯在《尽管去做》中说到:“花越多的时间计划项目,时间总耗越少。不要让繁忙的工作占据计划的时间。”
五大常见借口
我之所以很重视该问题是因为大多数人不花时间去做计划。也不会投资经营他们的时间。如果计划是控制的关键,如果它是如此简单的概念,为什么还有这么多人忽略它?以下是我们常见的答案:
1. 我没有时间计划。
令人惊讶的是,这是人们不做计划最普遍的原因。几年前,丹尼尔·霍华德做了一项全国性调查。调查结果被写入亚力克·麦肯齐氏的书《时间陷阱》中。它揭露了多数人不花时间去做计划, 72%的人给出的理由是:“我不计划我的一天是因为我没有时间!”你认可吗?当然不。我们已经认识到这个借口站不住脚。他们真正想表达的是计划不如看电视、读报纸、多睡15分钟重要。他们没有认识到计划的重要价值。可能他们不理解计划会给他们的生活带来多么美妙的影响。他们安于现状,随遇而安,不愿意做出任何改变。如果你无计划地开始一天,你会积极主动有活力吗?假定你有活力。但是你不会控制你的生活。
2. 我已经知道我必须做的,为什么要花时间计划?
总有需要完成的常规任务。有时这些任务会占据我们一天的时间。但是不重要的事怎么办?跟我们核心价值观紧密相关的任务怎么办?如果你问自己想从生活中得到什么,你想在家庭、事业中实现些什么,许多不同于你常规的任务便会浮现。
对这些未来的事件,日常计划是必须的、至关重要的。
3. 计划不成功,有过多的干扰。
我们多数人都有这样的经历,刚走进办公室,甚至还未脱掉外套。有人便说:“我们需要你的帮助。很紧急。你能帮我们吗?”有时候会这样,甚至还有更多的其他干扰。不可否认干扰是一个问题,但是正如我们第一章讨论的那样,总有办法应对干扰,控制它,让它们变成机遇而不是累赘。总之,把干扰当作计划的借口是站住脚的。
在一个环境中,经常性的干扰是常规的,所以我们要仔细计划,用适当的时间来完成任务。如果你的时间有限,请把任务细化,在其他活动之间挤出时间。
4. 当必做清单很长时我有束缚感。
没人喜欢面对不知所措的清单。然而,解决办法不是不去计划而是让你的计划高效有意义,那么你就会有更多的自由。记住,清单无法控制你,要灵活处理你的计划。有时我们需要“停工期”,因为每天做计划不是绝对必须的。前面我说过如果你想有活力,让电话响着,不要接。电话是一种工具,就把它当作工具,利用它,而不是让它支配你。同样的方法适用于日常计划清单。日常计划只是一种工具使你专注你的目标和优先,别让工具控制你。关注日常计划是成功之匙。记住,计划是朋友不是敌人。它让你有所控制,包括偶尔的休息。既然计划给了你自由和控制的权利,所以好好享受休息时间。
5. 不知如何适当计划。
欢迎加入我们。多数人不知道如何高效地计划。假设我们多数人偶尔做一下计划就能算是我们知道怎样做计划的话,世界上就没有真话了。但是没关系。继续读,在你完成这章之前,你也许不会成为专家,但至少你知道怎么做。
魔力三小时
既然我们已经讨论过为什么要做日常计划,我想你停一下,找出笔和纸,写下你的个人保证。随便你怎么写,但是要保证你每天早上花10-15分钟来计划(特殊情况除外)。
既然你已经完成,让我问你一个问题。你最近用魔力三小时做了什么?你可能正在疑惑魔力三小时究竟是什么。它就是每天早上的五点到八点。你兴奋吗?实际上,我撒谎了。我的魔力时间是每天早上五点到八点。你的魔力时间也许是每天早上十点到下午一点。无论你选择哪三个小时,你要确保它不被外界干扰,以便关注更重要的事。
我想说的是:无论你每天的魔力三小时在哪个时段,最好做计划的15分钟也包括在内。计划时间是增加控制的事件。如果高度重视,我们便绝对能控制那件事。
我不赞同“我没有时间计划”,因为它不对。
在我们讨论做高效计划的具体步骤之前,我想让你考虑一下做计划过程中的重要因素。
1. 找一个没干扰的地方
计划时间是思考时间。我们独处时,思路会是清晰的。对我们多数人而言,这个地方可能是上班之前或者下班后安静的办公室。如果办公室不是好的选择,凌晨或者深夜你家某个安静的地方可能是不错的选择。
2. 回顾长期目标
我们容易受琐事牵绊而忽视了核心价值观。每日计划时间让我们注视我们的目标,问自己“我可以完成什么具体的任务,至少何时开始,今天会让我更靠近目标吗?”确保你的每日任务清单助你实现你的梦想。
3. 确保任务量和时间在你的可用时间之内
多数人过多的计划一天。因为我们没有合适的计划,所以在一天开始之前或结束之后,我们都有挫败感。我给你一个简单且行之有效的建议。快速看一下你的日历,看你还剩下多少时间来完成其他任务。 50%的时间可能会被不期而至的干扰和紧迫的事占据。然后再根据你剩下的时间来做计划。
4. 给任务设定每日具体目标
详细描述你的任务,如“20分钟健身脚踏车”。模糊的任务只会有模糊的行动。列出模糊的任务就像撒哈拉沙漠里的弓箭。你有弓和箭矢,却没有目标。只有具体的目标才能激励你去做具体的事。
5. 预知阻碍
这并不意味着消极的过每一天,而是要快速地评估一天中的意外之事。尽力去预测会阻碍你完成任务的事。针对它们做计划,至少准备一个合适的应对方案。如同雷达探测,一不小心就可能会毁了一天。
6. 优先排序你的任务
最后一条至关重要。即使最好的计划也有先后之分。未知事件可能让我们无法完成我们清单后面的任务。但是如果我们从最重要的任务开始,我们会稍微满意地知道我们未完成的不如我们完成的重要。
激光思考
优先排序就是决定事件的重要性和先后顺序。高效的计划是必须的。优先排序阻止我们花时间在不在乎的事情上,阻止我们生活中最重要的事被相对不重要的事占据。
我希望你把优先排序当作激光思考。激光思考能够帮助你记住在10-15分钟的计划时间里,你要全心全意回答这两个问题:我生命中最优先的是什么?这些优先中,我最珍视的是什么?
几年前我尝试教孩子们激光思考的概念。他们真的懂了。我非常兴奋直到发现他们认为自己看到了星际大战里面的发射体。我说:“不,这些不是发射。这是激光,是缩聚一起的光。”我儿子说:“得了吧,爸爸,光怎么能切断钢铁?”我带他和其他孩子来到海景窗前,拿出放大镜,然后把他的手放在阳光下。接着我把放大镜透过他的手,形成了一个光点。“我想让你们注意光点。”然后我开始慢慢移动放大镜。光点越来越小,突然他大叫一声。“嘿,疼啊!”然后我在六个孩子手上都做了同样的事。他们的手都被轻微烫伤了,然后我们生了火,他们很惊讶聚光的能量。
激光思考就是根据你的核心价值观和目标,把时间和能量集中在日常活动上的过程。如果它们在你脑海中,你将实现你最重要的梦想。我的搭档,迪克·温伍德,通过一位劳工的故事,描述了激光思考的能量。他为俄勒冈波特兰的一家大公司工作。迪克讲到,一天我在商店碰到他,他兴奋地告诉我他决定成为一名牙医。牙医!他怎样才能成为一名牙医呢?那是我的想法,但是我还是友好地祝贺他,接着干我的事。牙医,的确没戏,我觉得。
后来我听说他申请了牙医学校,但是被拒了。因为他的大学积分不够而且他的平均绩点太低。我以为到此为止了。随后,我听说他进入了一所大学夜校修够了足够的学分并把绩点提高到必要的水平。随后,我们举家搬到西雅图大约两年,然后到马里兰呆了两年,大约一年之后我们又重回波特兰。现在你可以推测余下的故事了。
一天路过商业街的时候我碰巧遇见他。他看起来很好。穿着得体。我犹豫要不要问,但最后还是问了。
“我上次看到你的时候,你想进入牙医学校。结果怎么样?”我问。
“额,是的”他回答。“我去年从牙医学校毕业。几个月前,我收到了整牙学的证书。过程虽然艰苦,但是值得。”
当我离开的时候,我在想激光思考的美妙之处——关注未来,计划——就会成功。一旦我们及时弄清最重要的和值得付出的,并付诸努力,我们就可以实现伟大的事。
优先排序每日任务清单
就计划而言,激光思考就是你在每天早上正式地计划时间(根据你自己情况而定),专注你每日计划的顺序。我不再称他为“要做”清单。你使用过“要做”清单吗?“要做”清单是有趣的。你周一列出清单,周五还是原封不动。当你按照清单做完一件事,你要做什么?你划掉它。那感觉很棒,对吧?假设你今天完成了一件任务,它不在你的清单上。你做什么?你加上它,划掉它!你为什么那样做?感觉棒就是原因。你知道为什么感觉棒么?这是一个生物原因。他们做过相关的有趣研究。有一天,我要去看看是谁做了这研究。因为这个研究太伟大了,他们发现当你完成任务并划掉它时,你的大脑会分泌一种叫做内啡肽的化学物质。它会给你带来和注射吗啡一样的快感。那就是为什么会感觉棒,那就是为什么我们写下任务,完成并划掉它。我们喜欢那种感觉。无论如何,我们都要列出每日任务清单,但是我们不叫它“要做”清单。让我告诉你为什么。“要做”清单是需要补充的。它们是那些我们要存活而不得不做的事。你生活中最优先的事基本不会出现在“要做”清单上。
我们叫你的清单为“优先每日任务清单。”如果你现在思考这份清单,它就不会是“要做”清单了。是的,虽然补充清单在那儿,但是其他重要的事也在那儿。
以下三步帮你列出一个有意义的优先每日任务清单。
第一步:列出你今天想完成的所有事,包括不紧迫的。现在不考虑任何价值观。你仅仅写上所有事——工作任务、家庭责任、公民义务、教会义务等等。25个任务是第一步。当你觉得这25个任务就是所有你今天想完成的,那么准备进入第二步。
第二步:赋予每项任务价值观。这就是ABC价值观系统。这不是一个新概念。实际上,这是很老的概念,但是如果我们明白其中的每一个字,便会带来更多的能量。当你回顾清单时,至关重要的事标上“A”,即必须完成的任务。如果没有其他意外,你今天就要做A类任务。接着把重要的事标上“B”,即应该完成的事。一天快结束时,如果A类任务完成了,你还有多余的时间,那么就做B类。最后,把相对琐事标注为”C”,即能够完成的事。如果一天结束时,你完成了A类和B类事情,那么就做C类。
第三步:给任务标注价值。最后一次编辑你的清单,优先排序ABC三类任务。优先排序就是决定事件的重要性和优先顺序。这就是说A类事情是最重要的,你标上A-1。下一个最重要的A类任务标上A-2,以此类推。同样的标记B类和C类。
在每日计划时间,你完成了优先任务清单,它会告诉你先做什么,后做什么。
如果你不遵循它,那么做清单就是浪费时间。例如,你去上班看到清单上A-1写着,“和杰克探讨他市场计划中的不足,”你也许会推迟它。杰克是你的老板,他讨厌诚实的反馈。你知道如果你不给他说,就会损失公司的一大笔钱,但是你不想面对杰克。所以你接着往下看,看到A-2写着“给PQ公司写建议。”这是大任务。至少需要两小时。所以你接着看A-3,它同样困难。最简单的是C-10,“叫上史蒂文打网球”。你拿起电话。“史蒂文,打网球怎么样?”好的。我请客。一天就这样过去了。一天结束,你获得了安静、内心平静、平衡、和谐了吗?没有。清单上还有什么没做?A-1和A-2,两项价值最大的任务。这就是激光思考的奥妙之处。在特定的时间,你要集中能量完成最重要的事。当你完成清单上最重要的事之后,其他事才能进入你的脑海。
虽然优先排序每日清单是非常有效的工具,但它不是简单的概念。最早最出名的商业故事之一就是关于优先排序计划,发生在伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·施瓦布身上。一天,施瓦布和一名管理咨询师艾薇·李聊天。当他提出问题:“交给我在有限时间内做更多事的方法,我将给你合理的报酬。”
艾薇·李递给了施瓦布一张白纸。“写下你明天必须完成的最重要的事情,并标出重要值。”他说。“明早你从最重要的事开始,直到它完成。一旦完成第一个任务,检查你的优先,开始做第二重要的事。只要它是最重要的任务,有必要的话你每天都要坚持。如果你没完成所有的任务,别着急。如果你没有决定排序最重要的事,你可能连现在完成的事都完成不了。现在,养成这个习惯。当这起作用时,植入概念到你的管理中。只要你喜欢尝试一下。然后给我送来你认为值得的支票。”
几周以后,该方法被证明是有用的。施瓦布先生给艾薇送去了两万五千美元的支票。在20世纪30年代这是一大笔钱。他称赞那是他学过的最有益的方法。在他的倡导下,施瓦布将艾薇的方法应用到伯利恒钢铁公司的管理上。该方法让伯利恒钢铁公司成为当时最大的独立钢铁生产商。当被问及为什么为如此简单的方法付出一大笔钱时,施瓦布问道:“不是所有的方法都简单吗?”施瓦布进一步阐述,这两万五千美元是他当年最值得的投资。
日常计划的工具
如果你愿意,你可以拿出一张纸写下你的优先排序清单。但是这通常不会起到很好的作用。你可能找到你身边的餐巾、信封、现金收据来写下你的日常清单。这些便签纸是最糟的。我知道一些人在办公桌、冰箱、汽车仪表盘上都放有一叠纸。
我叫这些纸为“漂浮物”。它们就在那儿毫无作用地等待你去用它们或者弄丢。对那些想更好控制生活的人来说,这是糟糕的事。
虽然你能得到2张白纸、一本日历、地址簿,但是我认为更合理更容易的是同我们每日的任务、目标、价值观相关的东西。这就是为什么我要完善富兰克林日程规划成统一的完整的计划工具。它是传统的工具,把注意和能量集中在对你最重要的事情上。
富兰克林日程规划包含的信息:
a. 每日计划清单
b. 记录每日每月约定
c. 记录每日消费
d. 记录每日评论
e. 写日志和日记
f. 记录每日补救信息,确保不漏掉事件g. 地址电话目录
h. 保持价值观和目标紧靠
i. 管理财政,控制经济事件
j. 记录关键信息
k. 包含未来6年的日历
l. 在规划单的背面设计6个区域满足个人需求:工作、家庭、教堂、公民活动、报告、即时监控等等
已有超过两百万人在使用该系统。美国有两千八百家公司在使用富兰克林时间管理系统和富兰克林日程规划。这些公司的公司文化都发生了显著的变化。
富兰克林日程规划的核心是日程计划页面,一天两页(下一页就是日程计划页面样本)。在日程计划页面的左侧,你可以填上你的每日计划清单。同样在左边,有一周详细的日历,你还可以在左下角,记录你的每日花费。右边是空白页,这一页是富兰克林日程规划跟其他系统的不同之处,他给我们巨大的能量组织自己的生活。你可以记录电话内容或者会议、备注、收到的任务、地址、电话号码甚至日志目录。总之,这一天所有的一切你都可以记在上面。你可以把必要的信息转到将来的时间,或者记到计划页的其他部分,例如地址、电话区或者关键信息区或者你专门设立的其他特殊项目区域。
富兰克林系统结合富兰克林日程规划会让你极好地控制生活。让我给你讲个故事来说明这多么有效。
1984年1月的早上,我坐在办公室,电话突然响了。是纽约普华永道公司的一位高级主管,他的名字是比尔·基恩,他说:“海勒姆,我听说你在纽约给美林和中信银行讲过课。我真的感兴趣。但是在我加入之前我想先听一堂课。你在曼哈顿开课吗?”我看着我的月历,确定在五月底我将在曼哈顿为中信银行讲课。
我说:“比尔,我想你可以参加那次课,但是我得先跟中信银行交流一下。”
他说:“海勒姆,那天我刚好有空。你在五月初给我回电告知我能否参加,怎么样?”
“比尔,我很乐意。你希望我哪一天打电话给你?”
电话那边稍作停顿。他说:“海勒姆,我不在乎你五月哪一天给我电话。离现在还有四个月。到时,随便哪一天打给我都行。”
“比尔”我说,“我要知道哪一天。”
“好的,你在10号给我回电吧。”
富兰克林日程规划有注释页面,所以我在1月14日那一页写上“5月10日回电比尔·基恩。”接着我说:“你想我在10日的什么时间回电?”
一段沉寂之后。他说,“海勒姆,随便10日什么时间都行。离现在还有四个月呢。你方便的任何时间都可以。”
我说,“比尔,我需要确切的时间。”
接着他说,“好的,海勒姆,七点半给我回电。那个时候没有秘书,我自己会接电话。”
于是我记下来,接着我做了另外一件事。其实,你不必这么做,除非你想知道细节。我记下了我们的谈话时间,下午四点半。我也记下了通话时长,12分钟。当我们谈话的时候我就完成了这些事情,没花额外的时间和努力。
现在是1月14日。我的日常规划页只有三个月的。剩下的在哪儿?在我家的书架上。这不是问题。离我下一次填写日常规划不到24小时。我一直在我能拿到日程规划页的书架旁边做我的每日计划。所以,第二天早上计划时,我不仅做15日的计划,我也会回顾14日的备注。我一直这样做。猜我发现了什么?我发现了和比尔·基恩的通话备注。我取下我的文件夹,翻到5月10日那一页,写下比尔·基恩。我接下来做了什么?我写下了“1月14日。”随后的四个月我想都没想他。
难道不棒吗?我几乎忘记他。真的。我不必担心忘记或者努力记住他的名字和关于他的事。当我需要那些信息的时候,可以查得到。当你知道你可以忘记一些事的时候,你会有平静感。
让我们跳到5月10日。我们全家都在享受魔力三小时,即早上的五点到八点。五点叫你的孩子起床是很棒的,其他人不会在五点需要他们。那么,猜我在5点15分做什么?我在做我一天的计划。我打开我的日程规划,我的清单上有20条项目。比尔·基恩的名字在第一位。我记不起他是谁。名字对我来说毫无作用。你觉得四个月你会忘记一个名字吗?五天会吗?但是在他的名字旁边我写上了1月14日。这才是找出他是谁的关键。
我花了2秒找到存起来的文件夹,回翻四个月,找到1月14日。它就在那儿。我的备注告诉我要在东部时间早上7点15分给他回电。纽约和我家的时间有两小时时差,我一看表,现在是5点23分,于是拿起电话拨通他的号码。他是对的,没有秘书在,而是自己接了电话。我说:“早上好,比尔,我是海勒姆·史密斯。纽约现在几点了?”
他说:“好的,稍等。”
我接着说,“1月14日下午4点半左右我们有过一次12分钟的谈话。您还记得吗?”
他说:“记得。”
这是一个厉害角色。他是年薪过百万的主管,他负责培训29,000名会计师。你知道那时他记录事情用的是什么吗?一本黄色的便签本。他来到中信银行的课堂上,坐在最后一排。结束后他找到我说:“海勒姆,秋天我有两场高级合伙人的公开课。我现在没法给你确切的时间。你愿意在8月份打电话给我吗?”他像疯子一样在他的新的日程规划上写着。
“我想我最好记下来。”我说。
“最好这样。”
所以我记了下来。当8月的约定时间到了,我直到那天很晚才给他电话,就在5点之前。“是海勒姆吗?”他说。
“是的,我是海勒姆。”
“海勒姆,你稍等两分钟,我翻看下我的日程。”
他在日程规划里记录下了我,把我排在8月某一天的每日任务清单上面,给了我优先权。如果我没有打电话,就说明我不会有课程。但是我打了,所以我们在普华永道公司的培训超过了六千人。比尔·基恩成了我最亲密的朋友之一。
尽力把这种经历融入你自己的工作。如果你是销售员,难道这种控制不会增加你的销售额?难道你的客户不会对你有更加深刻的印象?计划本身重要,但是我们不可否认设计优良的工具给你带来的高效。你能想象,如果你记录的日常任务在一页表格纸、黄色便签、便条上,你会有类似我和比尔·基恩的经历吗?
高效地使用计划工具
如果你想控制你的生活,使用计划工具有6条简单的原则:
1. 随身携带你的日程规划
如果你不随身携带,而只是随便写在其他纸上,则会变得无序。既然你把价值观、目标、每日任务清单都放在这个工具里,你就需要随身携带。人们一直问我:“海勒姆,如果它这么重要,要是我弄丢了怎么办?”我告诉他们,“听着,如果你弄丢了,你就想从高楼上纵身跳下,因为全完了。”当然我在开玩笑。但是,如果你恰当使用它,它会变得必不可少。
你想带着你的日程规划去度假吗?是的。你会做每日清单吗?也许不。我通常6月会在火奴鲁鲁休假。我必须要讲两堂课。但是我仍然还剩下29天。 A-1——计划和独处。 A-2——享受当天剩下的时间。内啡肽疯狂分泌。金钱的流失是对假期最大的摧毁。你也会担心休假结束之后要做什么。
你躺在沙滩上,大型项目在你脑海里回荡。也许你对新产品有绝妙的新想法,在你回去之前你不想失去那个想法。你会做什么?你回到旅店,找出你的计划,记下来,然后回到海滩,忘掉它,继续享受剩下的时光。你可以做这样做,因为无论是什么在你脑海里回荡,你现在已经把它记在计划里了。
2. 使用一个日历。
如果你把事情写得到处都是——家里墙上的日历、办公室的日历、口袋日历或者更详细的日历上,会发生什么?首先,你浪费时间。因为你得随身携带,相互协调。第二,因为很难随身携带超过一个以上的计划工具,你会让一些事情偷偷溜走。
有时主管们会问我怎么做,因为秘书每天计划他们的工作。我告诉他让别人控制你的一整天这是巨大的错误。永远不要让别人来计划你的一天。相反,你应该在月初坐下来和秘书聊聊。这大约要五分钟。你打开你的日程规划说:“你可以这样安排今天早上、那天下午、那天早上。”然后在你的日程规划上标记这些早上和下午。在和秘书核对之前,不要计划任何事情。
3. 每天计划
几乎毫无例外,如果你想控制你生活中的事,你必须使用控制工具。木匠不会因为厌倦锤子的重量而丢下锤子,用手敲打钉子。他们会不时的休息一下,但是他们用正确的工具做正确的工作。
4. 使用好的参照系
我们用一个假设的例子来说明。我打算在12月5日买一辆乌黑的奥兹莫比尔牌汽车。一位名叫鲍勃的代理商朋友打电话给我说,“海勒姆,我有你下周想要的奥兹莫比尔牌汽车。它很漂亮,我还能给你特价。我以15,500美元的价格卖给你。你可以在1月6号早上八点到手。”“好的。”我说。但是假期飞来飞去,我很快忘记了我们的谈话。
最后, 1月6日临近,我早上在日程规划看到的第一件事就是和鲍勃的约定。我八点去代理店,但是我的朋友出城了。他的一名售货员带我看车。鲍勃是对的,我非常喜欢它。我决定买下那辆车。销售员说他能以17,000美、 10.5%的利息卖给我。虽然我不能确切记得鲍勃的报价,但也不是他的这个报价。我随身携带这日程规划,我打开它,在1月6号那一页。在我与鲍勃的约定旁边,有一行小字, 12/5即是12月5号。我翻回12月5号那一页,在右边注明了鲍勃·加尔夫,名字下边写着数字:$15,500和9%.
“你知道吗?”我对销售员说。“在12月5号,我和你们的老板聊过。我们在下午4点17分聊过10分钟。他说他以15,500美元,9%的利息的卖给我这辆车。”销售员惊呆了。他如何同一位能精确说出准确时间和通话时长的人争论呢?
你看,当我在电话上或者跟某人面谈时,我通常记录在我的日程规划上。如果后来我知道我需要那个信息,可能下次遇到那个人,我在下次约定旁边增加注释,会引导我回到上次谈话。
现在,括号可以用作其他用途。它们可以在任何场所记录——办公室、家里、汽车、船上。假设你正专注于一个项目。这个项目持续六周,你有一个动员会。你会把会议注释记在计划表格的右半边吗?不,因为你不必查阅你的日程规划来寻找关于该项目的注释。你可以在一个地方找到所有的注释——项目文件夹。所以,你不要记录在右边半页,你应该写在后面一个特殊的区域,你取名为“项目文件夹”。如果你的老板下周四早上做项目总结,你打开你的日程规划写下你老板的名字,名字旁边写上早上8:00,并在括号里写上“项目文件夹”。
5. 使用主要的任务清单
主要清单是用来提醒你本月该完成的任务,任务价值不高但是需要完成。让我给你举个例子。你坐在办公室,突然你的脑海里浮现出你的车库。车库里面一团糟,连站脚的地方都没有。你知道你真的应该打扫车库了。我不想这个月或者下个月打扫。我想在6月打扫。所以你翻到6月主要任务清单写下“清扫车库”。因为你记下来,你感觉很棒。一周浏览一次或者两次你的主要任务清单并问自己:“有什么任务可以挪到每日任务清单上的吗?”在六月底的时候,你的潜意识告知你应该移动任务了。你把它计划在6月的最后一个星期六,你做了。当你完成的时候,你感觉棒极了。
6. 使用每月索引
每月索引方便你找到你的任务。假设现在是6月12号,你走在大街上,看到海报上有一首引人注目的诗。你把诗写在你的日程规划上。什么东西不会出现在你将来的每日任务清单上?诗。所以你在每月索引上写上关键信息“6月12”提醒你想起那首诗。如果你正在准备九月份的演讲,你想引用那首诗,可是你就是想不起来。你会怎么做?你快速浏览过去几月的每月索引,仅花几秒钟,就找到了6月份的索引。
翻到6月12那一页,然后抄下那首诗。
你也许听过维多利亚·布雷登。他是一个很棒的人,后来成为我的密友。维多利亚在加利福利亚的科托带卡有一所网球学校。几年前他给我电话说:“海勒姆,我是维多利亚·布雷登。你知道我是谁吗?”
“当然知道,”我说,“你在网球杂志上出现过。”
“我想让你为我的网球学校的教练们讲一堂课。你愿意吗?”
我说,“维克多利亚,我愿意。你想我什么时候来?”
“我真的不知道。”他说。“我能在几周之内给你答复吗?”
“随时打给我。”我说。
我不知道他什么时候会给我来电,所以我没有记录在将来的每日任务清单上。
我也不能记在月历上。所以我记载了每月索引上。六周以后他给我回电了。“海勒姆,我是维多利亚·布雷登。记得我吗?”
我想,天啊,我什么时候跟他说过话?我拿出我的索引,迅速查找,找到了他的名字,翻到那一页。这只花了几秒钟。他仅仅说了两句话。我说“等一下。维克多利亚,我清楚的记得那次谈话。六周之前一个下午的4:30,我们通话10分钟。”
“你怎么知道的?”他说。
“因为我无所不知。”我笑到。
他惊呆了。
你看日程规划不仅是帮助你计划每一天的工具。他是一本书,有十二个章节。
每个章节有索引,以便你能轻松的找到你需要的信息。
这些简单的规则可以帮你更高效地使用你的日程规划。当你在选择计划工具的时候你应该考虑这些规则。富兰克林日程规划能够很容易使用这些规则。不管你使用什么工具,都需要全面的设计来避免杂乱,它需要包含所有跟你的任务和其他事件有关的信息。我们设计的富兰克林日程规划包含所有你能想到的信息以便你能管理生活中的可控事件。
本章所涉及的法则和建议是很具体的,但是他们适用于个体情况和性格。最重要的是你在做计划并将之排序时,你有高效执行计划的工具。如果不这样做,你的日常活动将会背离你的目标和价值观,从而效率低下,生活满意度下降。
计划是能帮助你分配时间的简单工具。优先排序计划是一个集中你的能量和活动的工具,从而确保你的时间投资获得最大效益。如果你遵循这些法则,你会变得更高效,会经历内心平静。
一旦你建立个人生产力金字塔——弄清你的价值观、设定长期目标、中期目标、每天花10-15分钟计划每日活动,你就会经历真正的考验。承诺是好的。坚持承诺又是另外一回事了。选择是你的。你可以安于现状,也可以追寻你真正想要的。
这将取决于你。唯一不同的就是性格。
性格
性格,简单的说,就是说到做到。较正式的定义为:性格是一种能力,在情感上已经做出决定并将有价值的决定付诸实践。
在我从事培训工作之前,我管理自动化数据处理的市场部。每天早上9:30上班的时候我无意中养成了一个习惯。我会下两层楼来到自助餐馆,墙边有一台自助糖果机。我将硬币投入投币口,收到一块健康糖果。你听过健康糖果吗?它们非常美味。有一次,我站在糖果自助机前,听到一场对话。两位同事穿过房间在讨论我,他俩以为我听不到。“海勒姆胖的像猪一样,对吧?”一个人对另一个人说。我停顿一下,把钱放回口袋里,看一下是谁在讨论我,他们走得太快,我没能看到。你要知道我体重达230磅,偏重30磅。
我妻子两年前就让我减肥了。你也要知道我妻子是位很棒的运动员。她在大学的跳远记录保持了9年,她还是篮球和排球队的。她的身材一直很好。这让我有点抓狂。你还记得我之前说过的我的魔力三小时吗?早上6∶00-7∶00之间,我和妻子会和8名男子打篮球。他们会先选她。
那天我给妻子打电话“你会高兴的,”我告诉她,“我要减掉30磅。”猜她有什么反应?无所谓。我决心要完成那个目标。但是你知道我的决心持续了多久吗?8小时。那样坚持8小时后你会有什么样的感觉?你变得饥饿。你走到冰箱前,打开冰箱,取出你手上能拿下的食物,全部吃光。那天我体会到了自律。 史蒂芬·柯维在《高效人士的七个习惯》中定义自律——做出承诺并保守承诺的能力,包括对我们自己的承诺。我很快意识到信守承诺需要很大的努力。自律不是你一时能获得的东西。即使艰难的时候,你也要坚守你的个人行为。习惯的力量会起作用。
习惯的力量
无论我们喜欢与否,我们都有习惯。即使习惯通常让我们待在安逸区而不能实现我们的梦想,但是习惯也有很多好处。事实上,没有习惯,生活便是噩梦,每一次我们都必须做有意识的决定。没有什么是自动的。我们必须考虑刷牙、梳头和开车。如果我们所有的行动都是有意识的,我们会被必须处理的信息弄得麻木,我们完成的任务会很少。习惯让我们没有任何压力地完成成千上万的任务。和习惯唯一相关的问题是:我愿意养成良好的习惯还是恶习?这是另一种选择。下面这首诗表达了我们是让习惯做我们的仆人还是主人。
习 惯
我是你不离不弃的伙伴。
我是你得力的助手或是沉重的负担。
我可以带领你前行也可以拖你到失败的深渊。
我随时等待你的号召。
多半的事全得益于我的效力,让它变得有效率又准确。
我如此容易运用,请你坚定地和我站在一起。
展现你要做事的毅力。
经过一些历练,我一定会做得很漂亮。
我是所有伟人的仆人。
也是所有失败者的始作俑者。
伟大的人,会因为我而伟大。
失败的人,会因为我而失败。
我不是机器,虽然我有机器的精准,但我更有人类的智慧。
你可能因我而盈利,也可能因我而毁灭,但于我都没有任何改变。
带上我,训练我,坚定地习惯我,我便带给你整个世界,任凭你驰骋。
轻视我,我可能毁了你。
我是谁?
我的名字叫习惯。
在生活的各个方面,培养好习惯是有意识地规范我们的行为。这种规范有两种明确的方式。好习惯与你的核心价值观一致。如果我是一个有个性的人,当外部环境改变时,无论有多么舒适,我的好习惯都不会改变。
教士
我最重要的核心价值观是:“我全心全意热爱上帝。”我向上帝表达爱的途径是祷告。我的核心价值观促使我养成祷告的好习惯。我的品行告诉我我不能因为外部条件的改变而改变我的习惯。我的习惯是跪在床边祷告。我发现这是一个好习惯。当我在路易斯安那州的博加堡接受训练时,这个习惯却很难坚持。
因为越南战役迫在眉睫,许多人去参加训练。兵营拥挤不堪。我不知道你之前是否见过兵营——屋顶、四面墙、两层楼。40个青年共住一层,但是由于战争,60人一层。在兵营的两边有双层铺位。铺位大约2-3英尺宽。当我睡觉的时候,我必须侧着身子。
我被安排到房间最里面靠右的上铺。第一晚上10:30,我感到羞愧——没有头发、绿色的军服、所有的一切。当我爬上床的时候,它提醒我该做祷告了。我环顾四周发现没有人在做祷告。我站在那儿挣扎12分钟是否要跪下来祈祷。
我对自己说:“上帝不会介意的。毕竟,在上铺下跪是很困难的。我觉得他会理解我的。”
我经历了整个挣扎过程,最后我认识到这不是上帝是否在意我在哪儿祈祷的问题。我意识到我不应该屈服于外部情况。所以我深呼吸,跪在我下铺的床边。他已经上床了,他像看见外星人一样看着我。当我说:“你建议我借用你的床位祷告吗?”
也许他过于惊讶眼前的一幕,于是简单地说:“好的。”然后他起来离开了。
虽然我一直不明白他为什么离开,总之我祈祷的时候,他不想在场。我跪下并祷告。我记不清祈祷了什么,但是我感觉到了异样的宁静。我感觉到人们指着我说:“他在做什么?”
第二天晚上我就感觉容易一些。第二天早上,大家都叫我教士。事实上,我余下的军旅生涯都被叫做教士。我跟我下铺的兄弟养成了一个习惯(可以这样说,他成为我好习惯的一部分)我碰碰他的肩膀,他就会起床离开。第四个晚上,当我在祈祷的时候,一位兄弟走过来说:“嘿,我可以帮你找你要找的东西吗?”
我说:“谢谢,不用。我正在祈祷。”你应该看看他的脸。他回应了我的行为。
从那以后有许多美妙的事,包括营房里面最凶悍的人都确保在我每晚祈祷的时候,保持安静。但是我得到最重要的经验是良好的习惯可以帮助你度过艰难的环境——特别是在当你坚持方案和坚守承诺不便时。
信守承诺是一个充满力量的良好品质。虽然通过这本书,我可以教你一些关键的自然法则来控制你的生活,也可以给你一些必要的工具。但是我不能给你使用它们的强烈意愿。你必须在你自己身上寻找。然而我所能做的就是给你保证。坚持21天尝试这些理念,如果你认真对待它们,我保证你会减轻很多压力。为什么?问医生。医生会告诉你减压的最好方法是控制生活。如果你尝试这些理念——弄清你的核心价值观、设定目标、制定并优先排序你的每日计划,你会感到控制生活所带来的效益。你会更高效,自我感觉会更好。随着这些方式的增强,你会发现更容易信守承诺。因为你的每日行动反映了你的核心价值观,你会经历越来越好的内心平静。
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