三、签字仪式——签出共识
【导入案例】
某外贸公司同德国一家公司在中国举行签字仪式。签字仪式正式举行时,德国客户看到自己被安排在签字桌的左侧,恼火不已,甚至拒绝进入签字厅。原来,目前所通行的国际惯例是“以右为上”。外贸公司工作人员不熟悉国际惯例的做法,将中方安排在了签字桌的右侧,使一向十分自信、自负的德国人认为这是对于他们的极大不尊重。
这场风波经过调解虽然平息了,但它给了人们一个教训:在商务交往中,对于签约礼仪的无知会导致严重的后果。
【要点总结】
签字仪式,通常是指与客户就某一事项谈判达成协议后,签订合同或协议时所举行的仪式。举行签字仪式,不仅是对谈判成果的公开化、固定化,而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺,它表明双方已形成共识,愿受法律约束和保护。
1.位次排列
从礼仪上来讲,举行签字仪式时,一定要郑重其事。其中最为引人注目的,当属举行签字仪式时座次的排列方式问题。一般而言,举行签字仪式时,座次的排列有三种基本形式,它们分别适用于不同的具体情况。
(1)并列式。并列式排座,是举行双方签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是:签字桌在室内面门横放,双方出席仪式的全体人员在签字桌后并排排列,双方签字人员居中面门而坐,客方居右,主方居左。
(2)相对式。相对式签字仪式的排座,与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别,只是相对式排座将双方参加签字仪式的随员席移至签字人的对面。
(3)主席式。主席式排座,主要适用于多方签字仪式。其基本做法是:签字桌在室内横放,签字席仍设在桌后面对正门,但只设一个,并且不固定其就座者。举行仪式时,各方人员包括签字人在内,皆应背对正门、面向签字席就座。签字时,各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字,签后即应退回原处就座。
2.基本程序
在具体操作签字仪式时,可以依据下述基本程序进行:
(1)宣布开始。此时,有关各方人员应先后步入签字厅,在各自既定的位置上就位。
(2)签署文件。通常的做法是,先签署应由己方所保存的文本,然后再签署应由他方所保存的文本。依照礼仪规范,每一位签字人在己方所保留的文本上签字时,应当名列首位。因此,每一位签字人均须首先签署将由己方所保存的文本,然后再交由他方签字人签署。此种做法通常称为“轮换制”。它的含义是:在文本签名的具体排列顺序上,应轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以示各方完全平等。
(3)交换文本。各方签字人此时应热烈握手,互致祝贺,并互换刚才用过的签字笔,以示纪念。全场人员热烈鼓掌,以表示祝贺之意。
(4)饮酒庆贺。有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒,并与其他方面的人士一一干杯。这是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性做法。
【特别训练】
签订合同与协议,必须把双方的权利、义务写清,必要时还应加上附件说明。俗话说“先小人,后君子”,许多事提前写清楚了,即使将来没有这些情况发生也没关系;相反,不写清楚,或许会给以后带来麻烦。签合同时,尤其要写清楚容易产生歧义之处。合同或协议一经签订,就要认真履行。
无论是签合同还是签协议,双方都必须穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙,并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带,以示正规。
签完合同后,双方要起立,互相握手致意。
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